Wiederkehrende Rechnungsstellung: 7 Fehler, die Sie vermeiden sollten

56 Milliarden Euro! Das ist die erschreckend hohe Summe unbezahlter Forderungen in Frankreich, wie der Kreditversicherungsspezialist Coface schätzt. Der erste Hebel zur Vermeidung von Zahlungsverzug ist die Rechnung an sich. Eine schlecht ausgestellte Rechnung wird schlecht bezahlt.

In einem Geschäftsmodell mit Abonnements sind die Rechnungen viel zahlreicher als in einem nicht wiederkehrenden Geschäft. Daher sollten Sie bei der Erstellung besonders sorgfältig sein und dieses Dokument als Kommunikationsmittel zwischen Ihnen und Ihrem Kunden betrachten.

Der Verkauf von Abonnements schafft eine langfristige Kundenbeziehung über große Entfernungen. Sie muss unbedingt auf Vertrauen basieren. Eine schlecht erstellte Rechnung wird dazu beitragen, diese Beziehung zu verschlechtern, insbesondere bei nutzungsabhängigen Abrechnungsmodellen, bei denen Transparenz von entscheidender Bedeutung ist.

Welche Fehler sollte man also bei der Rechnungsstellung nicht machen und wie kann man sie vermeiden? Lassen Sie uns einen Blick auf die bewährten Praktiken bei der Rechnungsstellung werfen.

Fehler Nr. 1: Kosten nicht detailliert aufschlüsseln.

Für Kunden ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie eine vollständige Aufschlüsselung aller auf ihrer Rechnung angegebenen Kosten erhalten.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Modell zur nutzungsabhängigen Abrechnung verwenden. Bei einem solchen Modell wollen die Kunden für das bezahlen, was sie verbraucht haben, aber nicht mehr. Die Auswirkungen ihres Verbrauchs müssen in der Rechnung deutlich sichtbar und nachvollziehbar sein. Dem Kunden mithilfe des nutzungsbasierten Modells eine Rechnung zu stellen, ist nur dann sinnvoll, wenn das Modell in der Rechnung wertgeschätzt wird.

Je nach Komplexität des angebotenen Angebots kann das Modell der nutzungsbasierten Abrechnung schwierig umzusetzen sein. Aus diesem Grund begleitet eine Plattform zur Verwaltung des Abonnementverkaufs bis hin zur Rechnungsvorlage, um diese flüssig und attraktiv zu gestalten.

Fehler Nr. 2: Keinen Zugriff auf die Historie von Rechnungen zum Herunterladen gewähren.

Obwohl die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben ist, bewahren die meisten Kunden ihre E-Mails nicht auf, geschweige denn ihre Rechnungen. Dies gilt insbesondere für Kleinunternehmer, jedes Jahr zur Zeit der Bilanzierung laufen sie ihren Rechnungen hinterher...

Eine Rechnungshistorie mit Download anzubieten, ist eine Lösung, die von Kunden sehr geschätzt wird. Dank der Nutzung einer Abonnement-Verkaufsmanagementplattform ist die Rechnungshistorie vollständig :

• Alle Rechnungen sind verfügbar und durchsuchbar,
• Alle Rechnungen können im PDF-Format heruntergeladen werden.

Fehler Nr. 3: Den Status der Rechnung nicht klar angeben (ausgestellt/ausgezahlt, bezahlt?).

Der Verkauf im Abonnement schafft eine völlig neue Kundenbeziehung, in der die Rechnung wiederkehrend ist, in der Regel monatlich, und in der die Rechnung oft das einzige Dokument ist, das die Verbindung zwischen dem Kunden und Ihnen herstellt. Sie darf keine Unklarheiten oder Ungenauigkeiten enthalten, insbesondere was den Status der Zahlungen betrifft.

Der Kunde muss den Status der Zahlungen und die genaue Art der Rechnung auf einen Blick erkennen können :

• Eine Rechnung kann "ausgestellt" sein: Diese Rechnung wurde ausgestellt und muss bezahlt werden; der Rechnungsbetrag ist "fällig".
• Eine Rechnung kann "bezahlt" sein: Der fällige Betrag wurde tatsächlich abgebucht. Der Betrag, der gemäß der angegebenen Zahlungsmethode abgebucht wurde, war erfolgreich.
• Der Kontostand kann "Nichts zu bezahlen" sein: Der Kontostand reicht aus, um den erforderlichen Saldo zu decken oder den auf der Rechnung angegebenen fälligen Betrag zu bezahlen. Es wurden keine zusätzlichen Abbuchungen auf die angegebene Zahlungsmethode vorgenommen. Es ist kein Betrag fällig.

Durch die klare Aufschlüsselung der Gebühren ist es für die Kunden einfacher, den Überblick darüber zu behalten, was bezahlt wurde und welche Zahlungen noch anstehen. Die Gesamtheit dieses Kommunikationsdispositivs schafft eine reaktivere, stärker verfolgte und konstruiertere Beziehung zwischen einer Marke und ihren Nutzern.

Fehler Nr. 4: Die Darstellung von fehlgeschlagenen Zahlungen nicht automatisieren.

Bei fehlgeschlagenen Zahlungsvorgängen kann der Start des Mahnverfahrens unangenehm oder sogar kränkend sein und zu einer Abmeldung führen.

Dank eines automatisierten "dunning process" erfolgt die Darstellung der Zahlung, manchmal auch mehrfach, automatisch und vor allem diskret. Das garantiert eine gute Beziehung zu seinem Nutzer und ist auch ein hervorragendes Mittel, um Zahlungsausfälle zu verhindern. Mit diesem für die Verwaltungsplattform spezifischen Mahnverfahren lassen sich bis zu 15 % der fehlgeschlagenen Zahlungen zurückgewinnen.

Fehler Nr. 5: Die Rechnung nicht automatisch per E-Mail versenden.

Da sich die Vorschriften in Richtung Transparenz und Entmaterialisierung entwickeln, wird dies unerlässlich und nach und nach zur Pflicht.

Der automatische Versand der elektronischen Rechnung per E-Mail ist obligatorisch. Die Rechnung muss über den Rechnungsverlauf und über die E-Mail-Adresse des Kunden abrufbar sein.

Fehler Nr. 6: Auslassen der vorgeschriebenen Elemente.

Die Rechnung ist ein Beweismittel für einen Handelsvorgang. Sie hat einen wichtigen rechtlichen Wert.

Außerdem dient sie als Buchungsbeleg und als Grundlage für die Ausübung von Umsatzsteueransprüchen. Um gültig zu sein, muss sie eine Reihe von Pflichtangaben enthalten , andernfalls droht eine Geldstrafe.

⚠️ Erinnerung an die Pflichtangaben

In einer Rechnung müssen zahlreiche Elemente aufgeführt werden, darunter :

• Name und Anschrift der Parteien,
• Datum des Verkaufs oder der Erbringung der Dienstleistung,
• Menge und genaue Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen,
• Fälligkeitsdatum der Zahlung und Strafen für verspätete Zahlungen.

Quellen: Service Public und Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts.

Im Rahmen der Bekämpfung von Steuerbetrug legt das Finanzgesetz 2016, das am 1. Januar 2018 in Kraft tritt, außerdem fest, dass alle umsatzsteuerpflichtigen Personen, die an Privatpersonen verkaufen, ihre Transaktionen, d. h. alles, was mit den Zahlungseingängen zusammenhängt, zertifizieren lassen müssen. Unternehmen müssen künftig zertifizierte Rechnungssoftware und Kassensysteme verwenden.

Es ist also nicht mehr möglich, dass Unternehmen ihre Rechnungen mithilfe von Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder anderer nicht konformer Software erstellen. Alle Unternehmen, die nicht nachweisen können, dass sie eine Software verwenden, die dem Finanzgesetz 2016 entspricht, können mit einer Geldstrafe von 7500 € und der Verpflichtung zur Nachrüstung belegt werden.

Fehler Nr. 7: Die falsche Steuer auf einen ausländischen Kunden anwenden.

Fehler bei der Mehrwertsteuer sind weit verbreitet und lassen sich in der Regel in zwei Kategorien einteilen. Entweder vergessen die Unternehmen schlichtweg, sie anzugeben, oder sie geben den falschen Satz an. Wenn Sie versehentlich einen zu hohen Mehrwertsteuersatz angeben, ist der Betrag, den Sie erhalten haben, dem Finanzamt geschuldet. Wenn Sie eine Rechnung für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ausstellen, muss außerdem der Empfänger der Dienstleistung die Steuer abführen - vorausgesetzt, diese Information ist auf der Rechnung vermerkt.

Wenn Kunden mit ihrer Rechnung nicht zufrieden sind, haben sie das Recht, diese anzufechten, was zu Zahlungsverzug und einem Rechnungskorrekturverfahren führt. Dies ist umso mehr der Fall, wenn es sich bei dem Kunden um einen Großkunden handelt.

Die Nutzung einer Plattform für die Verwaltung von Abonnementverkäufen beseitigt nicht nur Unklarheiten oder Unsicherheiten in Bezug auf die Rechnungsstellung, sondern sorgt auch für die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verkürzt die Zahlungsdauer im Falle eines Misserfolgs. Es handelt sich um eine umfassende und leistungsfähige Lösung, die die Kundenbeziehung langfristig optimiert.

Die Punkte, die Sie beachten sollten

Zwar ist die Gewinnung eines Abonnementkunden ein entscheidender Schritt, doch erst die Qualität der Beziehung macht ihn zu einem treuen Kunden.

Die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihren Abo-Kunden mithilfe einer Plattform für die Verwaltung von Abo-Verkäufen eine gute Rechnung ausstellen wollen:

• Keine Fehler mehr: Die Rechnung ist immer konform.
• Die Zertifizierung zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.
• Anpassbar an die nutzungsbasierte Abrechnung und die zahlreichen damit verbundenen Angebote.
• Automatische und diskrete Darstellung von fehlgeschlagenen Zahlungen.

Der gesamte Rechnungsstellungsprozess wird optimiert, um die Kundenbeziehung zu verbessern und wiederkehrende Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Aussagen und Positionen sind persönlich.