Wie verwaltet man die Essensabrechnung und welchen Beleg akzeptiert man?
Heute geht es um alles rund um die Essensabrechnung mit einem Schwerpunkt auf dem Beleg für die Essensabrechnung!
Warum? Weil im Jahr 2018 von den durchschnittlich 2 456 €, die französische Arbeitnehmer als Spesen geltend machen (Quelle: Expensya - 2019), die Verpflegung mit 627 € den zweiten Platz der Ausgaben belegt, gleich hinter den Transportkosten (671 €).
Dies sind erhebliche Ausgaben, die eine genaue Verwaltung und Betreuung erfordern.
Sie sind Arbeitnehmer/in, Ehrenamtliche/r oder Führungskraft und müssen Geld vorstrecken, weil Sie auf Geschäftsreise sind oder einen Kunden zum Mittagessen einladen? Sie haben Rechte und Pflichten in Bezug auf Ihre Geschäftsausgaben.
Sind Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Buchhaltung zuständig? Schluss mit den zeitraubenden Spesenabrechnungen, die sich auf Ihrem Schreibtisch stapeln!
Wir rufen Ihnen die Grundprinzipien und Vorschriften in Erinnerung: Wie muss ein Beleg für eine Essensrechnung aussehen, welche Dokumente sind zulässig und wie verwaltet man sie?
Wie bei allen finanziellen Fragen sind klare Regeln, eine gute interne Kommunikation und die schnelle Bearbeitung von Erstattungen (oder Ablehnungen) Garanten für ein gutes Arbeitsklima und zufriedene Teams.
Spesenabrechnung für Mahlzeiten: die Regeln
Ihr Unternehmen erstattet die Kosten tatsächlich, im Gegensatz zur Pauschale, die für bestimmte Berufe mit wiederkehrenden Kosten verwendet wird?
In diesem Fall, in dem die Ausgaben eher einmalig sind, bedeutet die tatsächliche Erstattung die Verwendung einer Spesenabrechnung.
Sie dient der Person dazu, die im Interesse des Arbeitgebers entstandenen Verpflegungskosten zu erfassen und im Rahmen des Angemessenen erstattet zu bekommen.
Unabhängig davon, ob Sie als Unternehmer/in oder Arbeitnehmer/in, allein oder mit Kunden, am Arbeitsplatz oder auf Geschäftsreisen unterwegs sind, werden Regeln festgelegt, um Missbrauch zu verhindern.
Hier erweist sich die Festlegung einer Ausgabenpolitik als nützlich: Sie erspart dem Manager die Wiederholung der Erstattungsbedingungen und gewährleistet eine reibungslose und transparente Kommunikation.
Wie muss eine Essensabrechnung aussehen?
Das Dokument fasst die Art der entstandenen Ausgaben, ihre Beträge und das Datum zusammen und wird mit den vorgeschriebenen Belegen versehen.
Hier gibt es keine Überraschungen, denn der Essensrechnung liegt ein Beleg für die Essensrechnung bei.
Nicht erstattete Spesenabrechnung: In welchem Fall?
Die Erstattung von Berufsauslagen ist eine Pflicht des Arbeitgebers, auch wenn dies nicht im Vertrag steht: Man spricht von einer Klausel, die als ungeschrieben gilt.
Dennoch ist der Aussteller der Rechnung verpflichtet, die Belege für die Ausgaben vorzulegen, und zwar innerhalb der vorgeschriebenen Fristen, wenn diese intern klar definiert und kommuniziert wurden.
Nach Ablauf dieser Frist und bei fehlender Begründung kann die Spesenabrechnung abgelehnt werden.
Welche Essensbelege werden akzeptiert?
Man denkt immer an die Rechnung des Restaurants, aber kann man z. B. auch einen Kassenbon aus dem Supermarkt vorlegen? Ist ein Kreditkartenbeleg zulässig?
Doch bevor wir uns mit den akzeptierten Belegen befassen, warum sind sie so wichtig?
Ziele der Essensbelege
Hierbei handelt es sich um mehrere Ziele:
- Sie ermöglichen die Überprüfung der ordnungsgemäßen Ausgabe, die im Interesse des Unternehmens getätigt wurde ;
- Sie schützen das Unternehmen gegenüber der Urssaf im Falle einer Kontrolle ;
- Sie ermöglichen die Erstattung der abzugsfähigen Mehrwertsteuer auf die Bewirtungskosten.
🤓 Gut zu wissen: Sie müssen immer das Original des Belegs vorlegen, am besten eine Quittung, aus der die Zahlungsweise hervorgeht.
Es sei denn, er wird unter Bedingungen, die seine Gesetzeskonformität gewährleisten, entmaterialisiert.
Der Spesenbeleg eines Restaurants
Wenn Sie Kunden zu einem Geschäftsessen einladen, oder auch Interessenten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, muss Ihr Beleg Folgendes anzeigen:
- das Datum,
- den Betrag der Restaurantrechnung,
- die Anzahl der Gedecke,
- Name, Funktion, Unternehmen der eingeladenen Personen (auf der Rückseite der Rechnung, bei mehr als 150 €),
- den Grund für die Einladung (ebenfalls auf der Rückseite),
- die Mehrwertsteuer.
Wenn diese Angaben nicht gemacht werden, drohen dem Unternehmen Sanktionen seitens der Urssaf, insbesondere eine Geldstrafe für unzureichende Begründungen und eine Umqualifizierung der Kosten als Sachleistungen.
Wenn Sie hingegen unterwegs sind und vor Ort essen müssen, reicht die klassische Quittung aus.
☝️ Spesenbeleg Restaurant und Höchstgrenze: Um das Betrugsrisiko zu verringern, die Ausgaben besser zu kontrollieren und den Vorschriften der Steuerbehörden zu entsprechen, kann der Arbeitgeber eine Höchstgrenze vorschreiben, die in der Betriebsvereinbarung oder im Vertrag festgeschrieben ist.
Auf jeden Fall sind die tatsächlichen Erstattungen von den Sozialabgaben befreit, solange die Ausgaben als angemessen gelten.
Dies ist bei pauschalen Erstattungen nicht der Fall, z. B. bei Verpflegungszuschüssen für Dienstreisen, für die eine von der Steuerbehörde festgelegte Obergrenze gilt.
Wie hoch ist der Preis für ein Lunchpaket in diesem Fall ? Entdecken Sie die Urssaf-Tabelle für Verpflegungskosten.
Beleg Kostenrechnung Supermarkt
Der Kassenbon wird gut akzeptiert, ebenso wie die Quittung einer Bäckerei, wenn sie sich nur auf den/die Arbeitnehmer/in bezieht.
Spesenabrechnung und Beleg für die Kreditkarte
Es kommt vor, dass man die Rechnung vergisst oder verliert.
Einige Unternehmen akzeptieren ausnahmsweise den Kreditkartenbeleg, obwohl das Risiko besteht, dass das Finanzamt ihn berichtigt, weil er nicht detailliert genug ist.
Wie werden Essensabrechnungen bearbeitet?
Die Bearbeitung von Essensbelegen ist ein integraler Bestandteil der Verwaltung von Unternehmensausgaben, und es versteht sich von selbst, dass diese Aufgabe, die der Finanzabteilung obliegt, mit der Krise immer schwieriger zu bewältigen ist.
Legen Sie die Ausgabenpolitik des Unternehmens fest.
Sie wird z. B. in den Gemeinschaftsräumen ausgehängt oder in die Begrüßungsbroschüre aufgenommen und vermeidet Unklarheiten darüber, was erlaubt, zulässig und verboten ist.
Daher ist es wichtig, dass die Ausgabenpolitik klar, präzise und für alle zugänglich ist.
Der Manager kontrolliert nicht nur die Liquidität des Unternehmens und fördert gute Gewohnheiten, sondern auch die Mitarbeiter sind gut informiert und können sich sicher fühlen.
Um das Ausgabenmanagement zu optimieren, werden in der Ausgabenrichtlinie folgende Punkte zusammengefasst:
- die erstattungsfähigen Kosten und die Obergrenze (insbesondere für Alkohol),
- den Ansprechpartner, der für die Verwaltung der Spesenabrechnungen zuständig ist,
- den Prozess: Modalitäten für den Empfang und die Validierung von Belegen und Fristen für die Erstattung.
Halten Sie eine angemessene Frist für die Erstattung ein.
Gibt es eine gesetzliche Frist für die Erstattung von Spesenabrechnungen?
Das Gesetz ist diesbezüglich nicht streng. Es scheint aber klar zu sein, dass die Erstattung innerhalb einer angemessenen Frist nach Erhalt der Unterlagen und Belege erfolgen muss, um den/die Arbeitnehmer/in nicht in eine unangenehme Situation zu bringen und Ressentiments zu schüren.
In den meisten Fällen erstattet die für die Buchhaltung oder die Gehaltsabrechnung zuständige Person die Verpflegungskosten mit dem nächsten Gehalt.
Erhalten Sie die Mehrwertsteuer auf Verpflegungskosten zurück.
Das Unternehmen kann sein Recht auf Vorsteuerabzug ausüben und die Mehrwertsteuer erklären, sofern :
- dass es selbst mehrwertsteuerpflichtig ist ;
- dass der Beleg den Betrag ausweist.
Seien Sie pingelig
Achten Sie auf falsche Restaurantrechnungen!
Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter zum Essen eingeladen wird, aber die Rechnung zurückbekommt, um sich die Kosten erstatten zu lassen. Seien Sie wachsam.
Nutzen Sie Software, um Zeit zu sparen und reibungslos zu arbeiten.
Es gibt praktische Tools, die sowohl die Verwaltungs- als auch die Außendienstmitarbeiter entlasten.
Sie sind in der Cloud und haben den Vorteil, dass sie auf dem neuesten Stand der Vorschriften sind und mobil genutzt werden können, sodass die Bearbeitung und Genehmigung in Echtzeit erfolgen kann.
Die OCR-Technologie erkennt anhand eines Fotos die Zeichen auf Ihren Belegen und überträgt sie in die Anwendung, wodurch eine erneute Eingabe und der Verlust von Dokumenten vermieden werden.
Hier sind vier Beispiele:
Expensya, reibungsloser und einfacher Ablauf Ihrer Reisekostenabrechnungen.
Mit Expensya verfügt jedes Unternehmen (Kleinstunternehmen, KMU, Großkonzern) oder Freiberufler über ein intuitives Werkzeug, um die mit den Reisekostenabrechnungen verbundenen Verfahren flüssig zu verwalten.
Die OCR+-Technologie wandelt Ihre Quittung in eine digitale Spesenabrechnung um, die den URSSAF-Normen entspricht, und verwaltet sogar Trinkgelder. Anschließend wird sie mit wenigen Klicks an den Manager oder den Buchhalter weitergeleitet, die sofort benachrichtigt werden.
Der Clou: Sie werden bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist digital archiviert.
Silae Expense, künstliche Intelligenz für Ihre Autonomie.
Silae Expense zeichnet sich durch seine künstliche Intelligenz aus, die es ermöglicht, das Tool zu verbessern, indem es von den Praktiken der verschiedenen Benutzer eines Unternehmens lernt.
Seine OCR-Technologie wurde intern entwickelt und seine Option für einen digitalen Tresor garantiert den Beweiswert der vorgelegten Belege im Falle einer Kontrolle.
Sie können es mit Ihrer globalen Verwaltungssoftware, z. B. Ihrem ERP-System, verbinden.
Kizeo Forms, die mobile Anwendung zur Erstellung Ihrer maßgeschneiderten Formulare.
Kizeo Forms unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf die papierlose Verwaltung von Betriebsausgaben, wobei eine einheitliche Dokumentation unabhängig von der Branche beibehalten wird.
Zu den Stärken von Kizeo Forms gehören :
- die Standardisierung und Parametrisierung der Formulare für Erstattungsanträge durch Ihre Verwaltungsteams,
- die automatische Erfassung und Versendung der Spesenabrechnung aus dem Außendienst an den/die richtigen Ansprechpartner mit allen Informationen und dem Foto der Belege.
Rydoo, Ihre Reise- und Ausgabenpolitik im Zentrum des Tools.
Mit Rydoo können Sie Ihre Ausgabenpolitik in das Tool integrieren: Die Ausgaben werden, wenn sie diese einhalten, automatisch validiert, zum Beispiel dank der Definition von Höchstgrenzen.
Rydoo Expense ermöglicht die Verwaltung klassischer Spesenabrechnungen, während Rydoo Travel die Verwaltung von Geschäftsreisen optimiert: Es müssen keine Spesen im Voraus bezahlt werden.
Das Tool ist auch mit Ihren Verwaltungs- und Kollaborationslösungen vernetzbar.
Spendesk entmaterialisiert und modernisiert die Reisekostenabrechnung.
Mit Spendesk digitalisieren Sie 100 % Ihres Reisekostenabrechnungsprozesses. Mitarbeiter reichen ihre Reisekostenabrechnungen mithilfe der App einfach und schnell in das Tool ein. Die Ausgaben werden in einer einzigen Schnittstelle zentralisiert, die Ihnen in Echtzeit einen Gesamtüberblick verschafft. Dadurch können Sie sie mit wenigen Klicks validieren, ebenso wie die Erstattung und der Bankabgleich, die anschließend automatisch erfolgen.
Vermeiden Sie die Kosten einer zeitraubenden Verwaltung.
Ausgabe → Antrag auf Erstattung → Kontrolle → Freigabe → Erstattung ...
In diesem vereinfachten Schema sind Ablehnungen oder Mahnungen wegen fehlender Dokumente noch nicht einmal berücksichtigt.
Führen Sie eine Software ein! Softwarelösungen läuten das Ende der Belege ein, die sich stapeln, verstauben, verloren gehen oder auch mit der Zeit verblassen.
Die Wege von der Beantragung bis zur Freigabe werden vereinfacht und Ihre Dokumente sind sicher.
Darüber hinaus können Sie Ihren Cashflow und die Entwicklung der Ausgaben verfolgen, um Ihr Spesenmanagement anzupassen und besser vorauszuplanen.
Für welche wertschöpfende Aufgabe werden Sie all diese Zeitersparnis verwenden?