Wie kann ich die USt auf Spesenabrechnungen zurückfordern?
Als Unternehmen tätigen Sie Ausgaben, die für den reibungslosen Ablauf Ihrer Geschäftstätigkeit erforderlich sind, insbesondere Geschäftsausgaben, die zu Spesenabrechnungen führen.
Für einige dieser Ausgaben erlaubt Ihnen das Gesetz, unter Einhaltung bestimmter Regeln und unter bestimmten Bedingungen die Umsatzsteuer auf Spesenabrechnungen zu erstatten.
Wie sieht der rechtliche Rahmen aus und welche Ausgaben sind förderfähig? Wie können Sie den Prozess der Umsatzsteuererstattung vereinfachen? Der Stand der Dinge in diesem Artikel!
Spesenabrechnungen und USt-Erstattung: Was sagt das Gesetz?
Die Modalitäten der Mehrwertsteuerrückerstattung
Gemäß Artikel 208 des Anhangs II der französischen Steuerordnung erfolgt der Abzug der Mehrwertsteuer auf den Erklärungen, die die Unternehmen zur Abführung der Steuer einreichen.
In der Regel kommen Geschäftsausgaben für die Erstattung der Umsatzsteuer durch das Unternehmen in Frage, außer in Ausnahmefällen, auf die wir weiter unten eingehen werden.
Die Bedingungen für die Rückerstattung der Umsatzsteuer auf eine Spesenabrechnung
Im Rahmen der Verwaltung und Erstattung von Geschäftsausgaben an seine Mitarbeiter kann ein Unternehmen bestimmte Umsatzsteuerbeträge zurückfordern, und zwar nach spezifischen Bestimmungen :
- Die Mehrwertsteuer kann abgezogen werden, wenn sie auf eine steuerpflichtige berufliche Tätigkeit angewendet wird, d. h. das Unternehmen oder die Organisation muss beim Verkauf ihrer Ware oder Dienstleistung umsatzsteuerpflichtig sein ;
- Die Ausgaben müssen im Rahmen des Betriebs und im Interesse des Unternehmens erfolgen - Ausgaben für die private Nutzung sind ausdrücklich ausgeschlossen;
- Alle Rechnungen und Belege müssen aufbewahrt werden und die vorgeschriebenen Angaben enthalten.
Welche Belege werden akzeptiert?
Die Belege müssen den Nachweis erbringen, dass die Ausgabe Teil einer inhärenten Notwendigkeit für das Geschäftsleben und die Geschäftstätigkeit des Unternehmens ist.
Meistens handelt es sich dabei um einen Kassenbon, eine Notiz oder eine Quittung und oft auch um eine Rechnung, auf der der Mehrwertsteuerbetrag detailliert ausgewiesen ist.
☝ Achtung: Man darf seine Berechnungen für den Vorsteuerabzug nicht auf den Preis inklusive Mehrwertsteuer stützen und auch keine Kreditkartenbelege verwenden.
Rechnungen: Aufbewahrung und Pflichtangaben
Alle von Lieferanten ausgestellten Rechnungen müssen vom Unternehmen aufbewahrt werden.
Die Dokumente dienen bei einer Prüfung durch die Steuerbehörden als Beweismittel und müssen zwingend folgende Angaben enthalten (nicht erschöpfende Liste):
- Name der verkauften Leistung oder Ware,
- den anwendbaren Mehrwertsteuersatz ,
- der Betrag der in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer,
- den Namen des Unternehmens, an das sie adressiert ist (und nicht den Namen eines seiner Angestellten).
Im Fall von Berufsauslagen sind die Bedingungen nicht immer gleich: Nicht alle Ausgaben unterliegen der Mehrwertsteuer. Lassen Sie uns dies genauer betrachten.
Welche Arten von Spesenabrechnungen sind förderfähig und welche Bedingungen gelten?
Ausgaben für Mahlzeiten
🍽 Verpflegungskosten sind mit Dienstreisekosten verbunden; und in diesem speziellen Rahmen ist die anfallende Umsatzsteuer in den folgenden Fällen erstattungsfähig:
- Mahlzeiten eines Mitarbeiters, der allein auf Dienstreise ist,
- Mahlzeit eines Mitarbeiters mit Kollegen im Rahmen einer Besprechung,
- Geschäftsessen, sei es mit einem Kunden, einem Interessenten oder einem Partner.
☝ Zu beachten: Über einem Betrag von 150 € ohne Steuern ist eine auf den Namen des Unternehmens ausgestellte Rechnung vorzulegen. Unterhalb dieses Betrags reicht eine einfache Quittung aus, sofern sie den Mehrwertsteuersatz und -betrag, den Betrag ohne und den Betrag mit Steuern angibt.
Die Kosten für ein Hotel oder eine Unterkunft
🏨 Für Beherbergungskosten gelten genaue Regeln.
Im Fall von Hotelkosten ist die Mehrwertsteuer nicht abzugsfähig. Wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern oder Führungskräften auf Geschäftsreisen Hotelleistungen bezahlt, kann es den an den Staat gezahlten Anteil der Mehrwertsteuer nicht abziehen.
Andererseits gibt es Ausnahmen. In folgenden Fällen ist die Mehrwertsteuer erstattungsfähig:
- eine Übernachtung, die auf Rechnung eines Dritten bezahlt wird,
- ein Frühstück oder eine andere Mahlzeit, die in einem Hotel eingenommen wird, z. B.
Die Reisekosten
🚀 Sie fassen verschiedene Ausgaben zusammen, z. B. die Bezahlung von Treibstoff, Parkgebühren oder Mautgebühren. Die Mehrwertsteuer ist nicht immer erstattungsfähig, auch wenn die Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausgewiesen ist.
Im Folgenden wird dies näher erläutert.
Die Mehrwertsteuer kann erstattet werden auf :
- Mautgebühren für die Autobahn,
- Kraftstoffkosten für Diesel und Benzin (teilweise erstattungsfähig zu 80 % bei PKWs und zu 100 % bei Nutzfahrzeugen),
- Miete und Wartung ausschließlich von Nutzfahrzeugen.
☝ Gut zu wissen: Bezüglich des Kraftstoffs kann es sich genauso gut um ein privates oder ein im Auftrag des Unternehmens besessenes Fahrzeug handeln. Im ersten Fall muss nachgewiesen werden, dass die Fahrten tatsächlich im Interesse des Unternehmens stattgefunden haben.
Die Mehrwertsteuer ist nicht erstattungsfähig auf
- Fahrten mit dem Flugzeug, dem Zug, dem Taxi, dem Bus oder dem Schiff,
- den Kauf oder die Anmietung eines Parkplatzes.
Kilometerabhängige Spesenabrechnungen unterliegen dagegen nicht der Umsatzsteuer.
Geschenke von Unternehmen
🎁 Geschenke sind bis zu einem Betrag von 69 € (inkl. MwSt.) pro Jahr und Empfänger zum Abzug der Mehrwertsteuer berechtigt.
Geschenke an Kunden können eine Steuerbefreiung erhalten, wenn sie dem reibungslosen Betrieb oder der Entwicklung des Unternehmens zugutekommen.
Sonderfälle: Die Spesenabrechnung ohne Umsatzsteuer.
Es gilt folgende Regel: Die Mehrwertsteuer ist nur dann abzugsfähig, wenn dies eindeutig auf einer Rechnung vermerkt ist; andernfalls kann keine Abzugsfähigkeit gelten.
Daher kann die Vorsteuer nicht auf der Grundlage einer Bestellung, eines Kostenvoranschlags oder sogar einer Pro-forma-Rechnung (nur das Original ist gültig) geltend gemacht werden.
Wenn die erhaltene Rechnung keine Mehrwertsteuer enthält, ist es ratsam, sich an den Lieferanten zu wenden, um eine korrigierte Rechnung zu erhalten.
Im Falle des Erwerbs von Waren von ausländischen Lieferanten, unabhängig davon, ob sie in Drittländern der Europäischen Union oder innerhalb der EU ansässig sind, gelten besondere Bestimmungen.
Wie kann die USt-Erstattung bei Spesenabrechnungen vereinfacht werden?
Die Frage lautete: "Wie kann ich die Umsatzsteuer auf Spesenabrechnungen zurückfordern?" Unsere Antwort: Indem Sie sich für eine Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen entscheiden, die die Berechnungen für Sie durchführt. Entdecken Sie ohne weitere Verzögerung unsere Auswahl.
Cleemy
⚙️ Die Funktionsweise von Cleemy ist einfach: Ihre Mitarbeiter geben ihre Ausgaben mit zwei Klicks an, fotografieren ihren Beleg, dann extrahiert das Tool dank OCR die relevanten Informationen und füllt die zugehörigen Felder automatisch aus, inklusive Mehrwertsteuer.
👍 Es ermittelt die erstattungsfähige Mehrwertsteuer, bucht sie auf die richtigen Konten und bei Unstimmigkeiten auf der Rechnung berichtigt das Tool den Betrag, um die steuerlichen Rundungsregeln einzuhalten.
Expensya
⚙️ Expensya ist eine intelligente Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, mit der Sie für jede Ausgabenkategorie den Umsatzsteuererstattungssatz festlegen können, um die Umsatzsteuerbehandlung zu vereinfachen.
👍 Sie hat übrigens eine Partnerschaft mit VAT4U, Europas erster Online-Plattform für die Umsatzsteuererstattung, entwickelt, um diesen Prozess bei Geschäftsausgaben zu vereinfachen und zu automatisieren.
Silae Expense
⚙️ Mithilfe seiner hochentwickelten künstlichen Intelligenz erkennt Silae Expense die Ausgabenkategorien auf einer Rechnung, zieht dann den genauen Mehrwertsteuerbetrag heraus und verbucht ihn, indem er den PDF-Beleg der Ausgabe anhängt.
👍 Jede vorsteuerabzugsberechtigte Ausgabe wird zurückverfolgt und die Summe automatisch von Ihrer Umsatzsteuerabführung an den Staat abgezogen.
KDS Neo
⚙️ KDS Neo ist eine Plattform, mit der Sie die Verwaltung der Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter optimieren können, indem sie sowohl die Buchung von Reisen als auch die Verwaltung der Spesenabrechnungen (Transfers, Hotel, usw.) einschließlich der Umsatzsteuer zusammenfasst.
👍 Sie ermöglicht flüssige Prozesse zwischen allen Beteiligten, eine bessere Kostenkontrolle und damit die Optimierung der gesamten Reiseverwaltungskette.
Philéas Gestion
⚙️ Philéas Gestion ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben. Dank eines intelligenten Validierungssystems in Verbindung mit einer OCR-Technologie sparen die Verantwortlichen Zeit.
👍 Die automatische Analyse von Spesenabrechnungen und die Erkennung von möglichen Unstimmigkeiten erleichtern ihre Arbeit. Das Tool ist mit Ihrer Buchhaltungssoftware kompatibel und ermöglicht die Rückerstattung der Umsatzsteuer.
Rydoo
⚙️ Rydoo ist eine intuitive Lösung, die Ihre klassischen Spesenabrechnungen (Rydoo Expense) und die Kosten für Ihre Geschäftsreisen (Rydoo Travel) verwaltet.
👍 Ihre Mitarbeiter sparen Zeit, indem sie ihre Belege fotografieren: Die OCR-Technologie kümmert sich um die Erkennung von Elementen, die extrahiert werden müssen, wie z. B. die Umsatzsteuer, und erleichtert so Ihre Umsatzsteuererklärungen.
SAP Concur
⚙️ Die Anwendung SAP Concur verfolgt in Echtzeit die Geschäftsausgaben auf Geschäftsreisen: Kauf der Reise, Integration jeder Ausgabe in Echtzeit und während der Reise (Taxibestellung, Restaurantkosten usw.) mit Scannen der Quittungen, automatisierte Zahlung und Genehmigung.
👍 Sie bietet auch eine Audit-Lösung an, um Erstattungsanträge und Rechnungen laufend zu analysieren und erstattungsfähige Mehrwertsteuer aufzuspüren.
Lassen Sie sich nicht die Kosten einer wenig optimierten Verwaltung aufhalsen ...
... und gehen Sie zu einer automatisierten Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen über!
Um bei einer Steuerprüfung keine bösen Überraschungen zu erleben, müssen Unternehmen die Regeln für die Umsatzsteuererstattung kennen und beherrschen.
Aber das ist noch nicht alles! Durch die Anschaffung einer solchen Software werden Ihre Prozesse flüssiger und Sie sparen viel Zeit bei der Bearbeitung Ihrer Spesen.
Alle mit den Geschäftsausgaben verbundenen Mehrwertsteuerbeträge werden in Ihre Buchhaltungsausgaben integriert und berücksichtigt.
So stellen Sie sicher, dass Sie keine abzugsfähige Mehrwertsteuer verpassen: Die Spuren aller Ihrer Ausgaben werden festgehalten und die Summe der fälligen Mehrwertsteuer wird automatisch berechnet, sodass Sie nur das abführen, was Sie dem Staat schulden. Sind Sie überzeugt?
Artikel übersetzt aus dem Französischen