Wie lässt sich das Geschäftsreisemanagement zwischen bewährten Verfahren und Instrumenten verbessern?

Die Zeiten, in denen sich das Geschäft überwiegend in einem begrenzten geografischen Gebiet abspielte, sind lange vorbei. Im Zeitalter der Globalisierung öffnen sich die Unternehmen immer mehr. Mitarbeiter, insbesondere Vertriebsmitarbeiter, müssen reisen, manchmal auch ins Ausland, um sich mit Kunden, potenziellen Partnern usw. auszutauschen.

Auch wenn die Covid-Pandemie die Karten neu gemischt hat, indem sie die Praxis der Terminvereinbarung per Videokonferenz verallgemeinert hat, sind Geschäftsreisen noch lange nicht verschwunden. Vielmehr führt die zunehmende digitale Transformation dazu, dass sich Organisationen Gedanken über die Verbesserung ihres Geschäftsreisemanagements machen. Es ist wichtig, bei diesen Prozessen Zeit und Geld zu sparen, ohne das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine spezialisierte Plattform zu nutzen, die Geschäftsreisen teilweise oder vollständig abwickelt.

Wie können Sie Ihre Geschäftsreisen effizient verwalten und welche Instrumente können Sie dafür einsetzen? Auf welche Kriterien sollten Sie sich bei der Auswahl der am besten geeigneten Lösung stützen?

Schnallen Sie sich an, es geht los ✈️.

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Definition von Geschäftsreisen und Geschäftsreisemanagement

Zu Beginn ein kleiner Definitionspunkt, um zu verstehen, worum es in diesem Artikel genau gehen wird: Was versteht man unter Geschäftsreisen (Synonym für Geschäftsreisen) und Geschäftsreisemanagement?

Was ist eine Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise bezeichnet eine Reise, die ein Angestellter oder Unternehmer im Rahmen seiner Aufgaben unternimmt. Dabei kann es sich um :

• von Besprechungen ;
• von Konferenzen ;
• von Verhandlungen ;
• oder auch Besuche bei Kunden oder Partnern.

☝️ Es ist jedoch üblich, zwischen Geschäftsreisen und Dienstreisen zu unterscheiden, da letztere in der Regel eine längere Mobilität und größere Entfernungen beinhalten, was zusätzliche Überlegungen (z. B. über die Unterkunft) nach sich zieht.

Was ist mit dem Geschäftsreisemanagement?

Das Geschäftsreisemanagement definiert dann den Prozess der Organisation, Planung und Überwachung dieser Aufenthalte. Es umfasst verschiedene Aufgaben, wie z. B. :

• den Vergleich verschiedener Angebote ;
• die Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln ;
• die Bearbeitung der Ausgaben ;
• die Durchsetzung der internen Reiserichtlinien.

Rechtliche Beleuchtung von Geschäftsreisen

💡 Wissenswertes: Geschäftsreisen werden durch das Arbeitsgesetzbuch geregelt. Zögern Sie nicht, die offiziellen Texte zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb der Grenzen bleiben.

Sie können auch einen Blick auf unseren Artikel werfen, der die Regeln zusammenfasst, die Sie bei einer Geschäftsreise beachten müssen.

Wie kann man eine Geschäftsreise in 5 Schritten effizient organisieren?

1- Führen Sie eine Richtlinie für Geschäftsreisen ein.

Legen Sie zunächst eine detaillierte Reiserichtlinie fest, in der alle Richtlinien von der Auswahl der Anbieter über die Genehmigungsverfahren bis hin zu den Ausgabenbegrenzungen spezifiziert sind.

Stellen Sie sich dazu die richtigen Fragen, z. B. :

• Welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl von Fluggesellschaften und Hotels anwenden? Müssen Sie bestimmte Lieferanten, mit denen Sie Unternehmensvereinbarungen haben, priorisieren?
• Wie hoch ist das maximal zulässige Budget für Unterkunft, Transport und Verpflegung an verschiedenen Reisezielen?
• Wer muss Reisen genehmigen und welche Arten von Reisen erfordern besondere Genehmigungen?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sollten Sie ergreifen, wenn Sie zu Zielen reisen, die als risikoreich gelten? Wie kann die Sicherheit der Mitarbeiter in Echtzeit überwacht werden?
• Welche Fristen und Dokumente sind für die Einreichung und Genehmigung von Reisekostenabrechnungen erforderlich?

☝️ Teilen Sie diese Richtlinie natürlich allen Mitarbeitern mit und sorgen Sie dafür, dass sie leicht zugänglich bleibt.

2- Statuieren Sie, wer die Geschäftsreisen plant.

Mit anderen Worten: Haben Sie intern jemanden für diese Aufgaben oder ziehen Sie es vor, sie an externe Dienstleister zu delegieren?

Heutzutage beauftragen einige Organisationen eine spezialisierte Agentur mit dem Management ihrer Geschäftsreisen. Diese übernimmt dann den gesamten organisatorischen Prozess (Vergleich der verschiedenen Anbieter, Buchungen usw.), aber auch den gesamten Rechnungsteil. Dies ist beispielsweise bei Egencia, TravelPerk oder Selectour Affaires der Fall.

Diese Vorgehensweise ist jedoch vor allem aus Budgetgründen eher auf mittelständische und große Unternehmen beschränkt. In kleineren Unternehmen werden diese Aufgaben einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen.

• ein Assistent der Geschäftsleitung,
• eines Office Managers,
• oder sogar einem Travel Manager, wenn sie die Mittel haben, eine solche Stelle einzurichten.

3- Nutzen Sie die richtigen technologischen Hilfsmittel.

Aber für Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe nicht das Geschäftsreisemanagement ist, wie z. B. Manager, gilt: Vorsicht vor der Bandbreite, die sie dafür aufwenden müssen!

Aus diesem Grund hat sich in den letzten Jahren eine neue Art von Technologielösungen entwickelt, die zu 100 % auf das Management von Geschäftsreisen ausgerichtet sind.

Diese Plattformen sind eine perfekte Antwort auf die materiellen Bedürfnisse und den Bedarf der Unternehmen an Unterstützung bei diesen Fragen, wodurch sie wertvolle Zeit sparen können. Sie ermöglichen insbesondere :

• Prozesse wie die Buchung von Flügen und Hotels zu automatisieren ;
• die Ausgaben in Echtzeit zu kontrollieren ;
• die Verwaltung von Reiserouten zu kontrollieren.

Wir werden auf diese Tools etwas später im Artikel ⤵️ eingehen.

4- Organisieren Sie die Geschäftsreise selbst.

Ob mit oder ohne Plattform, bei der Organisation einer Geschäftsreise müssen verschiedene Aufgaben erledigt werden:

• die Ziele der Reise festlegen, um Ihre Prioritäten zu bestimmen ;
• das Budget gemäß den internen Richtlinien festlegen ;
• Transportmittel und Unterkunft auswählen, indem Sie die verschiedenen Angebote vergleichen ;
• den Zeitplan des Mitarbeiters organisieren und dabei seine zeitlichen Einschränkungen wie z. B. Termine berücksichtigen ;
• die notwendigen Dokumente vorbereiten, insbesondere Tickets, Voucher, Pässe und Visa ;
• Lösungen für den Fall vorsehen, dass der Transport storniert oder das Programm geändert werden muss.

☝️ Vergessen Sie nicht, der Sicherheit der Reisenden besondere Aufmerksamkeit zu widmen, die für Sie oberste Priorität hat. Erstellen Sie z. B. Sicherheitsprotokolle, die eine schnelle Reaktion in Notfällen gewährleisten, und informieren Sie sich über die geopolitische Lage des Landes, in das der Arbeitnehmer reist, sowie über dessen Sitten und Gebräuche.

5- Überwachen und anpassen

Schließlich empfehlen wir Ihnen, regelmäßig Prüfungen durchzuführen, um Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten beim Management Ihrer Ressourcen zu ermitteln.

Eine regelmäßige Überprüfung der Reiserichtlinien hilft auch dabei, ihre Wirksamkeit zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder das externe Umfeld ändern.

Was sind die 3 Vorteile von Plattformen für Geschäftsreisen?

Wie bereits erwähnt, scheint es angesichts all der Elemente, die bei der Verwaltung von Geschäftsreisen zu berücksichtigen sind, angebracht, sich auf eine spezielle Software zu stützen.

1. Der Hauptvorteil liegt vor allem in der Zeitersparnis. Durch die zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten übernimmt das Tool einen Teil der Arbeit für Sie, entsprechend Ihrem Budget und Ihrer internen Reiserichtlinie. Dazu gehören beispielsweise die Validierung oder die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
   
   
2. Dank der Lieferantenbeziehungen der Anbieter profitieren Sie von günstigeren Preisen, ohne dass die Effizienz der Geschäftsreisen beeinträchtigt wird. Die Plattformen helfen Ihnen auch dabei, Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Kurzum: Sie können viel Geld sparen!
   
   
3. Und schließlich (und das ist ein großer Pluspunkt!) stehen Ihnen Teams zur Seite, die Sie in der Regel rund um die Uhr unterstützen, wenn Sie ein dringendes Problem haben, das gelöst werden muss. Ein verspäteter oder annullierter Flug, eine Panne bei der Hotelbuchung... Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sich jederzeit und überall an eine Abteilung zu wenden, die sich mit solchen unvorhergesehenen Problemen befasst.

Wie wählt man eine Lösung für das Geschäftsreisemanagement aus?

Die wichtigsten Funktionen

Wenn Sie sich für eine Lösung für das Geschäftsreisemanagement entscheiden, sollten Sie als Erstes auf den Funktionsumfang achten. Anders ausgedrückt: Fragen Sie sich, was Sie wirklich brauchen.

👉 In der Regel werden folgende Funktionen erwartet:

• Zentralisierung von Buchungen. Beachten Sie jedoch, dass es allgemeine Plattformen gibt, die alle Aspekte der Reise unterstützen, während andere sich auf eine bestimmte Komponente konzentrieren (z. B. den Transport mit dem Auto) ;
• die Zentralisierung von Daten, was praktisch ist, wenn Sie nicht bei jeder Buchung erneut Informationen eingeben müssen (z. B. Reisepassnummer) ;
• die Integration Ihrer internen Geschäftsreiserichtlinien;
• Dashboards und andere Reportings, um die Daten zu analysieren;
• Automatisierte Verwaltung von Reisekostenabrechnungen;
• Überwachung und Kontrolle der Ausgaben;
• die Verwaltung von Genehmigungen mithilfe von Freigabe-Workflows ;
• Verfolgung von Reisenden in Echtzeit durch ein Tracking-System, das den Standort von reisenden Mitarbeitern ermittelt, um u. a. deren Sicherheit zu gewährleisten ;
• Integration mit anderen Tools, z. B. Buchhaltungs- und Personalverwaltungssoftware usw.

💡 Wissenswertes: Wir empfehlen Ihnen, dieses Projekt gemeinsam mit den verschiedenen Interessengruppen durchzuführen:

• den reisenden Arbeitnehmern ;
• Finanzteams, die das Budget im Auge behalten möchten ;
• Mitarbeiter, die für die Buchung und Validierung zuständig sind.

Auf diese Weise sind Sie in der Lage, die genauen Erwartungen aller Beteiligten zu erfassen und die blockierenden Punkte zu erkennen.

Weitere zu berücksichtigende Kriterien

Die Qualität des Kundenservice

Dies ist zweifellos das wichtigste Kriterium, da es auf Geschäftsreisen oft zu unvorhergesehenen Ereignissen und dringenden Situationen kommt, die in letzter Minute bewältigt werden müssen. Da ist es wichtig, sich auf einen rund um die Uhr verfügbaren und reaktionsschnellen Kundenservice verlassen zu können.

💡 Wichtig zu wissen: Entscheiden Sie sich auch für einen Anbieter, der über echtes Fachwissen in Ihrer Branche verfügt, sei es, um Ihre Anforderungen und Einschränkungen zu verstehen, sei es, um die Reiseziele, in die Sie reisen, zu beherrschen.

Einfachheit der Nutzung

Die Benutzerfreundlichkeit ist immer eines der wichtigsten Kriterien, auf die man bei der Auswahl einer Software achten sollte. Gleichzeitig, wie könnte es anders sein, wenn man sicherstellen will, dass sie von den Nutzern schnell und vollständig angenommen wird und somit von ihren zeitsparenden Versprechungen profitieren kann?

Außerdem minimiert eine einfache Lösung das Risiko, dass Mitarbeiter bei Buchungen oder der Verfolgung von Ausgaben Fehler machen.

Die Vollständigkeit des Katalogs

Genauso wie eine Privatperson, die ihre Buchungen auf Websites wie Expedia oder Booking vornimmt, möchte auch ein Geschäftsreisender die Wahl haben, sei es bei der Art der Unterkunft oder der Beförderung.

Eine Software, die über einen umfangreichen Katalog verfügt, ermöglicht es den Mitarbeitern dann, Optionen auszuwählen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind (Flugzeiten, Hotelpräferenzen, Transportmittel usw.). Diese Flexibilität ist mehr als willkommen!

Darüber hinaus verspricht ein diversifizierter Katalog Preisvorteile! Er enthält Anbieter, die zu verschiedenen (oft ausgehandelten!) Preisniveaus verfügbar sind, sodass Sie sich nach den günstigsten Lösungen umsehen und gleichzeitig Ihre Reiserichtlinien einhalten können.

Der Preis

Apropos Preis: Wir empfehlen Ihnen auch, sich den Preis der Lösung selbst anzusehen und dabei besonders auf potenzielle versteckte Kosten zu achten.

Das Ziel? Die Software auszuwählen, die eine möglichst hohe Investitionsrendite garantiert.

💡 Zögern Sie nicht, Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen!

Die Personalisierung

Jede Organisation setzt sich aus ihren eigenen Besonderheiten zusammen. In diesem Sinne muss die gewählte Plattform in der Lage sein, sich an alle Ihre Anforderungen und Eigenheiten anzupassen und Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele im Bereich des Geschäftsreisemanagements effektiv zu unterstützen.

Außerdem sollte die Software Einstellungsmöglichkeiten enthalten, um Ihre interne Geschäftsreiserichtlinie zu integrieren.

Verringerung des Reiserisikos

Die Verringerung des Risikos ist Ihre oberste Priorität!

Es ist daher denkbar, dass die ideale Lösung für das Geschäftsreisemanagement die Möglichkeit einschließt, die Mitarbeiter einfach und schnell zu verfolgen und zu unterstützen, insbesondere in Krisenfällen (Naturkatastrophen, politische Unruhen, Sicherheitsvorfälle usw.).

Parallel dazu muss sichergestellt werden, dass das Unternehmen bei Reisen die Vorschriften vollständig einhält. Übrigens übernehmen einige Plattformen die Verwaltung von Visa, Impfungen oder auch Reiseversicherungen.

Die Mobilität

Schließlich muss der Reisende natürlich die Möglichkeit haben, die Software mobil zu nutzen, um seine Reise zu verwalten oder auch einen Notfall zu lösen, während er bereits unterwegs ist.

Darüber hinaus ermöglicht eine mobile Anwendung, nützliche Benachrichtigungen in Echtzeit zu erhalten, z. B. Informationen über eine Flugverspätung.

Welche Lösung für das Geschäftsreisemanagement sollten Sie wählen?

Nun, ganz einfach diejenige, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist 😉.

Einige Plattformen sind eher allgemein gehalten und kümmern sich um alle Aspekte Ihrer Geschäftsreise, vom Flug über Hotels bis hin zur Anmietung eines Fahrzeugs mit Fahrer.

Andere sind eher spezialisiert (und daher in ihrem Bereich sehr leistungsstark), wie zum Beispiel Bolt Business, das die Geschäftsreisen von kleinen und mittleren Unternehmen flexibel und kostengünstig verwalten soll.

Mit Bolt Business können Sie :

• Sie können die Buchung und Koordination von Geschäftsreisen über eine einzige Plattform effizient steuern;
• kontrollieren Sie Ihre Reisekosten durch zentrale Rechnungsstellung, flexible Zahlungsoptionen und detaillierte Berichte;
• Verbessern Sie das Reiseerlebnis, indem Sie schnelle und zuverlässige Transportmöglichkeiten in verschiedenen Städten nutzen;
• fördern Sie die Nachhaltigkeit mit umweltfreundlicheren Mobilitätsalternativen.

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Neue Trends im Geschäftsreisemanagement

Es tut sich was auf der Seite der Geschäftsreisen!

Wie jeder andere Bereich muss sich auch die Geschäftsreisebranche mit neuen Anliegen von Verbrauchern und Mitarbeitern auseinandersetzen. Dazu gehört alles, was mit ökologischer Verantwortung zu tun hat, und die Bereitschaft einiger Unternehmen, eine Politik der Nachhaltigkeit zu entfalten. Von nun an müssen die Plattformen folgende Parameter einbeziehen:

• umweltfreundliche Transportmittel (Züge statt Kurzstreckenflüge, Mitfahrgelegenheiten usw.) ;
• eine Auswahl an "grüneren" Hotels und Dienstleistern ;
• Tools zur Berechnung von Emissionen, um die Auswirkungen von Reisen besser einschätzen zu können.

Parallel dazu gehen die technologischen Fortschritte in Richtung einer stärkeren Optimierung und Automatisierung. Wie könnte man hier nicht die künstliche Intelligenz erwähnen, die man sich perfekt vorstellen kann, um Reiserouten zu perfektionieren, die besten Angebote zu finden und unvorhergesehene Ereignisse in Echtzeit zu bewältigen?

Schließlich muss in einer Zeit, in der die Bindung von Talenten für viele Unternehmen zu einer großen Herausforderung wird, das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeiter eines der Hauptanliegen der Travel Manager bleiben. Die Mitarbeiter verdienen das bestmögliche Erlebnis, auch wenn Sie mit Ihren eigenen budgetären und organisatorischen Einschränkungen zurechtkommen müssen.

Aber die gute Nachricht ist, dass die meisten Lösungen auf dem neuesten Stand sind. Sie haben sich mit den Trends weiterentwickelt, um die Geschäftsreise zu einem echten Hebel für mehr Effizienz zu machen!