Kosten für berufsbedingte Mahlzeiten: Abzug und Erstattung
Die Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Berufsauslagen, die in bestimmten Fällen vom Arbeitgeber übernommen oder als tatsächliche Kosten bei der Steuerbehörde geltend gemacht werden können.
Sie werden auch als Verpflegungskosten bezeichnet und stehen an zweiter Stelle der berufsbedingten Ausgaben, gleich nach den Transportkosten.
Aber unter welchen Bedingungen werden sie übernommen und in welcher Höhe?
Verpflegungskosten: Definition
Sind Sie Arbeitnehmer oder Selbstständiger? Verpflegungskosten gelten als Berufsauslagen, wenn Sie im Rahmen der Ausübung Ihrer Tätigkeit und im Interesse Ihres Unternehmens gezwungen sind, sich außerhalb Ihrer Wohnung zu verpflegen.
Beispielsweise können sie sich auf Mahlzeiten beziehen, die gekauft werden :
- während einer Baustelle, die weit vom Wohnort entfernt ist,
- während einer Dienstreise mit Rufbereitschaft,
- bei Geschäftsreisen, während einer Veranstaltung oder einer Geschäftsreise usw.
Sie können :
- entweder vom Arbeitgeber innerhalb eines bestimmten Rahmens erstattet werden ;
- oder bei der Einkommensteuererklärung als tatsächliche Kosten abgezogen werden, wenn sie zusätzliche Ausgaben im Rahmen der Berufsausübung darstellen.
Verpflegungskosten 2021: Obergrenzen
Die von der Urssaf festgelegten Höchstgrenzen, die nicht überschritten werden dürfen, um von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit zu werden, , sind je nach Belastung nicht gleich. Sie hängen z. B. davon ab, ob eine Mahlzeit im Restaurant oder in der Betriebskantine gekauft werden muss:
- 19,10 € für ein Essen im Restaurant während einer Geschäftsreise, bei der es nicht möglich ist, zu Hause zu essen;
- 9,40 € für eine Verpflegung außerhalb des Firmengeländes, während einer Geschäftsreise oder auf einer Baustelle, mit Arbeitsbedingungen, die es unmöglich machen, sich zum Essen nach Hause zu begeben, ohne Verpflichtung, ins Restaurant zu gehen ;
- 6,70 € für eine Kantinenmahlzeit, wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, sich auf dem Betriebsgelände zu verpflegen.
Wie werden die tatsächlichen, vom Einkommen absetzbaren Verpflegungskosten berechnet?
Grundsätzlich stellen Verpflegungskosten eine persönliche, nicht berufliche Ausgabe dar.
Der steuerlich absetzbare Betrag bezieht sich daher auf die zusätzlichen Ausgaben im Vergleich zu einer Mahlzeit, die zu Hause eingenommen wird, die nicht vom Arbeitgeber getragen werden.
Es geht also darum, die Differenz zu berechnen zwischen :
- Dem von der Verwaltung jedes Jahr festgelegten Pauschalbetrag (dem Wert einer Mahlzeit, die zu Hause eingenommen wird),
- und dem Betrag der Mahlzeit,
- ohne Essensmarken,
- innerhalb der Obergrenze für die Steuerbefreiung von Vergütungen für Mahlzeiten (oben).
Zu erfüllende Bedingungen
Laut Service-public.fr müssen die Verpflegungskosten 3 Bedingungen erfüllen , um von der Steuer absetzbar zu sein:
- Sie müssen für die Ausübung des Berufs notwendig sein (z. B. eine Geschäftsreise oder ein Geschäftsessen) ;
- durch die Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort gerechtfertigt sein ;
- durch einen Beleg wie z. B. eine Rechnung nachgewiesen werden können.
Wie wird die akzeptable Entfernung bestimmt? Bei einer Kontrolle berücksichtigt die Verwaltung :
- der Dichte des Ballungsraums,
- der Art des Berufs,
- den Standort der Kundschaft,
- die Arbeitszeiten.
Beispiel 1
- Ein Arbeitnehmer ist gezwungen, während einer Geschäftsreise in ein Restaurant zu gehen ;
- Der Pauschalbetrag, der den Wert einer zu Hause eingenommenen Mahlzeit darstellt , wird auf 4,95 € (im Jahr 2021) festgesetzt;
- der Pauschalbetrag für die Kosten einer Mahlzeit im Restaurant wird auf 19,10 € festgesetzt ;
- der Höchstbetrag für den Abzug der Verpflegungskosten pro Tag beträgt somit 14,15 € (19,10-4,95) ;
- wenn der Arbeitnehmer 12 € ausgibt, lautet die Berechnung 12 - 4,95 = 7,07 € Verpflegungskosten, die als steuerlich absetzbare tatsächliche Kosten anrechenbar sind.
Beispiel 2
- Ein Arbeitnehmer ist aufgrund seiner Schichtarbeit gezwungen, in der Betriebskantine zu essen;
- Er verfügt über Essensgutscheine im Wert von 8 EUR, von denen 4 EUR vom Arbeitgeber finanziert werden, aber sie reichen nicht aus, um die Kosten zu decken ;
- das Essenstablett wird für 11 € angeboten ;
- die Pauschale für Verpflegungskosten wird auf 6,70 EUR für Mahlzeiten im Selbstbedienungsrestaurant festgelegt ;
- 11-4 = 7; da 7 höher ist als eine Mahlzeit zu Hause, können Sie 7-4,95 € oder 2,05 € tatsächliche Kosten pro Mahlzeit angeben.
Bedingungen für die Erstattung von Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber
Alle Arbeitnehmer können Anspruch auf einen Essenszuschuss haben, wenn sie die folgenden Bedingungen erfüllen:
- gezwungen sind, am Arbeitsort zu essen ;
- nicht über eine Kantine oder eine ausreichende Pausenzeit verfügen, um zum Essen nach Hause zu gehen.
In diesem Fall ist im Vertrag eine Lunchpaketprämie vorgesehen. Es handelt sich also um eine Entschädigung in Form einer Pauschalzulage.
Der Arbeitnehmer kann in Ausnahmefällen (Einladung eines Kunden ins Restaurant, Verpflegung während eines Seminars oder einer Schulung) auch eine tatsächliche Erstattung der Verpflegungskosten von seinem Unternehmen verlangen, wenn er eine Kostenabrechnung und die entsprechenden Belege vorlegt.
Diese Entschädigungen sind bis zu dem von der Urssaf festgelegten Höchstbetrag von den Abgaben befreit.
Manche Unternehmen legen daher selbst Höchstbeträge für die Erstattung fest, die in der Betriebsvereinbarung oder im Vertrag verankert sind.
Es steht den Naschkatzen frei, mehr auszugeben, aber auf eigene Kosten!