Credit Management: An der Schnittstelle von Vertrieb und Finanzen
Heute sprechen wir über Credit Management und die Bedeutung der Rolle des Credit Managers in B2B-Geschäftsbeziehungen.
Das Management von Kundenrisiken und Forderungen ist für die Nachhaltigkeit und Entwicklung eines Unternehmens ebenso wichtig, wie die Generierung von Umsatz.
Und obwohl Großunternehmen am ehesten einen Credit Manager einstellen, ist diese Position auch für KMU von strategischer Bedeutung. Denn sie reagieren viel empfindlicher auf die Auswirkungen eines unsicheren Cash-flows.
Was bedeutet Credit Management?
Credit Management: Definition
Auf Deutsch spricht man auch von Kreditmanagement oder Forderungsmanagement. Doch es ist kein Zufall, dass der Begriff Credit Management aus dem englischen stammt. Diese strategische Position ist vor allem im englischsprachigen Raum zu finden.
Warum spricht man von Kredit? Das Unternehmen lässt dem Kunden die Möglichkeit einer Zahlungsfrist oder Ratenzahlung. Dadurch gewährt es dem Kunden einen zinslosen Kredit und übernimmt das Risiko:
- nicht bezahlt zu werden,
- Cash-Flow-Probleme zu haben,
- seine finanzielle Gesundheit oder sogar seine Existenz zu gefährden.
Aus diesem Grund interessiert sich das Credit Management nicht für den Umsatz und die Verkäufe. Vielmehr geht es um die Zahlungsbedingungen der Rechnungen. Es soll den Risiken unbezahlter oder verspäteter Zahlungen vorbeugen.
Wieso ist Credit Management wichtig?
Dies sind die Schlüsselthemen des Credit Managements im Unternehmen:
- Bewertung, Kontrolle und Überwachung der Kundenforderungen,
- Verringerung der Inkassozeiten und des Zahlungsverzugs,
- Reduzierung zeitraubender Verfahren wie Rechnungserinnerungen oder Inkasso,
- Optimierung des Working Capitals und der Cash-Flows,
- Ausbau der Finanzierungskapazitäten, ohne auf Bankkredite zurückgreifen zu müssen,
- Einhaltung des Liquiditätsplans,
- Verbesserung der finanziellen Gesamtsituation,
- Ausbau von gesunden Geschäftsbeziehungen.
Was macht ein Credit Manager?
Credit Manager: Definition
Als Spezialist für Forderungsmanagement verwaltet der Credit Manager Forderungen und Rechtsstreitigkeiten. Er legt die betrieblichen Richtlinien für das Kreditmanagement fest. Er sorgt dafür, dass diese im gesamten Unternehmen angewandt werden.
Deshalb untersteht er entweder:
- der Verkaufsabteilung,
- oder (im Idealfall) der Finanzabteilung.
In kleineren Organisationen können seine Aufgaben vom Chief Financial Officer (CFO) übernommen werden.
Aufgaben des Credit Managers
Seine Kompetenzen in zwei sehr unterschiedlichen Bereichen sind eine echte Herausforderung für den Credit Manager.
Er muss die Forderungen des Unternehmens unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitsweisen und kurzfristigen Zielen beider Abteilungen sichern:
- einerseits, um Umsatz zu machen und die Kunden zufriedenzustellen, indem man ihnen einen Kredit oder eine Zahlungsfrist gewährt,
- andererseits, um die Finanzen des Unternehmens streng zu kontrollieren.
Es handelt sich daher um eine verantwortungsvolle Position, die die Kluft zwischen diesen beiden Einheiten überbrückt. Er ist ein Vermittler für die Umsetzung und Kommunikation bewährter Praktiken im Bereich der Rechnungsstellung und des Zahlungsmanagements.
Kompetenzen des Credit Managers
Er beherrscht unter anderem:
- die Kostenanalyse,
- das Finanzmanagement,
- das Wirtschaftsrecht,
- integrierte Managementsysteme vom ERP-Typ, wie z. B. die SAP-Suite Software,
- Credit Management Software, zum Beispiel Collenda, die den Finanzabteilungen von KMU und Großunternehmen Beratung und maßgeschneiderte Dienstleistungen bietet:
- Risikoanalysen,
- integriertes Reporting,
- benutzerfreundliches Schnittstelle,
- automatisierte Prozesse,
- Skalierbarkeit und Flexibilität.
Die Vorgehensweise im Credit Management
Das Kreditmanagement greift vor und während der gesamten Geschäftsbeziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden ein.
Credit Management in der Kunden-Beziehungskette
- Segmentierung von Kundentypen und Implementierung von Verfahren.
- Risikoanalyse auf der Grundlage der Zahlungsfähigkeit der Kunden.
- Vertragsabschluss, Verhandlungen und Verwaltung rechtlicher Verfahren.
- Optimierung des Kapitalbedarfs und der Zahlungsbedingungen von Kunden und Lieferanten.
Die Ausarbeitung einer Strategie
Noch vor jeder Prospektions- oder Verkaufsaktion legt der Kredit-Manager eine Strategie für das Forderungsmanagement fest. Potenzielle Risiken von Zahlungsausfällen müssen vorgebeugt werden. Zahlungsausfälle können unterschiedliche Ursachen haben:
- Kundeninsolvenz,
- Rechtsstreitigkeiten,
- interne Fehlfunktionen.
Hier kann an mehreren Stellschrauben geschraubt werden:
- Weitere Segmentierung durch Vertriebs- und Marketingmanager. Sie hilft, die Arten von Risiken zu bestimmen, die mit jedem der betrachteten Kundensegmente verbunden sind.
- Die Bestimmung der Zahlungsbedingungen:
- die akzeptierten Zahlungsmethoden,
- Bedingungen und Konditionen für Anzahlungen,
- akzeptable Zahlungsbedingungen (Kreditlimit),
- die Strafen bei Zahlungsverzug,
- Mahnmethoden usw.
- Erstellung von Handelsunterlagen und ihren Vertragsklauseln, einschließlich:
- Geschäftsverträgen,
- allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB),
- Rechnungen,
- Mahnmuster.
- Die Ausarbeitung von Prozessen, wie z. B.:
- Prozesse zur Verhandlung von Zahlungsbedingungen,
- Prozesse für die Ausstellung von Rechnungen,
- Inkassoprozesse (einvernehmliche Inkassomethoden, Verzugsstrafen, Mahnungen, Rechtsstreitigkeiten) usw.
- Die Entwicklung eines Verfahrens zum Credit Management, das all diese Punkte zusammenfasst. Es sollte allen Abteilungen des Unternehmens kommuniziert werden, um eine größere Kontinuität und Transparenz zu erreichen.
- Risikomanagement und der Einsatz von:
- Factoring: Ein Kreditinstitut kauft Rechnungen zurück und bearbeitet sie gegen Zahlung einer Gebühr,
- Kreditversicherungen, um das Risiko der Nichtzahlung zu minimieren.
Umsetzung während der Verkaufsphasen (Beispiele)
- Während der Prospektionsphase befasst sich der Kreditmanager mit:
- der Kreditanalyse, d. h. mit der Bewertung der Zahlungsfähigkeit des Kunden entsprechend:
- Bilanz und Finanzergebnis,
- Wirtschaftszweig,
- Einhaltung von Verpflichtungen,
- Historie der Kundenbeziehung, falls vorhanden.
- dem daraus resultierenden Kunden-Rating (oder Scoring). Es ermöglicht die Anpassung der Mahnverfahren.
- der Kreditanalyse, d. h. mit der Bewertung der Zahlungsfähigkeit des Kunden entsprechend:
- Während der Verhandlungsphase und Phase des Vertragsabschlusses wird das akzeptable Kreditlimit (Zahlungsfrist) definiert. Dies geschieht auf der Grundlage des Cash-Flow-Bedarfs des Unternehmens, seiner Ziele und der Art des Kunden.
- Während der Fakturierungsphase werden die Richtigkeit der Rechnungen, das Vorhandensein von Vertragsklauseln und die Zahlungsbedingungen geprüft.
- Bei Konflikten wird sich um Abrechnungsstreitigkeiten und Inkassovorgänge gekümmert.
Leistungsanalyse mit Schlüsselindikatoren
Das Kreditmanagement umfasst die Berechnung und Überwachung von Schlüsselindikatoren, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
Zu den zu untersuchenden finanziellen Schlüsselindikatoren gehören:
- die DSO (Days Sales Outstanding), die die durchschnittliche Inkasso- oder Zahlungsfrist festlegt. Sie wird wie folgt berechnet: (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen / Umsatz, einschließlich Steuern) x Anzahl der Arbeitstage,
- die Quote der verspäteten Zahlungen, die wie folgt berechnet wird: überfällige Rechnungen / ausstehende Gesamtforderungen,
- die Quote der unbezahlten Rechnungen. Sie wird wie folgt berechnet: unbezahlte Rechnungen am Ende des Monats oder der Periode / Gesamtrechnungen für den Monat oder die Periode,
- das Working Capital. Es wird wie folgt berechnet: Umlaufvermögen – kurzfristige Verbindlichkeiten.
Achten Sie auf Ihre Kredite!
Seinen Kunden zu vertrauen ist gut, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen ist besser.
Credit Management dient diesem Zweck: Kundenrisiken antizipieren, statt zu reagieren… wenn es zu spät ist!