Verpflichtung zur Verwendung von Rechnungssoftware: Wir entwirren die Wahrheit von der Fälschung!
Mit der Einführung des Gesetzes zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, das am 1. Januar 2018 in Kraft getreten ist, haben sich Unternehmen neue Fragen gestellt, angefangen bei diesen: Ist es legal, seine Rechnungen mit Excel zu erstellen , oder muss man auf spezielle IT-Systeme zurückgreifen? Und mit der Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die für 2026 geplant ist, werden die Fragen noch zahlreicher!
Glücklicherweise ist Appvizer da, um Ihnen zu helfen, Klarheit über diese potenzielle Verpflichtung zur Rechnungssoftware zu schaffen, denn Spoiler, die Dinge sind nicht so einfach 🤔.
Bei der Gelegenheit werden wir Sie daran erinnern, dass solche Tools über die Gesetzeskonformität hinaus noch viele weitere Vorteile versprechen 😉.
Definition von Rechnungssoftware
Zu Beginn eine kurze Erinnerung daran, was man unter Rechnungssoftware versteht.
Es handelt sich dabei um ein IT-Tool für Unternehmen, dessen Ziel es ist, den Prozess der Erstellung, des Versands und der Nachverfolgung von Rechnungen zu vereinfachen. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, wie z. B:
- die Erstellung von Angeboten und deren Umwandlung in Rechnungen mit einem Klick ;
- die Personalisierung der Dokumente in den Farben des Unternehmens ;
- die Integration von Kunden- und Produktdaten ;
- die Verfolgung von Zahlungen ;
- die automatisierte Mahnung bei unbezahlten Rechnungen ;
- die Online-Zahlung ;
- die Erstellung von Reportings ;
- die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen usw.
☝️L Einsatz dieser Software verbessert dann die betriebliche Effizienz, indem sie Fehler und verspätete Zahlungen reduziert und vor allem durch die Automatisierung vieler zeitraubender Aufgaben Zeit für die Fachleute spart.
Darüber hinaus bieten sie einen umfassenden Überblick über die Finanzen der Organisation und unterstützen so eine fundierte Entscheidungsfindung.
Welche Verpflichtungen bestehen in Bezug auf Rechnungssoftware?
Rechnungssoftware: Pflicht oder nicht?
Wie sieht es also mit dem Betrugsbekämpfungsgesetz und der Rechnungssoftware aus? Ist letztere letztendlich verpflichtend?
Die Antwort lautet schlicht und einfach Nein ❌.
Sie sind absolut nicht verpflichtet, eine solche Software zu verwenden, und können Ihre Rechnungen durchaus über :
- eine Papierrechnung;
- eine Tabellenkalkulation vom Typ Excel;
- ein Textverarbeitungsgerät wie Word.
Andere Regeln, die Sie beachten sollten
Es gibt jedoch viele rechtliche Gründe, die Unternehmen dazu veranlassen, sich für computergestützte Rechnungslösungen zu entscheiden.
Diese helfen Ihnen ganz einfach dabei, die Vorschriften einzuhalten und Dokumente zu erstellen, die den Vorschriften entsprechen. Sie ermöglichen es insbesondere, :
- keine rechtlichen Angaben auszulassen ;
- die (manchmal komplizierten) Regeln für die Nummerierung von Rechnungen einzuhalten;
- die Rechnung zum richtigen Zeitpunkt an den Kunden weiterleiten ;
- die Dokumente ordnungsgemäß aufbewahren.
💡 Entdecken Sie alle bewährten Verfahren, die Sie kennen sollten, in unserem Artikel, der den Pflichten und Regeln für konforme Rechnungen gewidmet ist.
☝️ Aber Vorsicht: Wo die Pflicht zur Verwendung einer zertifizierten Rechnungssoftware wieder auf den Tisch kommt, ist, wenn das eingesetzte Gerät Registrierkassen- oder Inkassofunktionen integriert. Sehen wir uns das Ganze einmal genauer an.
Was ist mit der Pflicht zur Kassensoftware?
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass es bei der Diskussion über die Softwarepflicht zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs vor allem um Kassenlösungen geht.
Gemäß Artikel 286-I-3° bis der französischen Steuerordnung (Code général des impôts) sind nämlich natürliche oder juristische Personen :
- die umsatzsteuerpflichtig sind ;
- die Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen, für die keine Rechnungen ausgestellt werden, an Privatkunden erbringen ;
- und sobald sie im Rahmen ihrer Tätigkeiten auf eine Kassensoftware oder ein Kassensystem zurückgreifen ;
verpflichtet sind, eine Software oder ein Kassensystem zu verwenden, die/das die Bedingungen erfüllt:
- der Unveränderbarkeit;
- der Sicherung;
- der Aufbewahrung;
- der Archivierung der Daten.
Mit anderen Worten: Es ist wichtig, dass das Gerät, das in diesem Rahmen verwendet wird , zertifiziert ist.
Daher kommt es häufig zu einer Verwechslung zwischen der Verpflichtung, eine zertifizierte Kassensoftware zu verwenden, und der Verpflichtung, ein selbst zertifiziertes Rechnungsstellungsinstrument zu verwenden. Es handelt sich hier jedoch um zwei verschiedene Themen, da Gewerbetreibende, die Kassensysteme verwenden, häufig nicht verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen.
☝️ Wenn Ihre Lösung jedoch, wie bereits erwähnt, Funktionen zur Aufzeichnung von Zahlungseingängen enthält, wie es bei vielen Plattformen auf dem Markt der Fall ist, dann sind Sie von diesen Anforderungen betroffen.
Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung?
In bestimmten Fällen kann daher die Zertifizierung der Rechnungs-/Inkassosoftware verlangt werden.
Bei einer Prüfung durch die Steuerbehörden muss dann eine Bescheinigung des Softwareherstellers vorgelegt werden.
Andernfalls droht den betroffenen Unternehmen eine Geldstrafe in Höhe von 7500 Euro für jedes beteiligte System. Und wenn sie nach 60 Tagen immer noch nicht das berühmte Zertifikat vorgelegt haben, dann wird die Strafe erneut verhängt... und das tut im Geldbeutel sehr weh 😱 !
Reform der elektronischen Rechnung und Rechnungssoftware
Erinnerung an die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung
Natürlich sind all diese Fragen bezüglich der Verpflichtung zur Verwendung von Rechnungssoftware auch auf die bevorstehende Reform der elektronischen Rechnung zurückzuführen. Sie wird alle Organisationen betreffen, die B2B-Aktivitäten ausüben und mehrwertsteuerpflichtig sind.
📆 Erinnerung an den Zeitplan :
- 1. September 2026: Verpflichtung zur Annahme von Rechnungen in elektronischem Format für alle Unternehmen ;
- 1. September 2026: Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen in elektronischem Format für große Unternehmen und Midcap-Unternehmen ;
- 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen in elektronischem Format für Kleinstunternehmen und KMU.
💡 Weitere Informationen zu dieser Reform finden Sie in unserem Artikel, der der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B gewidmet ist.
Muss man zwingend eine Rechnungssoftware verwenden?
Auch hier lautet die Antwort: Nein ❌.
Tatsächlich werden die von der Reform der elektronischen Rechnungsstellung betroffenen Gewerbetreibenden die Möglichkeit haben, ein vom Staat bereitgestelltes kostenloses Tool zu nutzen: das Portail Public de Facturation, kurz PPF. Es ähnelt dem derzeitigen Chorus Pro für Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, und dient der Einreichung, dem Abruf und der Verwaltung von Dokumenten.
💡 Beachten Sie, dass im Rahmen der Reform der E-Rechnung zwei weitere Einrichtungen eingeführt werden:
- Die Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP), die wie die PPF das Versenden und Empfangen von elektronischen Rechnungen ermöglichen wird ;
- der Digitalisierungsbetreiber( DMO ), der als Vermittler zwischen dem Unternehmen und dem öffentlichen Rechnungsportal oder der Partner-Dematerialisierungsplattform fungieren wird.
Die sechs weiteren Vorteile von Rechnungssoftware
Abgesehen von den gesetzlichen Verpflichtungen bietet Rechnungssoftware jedoch noch viele weitere Vorteile. Dies gilt umso mehr, wenn die Reform zur elektronischen Rechnung kommt, die die mentale Belastung der Fachleute noch weiter erhöhen wird.
Zu diesen zahlreichen Vorteilen gehören 👉.
Der Zeitgewinn
Die Zeitersparnis ergibt sich aus der Automatisierung vieler Aufgaben, einer Automatisierung, die zeitraubende Handgriffe einfach vermeidet.
💡 Sobald beispielsweise die Informationen über Ihre Kunden und Produkte im System eingetragen sind, ist es nicht mehr nötig, alle Felder der Rechnung a la mano auszufüllen. Die gesamten Daten können mit einem Klick importiert werden!
Die Verringerung von Fehlern
Die Automatisierung spart also Zeit ... aber sie reduziert auch das Fehlerrisiko erheblich! Zum Beispiel durch die automatische Berechnung von Beträgen, die Anwendung der richtigen Steuern usw.
Und das ist umso vorteilhafter, wenn Sie ein großes Volumen an Rechnungen bearbeiten müssen.
Ein besserer analytischer Überblick
Durch die Zentralisierung der Daten innerhalb der Software erhalten Sie leicht wertvolle Einsichten.
Außerdem stellen einige Softwareprogramme Berichte und andere Dashboards zur Verfügung, die sehr praktisch sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen 💡.
Verfolgung von Zahlungen und Verringerung von Verzögerungen
Mithilfe von Software können Sie ausstehende Zahlungen leicht nachverfolgen und Kunden bei Verzögerungen automatisch mahnen, was zu einem besseren Cash-Management beiträgt.
Es gibt sogar Plattformen, die die Möglichkeit zur Online-Zahlung integrieren, was einen schnelleren Zahlungseingang garantiert!
Verbesserung der Kundenbeziehungen
Mit einer Rechnungslösung haben Sie keine Probleme mehr mit selbst erstellten Word- oder Excel-Dokumenten.
Sie erstellen personalisierte , professionell aussehende Rechnungen und stärken damit das Vertrauen Ihrer Kunden.
Mobilität und Zugänglichkeit
Die meisten Rechnungstools sind als SaaS verfügbar, d. h. direkt online.
Auf diese Weise können Sie von jedem internetfähigen Gerät aus auf Ihre Rechnungsinformationen zugreifen und Ihre Geschäfte auch außerhalb des Büros (z. B. auf Geschäftsreisen ) weiterführen.
Wie wählen Sie Ihre Rechnungssoftware aus?
Sind Sie überzeugt und bereit, den Schritt zu wagen und sich mit einer solchen Lösung auszustatten?
Ja, aber auf dem Markt gibt es unzählige Rechnungsprogramme. Neben der Auswahl einer von der Steuerbehörde zugelassenen Rechnungssoftware sollten Sie folgende Kriterien beachten:
- ✅ Funktionale Abdeckung. Sie sollte alle Ihre spezifischen Bedürfnisse unterstützen, ohne dass die Lösung zu einer Gasfabrik wird.
- ✅ Die Kompatibilität mit Ihren anderen Verwaltungstools, wie z. B. Ihrer Buchhaltungssoftware.
- ✅ Die Intuitivität und die Schnelligkeit, mit der die Plattform erlernt werden kann.
- ✅ Die Tarife. Bewerten Sie die verschiedenen Preisoptionen, um diejenige zu finden, die die beste Investitionsrendite verspricht. Beachten Sie, dass es auch möglich ist, auf eine kostenlose Rechnungssoftware zurückzugreifen.
- ✅ Die Qualität des Kundensupports. Er sollte bei Problemen so reaktiv und verfügbar wie möglich sein.
- ✅ Die Skalierbarkeit. Sie sollten die Zukunft Ihres Unternehmens im Blick haben und sich für eine Lösung entscheiden, die mit Ihren Anforderungen an die Rechnungsstellung Schritt halten kann, wenn Ihr Unternehmen wächst.
🛠️ Beispiel für Software :
Hier wäre Sellsy Facturation zu nennen, eine Rechnungslösung made in France, die alles hat, um den Anforderungen von Kleinstunternehmen und KMU gerecht zu werden. Sie ist mit dem Gesetz zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug konform und umfasst alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Prozesse so weit wie möglich zu vereinfachen: Erstellung von Rechnungen und Angeboten mit wenigen Klicks, Verwaltung wiederkehrender Rechnungen, Bankabstimmung, Reporting etc. Darüber hinaus bereitet Sellsy Sie auf die Reform der elektronischen Rechnungsstellung vor, indem es insbesondere das von der Steuerverwaltung gewählte Format Factur-X unterstützt.
Pflicht zur Rechnungssoftware: Was ist zu beachten?
Auch wenn es vielleicht anders aussieht, gibt es keine Verpflichtung für Unternehmen, eine Rechnungssoftware zu verwenden. Ob es sich nun um die Einhaltung des Gesetzes zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs oder die Reform der elektronischen Rechnung handelt, es ist durchaus möglich, über andere Einrichtungen zu operieren.
Die mögliche Verwirrung rührt jedoch vor allem daher, dass diese Instrumente die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, die den Unternehmen obliegen, erheblich vereinfachen, und sei es nur, indem sie die geistige Belastung verringern. Weniger Zeitaufwand für die Dateneingabe, weniger Fehler, mehr Professionalität... Alles in allem lautet die eigentliche Frage nicht "Muss ich zwingend eine Rechnungssoftware verwenden?", sondern "Welche Gründe sprechen dafür, darauf zu verzichten?". Auf ein gutes Gehör 😉.
Artikel übersetzt aus dem Französischen