Wie berechnet man eine kilometerbezogene Spesenabrechnung im Jahr 2024? Tabelle und Berechnungsmodell

Der Begriff Kilometerspesenbeleg bezeichnet ein Dokument, das eine berufliche Ausgabe belegt, die ein/e Arbeitnehmer/in mit seinem/ihrem Privatfahrzeug für Dienstfahrten, meist seinem/ihrem Auto, getätigt hat.

Mit diesem Beleg erhält er/sie das sogenannte Kilometergeld zur Abgeltung der entstandenen Kosten.

Bei der Berechnung der Kilometerkosten muss sich der Arbeitgeber an die von der Steuerverwaltung festgelegte Kilometertabelle 2024 halten. Folgen Sie unserem GPS, wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie das geht.

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Wie funktioniert die Kilometerabrechnung?

Über eine Steuertabelle legt die Steuerverwaltung den Erstattungsbetrag für Kilometergeld, tatsächliche Berufskosten, fest und berücksichtigt dabei :

• Kosten für Wartung und Verschleiß des Fahrzeugs,
• der Kosten, die durch das verwendete Benzin oder den Kraftstoff entstehen,
• des Kaufs für den Ersatz von Reifen,
• der Kosten für die Versicherung des Fahrzeugs.

💡 Werden Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte berücksichtigt?

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten nicht als Dienstfahrten, außer in Ausnahmefällen, die in einem Tarifvertrag erwähnt werden, oder z. B. für Personal, das Rufbereitschaft hat.

In der Einkommensteuererklärung wird Arbeitnehmern/innen automatisch ein Pauschalabzug von 10 % gewährt, um bestimmte Kosten wie z. B. für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu decken.

Der Arbeitnehmer kann auf diesen Abzug verzichten, wenn er weniger günstig ist, und stattdessen seine tatsächlichen Kosten abziehen.

Die Kilometertabelle 2024: die Referenz für Ihre Erstattungen.

Die Kilometertabelle wird jedes Jahr von der Steuerverwaltung erstellt, um die Bedingungen für die Erstattung von Kilometerkosten für jeden Fahrzeugtyp festzulegen.

Unser Artikel, der der Kilometertabelle 2024 gewidmet ist, erklärt Ihnen alles im Detail und stellt die Tabellen für Autos, Zweiräder und Motorroller sowie für Fahrräder vor.

Hier ist die Tabelle der Tabelle 2024 für Autos :

Wie werden Kilometergeldabrechnungen berechnet?

Beispiel für die Berechnung von Kilometergeld.

Hier ist ein Beispiel für die Berechnung der Kilometerpauschale, das Ihnen als Vorlage für eine Spesenabrechnung dienen kann.

Zu berücksichtigende Berechnungselemente (nach der Tabelle) :

• Jean Dupond, ein Vertriebsmitarbeiter, nutzt seinen Privatwagen, um seine Geschäftsreisen zu absolvieren;
• Jean hat im Jahr 500 Kilometer zurückgelegt, um seine Touren zu absolvieren;
• Die administrative Leistung seines Autos beträgt 3 PS (Pferdestärken).

Die durchzuführende Berechnung lautet somit:

 Zurückgelegte Strecke in km X 0,456 = 500 X 0,456 = 228 €.

✅ Jean soll also 228 Euro Kilometergeld als Erstattung für seine beruflichen Fahrtkosten erhalten.

Da Jean ein organisierter Mensch ist, hat er seine Spesenabrechnungen ordnungsgemäß Monat für Monat bearbeitet und so das Risiko von Fehlern minimiert.

Beachten Sie, dass Sie die Umsatzsteuer auf die Kilometerkosten nicht zurückfordern können. Die Beträge, die das Unternehmen dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin als Kilometergeld zahlt, sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Die Mehrwertsteuer ist nicht erstattungsfähig, also nicht abzugsfähig.

Wie erhalte ich eine Erstattung gegen Vorlage von Belegen?

Jede Person hat Anspruch auf Erstattung von Kilometerkosten, wenn :

• sie (oder ihr Ehepartner bzw. ihre Ehepartnerin) Eigentümerin des für Dienstfahrten genutzten Fahrzeugs ist,
• sie ihre Ausgabenbelege aufbewahrt und ihrem Arbeitgeber vorlegt.

Fall 1: Mein Unternehmen erstattet einen Betrag, der den Tarif übersteigt.

Wenn ein Unternehmen Kilometergeld zahlt, das über der offiziellen Tabelle liegt, betrachtet die URSSAF diese Beträge als Sachleistungen.

Diese Vorteile sind einkommenssteuerpflichtig und müssen mit Sozialversicherungsbeiträgen belegt werden.

Fall 2: Mein Unternehmen erstattet einen Betrag, der unter dem Tarif liegt.

Einige Ausnahmen bestätigen die Regel: Kilometergeld, das unter dem von der URSSAF festgelegten Tarif liegt, kann erstattet werden , wenn der Tarifvertrag dies vorsieht. In der Regel ist jedoch eine Mindestgrenze für die Erstattung vorgesehen.

Ist eine Befreiung von den Sozialabgaben möglich?

Die Erstattung von Reisekosten und generell alle berufsbedingten Kosten sind von den Sozialabgaben befreit.

☝️ Achten Sie jedoch darauf, dass Sie keine Gehälter als Spesenabrechnungen "tarnen": Im Falle einer Kontrolle nimmt die URSSAF die Spesenabrechnungen genauestens unter die Lupe. Seien Sie daher explizit in der Bezeichnung der Spesen.

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Verwalten Sie Ihre Kilometerabrechnungen mit einer Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen.

Wie Sie sicher schon bemerkt haben, kann die Bearbeitung von Spesenabrechnungen, um sie in Kilometergeld umzuwandeln, sehr mühsam sein.

Die Verwendung einer Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen kann Ihnen die Aufgabe erleichtern, Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten und Fehler zu vermeiden. Sie enthält in der Regel die aktuelle Kilometertabelle und die OCR-Technologie, die die Zeichen der gescannten Belege (Betrag, Datum, Art der Ausgabe) in der mobilen Anwendung erkennt.

Hier eine Auswahl und einige ihrer Vorteile :

• Cleemy automatisiert die Erstattung der Kilometerkosten, indem es die Tabelle, aber auch Ihre individuellen Berechnungsregeln einbezieht und sogar die Kosten einer Fahrt anhand von GPS-Koordinaten automatisch berechnet;
• das Modul Spesenabrechnung der HR-Software Eurécia: Das Tool hat den Vorteil, dass es sich in eine umfassendere Personalverwaltungssoftware integrieren lässt ;
• Expensya: Es ermöglicht Ihnen, dank eines intelligenten Statistikmoduls die besten Entscheidungen zu treffen, um die Ausgaben der Organisation zu kontrollieren ;
• Izika: Es lädt Sie ein, Ihren elektronischen Kalender zu verbinden, um ihn in Kilometergeld zu übersetzen und so viel Zeit bei der Verwaltung Ihrer kilometerbezogenen Spesenabrechnungen zu sparen ;
• Kizeo Forms: Ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Formulare, einschließlich einer Spesenabrechnung, mit automatischer Berechnung der Mehrwertsteuer, des Betrags inklusive Steuern und Versand per E-Mail;
• N2F: Es schätzt die Kilometerkosten auf der Grundlage der geplanten Fahrten und aktualisiert sie in Echtzeit und bietet Werkzeuge zur Anpassung der Spesenabrechnungspolitik ;
• Phileas Gestion: Es bietet die Parametrisierung von Erstattungsregeln zur Kontrolle des Budgets und die Generierung der erforderlichen Buchungssätze.

Und Sie, was sind Ihre Tipps und Tools für die Verwaltung von Kilometerabrechnungen?