Alle Geheimnisse der Business Card zur Verwaltung der Unternehmensausgaben
Die Business Card wird von Unternehmen immer häufiger als Zahlungsmittel eingesetzt.
Sie kommen auf die Idee, Ihre Mitarbeiter mit dieser Art von Karte für Geschäftsausgaben auszustatten, aber Sie fragen sich, wie die Business Card genau funktioniert? Wie groß ist der Umfang ihrer Vorteile? Ob sie den Arbeitnehmer von der Erstellung von Spesenabrechnungen befreit?
Wir lüften in diesem Artikel alle Geheimnisse der Business Card!
Was ist eine Visitenkarte?
Business Card Definition
Die Visitenkarte ist ein Zahlungsmittel, das Arbeitnehmern gewährt wird und dessen Nutzung strikt auf Ausgaben im Zusammenhang mit dem Unternehmen beschränkt ist.
Sie wird insbesondere von Arbeitnehmern genutzt, bei denen Reisen zu ihren wiederkehrenden Aufgaben gehören und bei denen viele Kosten anfallen, die vorgestreckt werden müssen.
Mit dieser Namenskarte kann man bezahlen :
- Fahrtkosten,
- Kilometergebühren,
- Dienstreisekosten, die mit Geschäftsreisen verbunden sind,
- Kosten im Zusammenhang mit NIKT wie z. B. der Kauf eines Softwareabonnements usw.
In der Regel geht das Unternehmen eine Vereinbarung mit einer Bank (LCL, Crédit Agricole, Société Générale, BNP Paribas usw.) oder einem Dienstleister ein, um Business Cards für seine Mitarbeiter zu erhalten.
Die Ausgaben können abgebucht werden :
- entweder direkt vom Konto des Unternehmens,
- oder vom Konto des Arbeitnehmers.
Wie funktioniert die Business-Karte?
Die Business-Karte funktioniert wie eine normale Bankkarte. Mit ihr kann man Einkäufe bezahlen, nur dass man damit kein Geld am Automaten abheben kann.
Sie können Ihren Mitarbeitern eine Bankkarte geben, aber wie können Sie kontrollieren, ob sie sich an die von der Ausgabenpolitik vorgegebenen Grenzen halten? Wir verstehen Ihre Bedenken. Schließlich handelt es sich um das Bankkonto des Unternehmens. Sie sollten wissen, dass Sie die Ausgabenbeschränkungen (Höchstgrenze, geografische Gebiete, bestimmte Wochentage usw.) individuell für jede Karte einstellen können.
Wenn die Karte mit dem Konto des Arbeitnehmers verknüpft ist, kann man eine verzögerte Abbuchung einrichten, bei der der bezahlte Betrag nicht sofort abgezogen wird. Das ist für den Arbeitnehmer viel bequemer, da er die Rückzahlung erhält, bevor die Bank sein Konto belastet. Es ist ein Garant für Gelassenheit, da die Abbuchung bis zu einem Monat nach der Ausgabe aufgeschoben werden kann.
Dies gilt natürlich nur, wenn das Unternehmen über ein effizientes System zur Erstattung von Spesenabrechnungen und zur Verwaltung von Ausgaben verfügt. Dies ist bei der Spendesk-Lösung der Fall, die es ermöglicht, alle Zahlungsmittel (Zahlungskarten, Spesenabrechnungen, aber auch Rechnungen) in einem einzigen Tool zu zentralisieren. Seine Zahlungskarten sind gesichert und mit der Lösung verbunden, sodass das Unternehmen die Einstellungen jeder Karte anpassen und in Echtzeit Einblick in die Einkäufe erhalten kann. Außerdem kann jeder Mitarbeiter die Entwicklung seines Guthabens und den Verlauf seiner Ausgaben verfolgen.
Unterschiede zwischen einer Geschäftskarte und einer Unternehmenskarte
Die meisten Abteilungen sprechen unterschiedslos von einer Business-Karte und einer Unternehmenskarte (oder Corporate Card). Es gibt keine wirklichen Unterschiede zwischen den beiden, es handelt sich vielmehr um eine Frage des verwendeten Begriffs.
Es kommt jedoch vor, dass einige Websites nuancieren. In diesem Fall bezieht sich die Geschäftskarte auf das System, das vom Konto des Arbeitnehmers abbucht, während sich die Unternehmenskarte auf das System bezieht, das direkt auf dem Bankkonto des Unternehmens operiert.
Vorteile und Grenzen einer Geschäftskarte
Was sind die Vorteile einer Geschäftskarte?
Keine Notwendigkeit mehr, Kosten vorzustrecken
Ein ganz offensichtlicher Pluspunkt für Arbeitnehmer ist die Tatsache, dass sie für ihre Geschäftsausgaben keine Kosten mehr vorstrecken müssen.
Da diese hoch sein können, wenn die Person viel Zeit unterwegs verbringt, ist es eine echte Erleichterung, wenn sie die Ausgaben tätigen kann, die für die Ausübung ihrer Tätigkeit notwendig sind.
Mit einem ruhigen Geist werden Ihre Mitarbeiter während ihrer Dienstreisen zweifellos noch effizienter sein!
Automatische Begrenzung der Ausgaben
Für die Führungskraft, den Buchhalter oder die Finanzabteilung des Unternehmens bedeutet die Möglichkeit, Ausgabenlimits automatisch und entsprechend ihrer Richtlinien festzulegen, dass sie einige Bedenken ausräumen kann.
Darüber hinaus können die Einstellungen für jede Karte und damit für jeden Mitarbeiter entsprechend seinen Besonderheiten (geografisches Gebiet, Nutzungstage, Obergrenze usw.) angepasst werden.
Sichtbarkeit der Ausgaben
Mit der Business Card erhalten Sie in Echtzeit Einblick in alle getätigten Ausgaben.
Verbunden mit Ihrer Lösung zur Ausgabenverwaltung können Sie diese im System einsehen, um sie immer besser unter Kontrolle zu haben, und regelmäßig die Ausgabenaufstellung einsehen, die auch dem Karteninhaber zugänglich ist.
Das ermöglicht Ihnen Soldo, eine echte maßgeschneiderte Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die eine einfache Ausgabenverwaltung mit hochgradig konfigurierbaren (physischen und virtuellen) Geschäftskarten ermöglicht, die einem Benutzer, einer Abteilung oder einem Projekt zugewiesen werden können, um die Verteilung Ihrer Budgets agil zu beherrschen. Verbunden mit einer intuitiven mobilen Anwendung und einer webbasierten Verwaltungskonsole bietet sie Kontrolle und Transparenz in Echtzeit.
Geschäftsreisen werden vereinfacht
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen auf Geschäftsreisen bringt eine zusätzliche mentale Belastung für die Arbeitnehmer mit sich. Zwischen :
- Darauf achten, dass man nicht mehr ausgibt als erlaubt,
- aufpassen, dass man die Belege nicht verliert, um sie erstattet zu bekommen,
- oder sich zu fragen, wann all diese vorgestreckten Kosten zurückerstattet werden.
Mit der Business Card müssen sich Arbeitnehmer, die unterwegs sind, um all dies nicht mehr kümmern und können die notwendigen Ausgaben in aller Ruhe tätigen.
Bekämpfung von Betrug
Zwar sind bei weitem nicht alle Ihre Mitarbeiter Betrüger, aber viele Unternehmen sind von dem Phänomen der falschen Spesenabrechnungen betroffen.
71 % der französischen Unternehmen sind von Betrug betroffen.
Cabinet PwC (Global Economic Crime Survey 2018)
Durch ein solches Verhalten verliert das Unternehmen jedoch Geld, da es nicht geschuldete Kosten erstattet, was zu einem Verlust von bis zu 5 % der Jahreseinnahmen führen kann (Oversight Systems 2017).
Darüber hinaus kann sich das Unternehmen Risiken aussetzen, wenn bei einer Prüfung durch die URSSAF Anomalien in den Prozessen festgestellt werden.
Durch den Einsatz von Visitenkarten können diese Probleme gemildert werden.
Sicherer Online-Einkauf
Online-Einkäufe sind besonders heikel, da das Risiko von Hackerangriffen sehr real ist und jedes Jahr zunimmt.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie virtuelle Einwegkarten in Betracht ziehen. Sie geben Ihnen die Gewissheit, online mit einem hohen Maß an Sicherheit einzukaufen! Für jeden einmaligen Kauf generieren Sie eine Karte mit Ihren eigenen Daten und können so Hackerangriffe verhindern.
Welche Einschränkungen gibt es bei der Business Card?
Die Business Card erweist sich als Vorteil :
- für den Arbeitnehmer, der sich weniger Sorgen um seine Ausgaben im Rahmen seiner Dienstreisen machen muss,
- und für das Unternehmen, das eine bessere Kontrolle über eben diese Ausgaben erhält.
Das bedeutet aber nicht, dass der Mitarbeiter keine Spesen mehr abrechnen und keine Belege mehr haben muss, die von der Buchhaltung geprüft und bearbeitet werden müssen - ein zeitraubender Prozess!
Es ist also zu bedenken, dass eine Visitenkarte trotz aller damit verbundenen Vorteile das Unternehmen nicht von einer guten Verwaltung der Spesenabrechnungen entbindet. Deshalb ist es (wie bereits erwähnt) empfehlenswert, sich zusätzlich ein Tool zuzulegen, das die Verwaltung der Spesenabrechnungen und Ausgaben weitestgehend automatisiert.
Sind Sie also bereit, für Ihr Unternehmen auf eine physische oder virtuelle Visitenkarte umzusteigen? Nutzen Sie diese Art von Dienstleistung bereits? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in einem Kommentar mit.
Artikel übersetzt aus dem Französischen