Definition, Liste der Berufsauslagen und Beispiele
Wir bieten Ihnen die Grundlage für die Verwaltung von Berufsauslagen :
- Definition von diesen,
- Liste der berufsbedingten Kosten,
- und Beispiele, um sie besser zu verstehen.
Als Bonus: einige Tipps, um sie einfach zu verwalten, die verschiedenen Erstattungsarten, die Urssaf-Tabellen und professionelle Tools, um Ihnen zu helfen.
Definition der Berufskosten laut Urssaf.
Berufskosten sind Ausgaben, die dem Arbeitnehmer im Rahmen der Ausübung seiner Tätigkeit entstehen und die der Arbeitgeber ihm zu erstatten hat.
Die Berufskosten werden also vom Arbeitnehmer in einem beruflichen Rahmen auf Antrag und nach Genehmigung durch seinen Vorgesetzten getätigt, um die ihm anvertrauten Aufgaben zu erfüllen.
Der Arbeitgeber muss ihm diese vorgestreckten Beträge erstatten, in der Regel gegen Vorlage einer Spesenabrechnung mit den entsprechenden Belegen für die Ausgaben.
Die erstatteten Beträge unterliegen weder den Sozialversicherungsbeiträgen noch der CSG-CRDS.
Liste der Berufskosten und Beispiele
- Dienstreisekosten: Alle Kosten, die ein Bediensteter des öffentlichen Dienstes im Rahmen eines bestimmten Auftrags bei einer Reise außerhalb seines Verwaltungssitzes (üblicher Dienstort) und seines Familienwohnsitzes (Wohnort) ausgibt. Sie umfassen die Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten.
- Beförderungskosten: z. B. eine Straßenbahn-, U-Bahn-, Bus- oder Zugkarte, ein Flugticket etc.
- Die Verpflegungskosten: Es kann sich um Mahlzeiten handeln, die außerhalb der Öffnungszeiten der Kantine für Einsätze mit Rufbereitschaft, während der Ausbildungszeit oder auch für Nachtarbeit gekauft werden, aber auch um pauschal zugewiesene Lunchpakete oder ein Essen im Restaurant mit einem Kunden.
- Übernachtungskosten: Hotel, AirBnB, sie entstehen bei mehrtägigen Dienstreisen, manchmal auch im Ausland. Dies kann auch Mietkosten anlässlich einer Versetzung und damit eines Umzugs betreffen, bis eine endgültige Wohnung gefunden ist. In diesem Fall spricht man von berufsbedingten Reisekosten oder großen Reisekosten, die im Rahmen der beruflichen Mobilität anfallen.
- Kilometerkosten, die sich auf Fahrten mit dem Privatfahrzeug zu beruflichen Zwecken beziehen, sei es ein Auto, ein Motorrad oder ein Fahrrad.
- Kosten im Zusammenhang mit Telearbeit oder mobilem Arbeiten - Kosten im Zusammenhang mit NIKT (neue Informations- und Kommunikationstechnologien) : wenn ein Arbeitnehmer sich ausstatten muss, um von zu Hause oder unterwegs aus unter zufriedenstellenden Bedingungen arbeiten zu können: Möbel, WLAN-Box, zweiter Bildschirm, ergonomischer Stuhl, Smartphone usw.
☝️ Alle diese Beispiele für berufsbedingte Kosten müssen angemessen und begründet sein.
Wie verwaltet man Berufskosten?
Hier finden Sie einige Tipps für Unternehmen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen und einige Hilfsmittel :
- Lassen Sie sich von unserer Vorlage für Spesenabrechnungen inspirieren, um Ihren Arbeitnehmern eine klare Dokumentation zur Verfügung zu stellen, damit sie die Erstattung ihrer Berufsauslagen in tatsächlicher Höhe und innerhalb der Grenzen der Urssaf-Tabellen beantragen können.
- Oder entscheiden Sie sich für eine Entschädigung in Form einer Pauschalentschädigung, deren Höchstbetrag jedes Jahr von der Urssaf anhand von Tabellen festgelegt wird, für Berufe, die häufig mit beruflichen Ausgaben konfrontiert sind.
- Oder wenden Sie einen speziellen Pauschalabzug für bestimmte Berufsgruppen an, z. B. für Handelsvertreter oder Bauarbeiter.
- Sie können auch :
- mit Kizeo Forms ein maßgeschneidertes Formular erstellen, um die Erfassung von Geschäftsausgaben zu vereinheitlichen und mobil zu machen;
- die Verwaltung von Geschäftsausgaben von A bis Z papierlos gestalten und eine rechtsverbindliche Archivierung gewährleisten, mit N2F.
- Für die Berechnung der Werbungskosten, insbesondere der Kilometerkosten, konsultieren Sie die geltenden Urssaf-Tabellen oder verwenden Sie Tools wie Izika, um die Berechnung zu automatisieren und wertvolle Zeit zu sparen.
☝️ Wie steht es mit der Übertragung von Berufsauslagen auf den Gehaltszettel? Diese Lösungen kommunizieren in der Regel mit Ihren HR-Tools. - Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Vorschüsse auf Geschäftsausgaben zu vermeiden und Ihren Angestellten eine Bankkarte mit einem Höchstbetrag zur Verfügung zu stellen, z. B. über die Lösung Spendesk.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Magazin, wo Sie alle unsere Artikel zum Thema Spesenmanagement finden.