Unbezahlte Rechnung: Wie kann man überfällige Rechnungen begleichen lassen?
Sie versuchen, eine unbezahlte Rechnung von einem Kunden einzufordern? Zu wissen, dass Sie eine gesetzliche Frist von zwei Jahren haben, um die Bezahlung Ihrer offenen Rechnungen einzufordern, ist ein guter Anfang - aber das reicht nicht aus.
Es kommt auch darauf an, wie Sie mit dieser Situation umgehen. Denn während sich die Ihnen geschuldeten Beträge negativ auf Ihre Liquidität auswirken können, beeinflussen Ihre Inkassomethoden längerfristig Ihre Kundenbeziehung.
Ein Versehen oder eine einmalige Verhinderung können die Ursache für verspätete Zahlungen sein. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, zunächst auf eine gütliche Eintreibung Ihrer Forderungen zurückzugreifen.
Dieses Verfahren, das aus telefonischen, schriftlichen und/oder elektronischen Mahnungen besteht, ist die Vorstufe zu einer gerichtlichen Klage. Eine Voraussetzung, um gute Beziehungen zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten!
In diesem Artikel, den Charlène Serayet, Geschäftsführerin von Dasmind und Expertin für Verwaltungsmanagement, gemeinsam mit Ihnen verfasst hat, erfahren Sie alles, wasSie über unbezahlte Rechnungen wissen müssen.
Welche Frist gilt, um eine unbezahlte Rechnung einzufordern?
Sie haben eine Frist von 2 Jahren, um die Gerichte anzurufen und Ihre unbezahlte Rechnung von einer Privatperson einzufordern.
Diese Frist verlängert sich auf bis zu 5 Jahre, wenn es sich bei dem Schuldner nicht um einen Verbraucher handelt, sondern um eine unbezahlte Rechnung zwischen Gewerbetreibenden wie :
- einer Handelsgesellschaft,
- oder einem Kaufmann.
Nach Ablauf dieser Fristen spricht man von Verjährung.
Wie kann man eine unbezahlte Rechnung begleichen?
Hier sind die vier Schritte, die Sie befolgen müssen und die wir anschließend methodisch erläutern:
- Überprüfung der fälligen Forderung,
- gütliche Mahnung,
- Aufforderung zur Zahlung,
- gerichtliches Inkassoverfahren.
Das Wort der Expertin
Es ist wichtig zu betonen, dass Vorbeugung immer besser ist als Heilung. Hier sind einige zusätzliche Tipps:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen klar und präzise sind, insbesondere was Zahlungsfristen und Verzugszinsen betrifft.
- Versenden Sie Ihre Rechnungen so bald wie möglich nach Erbringung der Leistung oder Lieferung des Produkts.
- Verfolgen SieIhre Rechnungen regelmäßig und zögern Sie nicht, Ihre Kunden ab dem ersten Tag des Verzugs zu mahnen, z. B. durch einen Telefonanruf.
- BietenSie alternative Zahlungsmöglichkeiten an, z. B. Online-Zahlung, Lastschriftverfahren oder Ratenzahlung.
- Zögern Sie nicht, im Streitfall einen Gerichtsvollzieher oder einen Anwalt einzuschalten. Die Lösung Rubypayeur ist übrigens für diese Art von Problemen interessant.
1 - Überprüfung der fälligen Forderung
Prüfen Sie vor allem, ob Sie über eine Reihe von Elementen verfügen, bevor Sie Ihre Zahlung vom zahlungspflichtigen Kunden einfordern. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur die Höhe der fälligen Forderung und die Einhaltung der Eintreibungsfrist überprüfen, sondern auch nachweisen können :
- die Verpflichtung des Schuldners, die sich in einem Bestellschein, einem Kostenvoranschlag oder einem Vertrag (nicht aber einer Rechnung) niederschlägt, dem die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) beigefügt sind ;
- die ordnungsgemäße Lieferung oder Leistungserbringung, die in Form eines Einschreibens, eines Gutscheins eines Transportunternehmens oder eines Lieferscheins, den der Schuldner unterzeichnet hat, erfolgen kann.
Das Mahnverfahren für Rechnungen kann verschiedene Methoden kumulieren, von einer gütlichen Lösung bis hin zu einem Rechtsstreit.
Wir empfehlen Ihnen, zunächst das erste Verfahren zu nutzen, da es :
- einfach und schnell umzusetzen ist,
- vom Kunden viel besser wahrgenommen wird,
- kostengünstiger ist.
Sehen wir uns nun die verschiedenen Schritte an, um Ihre unbezahlten Rechnungen einzutreiben.
2 - Einvernehmliche Mahnung
Die Mahnung einer unbezahlten Rechnung per Telefon.
🎯 Ziel: Den Kunden daran erinnern, dass die Zahlung seiner Rechnung fällig ist, und gleichzeitig die Kundenbeziehung pflegen.
Wir empfehlen Ihnen, Ihren Kunden zu mahnen, sobald die Rechnung fällig ist. Es gibt keine strenge Regel, welches Kommunikationsmittel zu bevorzugen ist, und manche werden von Anfang an schriftliche Briefe verwenden.
Dennoch hat die Mahnung per Telefon einen Vorteil: Durch den direkten Kontakt können Sie "die Temperatur messen", um das weitere Vorgehen besser vorzubereiten, und Sie können leichter beurteilen, ob der Kunde ehrlich ist. Denken Sie daran, dass eine unbezahlte Rechnung manchmal vergessen wird und eine einfache Mahnung ausreicht.
Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Ihr Tonfall fest und höflich zugleich ist. So schützen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen am besten.
Und natürlich sollten Sie Aggressivität, Einschüchterung, Erpressung und Belästigung vermeiden, da diese gesetzlich verboten sind.
Die Erinnerung an eine unbezahlte Rechnung per E-Mail.
🎯 Ziel: Den Kunden darauf aufmerksam machen, dass seine Schulden fällig geworden sind, indem er schnell und einfach informiert wird, und über einen schriftlichen Nachweis verfügen.
Das Versenden einer Mahnungs-E-Mail kann ein Ansatz sein, der als weniger schroff und diplomatischer wahrgenommen wird als ein Einschreiben (vor allem mit informativem Charakter), und kann die telefonische Mahnung ersetzen oder ergänzen.
Mithilfe einer E-Mail erinnern Sie schneller als mit einem Brief und ohne die Kosten für den Postversand an die überschrittene Zahlungsfrist. Dieses Kommunikationsmittel ist sowohl praktisch als auch angemessen, da es früh genug eingreifen kann, um ein Problem mit ausstehenden Zahlungen schnellstmöglich und unter den besten Bedingungen zu lösen.
Die Verwendung von E-Mails hat auch den Vorteil, dass sie einen ersten schriftlichen Nachweis über die Forderung liefern. Im Falle einer gerichtlichen Intervention besitzt die Kopie einer E-Mail einen rechtlichen Wert.
Der erste Mahnbrief
🎯 Ziel: Den Kunden formal, aber immer informativ daran erinnern, dass das Datum für die Begleichung seiner Rechnung überschritten ist.
Es folgt die Phase der ersten Mahnung einer Rechnung per Brief. Sie stellt keineswegs eine rechtliche Verpflichtung dar; Sie haben durchaus die Möglichkeit, direkt ein Mahnschreiben zu versenden.
Es ist jedoch üblich, den Kunden zuerst mit einem Brief zu mahnen, der wie ein Telefonanruf in erster Linie als "Erinnerung" dient.
Deshalb sollte dieser erste Brief informativ sein und nicht auf rechtliche Risiken hinweisen. Erinnern Sie einfach an die Fakten, d. h. :
- die Art der Rechnung,
- sowie den geschuldeten Betrag und ggf. die Verzugsentschädigung.
☝️ Denken Sie daran, Ihrem Mahnschreiben Kopien der fälligen Rechnungen beizufügen. Ihr Schuldner ist möglicherweise bei der Verwaltung seiner eigenen Rechnungen nicht sorgfältig genug.
Das zweite Mahnschreiben
🎯 Ziel: Fordern Sie eine Antwort auf die erste Mahnung und schlagen Sie einen schärferen Ton an.
Trotz Ihrer ersten Mahnung hat der Kunde seine Forderungen immer noch nicht eingezogen? Nach einer Frist nach Ihrem Ermessen (in der Regel etwa zwei Wochen) ist es üblich, ein zweites Mahnschreiben zu versenden, bevor der Kunde in Verzug gesetzt wird.
Dieses Schreiben erfordert jedoch einen schärferen Ton als das vorherige: Während der Hauptteil des Schreibens die gleichen Gedanken aufgreift, erwähnen Sie Ihr Bedauern über die Nichtbezahlung der Rechnung und sogar die eventuell in Betracht gezogenen rechtlichen Schritte .
Schließlich empfehlen wir Ihnen, diesen zweiten Brief per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Diese Änderung der Form bedeutet für den Kunden, dass sich Ihre Haltung verschärft hat.
3 - Zahlungsaufforderung
Sie haben Ihre Zahlung immer noch nicht erhalten?
Dann ist es an der Zeit, den Kunden mit einer dritten Mahnung, die von Ihnen, einem Anwalt, einem Inkassounternehmen oder einem Gerichtsvollzieher verschickt wird, auf seine Zahlungsaufforderung hinzuweisen.
⚠️. Entgegen der landläufigen Meinung hat keiner dieser Vermittler die Macht, die Zahlung zu erwirken, das kann nur ein Richter.
Was ist ein Aufforderungsschreiben?
Das Mahnschreiben ist vor allem als Vorstufe zu einer Klage zu sehen. Sie ermöglicht zwar keine Zwangsvollstreckung, setzt den Kunden, der Schuldner ist, jedoch in Bezug auf die drohenden rechtlichen Schritte in die Pflicht. Darüber hinaus ist sie eine Voraussetzung dafür, dass der Gläubiger Verzugszinsen oder Verzugszinsen verlangen kann.
Schließlich sollten Sie wissen, dass ein einfacher Brief zwar ausreicht, ein Einschreiben mit Rückschein jedoch vorzuziehen ist, um einen Nachweis zu erhalten.
Obligatorische Angaben
☝️ Achtung: Damit das Mahnschreiben die gewünschte Rechtswirkung entfaltet, muss es eine Reihe von Pflichtangaben enthalten:
- das Versanddatum,
- die Kontaktdaten des Empfängers und des Absenders,
- den Vermerk "Inverzugsetzung",
- die Art der Verpflichtung des Schuldners,
- die (angemessene) Frist, die zur Begleichung der Rechnungen eingeräumt wird,
- Folgen bei Nichtzahlung,
- die Unterschrift des Absenders.
Strafen für verspätete Zahlungen
▷ Nach Artikel L. 441-10 II des Handelsgesetzbuchs entspricht der Zinssatz für Verzugszinsen im BtoB-Bereich dem von der Europäischen Zentralbank auf ihre Refinanzierungsoperation angewandten Zinssatz zuzüglich 10 %. Da der Zinssatz der Europäischen Zentralbank bei 0 % liegt, beträgt der Zinssatz für Verzugszinsen 10 %.
Berechnung der Verzugszinsen = (10% × unbezahlter Rechnungsbetrag) × (Anzahl der Verzugstage ÷ 365).
Muster für ein Mahnschreiben
Hier ist ein Muster für ein Mahnschreiben, das Sie anpassen können :
4 - Gerichtliches Inkassoverfahren
Leider kommt es vor, dass die außergerichtliche Eintreibung nicht ausreicht, um eine Begleichung der offenen Rechnung zu erreichen, sodass Sie wahrscheinlich ein gerichtliches Inkassoverfahren einleiten müssen.
Beachten Sie daher bei Ihrer Forderung nach Begleichung einer unbezahlten Rechnung die folgenden Rechtsmittel.
Der Zahlungsbefehl
Nach dem Mahnschreiben ist das Verfahren des Zahlungsbefehlszu bevorzugen.
Dieses Verfahren ist in der Tat :
- schnell: Es kann insbesondere online über die Website Infogreffe durchgeführt werden;
- und kostengünstig: Zur Veranschaulichung: Die Kosten belaufen sich auf 33,47 € auf Infogreffe.
Außerdem ist es nicht erforderlich, dass der Schuldner vor Gericht erscheint. Sie benötigen lediglich die Beweismittel, die Sie zuvor zusammengestellt haben.
Wenn der Richter den Antrag des Gläubigers für gültig hält, dann führt das Verfahren zu einem Zahlungsbefehl, der dem Schuldner zugestellt wird.
Die einstweilige Verfügung
Die einstweilige Verfügung ist ein ebenfalls schnelles und kostengünstiges Verfahren, bei dem innerhalb kurzer Zeit ein Teil der geforderten Summe erstritten werden kann.
Sobald die einstweilige Verfügung erlassen wurde, muss der Klient seinen Verpflichtungen nachkommen und seine Schulden begleichen. Ist dies nicht der Fall, kann der Gläubiger das Eigentum des Schuldners durch einen Gerichtsvollzieher pfänden lassen und sich mithilfe der Pfändung aus dem Verkaufspreis zurückzahlen.
Die Zahlungsaufforderung
Die Zahlungsaufforderung beinhaltet das Erscheinen des Schuldners vor dem Handelsgericht.
Ziel ist es, diesen dazu zu verurteilen, seine Schulden zu begleichen sowie einen eventuellen Schadenersatz für den erlittenen Schaden zu leisten. Dieses Verfahren kann auch zur Erlangung eines Vollstreckungstitels führen, mit dem Sie die Forderung zwangsweise eintreiben, d. h. das Vermögen des Schuldners beschlagnahmen.
Es ist zu unterscheiden zwischen "Assignation au fond", bei der der Richter über alle rechtlichen und verfahrensrechtlichen Aspekte des Falls entscheiden wird, und "Assignation en référé", bei der nur bestimmte Punkte des Rechtsstreits im Eilverfahren behandelt werden.
☝️ Beachten Sie, dass dieses Verfahren zeitaufwändiger und teurer ist als ein Mahnbescheid. Sie sollten ihn nur bei größeren Streitigkeiten einsetzen, wenn Sie z. B. davon ausgehen, dass Ihr Kunde seine Forderung bestreiten wird.
Am Ende eines Gerichtsverfahrens können Sie sich an einen Gerichtsvollzieher wenden. Seine Aufgabe besteht darin, Lösungen zu finden, um Ihren Kunden zur Zahlung an Sie zu zwingen oder die einzutreibende Summe mit anderen Mitteln (Pfändung eines Bankkontos, Pfändung von Eigentum usw.) zu erhalten, falls er den Entscheidungen des Richters nicht nachkommt.
Wenn die fraglichen Beträge 4 000 € nicht übersteigen, kann der Gerichtsvollzieher auch ein vereinfachtes Verfahren einleiten, indem er den Kunden per Einschreiben mit Rückschein kontaktiert. Wenn er zustimmt, kann mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung über den Betrag und die Zahlungsmodalitäten getroffen werden . Wenn er nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Einschreibens antwortet, müssen Sie den Richter anrufen.
Unbezahlte Rechnung und Buchhaltung
Wie wird der Verlust verbucht?
Je nachdem, wie viele Mahnungen an die Kunden gerichtet wurden, müssen die am Ende des Geschäftsjahres unbezahlten Rechnungen :
- Rückstellungen gebildet werden, wenn der Verlust wahrscheinlich, aber noch ungewiss ist,
- oder in uneinbringliche Forderungen umgebucht werden, wenn der Verlust unvermeidbar ist.
Die Rechnungssoftware zu Ihrer Unterstützung
Wenn sie Ihnen bei der Erstellung Ihrer Rechnungen hilft, unterstützt sie Sie auch bei der Überwachung der ausstehenden Zahlungen und beim Einsatz von Mahnaktionen bei unbezahlten Rechnungen, sodass Sie nicht auf eine Inkassoplattform zurückgreifen müssen, die Gebühren für die gezahlten Beträge erhebt.
Hier einige Beispiele für Lösungen:
- Axonaut ermöglicht die schnelle Feststellung einer unbezahlten Rechnung durch den automatischen Versand einer Benachrichtigung, sobald eine Rechnung fällig geworden ist.
- Mit der Mahnfunktion wird ein vorausgefülltes Schreiben erstellt, das dann per E-Mail oder per Post verschickt wird, wobei die Lösung mit ihren Servern verbunden ist, was eine deutliche Zeitersparnis bedeutet.
- Die Möglichkeit, online über ein Kundenportal per Kreditkarte (Stripe) oder Lastschrift (GoCardless) zu bezahlen, verringert das Risiko von Zahlungsausfällen.
- INFast ermöglicht es Ihnen, die Fälligkeitstermine Ihrer Angebote und Rechnungen in Echtzeit zu verfolgen und Ihre Mahnschreiben und -fristen zu parametrisieren.
- Es verfügt auch über eine integrierte Online-Zahlungsoption, um Zahlungsausfälle zu minimieren.
- Sobald die Rechnung oder die Mahnung verschickt wird, erhält der Kunde eine E-Mail mit einem direkten Link zur Rechnung und zur Online-Zahlung.
- Sie selbst erhalten eine Bestätigung, sobald die Zahlung eingegangen ist.
- Sellsy Faktura spart Ihnen wertvolle Zeit durch die Automatisierung Ihres Inkassoprozesses und durch Warnsysteme.
- Dank der Erstellung von Mahnszenarien können Sie das Verfahren je nach Fälligkeitsdatum der Rechnung individuell anpassen (einfache E-Mail, Mahnschreiben usw.).
- Mit einem Trackingsystem können Sie feststellen, ob Ihre Mahnmails vom Kunden gelesen wurden.
- Beschleunigen Sie den Prozess durch die Online-Bezahlung von Rechnungen über Atos, Stripe, PayPal oder GoCardless.
Wie wäre es mit einer Kreditmanagementstrategie?
Schließlich sollten Sie wissen, dass Sie sich viel Ärger mit Rechnungen ersparen können, wenn Sie eine Strategie für das Kreditmanagement einführen, was man mit "Verwaltung von Kundenrisiken und Eintreibung von Forderungen" übersetzen kann.
Sie besteht unter anderem darin, :
- akzeptable Zahlungsfristen und Strafklauseln festlegen ;
- die Bonität Ihrer Kunden zu prüfen, wenn es sich um hohe Rechnungen handelt.
Kurzum: Es geht darum, vorzubeugen, bevor man heilt!