Großraumzulage: Decken Sie Ihre Kosten auf Geschäftsreisen ab

Laut LesEchos beliefen sich die Ausgaben für Geschäftsreisen in Frankreich im Jahr 2020 auf 30 Milliarden US-Dollar.

Im Rahmen ihrer beruflichen Aufgaben müssen manche Arbeitnehmer kilometerweit von ihrem Wohnort entfernt auf Reisen gehen. Die Kosten, die durch diese großen Reisen entstehen (Transport, Verpflegung, Unterkunft), werden vom Arbeitgeber erstattet. Sie können Ihre Erstattungsansprüche bei Ihrem Arbeitgeber über Spesenabrechnungen geltend machen.

Lesen Sie alle unsere Tipps, um Ihre Arbeitnehmer zu entschädigen oder Ihre Entschädigung ordnungsgemäß zu erhalten.

Was ist eine Reisekostenpauschale?

Reisekostenvergütung: Definition

Die Reisekostenpauschale deckt die zusätzlichen Ausgaben für Verpflegung, Transport und Unterkunft des Arbeitnehmers auf Geschäftsreisen.

In diesem Fall wird es für den Arbeitnehmer möglich sein, diese Zulagen zu erhalten, wenn er aufgrund seiner Arbeitsbedingungen nicht in der Lage ist, an seinen Wohnort zurückzukehren.

Es müssen jedoch zwei Bedingungen erfüllt sein:

• Die Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Arbeitsplatz beträgt 50 km oder mehr (einfache Strecke),
• die öffentlichen Verkehrsmittel ermöglichen es nicht, diese Entfernung in weniger als 1,5 Stunden zurückzulegen (Hinweg).

Wenn Sie diese Situation nicht erfüllen, kann Ihr Unternehmen trotzdem erklären, dass Sie aufgrund von tatsächlichen Umständen (z. B. Arbeitszeiten) daran gehindert werden, Ihren Wohnort zu erreichen.

☝️ Beachten Sie, dass die Rückerstattungen nicht steuerfrei sind, wenn Sie nach Hause zurückkehren, auch wenn Sie alle Bedingungen erfüllen.

Sozialversicherungsrechtlicher Status von Reisekostenerstattungen

Wenn Sie als Arbeitgeber die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie die Kosten Ihrer Arbeitnehmer nachweisen, wenn und nur wenn die Erstattung der Reisekosten die Steuerbefreiungsgrenzen überschreitet.

Entschädigungen für große Reisen sind bis zur Höhe der Pauschale von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Léa Boluze , ©capital

Kurz gesagt stellen die Entschädigungen eine Erstattung von Berufskosten dar, wenn sie bis zu dem von der URSSAF festgelegten Höchstbetrag gezahlt werden. Im Gegensatz dazu unterliegt der über dem Höchstbetrag liegende Teil den Sozialabgaben und der Einkommensteuer.

Ihre Abfindungen sind steuerfrei, wenn sie bestimmte kumulative Bedingungen erfüllen:

• Die Steuerbefreiung gilt für Arbeitnehmer, die nur den Pauschalabzug von 10 % vornehmen (eine Kumulierung mit dem Abzug für tatsächliche Kosten ist nicht zulässig),
• Die Zulagen müssen berufsbedingten Kosten entsprechen (die nicht für persönliche Ausgaben bestimmt sind),
• sie müssen besonderen beruflichen Ausgaben entsprechen (die Zulagen dürfen nicht Teil der Ausgaben sein, die bereits durch den Pauschalabzug von 10 % abgedeckt sind),
• sie müssen ausreichend umfassend begründet werden, um ihre Richtigkeit und Höhe festzustellen,
• sie müssen entsprechend ihrem Zweck verwendet werden.

Geschäftsreise: Welche Entschädigung erhält ein Arbeitnehmer?

Erstattung auf der Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten.

Sie müssen Ihrem Arbeitgeber ordnungsgemäße und gültige Belege für Ihre entstandenen Kosten vorlegen, damit Ihr Arbeitgeber Ihre Ausgaben erstattet.

Die tatsächlichen oder berufsbedingten Kosten (z. B. Dienstreisekosten) sind alle Ausgaben, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit getätigt werden.

Erstattung auf der Grundlage einer Pauschalentschädigung.

Die Pauschalentschädigung wird vom Staat festgelegt. Sie wird vor allem verwendet, um die Mahlzeiten der Arbeitnehmer zu decken.

• Entschädigung für Mahlzeiten am Arbeitsplatz: Die zur Abgeltung dieser zusätzlichen Kosten gezahlte Pauschale ist bis zu einem Höchstbetrag von 6,70 € am 1 . Januar 2021 beitragsfrei.
• Entschädigung für Mahlzeiten außerhalb eines Restaurants: Entschädigungen sind bis zu 9,40 € unter 1. Januar 2021 beitragsfrei.
• Essensgeld im Restaurant: Die Zulagen sind bis zu 19,10 € am 1. Januar 2021 pro Mahlzeit beitragsfrei,
• Zulage bei Telearbeit: 10 € pro Monat für einen Tag Telearbeit pro Woche, 20 € pro Monat für zwei Tage Telearbeit pro Woche, 30 € pro Monat für drei Tage Telearbeit pro Woche.

Die Tarife für 2021

Hier sind die Tarife, auf die Sie Ihre Berechnungen von Werbungskosten sowie Ihre Kilometerabrechnungen für 2021 stützen können.

Für Autofahrer geltende Kilometerstaffel im Jahr 2021

Unterschiedliche Beträge je nach Ihrem Standort

Je nach Ihrem Wohnort sind die Erstattungen für Mahlzeiten und Übernachtungskosten für Arbeitnehmer von der Beitragsbemessungsgrundlage ausgenommen, und zwar ohne Betragsbegrenzung wie im Ausland und in den Überseedepartements.

Tarif für große Reisen im Mutterland für 2021

Tarif für große Reisen in Übersee für 2021

Diese Beträge werden gekürzt:

• um 15 % ab dem ersten Tag des vierten Monats bei einer Reise von mehr als 3 Monaten und weniger als 2 Jahren,
• um 30 % ab dem ersten Tag des 25. Monats bei einer Reise von mehr als 24 Monaten und weniger als 4 Jahren.

Welche Tipps haben Sie? Sagen Sie es uns in den Kommentaren!