Verwalten Sie Ihre Ausgaben leichter mit einer Firmenkreditkarte
Die Firmenkreditkarte bietet eine nachhaltige Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben, insbesondere für die Verwaltung von Spesenabrechnungen, in Unternehmen. Sie ist die Antwort auf ein echtes buchhalterisches Kopfzerbrechen und eine Vielzahl von zeitraubenden Eingaben für die Arbeitnehmer.
Eine geschäftliche Bankkarte ist nicht mehr nur der Geschäftsleitung vorbehalten. Sie ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zurückzugewinnen, indem Sie Ihren Mitarbeitern mehr Autonomie in Bezug auf ihre Geschäftsausgaben geben. Es handelt sich um ein einfaches und nachvollziehbares Zahlungsmittel.
INHALT
Verabschieden Sie sich vom Papierkram: die Vorteile einer geschäftlichen Bankkarte.
Jeder Mitarbeiter, der Geschäftsausgaben tätigt, kann potenziell von seinem Unternehmen eine Bankkarte erhalten. Welche Vorteile bringt das mit sich?
- Vereinfachung der Ausgaben: Jeder Arbeitnehmer übernimmt die Ausgaben für Reisen (Zug/Flug, Hotel, Verpflegung usw.) oder z. B. für Geschäftsessen selbst. Dies entlastet die Personal- und Buchhaltungsabteilungen.
- Zentralisierung der Ausgaben: Ein Unternehmen verfügt über ein einziges Konto, von dem die Ausgaben der Mitarbeiter abgezogen werden, unabhängig davon, wie viele Bankkarten daran hängen.
- Buchhaltung und Finanzmanagement in Echtzeit: Ihr Buchhalter oder CFO kann auf einer Oberfläche die Ausgaben der Mitarbeiter einsehen. Sie müssen nicht mehr auf den Erhalt der Belege warten.
- Zeitersparnis: Es wird geschätzt, dass ein französischer Arbeitnehmer durchschnittlich 27 Minuten pro Spesenabrechnung aufwendet. Mit einer Firmenkreditkarte kann diese vorgelagerte Bearbeitung der Spesenabrechnungen eingespart werden.
- Erleichterte Verwaltung von Spesenabrechnungen: Zwei Zahlen sollen dies verdeutlichen:
59 % der Arbeitnehmer verfügen nicht über eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.
83 % von ihnen würden die Einführung einer solchen Lösung in ihrem Unternehmen begrüßen.
Quelle: Finyear
Der Hauptvorteil, den sie wahrnehmen, ist die Möglichkeit, die Kosten auch dann erstattet zu bekommen, wenn der Beleg verlegt wird. Die Firmenkreditkarte geht noch einen Schritt weiter: Die Arbeitnehmer müssen die Kosten nicht mehr vorstrecken und keine Zeit mehr damit verschwenden, im Nachhinein eine Erstattung zu beantragen.
Mit Mooncard zum Beispiel erhalten Sie nach der Kartenzahlung eine Bestätigungs-SMS, in der Sie aufgefordert werden, den Beleg über die mobile Anwendung zu fotografieren. Vergessen Sie nichts, schicken Sie den Beleg und sichern Sie sich die Rückerstattung! Das erleichtert die Verwaltung und das Management von Geschäftsausgaben.
Der Fall der virtuellen Bankkarte
Eine virtuelle Bankkarte funktioniert genau nach demselben Prinzip wie eine herkömmliche Bankkarte. Mit diesem papierlosen Service können Sie Zahlungen online oder aus der Ferne vornehmen.
Aber warum sollte man sich dann für eine virtuelle Bankkarte entscheiden? Was sind die Vorteile?
- Flexibilität : Sie bestimmen die Höhe des Limits und die Gültigkeitsdauer,
- Sicherheit : Die Karte kann jederzeit gesperrt werden und bietet eine hohe Reaktionsfähigkeit, die Daten werden nach den höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt.
- Freiheit : Die Karte kann einmalig oder wiederkehrend verwendet werden, Sie haben die Wahl.
Die Anytime-Lösung bietet eine virtuelle Bankkarte, die alle diese Vorteile in sich vereint und ein leistungsstarkes Instrument für Unternehmen darstellt, die ihre Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Ausgaben autonom machen und ihre Kosten transparent kontrollieren möchten. Sie legen die Parameter Ihrer Karte fest und die Details werden Ihnen per SMS zugesandt. Sie brauchen sie nur noch zu benutzen! Die von Anytime angebotene virtuelle MasterCard®-Karte ist mit allen Banken kompatibel.
Was tun, wenn ein Arbeitnehmer die Karte missbräuchlich verwendet?
Bei der Verwendung von geschäftlichen Bankkarten kann es zu Missbräuchen kommen, z. B. wenn die Karte für persönliche Ausgaben verwendet wird oder der Ausgabebetrag den Kontostand übersteigt.
Um diese Auswüchse zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen :
- Ausgabenobergrenzen für jede Karte festzulegen (pro Tag, Woche, Monat usw.),
- einen geografischen Bereich für die Gültigkeit der Karte festzulegen und so Kosten für unvorhergesehene Ausgaben im Ausland zu vermeiden,
- darauf zu achten, dass das belastete Konto ausreichend gedeckt ist, um eine Überziehung und die damit verbundenen Kosten zu vermeiden,
- eine Karte mit systematischer Autorisierung zu verwenden, die den Kontostand überprüft, bevor sie eine Kartenzahlung oder eine Abhebung akzeptiert.
Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung
Ohne Firmenbankkarte tätigen Ihre Mitarbeiter Zahlungen und strecken ihre Kosten vor. Anschließend geben sie ihre Spesenabrechnungen ein und übermitteln Rechnungen und Quittungen an die Buchhaltung oder Finanzabteilung, um die Kosten erstattet zu bekommen.
Stellen Sie sich nun vor, dass Ihre Mitarbeiter diese Zahlungen mit einer Firmenbankkarte tätigen, die mit dem Konto Ihres Unternehmens verbunden ist. Die Mitarbeiter sparen Zeit - sie müssen ihre Spesenabrechnungen nicht mehr eingeben und warten, bis sie bestätigt und dann erstattet werden; die Finanz- und Buchhaltungsteams werden entlastet: Sie können über eine Online-Schnittstelle die Ausgaben jedes Einzelnen in Echtzeit verfolgen, Budgets erstellen und schnell auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.
Das Spendesk-Tool gibt Ihnen diese Freiheit und Agilität. Ihre Mitarbeiter begleichen ihre Ausgaben selbst, fotografieren einfach die Quittung als Beweis für die Spesenabrechnung. Die Ausgaben des Unternehmens sind in einer einzigen Schnittstelle präsent und werden dank der Interoperabilität der Lösung an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.
Ich spare 2 bis 3 Tage pro Monat bei der Bankabstimmung. Für die Nachbearbeitung der Ausgaben benötige ich beim Abschluss nur noch halb so viel Zeit.
Julie Dupré - Assistentin für Buchhaltung und Personalwesen bei Evaneos
Wie wählen Sie Ihre Firmenbankkarte aus?
Es gibt mehrere Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten:
- die Anzahl der Karten, die Sie benötigen,
- den Preis entsprechend Ihrem Budget,
- die Obergrenzen für die Ausgaben,
- die Möglichkeit, für jede Karte variable Obergrenzen festzulegen,
- die Möglichkeit, ein Limit pro Tag, pro Woche oder pro Monat festzulegen,
- welche Art von Karte zu Ihnen passt usw.
14% der französischen KMU nutzen Firmenbankkarten.
Quelle: Mooncard
Wie sieht es bei Ihnen aus? Brauchen Sie eher eine physische Bankkarte oder reicht eine virtuelle Karte für einige Ihrer Mitarbeiter aus, die nur online Ausgaben tätigen?
Verwalten Sie Ihre Geschäftsausgaben ganz einfach
Seine Geschäftsausgaben zu verwalten, ohne die Visitenkarte von einem Mitarbeiter zum anderen weiterzureichen, ist jetzt möglich. Die Geschäftskosten werden nun dezentralisiert: Jeder Mitarbeiter bezahlt seine geschäftlichen Einkäufe selbst, innerhalb des ihm zugestandenen Höchstbetrags. Ihre Mitarbeiter werden sich auch darüber freuen, dass sie ihre Spesenabrechnungen nicht mehr eingeben müssen!
Flexibilität, Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit... Worauf warten Sie noch, um die Firmenkreditkarte für Ihre Mitarbeiter einzuführen?
Artikel übersetzt aus dem Französischen