Der ultimative Leitfaden für die Entwicklung einer effektiven Reiserichtlinie ohne Turbulenzen

Geschäftsreisen sind ein Synonym für Geschäftschancen und bieten Arbeitnehmern die Möglichkeit, das Nützliche mit dem Angenehmen zu verbinden. Doch wenn die Dinge nicht so laufen, wie geplant, kann aus einer guten Erfahrung eine Katastrophe werden - sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen. Erstere müssen manchmal unter nicht optimalen Aufenthaltsbedingungen leiden und sehen im schlimmsten Fall ihre Sicherheit gefährdet, während letztere möglicherweise eine Explosion ihrer Betriebskosten hinnehmen müssen.

Der beste Weg, all dies zu regulieren? Sie sollten eine Reiserichtlinie entwickeln und umsetzen, die einen klaren Rahmen vorgibt, von dem alle profitieren.

Dieses Dokument muss eine ganze Reihe von Elementen enthalten, und Sie sind verpflichtet, eine Reihe bewährter Praktiken zu kennen, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre neuen Richtlinien verstanden und vollständig übernommen werden.

Hier hilft Ihnen unser Artikel und unsere PDF-Vorlage für Reiserichtlinien , die Sie weiter unten finden.

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Was ist eine Reiserichtlinie?

Die Reiserichtlinie (Travel Policy, TPP) wird in der Regel vom Travel Manager oder in kleineren Organisationen von der Geschäftsleitung und der Personalabteilung aufgestellt und definiert die Regeln und Prozesse, die für die Geschäftsreisen der Mitarbeiter gelten.

Sie legt verschiedene Aspekte fest:

• die erlaubten Transportmittel ;
• die Auswahl der Unterkünfte (Arten und Kategorien) ;
• den Buchungs- und Genehmigungsprozess ;
• die Budgetgrenzen pro Ausgabenart ;
• Bedingungen für die Erstattung von Kosten ;
• Sicherheitsvorschriften für Reisen;
• die Nutzung von Buchungstools ;
• das erwartete Verhalten der Reisenden.

💡 Die Reiserichtlinie ermöglicht auch die Einführung ausgehandelter Rahmenverträge, um bei Anbietern wie Hotels oder Fluggesellschaften die besten Konditionen und Rabatte zu erhalten. Diese Art von Vereinbarungen trägt zur Kostenoptimierung bei und standardisiert gleichzeitig die Buchungen.

Warum ist es wichtig, eine Reiserichtlinie für Unternehmen festzulegen?

Der Hauptzweck einer Reiserichtlinie? Es sollen klare Regeln für alle Aspekte der Reise festgelegt werden, von der Buchung des Transports über die Auswahl der Unterkünfte bis hin zur Verwaltung der damit verbundenen Kosten. Auf diese Weise haben alle den gleichen Informationsstand, wissen, wie sie vorgehen müssen, um das Erlebnis so reibungslos wie möglich zu gestalten. Das Ergebnis ist weniger Zeitaufwand für die Organisation, sowohl für die Travel Manager als auch für die Mitarbeiter. ✅

Natürlich spielt auch der Aspekt des Budgets eine Rolle. Mit einer guten Reisekostenrichtlinie können Sie die damit verbundenen Ausgaben besser kontrollieren. Sie reduzieren überhöhte Kosten und wissen im Voraus, wie viel Geld Sie pro Jahr für Geschäftsreisen ausgeben werden.

Schließlich tragen Sie durch Transparenz und Fairness in Form eines gemeinsamen Rahmens zu einer guten Beziehung zu Ihren Mitarbeitern bei. Sie vermeiden Konflikte wie "Warum hat jemand eine bessere Unterkunft bekommen als ich? ". Darüber hinaus enthalten Reiserichtlinien in der Regel auch einen Abschnitt über die Sicherheit der Reisenden (Versicherung, Erstattung medizinischer Kosten, Präventionsmaßnahmen usw.).

Was beinhaltet die Reiserichtlinie eines Unternehmens?

Jedes Unternehmen wird seine eigene Reiserichtlinie einführen, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Der Inhalt bleibt jedoch von einer Organisation zur anderen im Wesentlichen gleich.

👉 Hier sind die Elemente, die traditionell vorkommen:

Das Jahresbudget und die Obergrenzen für Ausgaben.

• Transport (Flugtickets, Zugtickets, Mietwagen usw.) ;
• Unterkunft (Hotels oder Mietwohnungen) ;
• Mahlzeiten, d. h. Kosten für die Verpflegung ;
• sonstige Ausgaben (verschiedene Kosten, Taxis, Parkgebühren usw.).

💡 Häufig werden für jede Kategorie Ausgabenobergrenzen festgelegt, um Exzesse zu vermeiden. Zu ihnen gehören:

• Höchstbeträge für Flugtickets oder Hotels ;
• Höchstgrenzen für tägliche Mahlzeiten.

Erlaubte Verkehrsmittel (nach bestimmten Kriterien, z. B. Dauer und Ziel der Reise).

• öffentliche Verkehrsmittel ;
• Mietwagen, für kurze Strecken oder wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht verfügbar sind ;
• Flugzeug, je nach Entfernung und Dauer der Reise (Flug in der Economy-Klasse für kurze Strecken, Business-Klasse für lange Strecken usw.) ;
• andere Optionen wie Fahrgemeinschaften, Taxi, VTC usw.

Regeln für die Unterbringung und Verpflegung

• Arten von Unterkünften (Hotels, Wohnungen oder andere Arten von Unterkünften) ;
• Höchstbetrag pro Nacht für jede Hotelkategorie ;
• Mahlzeiten, mit Höchstbeträgen, je nach Reiseziel (Mahlzeiten in Restaurants, Geschäftsessen usw.).

💡 Die Richtlinie kann auch festlegen, ob die Mahlzeiten mit einem Kunden oder Kollegen eingenommen werden müssen oder ob sie persönlich sind.

Sicherheit der Reisenden

• Reiseversicherungen (welche Deckung im Falle eines Unfalls, einer Krankheit oder einer Stornierung der Reise) ;
• Notfallprotokolle, d. h. Maßnahmen, die im Falle einer unvorhergesehenen Situation (Streiks, Unfälle, Naturkatastrophen usw.) zu ergreifen sind ;
• Gesundheitssicherheit, Ratschläge zu Impfungen, Schutzausrüstung usw. ;
• Notfallnummern und Kontakte, die man im Bedarfsfall haben sollte.

Die Verfahren für die Buchung und Erstattung

• Buchungsinstrumente (Plattform, eigene Agentur usw.) ;
• Verfahren für die Rückerstattung ;
• Belegdokumente (Rechnungen, Quittungen usw.).

Nachhaltigkeit und ökologische Verantwortung

• Umweltbewusstes Reisen: Bevorzugung von Zug- statt Flugreisen, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel usw. ;
• Auswahl von umweltfreundlichen Hotels.

Beispiele für besondere Fälle.

Wir empfehlen Ihnen, bei Ihren Reiserichtlinien besondere Szenarien zu berücksichtigen, die nicht unbedingt in die Standardkategorien passen.

Zum Beispiel:

• Was tun, wenn ein Mitarbeiter seinen Aufenthalt aus persönlichen Gründen verlängert?
• Was tun, wenn eine Reise in letzter Minute abgesagt wird?
• Nach welchen Kriterien sollte man ein Hotel in Bezug auf die Lage auswählen?
• Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter bei einem Verwandten vor Ort untergebracht werden möchte?

Wie legen Sie Ihre Reiserichtlinien fest?

1 - Legen Sie die Ziele Ihrer Reiserichtlinie fest.

Wie bei jedem Projekt beginnt auch die Entwicklung einer Reiserichtlinie mit der Festlegung klarer Ziele.

Soll das Budget für Geschäftsreisen gesenkt werden?

Oder soll der Zeitaufwand für die Organisation von Reisen verringert werden? ⏱️

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ziele genau zu identifizieren, damit Sie Ihre Entscheidungen danach ausrichten können. Wenn Sie z. B. die Kontrolle der Betriebskosten priorisieren, dann werden Sie sich auf die Aushandlung von Vorzugspreisen bei Lieferanten konzentrieren.

2 - Analysieren Sie die Bedürfnisse des Unternehmens.

Parallel dazu ist es wichtig, den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens an Geschäftsreisen zu ermitteln.

Ermitteln Sie zunächst, welche Ziele häufig besucht werden, ob lokal oder international, und welche Arten von Reisen am häufigsten vorkommen (Sitzungen, Seminare, Geschäftsbesuche usw.).

Ermitteln Sie auch die aktuellen Kosten, die mit diesen Reisen verbunden sind, indem Sie die Ausgaben für Transport, Unterkunft und Nebenkosten überprüfen.

So können Sie feststellen, in welchen Bereichen am ehesten Einsparungen möglich sind.

3 - Erstellen Sie das Budget

Das Reisebudget ist ein wichtiger Bestandteil jeder Politik. Es sollte realistisch sein und sich an den Bedürfnissen des Unternehmens sowie an den zuvor festgelegten Zielen orientieren.

Zunächst sollten Sie berechnen, wie viel Geld Sie pro Jahr für Geschäftsreisen ausgeben können, wobei Sie alle Ausgabenposten berücksichtigen sollten. Natürlich kann die Gesamtschätzung je nach Art des Aufenthalts verfeinert werden, da einige Reisen mehr Ressourcen erfordern als andere (internationale Reisen, Konferenzen usw.).

Zur Kostenkontrolle gehört auch die Festlegung von Ausgabenobergrenzen für die einzelnen Kategorien. Wie hoch ist z. B. das maximale Budget pro Nacht für ein Hotel? Welche Summe ist für ein Flugticket akzeptabel?

☝️ Alle Grenzen sollten unter Berücksichtigung der Marktstandards festgelegt werden!

💡 Tipp: Planen Sie einen Sicherheitspuffer für Unvorhergesehenes ein. So sind Sie in der Lage, Preiserhöhungen oder außergewöhnliche Situationen ohne großen Schaden zu überstehen.

4 - Bestimmen Sie, was die Reiserichtlinien enthalten sollen.

Bühne frei für die Gestaltung der Reiserichtlinie an sich!

Sie setzt sich aus allen Elementen zusammen, die oben im vorherigen Abschnitt aufgelistet wurden, und lässt keinen Raum für Interpretationen.

Seien Sie so klar wie möglich über jeden Aspekt, der diese Richtlinie ausmacht, von den erlaubten Verkehrsmitteln über die Unterbringungskategorien bis hin zu den Ausgabenobergrenzen.

5 - Verhandeln Sie mit den Anbietern

Sobald die Regeln feststehen, ist es an der Zeit, Rahmenverträge mit den verschiedenen Anbietern auszuhandeln, seien es Fluggesellschaften, Hotels oder auch Autovermietungen.

Warum sollten Sie das tun? Weil Sie mit diesen Vereinbarungen Vorzugstarife (im Austausch für garantierte Mengen) und andere vorteilhafte Bedingungen für das Unternehmen erhalten.

💡 Tipp: Bevorzugen Sie Unternehmen, die flexible Bedingungen für kurzfristige Stornierungen oder Änderungen bieten, denn etwas Unvorhergesehenes kann immer passieren!

6 - Verbreiten Sie die Reiserichtlinien.

Nachdem Sie Ihre Reiserichtlinien ausgearbeitet haben, ist es an der Zeit, sie zu verbreiten und über die eingeführten Regeln zu informieren.

Organisieren Sie dazu je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens Präsentationssitzungen, Webinare oder Informationsveranstaltungen. Am besten entscheiden Sie sich für ein zentrales Online-Dokument, das die Mitarbeiter jederzeit einsehen können.

7 - Aktualisieren Sie das Dokument regelmäßig.

Eine gute Reiserichtlinie entwickelt sich im Laufe der Zeit weiter, je nach Feedback der Mitarbeiter und Veränderungen auf dem Markt.

Die Aktualisierung des Dokuments bedeutet, dass man im Vorfeld analysiert, was funktioniert, aber auch, dass man Blockadepunkte identifiziert. Wenn Mitarbeiter sich beispielsweise nicht an die festgelegten Richtlinien halten (z. B. Überschreitung des Preises für eine Unterkunft), müssen Sie herausfinden, :

• ob es daran liegt, dass der vorgegebene Rahmen nicht mit den tatsächlichen Bedürfnissen und dem Markt übereinstimmt;
• ob dies aus "Luxusgeschmack" geschieht.

☝️ Eine dynamische Reiserichtlinie ist eine Reiserichtlinie, die weiterhin auf die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens reagiert.

Wie kann eine erfolgreiche Reiserichtlinie aussehen? 5 bewährte Praktiken, die Sie kennen sollten.

1 - Machen Sie die Dinge so klar und einfach wie möglich.

Häufig besteht die erste Klippe, in die Travel Manager und andere Geschäftsreisemanager stolpern, darin, ihre Reiserichtlinien viel zu kompliziert zu gestalten, um sie zu verstehen. 😬

Das Ziel ist jedoch, dass sich die Mitarbeiter problemlos darauf beziehen können. Sie müssen auf einen Blick erfassen :

• alle Informationen zu Unterkünften, Mahlzeiten, Reisen usw. ;
• die Prozesse zur Genehmigung bzw. Reklamation bei Problemen.
• wie mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen ist usw.

Natürlich sollten Sie stets für eine optimale Kommunikation sorgen. Wenn ein Mitarbeiter z. B. Schwierigkeiten mit einem Punkt hat, muss er sich darauf verlassen können, dass ein Ansprechpartner zur Verfügung steht, der den Schleier lüftet. Bei Bedarf können Sie auch Schulungen anbieten (z. B. zur Nutzung von Buchungsplattformen).

2 - Personalisieren Sie die Reiserichtlinie, indem Sie die Mitarbeiter einbeziehen.

Eine effektive Reiserichtlinie ist eine Reiserichtlinie, die entsprechend der tatsächlichen Situation in Ihrem Unternehmen angepasst wird.

Und die Mitarbeiter wissen am besten, wie eine Geschäftsreise zu Ihnen abläuft, und das sind zweifellos die Mitarbeiter selbst. Daher ist es wichtig , sie bei der Erstellung des EVP von Anfang an einzubeziehen, vor allem in der Phase der Bedarfsanalyse.

Dies hat noch einen weiteren Vorteil: Indem Sie die Beschäftigten in den Prozess einbeziehen, erleichtern Sie es ihnen, sich mit der Veränderung anzufreunden, vor allem, wenn Ihre neue Reiserichtlinie ziemlich viel Bewegung in die Sache bringt (Sie zeigen, dass ihre Meinung zählt!).

💡 Tipp: Sammeln Sie das Feedback der Mitarbeiter nicht nur während des Aufbaus der Reiserichtlinien. Während der gesamten Zeit sollten Sie ihnen zuhören, um das Dokument und die Richtlinien stetig zu verbessern.

3 - Gestalten Sie Ihre Richtlinien flexibel.

Eine Reiserichtlinie sollte nicht zu starr sein, auch wenn sie den Rahmen vorgibt. Beispielsweise können Sie den Mitarbeitern vorschreiben, dass sie ein bestimmtes Budget nicht überschreiten dürfen, ohne die Wahl der Einrichtung vorzuschreiben (es sei denn, es gibt spezielle Vereinbarungen).

Außerdem sollte den Reisenden nach Möglichkeit eine gewisse Autonomie eingeräumt werden. Warum lassen Sie sie nicht selbst die Buchungen vornehmen, über Plattformen, die Sie vorher ausgewählt haben und die Ihren Bedingungen entsprechen?

Das verbessert nicht nur das Reiseerlebnis, sondern spart auch Zeit bei der Verwaltung.

4 - Bringen Sie Reisepolitik und CSR in Einklang.

Die Ausrichtung der Reiserichtlinie an CSR-Zielen zeigt, dass sich das Unternehmen für nachhaltige und verantwortungsvolle Praktiken einsetzt. Indem es Umweltkriterien in das Reisemanagement einbezieht, reduziert es seinen CO2-Fußabdruck (Bevorzugung von Zugfahrten, Ermutigung der Reisenden zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel usw.).

🎯Das Ziel, zusätzlich zur klimatischen Dringlichkeit? Ein positives Image des Unternehmens zu fördern, sowohl intern bei den Mitarbeitern als auch extern bei Partnern und Kunden.

5 - Verwenden Sie geeignete Tools.

Was wäre, wenn der einfachste Weg, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens umzusetzen, die Verwendung einer speziellen Software wäre?

Sie versprechen den Unternehmen nämlich viele Vorteile:

• Die Zentralisierung von Informationen: Alle Buchungen, Ausgaben und Informationen werden an einem Ort zusammengefasst, was den Zugriff und die Steuerung der Aktivitäten erleichtert.
  
  
• Die Vereinfachung des Buchungsprozesses: Die Mitarbeiter buchen ihre verschiedenen Leistungen einfach und schnell und halten sich dabei an die eingeführten Reiserichtlinien.
  
  
• Ausgabenverfolgung: Mit Ihrer Software können Sie die Ausgaben in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass die vordefinierten Obergrenzen eingehalten werden.
  
  
• Bessere Einhaltung der Vorschriften: Automatische Warnmeldungen erinnern an die Regeln der Reiserichtlinien und weisen auf beantragte Ausnahmen hin.
  
  
• Die Aushandlung von Vorzugspreisen: Durch die Zentralisierung von Buchungen können Sie bessere Preise mit den Anbietern (Hotels, Fluggesellschaften usw.) aushandeln.
  
  
• Verbessertes Reiseerlebnis: Die Mitarbeiter profitieren von einem optimierten Buchungsprozess mit einfachem Zugang zu den vom Unternehmen genehmigten Optionen. So können Sie ein viel reibungsloseres Reiseerlebnis genießen!

🛠️ Software-Beispiel :

Navan ist eine Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen. Dank eines umfangreichen Inventars haben die Nutzer Zugriff auf eine Vielzahl von Angeboten, die zu ausgehandelten Preisen erhältlich sind, und profitieren gleichzeitig von vorteilhaften Treueprogrammen. Ihre Reiserichtlinien können direkt in die Lösung integriert werden: So nehmen die Mitarbeiter die Buchungen selbstständig vor und Sie müssen nicht ständig die Kosten kontrollieren. Alle Informationen sind zentralisiert und zugänglich, um das Leben des reisenden Mitarbeiters zu vereinfachen. Und im Falle von Problemen oder Notfällen kann er sich auf eine rund um die Uhr verfügbare Reiseassistenz verlassen.

Ihre Vorlage für eine Firmenreiserichtlinie

Um Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Dokuments zu helfen, finden Sie hier ein PDF-Muster für eine Firmenreiserichtlinie, das Sie kostenlos herunterladen können.

Zögern Sie nicht, sich davon inspirieren zu lassen!

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Was sollte man aus der Reiserichtlinie lernen?

Wenn Ihr Unternehmen viele Geschäftsreisen organisiert, ist es wichtig, dass Sie eine klare und umfassende Reiserichtlinie aufbauen. Was ist ihr Mehrwert? Sie spart Ihnen Zeit, sichert Ihr Budget und trägt nicht zuletzt zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei.

Die Wirksamkeit der Reiserichtlinien hängt jedoch davon ab, dass sie im Einklang mit den Unternehmenszielen und der Realität vor Ort entwickelt werden. Hier sind die Mitarbeiter Ihr größter Trumpf: Indem sie ihre Erfahrungen mit Ihnen teilen, helfen sie Ihnen, wirklich relevante und praktikable Richtlinien zu entwickeln.

Und wenn diese Richtlinie erst einmal aufgebaut ist, werden Sie ermutigt, bewährte Verfahren einzuführen, damit sie problemlos befolgt werden kann. Hier wird Ihnen die Technologie zu Hilfe kommen und Sie bei der Durchsetzung des Rahmens unterstützen. Ihre Mitarbeiter müssen dann nur noch ihren Koffer packen und können beruhigt in den Urlaub fliegen! ✈️