Spesenabrechnungen: Gewinnen Sie bei allen Kosten
Sara Jaillet, Data Analyst bei Philéas Gestion, gibt einen Überblick über die Schritte und Kosten, die mit der Bearbeitung von Spesenabrechnungen verbunden sind, und zeigt Ihnen, wie Sie Zeit und Geld sparen können, indem Sie die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen optimieren.
Sara Jaillet :
Unsere Beziehung zu Geld ist emotional.
Als ich in die Arbeitswelt einstieg, wollte mir einer meiner Kollegen zeigen, wie man es richtig macht, und sagte stolz: "Ich gehe nie in die Kantine. Da ich in der Nähe wohne, esse ich zu Hause. Ich gebe also nichts aus". Seine Logik erschien mir unerbittlich.
Aber als ich sah, wie er mit dem Auto (Transportkosten) zum Supermarkt fuhr (Einkaufskosten), wurde mir klar, dass er sein Essen kochen (Produktionskosten) und seine Teller putzen (Instandhaltungskosten) würde. Seine Logik bekam in meinen Augen Risse.
Was mit unserem Geld zu tun hat, berührt unsere Emotionen und wirft uns auf unsere eigenen Vorstellungen vom Leben zurück. Warum zahlen wir gerne für Restaurants mit Freunden und würgen uns gleichzeitig wegen ein paar Cent höherer Benzinpreise? Nehmen wir die emotionale Last von der Sache weg und betrachten wir das Thema unter einem rein finanziellen Aspekt. Einmal im Monat für rund 30 Euro pro Abend auszugehen, kostet 360 Euro im Jahr. Fünf Cent mehr pro Liter Benzin, um 12.000 km mit 5 l/100 zu fahren, ergeben einen Mehrbetrag von 30 €.
Wenn wir die Emotionen wieder in die Gleichung einbeziehen, finden wir sofort viele verständliche Gründe, warum wir nicht mehr Geld ausgeben können.Unsere Fähigkeit, 360 € für ein Hobby auszugeben, und unsere Unmöglichkeit, 30 € pro Jahr für das Auto hinzuzufügen. Dabei würde der Verzicht auf einen einzigen Ausflug pro Jahr das Budget ausgleichen.
Die Neurowissenschaft zeigt, dass wir emotional kaufen und unsere Ausgaben mit dem Verstand begründen1. Ein gut geführtes Unternehmen stützt sich jedoch auf harte, gemessene Fakten und nicht auf Gefühle2.
Ich gebe nichts für Spesenabrechnungen aus.
So erstaunlich es auch klingen mag: Auch im Bereich der Spesenabrechnungen gibt es eine erste Beurteilung, die sich eher auf das Gefühl als auf Fakten stützt. Spontan schätzen die meisten Akteure die Kosten für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen als vernachlässigbar ein. Einige Personalverantwortliche gaben mir gegenüber an, dass die Kosten für die Bearbeitung von Spesenbelegen bei etwa 1 € pro Beleg liegen. Andere versicherten mir, dass die Kosten für sie bei null Euro lägen, da sie Excel verwendeten oder ein internes Tool entwickelt hätten. Die am meisten Betroffenen, die sich des Zeitaufwands für die Buchhaltung oder die Personalabteilung bewusst sind, stellen sich bestenfalls eine Zahl von ein paar Euro vor.
Experten behaupten jedoch, dass jede Spesenabrechnung das Unternehmen zwischen 32 € und 56 € kostet, was bei 150 Abrechnungen pro Monat etwa 80 k€ jährlich ausmacht.
Ist das Spesenmanagement so undurchsichtig wie die Panama Papers?
Am gesamten Prozess der Spesenabrechnung sind mehrere Akteure beteiligt, die miteinander interagieren und zahlreiche Aufgaben erledigen. Obwohl es intuitiv komplex ist, die Gesamtkosten zu erraten, ist es dennoch möglich, jede Intervention auf der feinsten Ebene zu zerlegen und zu messen, indem man sich auf einen Projektstrukturplan (PSP) stützt. In dieser Studie werden wir uns mit einer Aufteilung in vier Hauptachsen befassen.
1. Die Erfassung oder die Jagd nach Informationen
Das Grundprinzip der Verwaltung von Spesenabrechnungen besteht darin, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die beruflich entstandenen Kosten erstattet. Zu diesem Zweck wird ein Mitarbeiter mit der Erfassung beauftragt. Jedes Formular verlangt das Ausfüllen von Pflichtangaben wie Datum, Art der Ausgaben, Beträge inklusive Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer.
Zusätzlich zur Erklärung müssen Belege beigefügt werden. Diese werden manchmal ausgedruckt, an ein zusammenfassendes Dokument geheftet, per interner Post weitergeleitet oder sogar direkt auf dem Schreibtisch der Personalabteilung abgelegt. All dies stellt einen Zeitaufwand dar, der genau bemessen werden muss. Welcher Mitarbeiter hat nicht schon zehn Minuten damit verbracht, verzweifelt nach dem verdammten Ticket zu suchen, das doch bei den wichtigen Papieren gestapelt war? Und wer hat sich nicht extra auf den Weg gemacht, um von seinem Manager eine Erklärung für die verweigerte Kilometerpauschale zu verlangen? Wer hat nicht endlos seinen Terminkalender, seine E-Mails und sein Telefon durchforstet, um die Gästeliste zu finden, die auf die Rückseite der Restaurantrechnung geschrieben werden sollte?
Wer hat schließlich nicht auf die Erstattung einer Ausgabe verzichtet, um sich ein zu komplexes oder ungeeignetes Verfahren zu ersparen? Dass es diese Situation gibt, liegt daran, dass das Sammeln eine zeitaufwändige Verarbeitung ist, die 50-60 % der im Gesamtprozess verbrachten Zeit ausmacht.
2. Die Validierung oder die Nadel im Heuhaufen.
Das Thema Spesenabrechnungen ist gesetzlich geregelt, weshalb der Arbeitgeber es sich nicht leisten kann, jeden Antrag auf Kostenerstattung mit geschlossenen Augen zu akzeptieren. Diese Beträge sind nämlich nicht beitragspflichtig. Ein Unternehmen, das die Erstattung einer Ausgabe nicht belegen kann, riskiert daher eine Steuerberichtigung wegen versuchter Verheimlichung von Lohn oder Sachleistungen. Der letzte Bericht der ACOSS erwähnt, dass fast 40 % der vorgenommenen Regularisierungen Vergütungen betrafen, die nicht beitragspflichtig waren.
Übrigens: Welcher Mitarbeiter hat nicht versucht, sein Taschengeld aufzubessern, indem er seine Kilometerpauschale erhöht hat? Oder wer hat nicht die Gefälligkeit eines Gastwirts genutzt, um das Essen mit einer guten Flasche zu begießen? Nun ist ein Arbeitgeber, der eine falsche Spesenabrechnung erstattet, rechtlich verantwortlich in einem Kontext, in dem einige Studien davon ausgehen, dass einer von drei Arbeitnehmern bei seinen Angaben um 730 € pro Jahr betrügen würde3.
Weil sie viel zu tun haben, schlichten außerdem 8 von 10 Managern die Forderungen, ohne ihnen wirklich Beachtung zu schenken. Hinter diesem trügerischen Gefühl der Zeitersparnis verbergen sich in Wirklichkeit erhebliche Kosten, da unentdeckte Anomalien das Unternehmen mit einer Nachbesserung dieser Beträge doppelt bestrafen werden.
Der Posten der Überprüfung erweist sich also als entscheidend und seine Aufgaben dürfen nicht verpfuscht werden. Manche Prüfer sind sich dieser Problematik bewusst und übertreiben es mit dem Gegenteil, indem sie jede einzelne Ausgabe genauestens überprüfen. Doch nicht alle Ausgaben sind gleich: Die Erstattung eines U-Bahn-Tickets ohne erstattungsfähige Mehrwertsteuer ist nicht mit demselben Risiko verbunden wie eine Restaurant-Einladung für zehn Personen. Daher wird die Zeit, die für eine Überprüfung aufgewendet wird, den gesamten Nutzen der Aufdeckung eines Betrugs verlieren.
Die Validierungsaufgaben machen 10-20 % der Kosten für die gesamte Bearbeitung aus.
3. Die Verwaltung oder die zwölf Arbeiten des Asterix.
Die administrative Bearbeitung muss die ordnungsgemäße Umsetzung der Unternehmensrichtlinien für Spesenabrechnungen bescheinigen und die rechtlichen Verpflichtungen einhalten.
Zu allen durchzuführenden Vorgängen gehören die Überprüfung von Einträgen, Belegen, Mehrwertsteuer, Kilometergeld und anderen spezifischen Berechnungen, die Verwaltung von Essensmarken, Fahrzeugen, Fahrzeugscheinen, Dienstreisen und Zuweisungen, Kostenvorschüssen und Visitenkarten. Auch die Erklärungen für Validierer und Mitarbeiter, die Erstellung von Meldedokumenten, der Export in die Buchhaltung und die DSN sowie die Datenextraktion für die Finanzabteilung müssen berücksichtigt werden. Die Liste aller anfallenden Aufgaben ist lang und muss genau bemessen werden.
Was die Belege betrifft, so machen diese einen nicht unerheblichen Teil aus, denn sie müssen entgegengenommen, sortiert, geprüft, registriert und schließlich sechs Jahre lang gelagert werden. In diesem Zeitraum muss Ihr Unternehmen bei 150 Notizen pro Monat das Äquivalent von 216 Ries Papier archivieren.
Die Verwaltungskosten machen 25 bis 40 % der gesamten Verarbeitung aus.
4. Informatik oder 2001 Odyssee im Weltraum.
Jede wie auch immer geartete computergestützte Verarbeitung von Prozessen stellt eine finanzielle Belastung für das Unternehmen dar. Selbst eine interne Lösung auf einem alten, bereits abgeschriebenen Server birgt Risiken in Bezug auf veraltete Hardware, Ausfallzeiten und Skalierbarkeit.Diese Kosten werden selten gemessen, sind aber potenziell hoch.
Was die in ein HRIS integrierten Spesenabrechnungsmodule betrifft, so werden sie per Definition Generalisten bleiben und keine Spezialisten auf diesem Gebiet sein. Nur wenn sie die gesamte Verarbeitungskette abdecken, kann der Arbeitgeber echte Einsparungen erzielen, denn jede Maßnahme, die sich auf die Dauer auswirkt, hat einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten für die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen.
Was die Anbieter von Expertenlösungen betrifft, so sollten ihre Preise in das Endergebnis einbezogen werden.
Die IT kann bis zu 15 % der Gesamtkosten ausmachen.
Brauchen Sie einen Quantenrechner?
Der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass Ihr Unternehmen 150 Spesenabrechnungen pro Monat erstattet und dass jede Rechnung etwa zehn belegte Ausgaben enthält. Außerdem gehen wir von einer durchschnittlichen Nettovergütung von 1 800 € aus, was einem belasteten Stundenlohn von 23,27 € entspricht. Jede Minute, die ein Prozessbeteiligter verbringt, kostet Sie also 1/60 Stunde x 23,27 € = 0,387 9 €.
Auf der Seite der Mitarbeiter
Wenn die durchschnittliche Dauer der Erfassung einer Ausgabe mit Belegbearbeitung bei Ihnen 3 Minuten und 30 Sekunden beträgt, sind Ihre Kosten 0,387 9 x 3,5 x 10 x 150 x 12 = 24 437,70 €/Jahr wert.
Hinzu kommt die Zeit für Nachfassaktionen, Mahnungen, erneute Eingabe (etwa 20 % der Noten werden abgelehnt und müssen erneut eingegeben werden), Rückfragen, spezielle Berechnungen und andere Sonderfälle, die die Kosten für die reine Eingabe verdoppeln können.
Sind Einsparungen möglich?
Mit einem Experten-Tool können Sie bis zu 50 % der Zeit einsparen , indem Sie Eingabehilfen wie das Abfotografieren von Belegen über die mobile Anwendung, die optische Zeichenerkennung (OCR) zum Vorerfassen von Formularen, die Berechnung von Höchstgrenzen, Kilometergeld usw. nutzen.
Auf der Seite der Validierer
Wenn Ihre Manager jede Ausgabe durchschnittlich 1 Minute lang prüfen, belaufen sich die Kosten für Ihr Unternehmen auf 0,387 9 x 1 x 10 x 150 x 12 = 6 982,20 €/Jahr.
Wie wir bereits gesehen haben, besteht die Besonderheit des Validierungsprozesses darin, dass er nicht nur an der aufgewendeten Zeit, sondern auch an der Qualität der Entscheidungsfindung gemessen wird.
Sind Verbesserungen denkbar?
Dashboards und Tracking-Tabellen können die Entscheidungsfindung teilweise unterstützen, aber einige Expertenlösungen nutzen modernste Technologien, um die Manager durch die Aufhebung von Warnmeldungen zu unterstützen. Diese kontrollieren die Gesamtheit der Ausgaben und heben diejenigen hervor, die eine gründlichere menschliche Überprüfung rechtfertigen. Sie erhöhen die Qualität der Validierung erheblich und sparen dem Unternehmen Zeit.
Auf der Seite der Manager
Die Berechnung des Zeitaufwands für die Buchhaltung und die Personalabteilung lässt sich nur dann genau messen, wenn jede der zahlreichen Aufgaben vollständig aufgelistet und gestoppt wird. Unsere Berechnungen ergaben jedoch, dass 150 Monatsnotizen etwa 25.000 Euro pro Jahr kosten.
Sind Optimierungen möglich?
Ein Unternehmen wird nach einem Expertenwerkzeug suchen, das automatisiert, was automatisiert werden kann, die Unternehmensrichtlinien einhält, Berichte erstellt und eine Schnittstelle zu seinem HRIS hat (Import von Mitarbeitern, Export in die Buchhaltung...). Die digitalisierten Belege werden in einem Tresor mit Beweiswert archiviert, der die in Artikel A 102 B2 der Steuerverfahren geforderten Bedingungen anwendet.
Schlussfolgerung
Eine Expertenlösung für das Spesenmanagement kann Ihrem Unternehmen etwa zehn Euro pro Notiz oder hundert Arbeitstage im Jahr sparen. Anders ausgedrückt: Wenn Sie keine Expertenlösung einführen, verschwenden Sie 1.410,75 € pro Monat. Worauf warten Sie also noch?
Quellen:
1: https://creg.ac-versailles.fr/l-emotion-et-le-comportement-du-consommateur
2: http://www.norme-iso-9001.com/lapproche-factuelle-pour-la-prise-de-decision/
3: https://www.lci.fr/emploi/notes-de-frais-pourquoi-autant-de-fraudes-2123350.html
Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.
Artikel übersetzt aus dem Französischen