Wie kann man die Dienstreisekosten seiner Mitarbeiter besser verwalten?
Im Rahmen ihrer Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter häufig reisen. Sie verursachen Kilometerkosten, Kosten für Abonnements, Mautgebühren, Versicherungen, Mahlzeiten usw.
Diese Kosten summieren sich und werden schnell untragbar, energieintensiv und ärgerlich.
Lassen Sie uns dieses Thema, das oftmals mit psychischer Belastung gleichgesetzt wird, noch einmal aufgreifen, um alle Aspekte zu beleuchten und Ihnen die Schlüssel für eine bessere Verwaltung der Dienstreisekosten an die Hand zu geben.
Die Vorgeschichte: Was sind Dienstreisekosten?
Ohne Dienstreiseauftrag gibt es keine Dienstreisekosten.
Der Dienstreiseauftrag ist ein Dokument, das Sie Ihrem reisenden Mitarbeiter aushändigen müssen, damit dieser mit der Gewissheit reisen kann, dass er im Falle von Zwischenfällen abgesichert ist. Zusammen mit den Belegen für die während der Geschäftsreise entstandenen Kosten kann der Arbeitnehmer bei seiner Rückkehr seine Dienstreisekosten erstattet bekommen.
Für einen gültigen Dienstreiseauftrag denken Sie daran, Folgendes anzugeben:
- Die Identität des Arbeitnehmers,
- Den Namen Ihres Unternehmens,
- Den Ort der Dienstreise/des Auftrags,
- Die Dauer,
- Das für die Anreise verwendete Transportmittel.
Um einen Dienstreiseauftrag zu verfassen, können Sie sich an dieser Vorlage orientieren :
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Name des Unternehmens Datum, Betreff: Auftrag für eine Dienstreise Hiermit beauftragt das Unternehmen (Name, Vorname, Adresse und Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen) mit dem Auftrag, (Zweck des Auftrags). Dieser Auftrag hat zum Ziel, (die Gründe für den Auftrag genau darzulegen). Die Dienstreise findet vom (Datum der Abreise) bis (Datum der Rückkehr) statt und dauert somit (X Tage/Monat). Der Arbeitnehmer wird zwischen seinem (Arbeitsort/Familienwohnort) und dem Ort der Dienstreise, der sich in (Adresse der Dienstreise) befindet, reisen. Für die Hin- und Rückreise wird der/die Arbeitnehmer/in die folgenden Transportmittel benutzen (bitte hier auflisten: Flugzeug, Taxi, Zug, Mietwagen usw.). Geben Sie nach Möglichkeit die Fahrtzeiten an, z. B. die Abflug- und Ankunftszeiten eines Fluges). Während der Dienstreise wird der/die Arbeitnehmer/in wohnen (Unterbringungsort). Für die Fahrten zwischen seinem Aufenthaltsort und dem Ort seiner Dienstreise wird er (verwendete Verkehrsmittel) benutzen. Unterschrift des Arbeitgebers oder der unterschriftsberechtigten Person. |
Quelle: https://droit-finances.commentcamarche.com/
Welche Ausgaben fallen unter das Spektrum der Dienstreisekosten?
Alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit den Geschäftsreisen Ihrer Teams entstehen, gelten als Dienstreisekosten. Das reicht also von der Abrechnung der Kilometerkosten über das Essensbudget bis hin zu Hotelübernachtungen und den während der Reise genutzten Transportmitteln.
Sie können das Budget für diese Dienstreise mit dem Mitarbeiter vor dessen Abreise festlegen und dieses im Dienstreiseauftrag detailliert angeben. Dies ist jedoch keine Garantie dafür, dass das Budget auch eingehalten wird: Auf Geschäftsreisen können viele Unwägbarkeiten auftreten - sowohl erlebte als auch selbst gewählte, z. B. ein Flugausfall, der den Kauf eines neuen Tickets erforderlich macht, oder eine über das Budget hinausgehende Rechnung im Restaurant...
Es liegt an Ihnen, vertrauenswürdige Mitarbeiter zu finden, die das bewilligte Budget sinnvoll einsetzen.
Welche Instrumente für die Verwaltung von Dienstreisekosten?
Da wir uns bewusst sind, dass Dienstreisekosten heutzutage eine große finanzielle Herausforderung darstellen, gibt es zahlreiche Lösungen, um diese beruflichen Ausgaben bestmöglich zu verwalten.
Die meisten traditionellen Banken bieten heute Firmenzahlungskarten an, die direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verbunden sind.
Der Arbeitnehmer auf diesem Weg muss auf Reisen keine persönlichen Kosten im Namen des Unternehmens vorstrecken.
Andererseits haben Sie keine direkte Kontrolle über die Ausgaben, die mit dieser Karte getätigt werden. Der Arbeitnehmer kann sie verwenden, wo er möchte.
Es gibt weitere Alternativen wie Karten für bestimmte Zwecke : die Tankkarte oder die Restaurantkarte. Diese Karten sind zwar weit verbreitet, aber immer noch auf bestimmte Ausgabenbereiche beschränkt und können in der Regel nur in bestimmten Einrichtungen verwendet werden. Einige Tankkarten können beispielsweise nur in einem einzigen Vertriebsnetz verwendet werden.
Für die Restaurantkarte wird in der Regel ein striktes Budget festgelegt.
Mehr auf Geschäftsreisen ausgerichtet: American Express oder die Logée-Karte sind Lösungen, um die Kosten für Dienstreisen zu decken. Diese Karten mit verzögerter Abbuchung ermöglichen es Ihnen, am Monatsende eine einzige Rechnung zu erhalten, die speziell auf die durchgeführte Reise zugeschnitten ist.
Eine weitere Möglichkeit, die noch immer weit verbreitet ist, ist die Verwendung der persönlichen Bankkarte des Arbeitnehmers. Um seine Dienstreisekosten erstattet zu bekommen, reicht der Mitarbeiter seine Spesenabrechnungen bei der Buchhaltung des Unternehmens ein, die diese Belege dann sortiert.
Häufig ist dieses Aussortieren der Belege eine lästige und energieaufwendige Aufgabe. Schlimmer noch: Manchmal gehen Belege verloren, wodurch sich der Erstattungsprozess gegenüber dem Arbeitnehmer verlängert oder ganz ausfällt.
Mooncard hat sich genau mit dieser mentalen Belastung befasst, die Arbeitnehmer erleiden können, wenn sie sich um ihre Spesenabrechnungen kümmern müssen. Das Fintech hat einen Online-Manager entwickelt, der mit einer Mastercard verbunden ist und es ermöglicht, die beruflichen Ausgaben zu kontrollieren und flüssiger zu gestalten. Die Bankkarte ist vollständig parametrierbar und die Ausgaben werden in Echtzeitüber den Manager weitergeleitet: ein Vorsprung bei der Verwaltung von Dienstreisekosten!
Mehrwertsteuer zurückfordern: die wahre Herausforderung bei Dienstreisekosten
Um die Reisekosten eines Mitarbeiters so gering wie möglich zu halten, können sich Unternehmen die Mehrwertsteuer auf diese Ausgaben zurückerstatten lassen (sofern sie einen Beleg dafür haben!).
💡 Gut zu wissen: Für Geschäftsausgaben, die zur Familie des "Transports" gehören: Zugfahrten, Flugtickets, Taxifahrten, gibt es keine Mehrwertsteuer, ihre Rückerstattung ist also nicht möglich.
Auf Parkgebühren und Mautgebühren wird jedoch eine Mehrwertsteuer von 20 % erhoben, sodass es möglich ist, diese anhand von Belegen zurückzufordern. Dasselbe gilt für Hotelkosten: Die Mehrwertsteuer schwankt in der Regel zwischen 10 % und 20 %.
Die Mehrwertsteuer auf Mahlzeiten kann nur dann erstattet werden, wenn es sich um ein Geschäftsessen handelt oder wenn Ihr Mitarbeiter auf Geschäftsreise ist. Für die täglichen Ausgaben im Zusammenhang mit Mahlzeiten empfehlen Sie die Restaurantkarte.
Drei Fragen an Pierre-Yves Roizot, Finanzdirektor bei Mooncard.
Was sind die größten Probleme, die Führungskräfte heute mit Dienstreisekosten haben?
Pierre-Yves Roizot:
Dienstreisekosten, Spesenabrechnungen, Reisekosten. Egal, wie man es nennt, es gibt einen gemeinsamen Nenner: alle Beteiligten haben die Nase voll. Von der Führungskraft, die Angst vor Abweichungen hat, über den Manager, der das Gefühl hat, seine Zeit mit "Bullenarbeit" ohne Mehrwert zu verschwenden, bis hin zum Nutzer, der die Kosten nicht mehr tragen kann.Benutzer, der nicht mehr versteht, warum er persönliche Barmittel für berufliche Ausgaben vorstrecken muss, ist die Beschwerlichkeit auf allen Ebenen des Unternehmens zu finden.
Wenn man dann noch die außerordentliche Zeit hinzurechnet, die für die Buchhaltung dieser Ausgaben aufgewendet werden muss, obwohl sie nicht die bedeutendsten sind, was die Höhe der Ausgaben betrifft, ist der Kelch voll.
Das Sahnehäubchen auf dem Kuchen? Das Risiko von URSSAF- und Steuerprüfungen, die die Rechnung noch höher ausfallen lassen können. Jeder verliert Zeit, die psychische Belastung wirkt sich auf jeden Akteur in der Kette aus und das gesamte Team ist gestresst.
Verwaltung von Dienstreisekosten: Viele Unternehmen sind es gewohnt, ihre Spesenabrechnungen per Hand zu sortieren. Wenn es drei Argumente gäbe, um sie zur Digitalisierung zu bewegen, welche wären das?
Pierre-Yves Roizot:
Mehr als 80 % der französischen Unternehmen verwenden immer noch eine manuelle Lösung für die Verwaltung ihrer Reisekostenabrechnungen, die auf mehr oder weniger gut ausgedruckten Excel-Tabellen, Belegen, deren Tinte manchmal schnell verblasst ist (wenn sie nicht sogar auf der Straße liegen), sowie auf einem Computerprogramm basiert.auf dem langen Verwaltungsweg dieses archaischen Verfahrens verschwunden sind) und widerspenstigen Heftklammern (die berühmte Größe 26/6, die nicht in 24/4 passt... wer hat diesen Albtraum nicht schon einmal erlebt).
Mit der Digitalisierung entfällt die zeitraubende Jagd nach Tickets, die dank eines einfachen Smartphone-Fotos für mehrere Jahre gespeichert werden (und somit nicht verblassen), das Schwitzen vor Stress bei der Kontrolle desDie URSSAF bestätigt, dass der gelöschte Fahrschein nicht kontrolliert werden kann, und es gibt keine Papiere mehr, die in einem Lagerbereich verstauben (und somit Lagerkosten verursachen).
Könnten wir nicht vielmehr im Jahr 2020 ein wenig vorausschauen und eine Vernetzung mit den Händlern in Betracht ziehen, die es ermöglicht, die bereits stark beschnittenen Wälder zu retten, indem keine Tickets mehr gedruckt werden? Retten wir unseren Planeten: Die Bemühungen jedes Einzelnen, auch bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen, sind Symbole der Modernität und des Bürgersinns, die wir den künftigen Generationen schulden.
Werden die Ausgaben für die Mahlzeiten der Mitarbeiter als Dienstreisekosten betrachtet?
Pierre-Yves Roizot:
Welcher Verkaufsleiter, Finanzmanager oder Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens hat sich nicht schon einmal in diesem Dilemma befunden?
"Jean-Jacques, Sie haben bei Ihrem Abendessen am Dienstag während Ihrer Reise nach Marseille 53 € ausgegeben, obwohl Sie wussten, dass der zulässige Höchstbetrag für das Abendessen 39 € beträgt!
- Ja, aber ich hatte mittags ein Sandwich gegessen!"
Auch wenn es offensichtlich scheint, dass Mahlzeiten Dienstreisekosten darstellen, ist es ebenso wenig offensichtlich, ihnen einen einfachen, lesbaren und wirksamen Rahmen zu geben. Es gibt unzählige Ausnahmen: In welchem Umfang ist Alkohol erlaubt? Darf man seinen Klienten einladen und bis zu welcher Grenze?
Wie bei der vorherigen Frage, könnte man im Jahr 2020 nicht eher auf konstruktives und positives Denken umstellen? Wie kann man z. B. sein Team dazu bringen, bei den Ausgaben vernünftig zu sein? Indem man den Zwang in eine positive Bewegung umwandelt, verschwinden viele der Fragen.
Einige nützliche Zusatzinformationen:
- Wie kann ich die Mehrwertsteuer auf meine Einkäufe senken?
- Alles über die Mehrwertsteuer nach Bercy Info
- Informationen zur Mehrwertsteuer nach Service-Public.fr
Artikel übersetzt aus dem Französischen