Warum und wie Sie auf die Essenskarte umsteigen
Das Verschwinden der traditionellen Essensmarken in ihrer Papierform ist für 2022 angekündigt. Die betroffenen Organisationen müssen dann auf die Essensgutscheinkarte umsteigen.
Doch worum handelt es sich dabei genau und wie funktioniert sie? Welche Vorteile hat der Arbeitgeber, aber auch der Arbeitnehmer im Rahmen eines besseren Ausgabenmanagements im Unternehmen?
In unserem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Entmaterialisierung Ihrer Essensgutscheine wissen müssen.
Was ist eine Gutscheinkarte?
Essensmarke: Definition
Eine Gutscheinkarte ist eine vorausbezahlte Zahlungskarte mit einer Gültigkeitsdauer von drei Jahren, mit der die Arbeitnehmer ihre Mahlzeiten bezahlen können.Die Zahlung erfolgt für Mahlzeiten, die in angeschlossenen Betrieben gekauft wurden (Betriebe, die direkt verzehrbare Lebensmittel liefern oder der Zubereitung des Mittagessens dienen):
- Restaurants,
- Imbisse,
- Bäckereien,
- Supermärkte usw.
Wie funktioniert das?
Auf der Unternehmensseite
Aus administrativer Sicht bleibt die Funktionsweise gleich wie bei der Papierversion.
Das Unternehmen legt den Prozentsatz der Wertübernahme fest, der zwischen 50 und 60 % liegt (die Arbeitnehmer müssen also zwischen 40 und 50 % des Preises für die Mahlzeit aus eigener Tasche bezahlen).
Außerdem teilt es jeden Monat eine bestimmte Anzahl von Essensmarken zu, wobei die Anzahl der Arbeitstage das Maximum darstellt.
Schließlich legt der Arbeitgeber den Betrag des Essensgutscheins fest, wobei zu beachten ist, dass dieser gesetzlich auf 19 € pro Tag begrenzt ist.
☝️ Aufgrund der Covid-19-Krise und mit dem Ziel, den Restaurantsektor wieder anzukurbeln, beträgt die Obergrenze für die tägliche Nutzung nun bis zum 1. September 2021 38 €.
Auf der Seite des Arbeitnehmers
Für den Arbeitnehmer ist es ganz einfach. Er hat eine auf seinen Namen ausgestellte Karte, die er jeden Tag frei verwenden kann (außer an Sonn- und Feiertagen, sofern es sich nicht um einen Arbeitstag in seinem Unternehmen handelt).
Konkret ähnelt die Nutzung der Karte der einer Bankkarte, mit der er seine Einkäufe tätigt:
- indem er seine Geheimnummer eingibt,
- oder durch kontaktloses Bezahlen.
Wenn der Arbeitnehmer durch den Tageshöchstbetrag (also 19 € im Normalfall) eingeschränkt ist, kann er mit einem anderen Zahlungsmittel aufstocken.
Unterschiede zwischen Papierkarten und Essensmarken
Es gibt keine Unterschiede zwischen Karten und Papierrestauranttickets hinsichtlich der Betriebsregeln (Nutzung von Montag bis Samstag, Tageshöchstgrenze usw.).
Hingegen stellen wir einen echten Kontrast in Bezug auf die Praktikabilität fest. Ein Händler ist nämlich nicht verpflichtet, auf einem Papierticket Wechselgeld herauszugeben. Daher ist der Arbeitnehmer oft gezwungen, mit seinem eigenen Geld zu bezahlen oder den Wert seines Essensgutscheins zu verlieren. Mit der Karte kann er auf den Cent genau bezahlen.
Die verschiedenen Arten von Essensmarkenkarten
Die Fahrscheinkarten der ersten Generation (1G)
Die Karten der ersten Generation sind mit dem Banknetz von Visa oder Mastercard verbunden. Daher ist ihre Verwendung an einen Akzeptanzvertrag für Visa Mastercard E-Commerce gebunden, der mit dem jeweiligen Unternehmen verbunden ist. Daher fallen für sie zusätzlich zu den Emittentengebühren auch Bankgebühren an.
Außerdem sind diese Karten durch das Logo des Bankennetzes (z. B. Mastercard) erkennbar.
Die Karten der zweiten Generation (2G)
Die Karten der zweiten Generation werden vom Conecs-Netzwerk ausgegeben, dessen Logo auf ihnen abgebildet ist. Ihre Annahme erfordert einen Conecs-Vertrag, der mit dem Lokal verbunden ist.
In diesem Fall werden dem Gewerbetreibenden keine Bankgebühren in Rechnung gestellt.
Gemischte oder hybride Gutscheinkarten
Diese Karten der neuesten Generation kombinieren die beiden Technologien. Das bedeutet, dass sie sich zuerst mit dem Conecs-Netzwerk verbinden und dann bei einer Störung mit dem Banknetzwerk. Die Kosten für den Händler hängen dann von der verwendeten Verbindungsart ab.
Hier zeigt die Karte sowohl das Logo des Bankennetzes als auch das des Conecs-Netzes.
Wie viel kostet eine Gutscheinkarte?
Für das Unternehmen gibt es natürlich den Prozentsatz des Essensgutscheins, der übernommen wird, sowie die Gebühren des Kartenanbieters.
Diese können von Aussteller zu Aussteller unterschiedlich sein, aber in der Regel fallen Kosten an :
- für die Herstellung,
- und monatliche oder mit dem Aufladen der Karten verbundene Verwaltungsgebühren.
Welche Vorteile bietet eine Essensgutscheinkarte?
Neben der Tatsache, dass sie umweltfreundlicher ist (kein Heft muss jeden Monat gedruckt und geliefert werden), ist sie vor allem für Arbeitgeber und ihre Arbeitnehmer viel praktischer.
Weniger verlorenes Geld für den Arbeitnehmer
Wir haben es bereits erwähnt, aber auf Arbeitnehmerseite ermöglicht die Karte die Zahlung eines genauen Betrags. Es ist nicht mehr nötig, Guthaben zu verwalten, die oft verloren gehen (ca. 100 €/Jahr gehen verloren), oder die Ergänzung in Münzen bezahlen zu müssen.
Höhere Sicherheit
Die Karte ermöglicht auch eine höhere Sicherheit der Essensmarken des Mitarbeiters.
Wenn er seine Karte verlegt, bleibt das Guthaben auf seinem Konto gesichert, bis er eine neue Karte erhält. Er hat sogar die Möglichkeit, seine Karte im Falle eines Diebstahls zu sperren.
Erleichterte Verwaltung für den Arbeitgeber
Für den Arbeitgeber entfällt die lästige Logistik, wie zum Beispiel die Verteilung am Monatsanfang.
Über eine Online-Schnittstelle lädt das Unternehmen die Karten auf und bestellt mit nur wenigen Klicks neue Karten.
Darüber hinaus können die Mitarbeiter selbstständig ihren Kontostand in Echtzeit abfragen und mit dem Support interagieren, ohne dass der Arbeitgeber ständig um Hilfe gebeten werden muss.
Welchen Anbieter wählen Sie?
Hier sind einige Schlüsselpunkte, die Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters überprüfen sollten:
- Qualität des Produkts, einfach zu bedienen und intuitiv. Kurz gesagt: Achten Sie darauf, dass Sie alles selbstständig erledigen können, denn das Ziel ist wirklich, Zeit zu sparen. Fordern Sie eine Demo an, um die Lösung zu testen und festzustellen, ob Sie sich damit wohlfühlen.
- Effizienter Kundenservice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter schnell eine qualitativ hochwertige Antwort erhalten können.
- Netzwerk für die Akzeptanz. Wie wir gesehen haben, gibt es zwei Arten von Netzwerken: Banking und Conecs. Letzteres erfordert eine Aktualisierung des Terminals auf der Händlerseite. Daher gibt es weniger Einrichtungen, die diesen Kartentyp akzeptieren.
- Vorteile für die Beschäftigten. Über die reine Bezahlung hinaus bieten einige Anbieter Funktionen zur Verbesserung der Geselligkeit unter den Mitarbeitern sowie Rabatte zur Steigerung der Kaufkraft.
Beispiele für Anbieter von Essensgutscheinkarten sind :
- Swile,
- Apetiz,
- Edenred,
- Sodexo.
Wie gelingt die Umstellung auf die Essenskarte?
Achtung: Es kann vorkommen, dass sich einige Mitarbeiter gegen die Umstellung auf die Karte sträuben. Die Gründe, warum sie lieber die Schecks behalten, beziehen sich oft auf die Umgehung der Nutzungsregeln. Tatsächlich ist es einfacher, mit einem Beleg zu betrügen:
- Ihn an Sonn- oder Feiertagen zu verwenden,
- die tägliche Höchstgrenze nicht einhalten,
- es einer nahestehenden Person schenken usw.
Deshalb sollten Sie im Rahmen einer echten Veränderungspolitik den Schwerpunkt auf die Kommunikation legen und alle Vorteile, die mit der Nutzung der Karte verbunden sind, klar erläutern.
Die Wahl des Anbieters wird natürlich stark dazu beitragen, dass die Mitarbeiter die Karte akzeptieren. Es ist wichtig, dass Sie sich für einen Dienst entscheiden, der das Potenzial der elektronischen Essen smarken und ihrer Vorteile voll ausschöpft: Bezahlung über Online-Lieferplattformen (Uber Eats, Deliveroo usw.), mobile Bezahlung (Apple Pay, Google Pay usw.).
Auf diese Weise passt sich das Unternehmen stärker an die neuen Konsumgewohnheiten an und fördert folglich den Übergang von papierbasierten zu papierlosen Essensmarken.