Selbstständige: Nicht nur die Spesenabrechnung ist ein Weg, um Pro-Kopf-Ausgaben erstattet zu bekommen

Reisekosten, Einkauf von Rohstoffen für einen Kunden: Wenn man Selbstunternehmer ist, hat man manchmal viele Geschäftsausgaben, um sein Geschäft zu betreiben. Aus diesem Grund muss man sich die Kosten erstatten lassen - wie? Indem man eine Spesenabrechnung macht ?

Es gibt eine (legale, unnötig zu erwähnen) Alternative, mit der Sie bestimmte Kosten von Ihrem Umsatz abziehen können: die Auslagenrechnung. Vielleicht hören Sie dieses Wort zum ersten Mal, aber eines ist sicher: Sie werden sie schnell lieben, wenn Sie die Vorteile verstehen, die sie Ihnen bringen.

In diesem gemeinsam mit Charlène Serayet,Geschäftsführerin von Dasmind und Expertin für Verwaltungsmanagement, verfassten Artikel erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.

Kurz gesagt: Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das einen Antrag auf Erstattung von Geschäftskosten formalisiert, die einer Person im Rahmen der Ausübung ihrer Arbeit entstanden sind.

Die Spesenabrechnung kann in physischer oder elektronischer Form erstellt werden, um an die Buchhaltung und Verwaltung des Unternehmens weitergeleitet zu werden, die die Formalisierung der Spesenabrechnung vorab festlegt, um sie zu vereinheitlichen.

In der Regel wird die Spesenabrechnung vorab von der Führungskraft genehmigt, die überprüft, ob der Höchstbetrag eingehalten wurde und die Art der Ausgabe erstattungsfähig ist.

Darf man als Selbstunternehmer eine Spesenabrechnung machen?

NEIN (Entschuldigung, das ist zugegebenermaßen etwas frontalistisch). Warum ist das so? Die Antwort liegt fast schon in der Frage, aber wir geben Ihnen trotzdem einen Hinweis: Ihre Steuerregelung ist schuld. Schreien Sie nicht laut auf, Sie haben es selbst gewählt!

Es ist an der Zeit, die Grundlagen des Steuersystems für Selbstständige zu überprüfen.

Das System des Kleinstunternehmens bietet zwar zahlreiche Vorteile wie die einfache Gründung des Status oder die schlanke Buchführung, es hat jedoch auch einige Einschränkungen. Nobody's perfect!

Tatsächlich können alle Arten von Unternehmen die Kosten von ihrem Umsatz abziehen ... außer das Kleinstunternehmen (Pech gehabt). Denn als Selbstunternehmer :

• werden Sie auf Ihren Umsatz besteuert,
• während die anderen Unternehmen auf den Gewinn besteuert werden, d. h. auf ihren Umsatz nach Abzug der Kosten (haben aber eine viel aufwändigere Buchführung als Sie).

Die extrem vereinfachte Buchführung, von der Sie als Glückspilz profitieren, wird durch die Anwendung eines Pauschalabschlags ermöglicht, der gerade die Berücksichtigung von Berufsauslagen erleichtern soll. Sie werden also nicht auf 100 % Ihres Umsatzes besteuert.

Dieser Pauschalabschlag variiert je nach Art Ihrer Tätigkeit:

• Kauf und Wiederverkauf von Waren und Gütern: 71 %.
• BIC-System (Gewinne aus Industrie und Handel): 50 %.
• BNC-System (nichtkommerzielle Gewinne): 34 %.

Sie können Ihre Kosten also nicht real abziehen, d. h. die tatsächlich angefallenen Berufsauslagen von Ihrem Umsatz abziehen.

Es sieht also nicht gut aus, wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben als Spesen abrechnen wollen. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie noch eine Alternative haben, um sich Ihre Geschäftsausgaben ordnungsgemäß erstatten zu lassen: die Auslagenerstattung.

Die Technik für die Erstattung von Geschäftsausgaben: Auslagenersatz

Auslagenersatz: Was ist das?

Als selbstständiger Unternehmer kann es sein, dass Sie Kosten vorstrecken müssen, um eine Leistung erbringen oder einen Verkauf tätigen zu können. Dabei handelt es sich in der Regel um Material oder Rohstoffe.

Hier einige Beispiele für Auslagen :

• Fliesen für die Renovierung einer Wohnung,
• Öl, um einen Ölwechsel durchzuführen,
• ein Abonnement für eine Bilddatenbank usw.

Sie können diese Art von Kosten von Ihrem Umsatz abziehen, und zwar aus dem einfachen Grund, dass sie nach Artikel 267 des französischen Steuergesetzbuchs (Code Général des Impôts) nicht in Ihrer Steuerbemessungsgrundlage enthalten sind.

Damit wir uns aber richtig verstehen: Auslagen sind keine Gelegenheit, um Gewinn zu machen (wir haben Sie kommen sehen). Der Betrag der Auslagen muss strikt dem Betrag der angefallenen Kosten entsprechen.

❌ Hier sind einige Beispiele für Kosten, die nicht als Auslagenersatz betrachtet werden können:

• Versandkosten,
• die Kilometerkosten,
• Reisekosten,
• Kosten für Verpflegung usw.

💡 Gut zu wissen: Sie können sich Reisekosten erstatten lassen, wenn die Rechnungen im Auftrag Ihres Kunden ausgestellt werden. Generell ist dies bei den meisten Kosten möglich, sofern sie notwendig sind, um die Leistung für Ihren Mandanten zu erbringen.

Das Wort der Expertin

Mit anderen Worten: Die Auslagen sind in Wirklichkeit Rechnungen auf den Namen Ihres Kunden, die Sie selbst bezahlt haben und die der Kunde Ihnen direkt erstattet. Diese Funktionsweise hat jedoch einen Aspekt, den es zu beachten gilt: Zwar können Sie Berufskosten von Ihrem Steuerbetrag abziehen, was bei Ihrer Regelung normalerweise nicht der Fall ist. Dennoch können Sie auf diese Einkäufe keine Gewinnspanne anwenden.

Wenn Sie im Baugewerbe tätig sind, wird der Kunde für die Fliesen, die Sie für 5 € kaufen, auch 5 € bezahlen, sodass Sie ihm nicht 15 € in Rechnung stellen können, in der Hoffnung, eine Gewinnspanne zu erzielen.

Charlène Serayet,

Vorteil von Auslagengebühren vs. Weiterberechnung

Im Duell zwischen dem Abzug von Auslagen und der Weiterberechnung der entstandenen Kosten sind die Auslagen eindeutig der Gewinner. Die Gründe dafür sind folgende:

• Sie werden nicht in Ihren Gesamtumsatz einbezogen, sodass Sie darauf keine Steuern zahlen müssen. Die Weiterberechnung von Kosten an Ihre Kunden erhöht jedoch Ihren Umsatz und damit auch die Höhe Ihrer Sozialversicherungsbeiträge. Es besteht sogar die Gefahr, dass Sie die Umsatzgrenzen überschreiten, mit denen Sie unter diesem Status arbeiten können.
  
  
• Diese schließen Ihre Haftung für getätigte Einkäufe aus. Wenn sich beispielsweise Fliesen, die Sie für die Durchführung von Arbeiten gekauft haben, als mangelhaft erweisen, muss sich Ihr Kunde an den Lieferanten wenden und nicht an Sie.

Kommen wir zur Sache: Wie kann ich mir als Selbstständiger meine Pro-Kosten erstatten lassen?

1. Holen Sie sich die vorherige schriftliche Zustimmung des Kunden ein.

Zunächst einmal müssen Sie die schriftliche Zustimmung Ihres Kunden einholen. Dieses Dokument wird als Auslagenmandat bezeichnet.

Abgesehen davon, dass es als Beweis für eine spätere Anfechtung seinerseits dient, formalisiert diese Vereinbarung für jeden Kauf :

• seine Art,
• und das vorgesehene maximale Budget.

Erst wenn Sie diese schriftliche Vereinbarung erhalten haben, können Sie den Kauf tätigen.

2. Begleichen Sie die Kosten über Ihr Geschäftskonto.

Damit der Prozess der Erstattung von Auslagen weitergehen kann, denken Sie daran, Ihren Einkauf ausschließlich über Ihr geschäftliches Bankkonto zu bezahlen.

3. Fordern Sie eine Rechnung auf den Namen Ihres Kunden an.

Wenn Sie den betreffenden Kauf tätigen, müssen Sie darum bitten, dass die Rechnung auf den Namen des Kunden ausgestellt wird und nicht auf Ihren eigenen.

Wie jede Rechnung muss sie eine Reihe von Angaben enthalten:

• Name des Kunden,
• Adresse,
• SIRET-Nummer,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw.

4. Bewahren Sie die Belege auf

Es ist unerlässlich, dass Sie alle Belege im Zusammenhang mit dem betreffenden Kauf aufbewahren. Ihr Kunde kann Ihnen die Auslagen nur gegen Vorlage der Rechnung und/oder des Kassenbelegs erstatten.

Denken Sie auch daran, dass Sie in Zukunft potenziell von der Steuerbehörde kontrolliert werden können.

5. Stellen Sie dem Kunden nach der Leistung eine Rechnung aus.

Wenn Sie die Leistung erbracht haben, müssen Sie die Auslagen gesondert ausweisen, wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung ausstellen. Sie müssen eine Kopie des Belegs beifügen.

Der Betrag, den Sie für die Auslagenerstattung erhalten, muss genau dem Betrag entsprechen, den Sie für die Vorauszahlung der Kosten aufgebracht haben. Wie bereits erwähnt, ist es nicht möglich, mit den Auslagen einen Gewinn zu erzielen.

Hier ein Beispiel für eine Auslagenrechnung:

Tools, die die Erstattung Ihrer Spesenabrechnungen vereinfachen.

Es gibt Software, die Ihnen die Verwaltung und Erstattung Ihrer Spesenabrechnungen erheblich erleichtert. Sie sind sehr zahlreich auf dem Markt und können verschiedene Formen annehmen:

• Software für Human Resources (HR),
• Software für Kostenvoranschläge und Rechnungen,
• Software für die Buchhaltung (Accounting Software),
• Software für Spesenabrechnungen.

Sie alle verfügen über die grundlegenden Funktionen zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen:

• Die Erfassung von Spesenabrechnungen
• Die Verwaltung der Belege
• Der Antrag auf Erstattung
• Die Bestätigung der Erstattung
• Die Verwaltung der Zahlungen
• Die Archivierung der Spesen.

Es gibt aber auch Software, die noch fortschrittlichere und maßgeschneiderte Funktionen bietet.

Wir fassen die Spesenabrechnung Unternehmer zusammen.

• Als Selbstunternehmer können Sie keine Spesenabrechnung machen, um sie von Ihrem Umsatz abzuziehen, da Sie bereits einen Pauschalabzug erhalten.

• Es gibt eine Lösung, wie Sie sich bestimmte berufsbedingte Kosten erstatten lassen können: die Auslagen.

• Um sie zu verbuchen, müssenSie einige Schritte befolgen:

  • Die schriftliche Zustimmung des Kunden einholen,
  • den Betrag mit Ihrem Geschäftskonto vorstrecken,
  • eine Rechnung auf den Namen des Kunden verlangen,
  • die Belege aufbewahren,
  • Lassen Sie die Auslagen auf der Schlussrechnung erscheinen.
• Sie sind sehr vorteilhaft, da Sie die für Ihren Kunden entstandenen Kosten erstattet bekommen, ohne Ihren Umsatz aufzublähen. Sie zahlen also weniger Nebenkosten, als wenn Sie sie auf herkömmliche Weise hätten in Rechnung stellen müssen.