Alles über die Aufbewahrung von Spesenabrechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form
Die Aufbewahrung der Spesenabrechnung und ihrer Belege bringt eine Reihe von Pflichten mit sich, die Sie kennen sollten, um das Risiko einer Bestrafung zu vermeiden.
Da bestimmte Kosten von den Abgaben befreit sind, kann die Verwaltung Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält und z. B. Sachleistungen nicht verschleiert.
Wie lange müssen Rechnungen und Belege für Werbungskosten aufbewahrt werden? Gibt es im Zeitalter der Digitalisierung andere Regeln für eine eingescannte Spesenabrechnung?
Spesenabrechnung und Belege: eine kurze Erinnerung
Die Spesenabrechnung ist ein Formular, das ausgefüllt wird, um Kosten anzugeben, die der Arbeitnehmer im Interesse des Unternehmens vorgestreckt hat, und dem der Spesenbeleg beigefügt wird, der die Ausgabe belegt.
Es kann sich um ein Papierdokument handeln, aber immer mehr Verwaltungsabteilungen entscheiden sich für die papierlose Spesenabrechnung. In diesem Fall wird das Formular gescannt oder in einer speziellen Anwendung bearbeitet, und die Belege werden fotografiert oder gescannt, als Anhänge angefügt und auf einem Server gespeichert.
Die Dauer der Aufbewahrung von Spesenbelegen
Seit dem 1. Januar 2019 enthält das Gesetz zur Finanzierung der Sozialversicherung eine Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen, die für die Berechnung der Bemessungsgrundlage und die Prüfung der Sozialbeiträge und -abgaben durch die Urssaf erforderlich sind, für mindestens 6 Jahre.
☝️ Beachten Sie jedoch, dass Artikel L 123-22 des Handelsgesetzbuches eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Buchhaltungsunterlagen und Belege ab dem Abschluss des Geschäftsjahres vorsieht. Da Spesenbelege auch für die Buchhaltung verwendet werden, sollten Sie eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wählen, um auf der sicheren Seite zu sein.
✅ Wenn Sie Ihre Schränke oder Regale nicht ein Jahrzehnt lang mit Quittungen füllen wollen, erweist sich die Entmaterialisierung als eine gute Option.
Sie werden im Falle einer Urssaf-Kontrolle umso leichter zu finden sein, dank einer Suche nach Datum oder Schlüsselwort.
Außerdem gibt es keine Probleme mehr mit verschwindender Tinte und verblassenden Daten oder Beträgen!
Aber hat das denselben Wert wie die Spesenabrechnung und die Originalbelege?
Aufbewahrung und Entmaterialisierung: Das Gesetz passt sich an.
Seit dem Erlass des oben behandelten Gesetzes zur Finanzierung der Sozialversicherung vom 23. Mai 2019 (Artikel L.243-16 des Sozialversicherungsgesetzbuchs) hat die Digitalisierung von Belegen für Spesenabrechnungen einen Beweiswert, d. h. sie ist gesetzlich vorgeschrieben.
Dennoch muss sie mehrere Bedingungen erfüllen, um mit der Aufbewahrung von Spesenbelegen in Papierform gleichzuziehen:
- die Quittung muss identisch reproduziert werden , um eine originalgetreue Kopie zu gewährleisten ;
- das gewählte Format ist einzigartig, damit es langfristig von allen Systemen gelesen und verarbeitet werden kann (PDF-Format oder Unterformat PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
- die Digitalisierung muss dem allgemeinen Sicherheitsstandard (RGS) der Ein-Sterne-Stufe entsprechen, insbesondere mit einem Zeitstempelsystem, das die verschiedenen durchgeführten Vorgänge nachvollziehen kann.
⚠️ Alle Spesenabrechnungen (und Belege), die vor dem 1. Juli 2010, dem Datum des Inkrafttretens des Erlasses, datiert sind, müssen in Papierform aufbewahrt werden, um rechtsgültig zu sein.
Warum sollte man seine Spesenabrechnungen richtig aufbewahren?
Die Aufbewahrung der Spesenabrechnung erfüllt 2 Pflichten und Ziele. Sie ermöglicht es, den Steuerbehörden den Nachweis zu erbringen :
- Einerseits, dass die Erstattungen tatsächlich berufliche und nicht private Ausgaben betreffen;
- andererseits, dass sie für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer in Frage kommen, was nicht bei allen Kosten der Fall ist.
Im Falle einer Urssaf-Kontrolle
Wir haben es bereits angesprochen, aber es ist die Urssaf, die die Spielregeln festlegt und Kontrollen durchführt, entweder stichprobenartig oder bei Betrugsverdacht (wie bei dem eingangs erwähnten verschleierten geldwerten Vorteil).
Bewahren Sie zu diesem Zweck alle Belege auf wie :
- den Beleg für die Essensrechnung (Quittung vom Restaurant, Caterer oder Supermarkt),
- die Rechnung des Taxis,
- die Hotelrechnung,
- den Beleg für die Mautgebühr oder den Parkschein,
- die Kilometerkostenrechnung mit Abfahrts- und Ankunftsadresse und den Fahrzeugschein usw.
Um die Umsatzsteuer zurückzufordern
Die Mehrwertsteuer kann auf bestimmte Geschäftsausgaben erstattet werden.
Um einen Antrag auf Erstattung anlässlich der Umsatzsteuererklärung stellen zu können, müssen Sie möglicherweise Belege einreichen, aus denen der Umsatzsteuerbetrag hervorgeht.
Mögliche Sanktionen bei Nichtaufbewahrung von Spesenabrechnungen
Artikel 1734 des französischen Steuergesetzbuchs sieht eine Geldstrafe von 10 000 € vor, wenn die von der Verwaltung angeforderten Unterlagen nicht vor Ablauf der vorgeschriebenen Fristen vorgelegt werden.
Bei fehlenden Belegen kann die Urssaf die Berufskosten auch als Sachleistungen umqualifizieren:
- Das Unternehmen muss dann die fälligen Sozialversicherungsbeiträge abführen ;
- der Arbeitnehmer muss Steuern auf den geldwerten Vorteil zahlen.
Nach Angaben von Mooncard sind 36 % der Berichtigungen der Urssaf auf eine schlechte Verwaltung der Spesenabrechnungen zurückzuführen. Ein guter Grund, auf die Aufbewahrung Ihrer Spesenabrechnungen zu achten.
Wie können Sie die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen optimieren?
Ein letzter Tipp: Mit der digitalen Archivierung sind Ihre Belege nicht nur sicher und leichter nachvollziehbar, sondern Sie sparen auch Speicherplatz und damit Geld.
Wenn Sie an einer professionellen Lösung für die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen interessiert sind, ist unser Verzeichnis voll von Tools mit integrierter :
- OCR-Technologie zum Scannen und automatischen Erkennen von Zeichen, insbesondere von Beträgen, Daten und Arten von Ausgaben, die auf den Belegen enthalten sind,
- die beweiskräftige Archivierung Ihrer Belege und Quittungen,
- die automatische Klassifizierung von Spesenarten nach Kategorien,
- die Ermittlung der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer,
- die Verbindung mit Ihrer Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware, um die Erstattungen vorzunehmen.
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