Was ist ein Dienstreiseauftrag und welche Angaben müssen darin enthalten sein? (+ kostenlose Vorlage zum Herunterladen)
Ob es sich um einen Termin in der Nähe oder eine Geschäftsreise ins Ausland handelt, der Dienstreiseauftrag ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Er schützt beide Parteien , indem er die Bedingungen für die Reise und die Übernahme der mit der Dienstreise verbundenen Geschäftskosten festlegt.
Er ermöglicht eine bessere Verwaltung der Spesenabrechnungen und stellt einen rechtlich zulässigen Beweis für unvorhergesehene Ereignisse dar. Er kann an alle Arten von Unternehmen angepasst werden, aber seine rechtliche Verpflichtung steht immer wieder im Mittelpunkt der Diskussionen.
Was ist ein Dienstreiseauftrag? Wozu dient er genau? Welche rechtlichen Hinweise enthält er? Wie kann er optimiert werden, um Ihr Spesenmanagement zu verbessern? Antworten in diesem Artikel.
Was ist ein Dienstreiseauftrag?
Definition
Ein Dienstreiseauftrag ist ein berufliches Beschreibungsdokument, das in der Regel im Word- oder PDF-Format vorliegt und es einem Arbeitnehmer ermöglicht, während der Arbeitszeit zu reisen, um seine beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Er hat für die Beschäftigten mehrere Vorteile:
- Sie genießen die Vorteile und den Schutz ihres Status auch dann, wenn sie sich außerhalb des Unternehmens befinden.
- Dadurch ist auch sichergestellt, dass sie im Falle eines Arbeitsunfalls abgesichert sind.
- Sie können eine Erstattung ihrer berufsbedingten Kosten, auch Dienstreisekosten genannt, beantragen. Diese Kosten umfassen hauptsächlich Reisekosten (Transport), Mahlzeiten und Unterkunft.
Der Arbeitgeber seinerseits profitiert von einer optimaleren, übersichtlicheren und organisierteren Verwaltung der Spesenabrechnung. Alle Reisen werden detailliert aufgeführt und unterschrieben, was auch ihn im Falle unvorhergesehener Ereignisse schützt.
Ist der Dienstreiseauftrag obligatorisch?
Der Dienstreiseauftrag ist ein Pflichtdokument für alle Arbeitnehmer, die auf Geschäftsreise gehen wollen oder müssen, unabhängig davon, ob es sich um eine internationale Reise handelt oder nicht. Er muss ein ganz bestimmtes Format einhalten, um rechtlich zulässig zu sein. Er kann daher verschiedene Formen annehmen:
- Formular,
- Brief,
- Word-Dokument, das in eine PDF-Datei umgewandelt wurde.
⚠️ Eine E-Mail kann dieses offizielle Dokument nicht ersetzen. Sie ist nicht zulässig.
Nach Artikel L411-2 des Sozialversicherungsgesetzbuchs kann eine Dienstreise nämlich als Privatreise betrachtet werden. Es liegt also im Interesse des Arbeitnehmers, vor Antritt der Dienstreise einen Dienstreiseauftrag zu beantragen.
Warum einen Dienstreiseauftrag stellen?
Eine Reisegenehmigung beantragen
Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben eine Dienstreise unternehmen muss, muss er seinen Vorgesetzten um Erlaubnis bitten. Dazu muss er mehrere mehr oder weniger genaue Informationen über seine Reise ausfüllen.
👉 Die Pflichtangaben werden etwas weiter unten im Artikel näher erläutert!
Eine Reisebuchung beantragen
Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise unternehmen muss, muss er eine Bestätigung anfordern bei :
- bei seinem Vorgesetzten mittels eines Dienstreiseauftrags,
- bei den Buchungsstellen, indem er die wichtigsten Informationen über seine Reise angibt, ohne ins Detail zu gehen. Es ist Sache der Fachabteilungen, sich um die Organisation seiner Reise zu kümmern und dabei die Preise, die Verfügbarkeit und das vom Unternehmen bereitgestellte Budget zu berücksichtigen.
Die Zustimmung zum Kauf von Material einholen
Wenn ein Mitarbeiter im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben Geschäftsmaterial kaufen muss, sollte er bei seinem Manager und/oder der betreffenden Person eine Genehmigung einholen.
👉 Er kann also eine Dienstreiseanordnung beantragen, indem er einen Kostenvoranschlag als Beleg zusammen mit dem Grund für den Kauf der Ausrüstung beifügt.
Welche Angaben müssen enthalten sein?
Damit ein Dienstreiseauftrag vor dem Gesetz gültig und zulässig ist, muss er die folgenden Angaben enthalten:
- den Zweck der Dienstreise ;
- die Daten der Hin- und Rückreise und/oder der Reisen ;
- die Zeiten für die Hin- und Rückreise ;
- die vollständige Adresse des Ortes, an dem die Reise stattfinden wird ;
- die Reisemittel, die der Arbeitnehmer benutzen wird (Flughäfen und Bahnhöfe müssen ebenfalls angegeben werden) ;
- seine Privatadresse ;
- die Unterschrift des Arbeitgebers.
👉 Der Dienstreiseauftrag muss anschließend in das PDF-Format umgewandelt werden.
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So können Sie auf eine bereits vollständige Struktur des Auftrags zugreifen. Sie müssen nur noch Ihre eigenen Informationen hinzufügen, sie von Ihnen und dem betreffenden Mitarbeiter unterschreiben lassen und im PDF-Format herunterladen.
Dienstreiseauftrag und Spesenabrechnung: Wie kann der Erstattungsprozess optimiert werden?
Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen bietet Funktionen, mit denen Sie Ihre papierlosen Reiseanträge nach den spezifischen Kriterien Ihrer Unternehmenspolitik einrichten können.
Wenn Sie mit einer Ausgabe für Spesenabrechnungen konfrontiert werden, füllen Ihre Mitarbeiter Felder mit mehr oder weniger Details aus, wodurch Ihr Dienstreiseauftrag automatisch mit dieser Ausgabe verknüpft wird.
👉 Dies bietet Ihrer Buchhaltungsabteilung eine optimalere Gesamtübersicht.
So ergeben sich zahlreiche Vorteile :
- eine Anpassung an Ihre Unternehmens- und Spesenpolitik, die Ihr Rückerstattungssystem vereinfacht ;
- eine erhebliche Zeitersparnis, die Ihnen zeitraubende Aufgaben und die verschiedenen Genehmigungs- und Prüfschritte erspart ;
- mehr Effizienz, da Sie die benötigten Informationen auf einem einzigen Formular sammeln können.