Die Top 12 der gefälschten Spesenabrechnungen und Software zur Vermeidung von Betrug
Eine falsche Geschäftsausgabenabrechnung zu machen, ist für jeden Arbeitnehmer möglich. Vor allem, wenn im Unternehmen weder eine Ausgabenpolitik noch ein Kontrollverfahren festgelegt sind.
Laut Les Échos und Capital :
- Betrug kostet im Durchschnitt 700 € pro Jahr und Arbeitnehmer.
- Mehr als 60 % der Franzosen blasen ihre Reisekosten auf,
- 50 % ihre Essenskosten,
- 43 % ihre Übernachtungskosten.
Außerdem kann ein Unternehmensleiter, der eine Spesenabrechnung nicht belegen kann, im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörde eine Berichtigung durch die URSSAF erleiden.
appvivizer rät Ihnen daher, Ihre Buchhaltung mit den Originalbelegen auf dem neuesten Stand zu halten und diesen Artikel aufmerksam zu lesen. Wir decken nämlich 12 Fälle von gefälschten Rechnungen auf und zeigen Ihnen Lösungen, wie Sie gegen Betrüger vorgehen können.
Sind Sie bereit, Ihre Spesenabrechnungen mithilfe einer speziellen Software wie ein kluger Geschäftsmann zu verwalten?
Los geht's:
Die Top 12 der gefälschten Spesenabrechnungen
Betrüger lassen bei der Erstellung einer falschen Spesenabrechnung ihre Fantasie spielen. Die Mehrheit von ihnen ist durch die Suche nach einer Entschädigung motiviert.
Diese Entschädigung soll (wahlweise) ausgleichen :
- die Zeit, die mit dem Ausfüllen der Spesenabrechnungen verschwendet wird,
- eine mangelnde Wertschätzung seitens des Unternehmens,
- ein niedriges Gehalt,
- die Tatsache, dass man die Beträge vorstrecken muss,
- die Zeit, die benötigt wird, um die Kosten erstattet zu bekommen.
Betrügern mangelt es nicht an Ideen, um an diese Entschädigung, dieses steuerfreie Zusatzgehalt zu gelangen...
Nr. 1: Die falsche Restaurantrechnung
Die gefälschte Restaurantrechnung ist ein Klassiker: Sowohl Arbeitnehmer als auch Freiberufler machen davon Gebrauch.
Jeder verwendet seine eigene Vorlage für eine gefälschte Restaurantrechnung:
- sich zu einem Geschäftsessen einladen lassen, aber eine Kopie der Rechnung zurückerhalten, um von seiner Firma eine Rückerstattung zu erhalten;
- seinen Anteil an der Rechnung bezahlen (mehrere Gedecke angeben) und diese gefälschte Essensrechnung als Beleg bei seinem Arbeitgeber vorlegen, um die Kosten erstattet zu bekommen ;
- so tun, als hätte man Gäste eingeladen, um den maximal zulässigen Betrag für das Mittagessen überschreiten zu können: einfach darum bitten, auf der Rechnung zwei statt ein Gedeck anzugeben;
- in einem Hotel Halbpension zu bekommen, aber eine Quittung für ein Mittagessen zu verlangen, ist eine weitere Vorgehensweise, um eine gefälschte Essensrechnung vorzulegen.
Nr. 2: Die gefälschte Hotelrechnung
Die gefälschte Hotelrechnung ist in der Regel deutlich höher als der Durchschnitt. Sie wird von einem Ausgabenbeleg begleitet, der einen Gesamtbetrag aufweist.
Vom einfachen Angestellten, der zu einer beruflichen Fortbildung geschickt wird, bis hin zur Führungskraft im Topmanagement - jeder verlangt von den Hotels, dass sie den Preis für die Übernachtung in die Höhe treiben, um bestimmte nicht berufsbedingte Ausgaben zu verschleiern.
Falsche Hotelrechnungen von Ibis, Campanile oder anderen Hotels sind daher weit verbreitet und verbergen in der Regel :
- Telefonanrufe auf Premiumnummern,
- eine "ordentliche Ohrfeige" aus der Minibar,
- das Video für Erwachsene in Pay-per-View,
- ein Abendessen auf dem Zimmer mit einem "Kunden".
Der "Kunde" ist oft der Ehepartner, der den Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen begleitet.
Nr. 3: Die falsche Taxirechnung
Wie kann man bei seiner Taxirechnung betrügen?
Hier sind zwei Praktiken, die vor allem im Ausland und manchmal auch in Frankreich verwendet werden:
- darum bitten, einen höheren Betrag als den der Fahrt einzutragen, um sich einen höheren Betrag als den tatsächlich ausgegebenen erstatten zu lassen,
- einen leeren Zettel verlangen, um den Betrag auf der gefälschten Taxirechnung selbst einzutragen.
Ein weiterer 5-Schritte-Trick, um eine gefälschte Taxirechnung zu erstellen :
- Dem Taxifahrer sagen, dass seine geschäftliche Zahlungskarte nicht funktioniert,
- ihn um eine Rechnung in zweifacher Ausfertigung bitten und dem Fahrer erklären, dass das Unternehmen (der beförderten Person) die Fahrt direkt an ihn bezahlen wird,
- eine Ausfertigung der Fahrt tatsächlich an seine Buchhaltungsabteilung weiterleiten,
- eine Kopie der Fahrt auch an seinen Vorgesetzten weiterleiten,
- sich die Kosten für die Fahrt, die man nicht selbst bezahlt hat, erstatten lassen.
Das Taxi ist nicht die einzige Gelegenheit, eine falsche Fahrtkostenabrechnung zu erstellen.
Hier sind nun fünf Beispiele für falsche Reisekosten , die einen Betrug darstellen.
Nr. 4: Der kleine Betrug mit dem Zugticket.
Eine Geschäftsreise ist geplant. Das Unternehmen stellt ein E-Ticket für die erste Klasse zur Verfügung, um dem Mitarbeiter den bestmöglichen Komfort zu bieten.
Dieser tauscht die Fahrkarte einfach gegen eine Fahrkarte der zweiten Klasse um und kassiert die Differenz, indem er der zuständigen Abteilung die E-Fahrkarte der ersten Klasse vorlegt. Die Buchhalter werden nichts dagegen haben.
Nr. 5: Betrug mit dem Flugticket
Nach dem gleichen Prinzip wie beim Zugticket sackt der Betrüger diesmal eine höhere Summe ein.
Stellen Sie sich eine Hin- und Rückfahrt in die USA vor: Der Unterschied im Ticketpreis zwischen der ersten und der zweiten Klasse stellt einen hohen Gewinn dar.
Hinweis: Der Betrug mit einem Zug- oder Flugticket ist weniger schwerwiegend, da das Unternehmen tatsächlich das ausgibt, was es ausgeben wollte.
Nr. 6: Lüge über die angefallenen Kilometerkosten.
Die Kilometertabelle wird von der Verwaltung festgelegt und bestimmt die Höhe der Erstattungen für Geschäftsreisen.
Es geht darum, eine falsche Angabe über die für solche Fahrten aufgewendeten Kilometerkosten zu machen.
Um sicherzugehen, dass Sie möglichst viel Geld erhalten, geben Sie einfach :
- 7 PS und ein weniger leistungsstarkes Fahrzeug wie ein Motorrad zu benutzen,
- eine längere Strecke zurücklegen als die tatsächlich gefahrenen Kilometer.
Nr. 7: Der falsche Tankbeleg.
Es genügt, im Bekanntenkreis nach einem Tankbeleg zu fragen, um ihn bei der Buchhaltung vorzulegen und sich die nicht ausgegebene Summe erstatten zu lassen.
Die cleversten Betrüger werden auf die Arbeitszeiten, den Standort sowie die Art des Kraftstoffs achten, wenn diese Informationen angegeben werden.
Nr. 8: Der gefälschte Parkschein oder Parkschein.
Es ist einfach, Park- oder Parkscheine zu ergattern, um seine Ausgaben zu rechtfertigen und das Geld einzusacken.
Mit dem Aufkommen von Parkscheinautomaten, die die Angabe des Autokennzeichens erfordern (z. B. in der gesamten Gemeinde Palavas-les-Flots), wird diese Praxis immer seltener angewandt.
Bei Kosten, die mit einem Fahrzeug anfallen, ist es daher sehr ratsam, nach dem Fahrzeugschein des benutzten Fahrzeugs zu fragen.
Nr. 9: Einen günstigen Wechselkurs festlegen
Es ist möglich, auf Geschäftsreise zu gehen und diese auf Kosten der Prinzessin zu genießen. Wenn der Arbeitgeber keine Richtlinien für den Wechselkurs von Fremdwährungen festgelegt hat, ist es leicht, einen mehr als günstigen Kurs für sich selbst anzugeben.
So gehen Sie vor, um ungestraft zu betrügen:
- Belege für im Ausland entstandene Kosten in der Landeswährung vorlegen,
- Einen Umrechnungskurs angeben, mit dem man Hunderte von Euro sparen kann!
Die vorteilhafte Umrechnung von Fremdwährungen in Euro wird noch einfacher, wenn man die Sprache berücksichtigt, in der die Spesenabrechnung beschrieben wird.
Die verwendeten Sprachen wie Chinesisch und Japanisch weisen nämlich unleserliche und für die große Mehrheit der Franzosen unverständliche Schriftzeichen auf: So ist es sehr leicht, über die Bezeichnung der Leistung und ihren Betrag zu lügen.
Wenn es kein Kontrollverfahren gibt, muss der Buchhalter Ihnen aufs Wort glauben!
Nr. 10: Geschäftsgeschenke an fiktive Kunden.
Bestimmten Vertriebsmitarbeitern oder Führungskräften ist es erlaubt, ihren Kunden Geschenke zu machen.
Je nach Bedeutung des Kunden und dem für Geschäftsgeschenke vorgesehenen Budget kann das Geschenk ein einfacher Werbekugelschreiber, eine Schachtel Schokolade oder sogar eine Flasche eines klassifizierten Grand Cru für den wichtigen oder langjährigen Kunden sein.
Die Versuchung ist für einige Betrüger groß, diese Geschenke auf Umwegen an Freunde, Familie oder sich selbst zu verschenken.
Eine weitere gefälschte Spesenabrechnung geht glatt über die Bühne, weder gesehen noch gewusst...
Nr. 11: Sich das Geld zweimal erstatten lassen
Manche Betrüger lassen es nicht an Dreistigkeit fehlen und verlangen erneut die Erstattung einer Ausgabe, die bereits vom Unternehmen übernommen wurde.
Um ihr Spiel zu durchschauen:
- Es handelt sich immer um eine Ausgabe, die vor mehreren Monaten getätigt wurde,
- der Arbeitnehmer hat den Beleg aufbewahrt. Der Arbeitnehmer verlässt sich darauf, dass der Vorgesetzte oder der Buchhalter, der unter den zu bearbeitenden Spesenabrechnungen ertrinkt, etwas vergisst.
Tipp: Sie sollten immer nach den Originalbelegen fragen und diese aufbewahren.
Nr. 12: Falsche Rechnungen erstellen
Im Internet gibt es Vorlagen für gefälschte Rechnungen, um z. B. eine leere Restaurantrechnung zu erstellen.
Manche Personen verwenden darüber hinaus die Software Photoshop mit einer gewissen Meisterschaft.
Jeder Mitarbeiter, der betrügt, indem er eine gefälschte Rechnung erstellt, muss jedoch mit einer Kündigung wegen schweren Fehlverhaltens rechnen.
Der Betrüger kann sich auch nach dem Gesetz strafbar machen :
Die Herstellung oder Verwendung gefälschter Dokumente ist eine Straftat, die bestraft werden kann: bis zu 3 Jahre Gefängnis und 45.000 € Geldstrafe.
Quelle: Service-Public.fr
Lösungen, um gegen Betrügereien vorzugehen
Eine Frage beschäftigt Sie: Was sind die besten Lösungen, um Missbrauch zu verhindern und Betrügern das Handwerk zu legen?
Software ist die wichtigste Ausrüstung, um mögliche Betrugsfälle zu erkennen und vor allem zu verhindern. Sie profitieren davon, dass sie regelmäßig automatisch aktualisiert werden, was vor allem bei Änderungen der Kilometertabelle sehr willkommen ist.
Bevor Sie sich jedoch damit ausstatten, müssen Sie zunächst intern einen "Vertrauensvertrag" schließen.
Eine Richtlinie für Geschäftsausgaben festlegen
Die Führungskraft muss eine Vereinbarung treffen, in der die Regeln für die im Namen des Unternehmens getätigten Ausgaben festgelegt sind.
Anschließend muss er diese Regeln seinen Mitarbeitern zur Kenntnis bringen. Der Personalverantwortliche muss dafür sorgen, dass die Schlüsselmaßnahmen allen betroffenen Mitgliedern des Unternehmens verständlich gemacht werden.
Die Grundregeln :
- Einen Rahmen für die Verwendung und die Art der zulässigen Ausgaben festlegen,
- Einen Betrag für jede Art von Geschäftsausgaben festlegen,
- die obligatorischen Informationen auflisten, die zur Begründung der eigenen Ausgabe vorgelegt werden müssen,
- eine maximale Frist für die Rückerstattung zugunsten des Arbeitnehmers festlegen.
Es ist sinnvoll, sich rechtlich begleiten zu lassen und den Rat einer auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwaltskanzlei einzuholen. Sie kennen sich mit sozialen Fragen und den verschiedenen Tarifverträgen aus.
Legen Sie Regeln für die Verwaltung und Kontrolle von Spesen fest.
Für einen wirksamen Schutz vor falschen Spesenabrechnungen müssen Sie Vorkehrungen treffen. Wenn Sie eine Software verwenden, entmaterialisieren Sie die Spesenabrechnungen und profitieren von einer umfassenden Übersicht über die angefallenen Kosten.
Sie sparen Zeit und behalten die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter im Auge:
- alle Ausgaben werden zentral erfasst,
- die Reportings sind in Echtzeit abrufbar,
- ein Dashboard zeigt Ihnen die Ausgaben nach Art der Ausgaben an,
- die Verfolgung und Analyse der Ausgaben wird erleichtert.
Zur Vervollständigung können Sie kontrollieren, welche Mitarbeiter die meisten Reisen unternehmen, welche Mitarbeiter die meisten Geschäftsausgaben zu tätigen haben.
Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
- Expensya ist eine Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, die die Erfassung von Geschäftsausgaben für alle Mitarbeiter vereinfacht.
Unternehmen jeder Größe können die Software nämlich online auf ihren Computern nutzen oder vom Zugriff über die mobile App profitieren, was für Außendienstmitarbeiter, die viel unterwegs sind, sehr praktisch ist. - N2F ist eine webbasierte und mobile Lösung, die es den Nutzern auch ermöglicht, Spesenabrechnungen in Echtzeit zu versenden, wobei die gesetzlichen Vorschriften eingehalten und Fehler bei der Berechnung vermieden werden.
- SAP Concur verbindet sowohl Ihr Buchhaltungssystem als auch Reise- und Kreditkartenanbieter und ermöglicht die Berechnung von Reiserouten. Durch diese Art der Verknüpfung aller Schritte gewinnen alle: Das Unternehmen kontrolliert seine Ausgaben effizienter und die Mitarbeiter sparen Zeit bei der Verwaltung ihrer Reisen, um sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren zu können.
- Spendesk ist eine Software zur Verwaltung von Geschäftsausgaben , die mit gedeckelten Einkaufskarten arbeitet. Die gesamte Lösung bietet einen echten Bruch mit dem Papierformat, da sie sowohl eine Ausgabenkontrolle als auch eine freie Nutzung ermöglicht, dank der mobilen Version der Anwendung.
- Es gibt auch andere funktionale Alternativen, wie Notilus auf dem Markt für Travel and Expense Management (Reise- und Ausgabenmanagement) und Mooncard mit seinem Angebot an Zahlungskarten.
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Artikel aktualisiert, ursprünglich veröffentlicht im Januar 2019.
Artikel übersetzt aus dem Französischen