Wie kann man eine Rechnung einfach und rechtskonform erstellen?
Wie stelle ich eine Rechnung aus? Es ist nicht einfach, eine klare und erschöpfende Antwort zu erhalten, wenn man ein Geschäft aufnimmt und die Unternehmensführung entdeckt. Welche Angaben sind obligatorisch ? Wie geht man mit der Mehrwertsteuer um? Wie bereitet man seine Buchhaltung in Ruhe für seinen Steuerberater vor?
Dieser Artikel teilt mit Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um eine ordnungsgemäße und gesetzeskonforme Rechnung zu erstellen .
Auf dem Programm stehen bewährte Praktiken, eine Excel-Vorlage für Rechnungen und eine Auswahl an Software. Danach müssen Sie sich keine Sorgen mehr um Ihre Rechnungen machen, sondern können sich auf Ihr Geschäft und Ihre Kunden konzentrieren.
1 - Wählen Sie den richtigen Rechnungstyp
Die Rechnung ist ein in zweifacher Ausfertigung ausgestelltes Geschäftsdokument, das dem Kunden ausgehändigt werden muss und vom Lieferanten des Produkts oder der Dienstleistung aufzubewahren ist.
Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen. Jede Rechnung findet ihren Nutzen in einem bestimmten Fall:
- die Gutschriftsrechnung, die ausgestellt wird, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, eine Rechnung zu stornieren, wenn der Verkauf nicht zustande kommt, oder auch um einen Rabatt zu gewähren,
- die Anzahlungsrechnung oder Vorschussrechnung, die ausgestellt wird, wenn der Kunde einen Teil des zu zahlenden Betrags im Voraus bezahlt,
- die Restrechnung, die nach einer Anzahlung zur endgültigen Bezahlung ausgestellt wird,
- die wiederkehrende Rechnung, z. B. für Abonnements,
- die Fortschrittsrechnung oder Statusrechnung, die in der Baubranche üblich ist und Zwischenrechnungen entspricht, die je nach Fortschritt einer Baustelle erstellt werden,
- die Pro-forma-Rechnung, die eigentlich keine Rechnung ist, sondern eher ein Kostenvoranschlag, der die Form einer Rechnung annimmt; sie ist nicht rechtsgültig,
- die Abgrenzungsrechnung, die ausgestellt wird, wenn die Rückstellungen für Aufwendungen geringer sind als die Erhebung des tatsächlichen Verbrauchs,
- die Abschlussrechnung, die am Ende eines Vertrags ausgestellt wird.
Wie stelle ich eine Rechnung für einen Selbstunternehmer aus ? Der Status des Selbstunternehmers oder Mikrounternehmers erfordert eine vereinfachte Verwaltung der Umsatzsteuer. Methode, Tipps und Werkzeuge finden Sie in unserem Artikel, der der Rechnungsstellung für Selbstunternehmer gewidmet ist.
2 - Halten Sie die Fristen für die Rechnungsstellung ein.
Der Zeitpunkt, eine Rechnung auszustellen, kommt, wenn der Verkauf abgeschlossen ist oder die Dienstleistung erbracht wurde.
- 👉 Bei einem Verkauf von Waren : Die Rechnung wird zu dem Zeitpunkt ausgestellt, an dem Käufer und Verkäufer gemeinsam eine Bestellung vereinbart haben.
NB. In manchen Fällen wird die Rechnung zum Zeitpunkt der Lieferung der Ware ausgestellt, der vom Zeitpunkt des Verkaufs abweichen kann. - 👉 Bei Dienstleistungen : Die Rechnung wird ausgestellt, wenn die Dienstleistung erbracht wurde.
Bei längeren Dienstleistungen können Fortschrittsrechnungen ausgestellt werden, um die Zahlungen zu staffeln und so mit der Rechnungsstellung nicht zu warten, bis die Dienstleistung abgeschlossen ist.
3 - Füllen Sie die obligatorischen Angaben aus.
Neben dem Verweis auf die Rechnung in der Kopfzeile sind hier alle Pflichtangaben aufgeführt, die auf der Rechnung stehen müssen:
- Die Identität des Verkäufers
- Den Firmennamen oder den Namen des Verkäufers,
- die Adresse,
- die SIRET-Nummer und der Ort der Eintragung,
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn der Rechnungsbetrag über 150 € liegt,
- den Rechtsstatus,
- ggf. die Höhe des Stammkapitals.
- Die Identität des Käufers
- Den Firmennamen oder den Namen des Verkäufers,
- die Anschrift,
- Die Referenz der Rechnung
- die Nummer - sie muss eindeutig sein, und die Nummern müssen fortlaufend sein,
- das Datum der Rechnung.
- Die Liste der in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen
- ihre Bezeichnung,
- den Betrag pro Einheit,
- die Menge,
- das Lieferdatum oder das Datum der Beendigung der Dienstleistung.
- Der Betrag der Rechnung
- Den Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer der in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen,
- den anwendbaren Mehrwertsteuersatz,
- den Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer,
- Angaben dazu, ob Mehrwertsteuer erhoben wird oder nicht,
- etwaige Preisaufschläge oder Rabatte.
- Die Zahlungsbedingungen
- Das Datum, an dem die Zahlung fällig ist,
- die im Verzugsfall geltenden Vertragsstrafen,
- die Skontobedingungen, falls es sich um eine Vorauszahlung handelt - andernfalls ist anzugeben Skonto für Vorauszahlung: keine.
4 - Kennen Sie die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen?
Unternehmen unterliegen der Aufbewahrungspflicht für alle ausgestellten und erhaltenen Dokumente.
Was Rechnungen betrifft, unabhängig davon, ob es sich um Kunden- oder Lieferantenrechnungen handelt, müssen sie 10 Jahre lang ab dem Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt werden (Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuchs).
Es steht den Unternehmen natürlich frei, sie länger aufzubewahren und zu archivieren, wenn sie dies wünschen. Dies gilt sowohl für Rechnungen in Papierform als auch für elektronische Rechnungen.
5 - Erstellen Sie die Rechnung anhand einer Excel-Vorlage.
Schluss mit der Rechnung auf Papier , die Sie durchstreichen, neu erstellen müssen oder sogar verlieren können!
Der einfachste Weg ist, sich auf eine Excel-Vorlage zu stützen, die Sie nur noch anpassen müssen, um sie auf Ihr Unternehmen abzustimmen. Vorgefertigte Formeln automatisieren die Berechnungen.
Wie erstelle ich eine Rechnung in Excel? Appvizer bietet Ihnen die Möglichkeit, eine kostenlose Excel-Vorlage für eine Rechnung herunterzuladen :
6 - Oder (endlich) auf elektronische Rechnungen umsteigen?
Neben der Vereinfachung Ihrer Rechnungsstellung und der Gewährleistung ihrer Konformität betrifft die elektronische Rechnungsstellung seit dem Haushaltsgesetz von 2020 nach und nach alle Unternehmen. Ihr Ziel: die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.
Egal, ob Sie ein/e Selbstständige/r oder ein KMU sind, die E-Rechnung wird :
- Ihnen Zeit sparen,
- Ihnen garantieren, dass Sie konforme Rechnungen ausstellen.
Und das alles, ohne dass Sie sich um Formeln kümmern müssen, wie Sie es mit Excel tun würden.
Wie kann ich ganz einfach eine Online-Rechnung erstellen?
Indem Sie eine spezielle Rechnungssoftware verwenden. Zu ihren Vorteilen gehören:
- gebrauchsfertige Rechnungsvorlagen ,
- die Automatisierung von Aufgaben,
- der erleichterte Versand von Rechnungen in verschiedenen Formaten (z. B. E-Mail, PDF),
- die Verringerung von Fehlern (Tippfehler, Berechnung der Mehrwertsteuer usw.),
- die Sicherheit, konforme Rechnungen auszustellen,
- die erleichterte Verwaltung von Mahnungen und wiederkehrenden Rechnungen,
- eine Überwachung der Zahlungseingänge,
- die Vereinfachung des Austauschs mit Ihrem Steuerberater, falls erforderlich.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie Ihre Rechnungen online elektronisch signieren, wird ihre Integrität gewährleistet und ihre Herkunft authentifiziert. Dazu sollten Sie sich mit einer zugelassenen Software für elektronische Signaturen wie Universign ausstatten, um eine E-Rechnung zu unterschreiben und ihr mit wenigen Klicks dank des elektronischen Zertifikats Rechtsgültigkeit zu verleihen.
Wie wählen Sie Ihre Rechnungssoftware aus?
Kostengünstige oder sogar kostenlose Online-Rechnungssoftware wie Henrri vereinfacht Ihre Rechnungsstellung drastisch.
Um Ihnen zu helfen, hier eine Auswahl :
- INFast ist eine französische Lösung, die sich an kleine Unternehmen richtet. Ihr Credo: Die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen soll keine lästige Pflicht mehr sein, sondern einfach und schnell gehen:
- Erstellen, Anpassen und Versenden von konformen Angeboten und Rechnungen,
- Begleitung von Fachleuten: Tipps, bewährte Verfahren und Support an sieben Tagen in der Woche,
- leicht zu erlernende Benutzeroberfläche, nichts Überflüssiges, nur das Wesentliche,
- einen Offline-Modus, um überall arbeiten zu können, auch ohne Internetzugang.
- IPaidThat ist ein Assistent zum automatischen Sammeln und Erfassen Ihrer Rechnungen. Startups und Kleinstunternehmen schätzen ihn besonders:
- anpassbare Rechnungsvorlagen,
- automatische Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen,
- Finanzanalyse Ihres Unternehmens mithilfe von Dashboards,
- vereinfachte Kommunikation mit Ihrem Steuerberater.
- Kafinea ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine einfache und effiziente Lösung für die Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens mit :
- der Erstellung von Rechnungen, die an Ihre Leistungen und Ihre Branche angepasst werden können,
- der Automatisierung der Rechnungsstellung für Ihre wiederkehrenden Leistungen,
- die Rechnungsstellung nach dem Fortschritt Ihrer Leistungen unter Berücksichtigung der bereits für das gleiche Projekt ausgestellten Rechnungen.
- Quickbooks Fakturierung wird von Unternehmern und Freiberuflern aufgrund seines attraktiven Preises bevorzugt:
- personalisierte Rechnungen, die Ihrem Image entsprechen und konform sind,
- Versand an Ihre Kunden mit wenigen Klicks,
- ideal für Dienstleistungsunternehmen,
- Verbindung zwischen Quickbooks und Ihrem Bankkonto.
- Sage 50 Buchhaltung und Fakturierung ist ein Online-Tool für Buchhaltung, Handel und Fakturierung, das sich an Kleinunternehmen und Handwerker richtet. Zu seinen Funktionen gehören :
- Erstellung von Angeboten und allen Arten von Rechnungen,
- Automatische Umwandlung von Angeboten in Rechnungen und von Rechnungen in Buchungen,
- Vereinfachung der Zahlungsabwicklung durch Online-Zahlung,
- Nicht zu vergessen die automatische Mahnung und die Verwaltung der Mehrwertsteuer.
- Sellsy Facturation & Gestion ist eine französische, sehr intuitive Rechnungssoftware, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Diese Unternehmen schätzen sie insbesondere wegen :
- die Umwandlung von Angeboten in Rechnungen mit nur einem Klick,
- die Automatisierung von wiederkehrenden Rechnungen,
- das automatische Mahnsystem für unbezahlte Rechnungen,
- die Integration der elektronischen Unterschrift und die Online-Zahlung,
- seine Vorbuchhaltungsfunktionen (Verbindung zu Bankkonten, Kontenplan, Reportings usw.).
- Zervant ermöglicht es Unternehmern und Kleinstunternehmen , auf einfache Weise konforme elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden . Seine Stärken :
-
- die Erstellung einer Rechnung in weniger als einer Minute,
- den Versand der Rechnungen per E-Mail, als PDF oder auch auf dem Postweg,
- Automatische Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen,
- Verfolgung von Transaktionen und Erstellung von Berichten für die Vorbuchhaltung.
✅ Das Schreiben einer Rechnung wird zur Formalität.
Wetten, dass Ihre Frage am Ende dieses Artikels nicht mehr lautet: " Wie schreibe ich eine Rechnung?", sondern vielmehr: "Wie werde ich die durch die Automatisierung meiner Rechnungsstellung gewonnene Zeit nutzen?".
Eine Rechnungssoftware spart Ihnen nicht nur Zeit , weil sie die Bearbeitung Ihrer Rechnungen vereinfacht. Sie ermöglicht Ihnen auch, Ihre Buchhaltung für Ihren Steuerberater besser vorzubereiten .
Werden Sie den Sprung wagen und sich für ein Online-Tool entscheiden?
Artikel übersetzt aus dem Französischen