Buchung, Umsatzsteuer: Wie wird die Spesenabrechnung in der Buchhaltung verwaltet?
Spesenabrechnung und Buchhaltung gehen Hand in Hand.
Denn die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist eine strategische Verwaltungs- und Buchhaltungsaufgabe, die die Erfassung und Registrierung der von den Arbeitnehmern getätigten und vom Arbeitgeber erstatteten Ausgaben umfasst, aber auch die Überwachung der Ausgaben.
Daher ist es notwendig, akribisch und wachsam zu sein, insbesondere wenn die Geschäftstätigkeit des Unternehmens wächst und die Verwaltung der Ausgaben komplexer wird.
Wie verbuchen Sie eine Spesenabrechnung in Ihrer Buchhaltung? Folgen Sie dem Leitfaden!
Erinnerung an die verschiedenen Erstattungsarten
Das Unternehmen erfasst in seiner Buchhaltung die von seinen Mitarbeitern vorgestreckten Kosten, die ihnen anschließend erstattet werden.
Je nach Art der Kosten und den geltenden Bedingungen wählt es :
- die Erstattung der tatsächlichen Kosten, bei der die Rechnungen und Belege gesammelt werden müssen, um die Spesenabrechnung in der Buchhaltung zu erfassen ;
- die Zahlung einer Pauschale, in diesem Fall muss die Buchhaltungsabteilung nachgewiesene Geschäftsausgaben nachweisen können, z. B. über einen Auszug aus der Geschäftsbuchhaltung, der die Zuordnung der Kosten zu einem bestimmten Projekt belegt.
Um Erstattungen vorzunehmen, die von den Sozialabgaben befreit sind, achtet sie darauf, die von der Urssaf vorgeschriebenen Entschädigungshöchstgrenzen einzuhalten, die jedes Jahr in speziellen Tarifen überprüft werden.
In welchem Journal sind Spesenabrechnungen zu verbuchen?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Spesenabrechnung in einem Buchungsjournal zu erfassen :
- Entweder wird sie im Journal des Einkaufs verbucht, was in den meisten Fällen der Fall ist ;
- oder im Journal der verschiedenen Transaktionen (OD), für kleine Ausgaben ;
- oder im Bankjournal für Unternehmen, die eine Cashflow-Buchhaltung verwenden.
Wie wird ein Spesenbeleg erfasst?
Das Sammeln der Belege vor der Verbuchung
Vor der Verbuchung der Geschäftsausgaben muss die Buchhaltungsabteilung sicherstellen, dass keine Belege fehlen, und diese dann gewissenhaft archivieren.
Warum ist das so? Weil fehlende Belege im Falle einer Urssaf-Prüfung den Verdacht auf verschleierte Sachleistungen aufkommen lassen und die gesamte Buchhaltung des Unternehmens in Frage stellen können.
Bei Verlust sollte der Arbeitnehmer aufgefordert werden, sich ein Duplikat zu besorgen oder eine eidesstattliche Erklärung abzugeben.
Die Aufwandskonten (Soll)
In der Buchhaltung wird die Spesenabrechnung in den Konten der Klasse 6 des Allgemeinen Kontenplans erfasst.
Je nach Art der Geschäftsausgaben wird sie in verschiedene Aufwandskonten aufgeteilt, die wichtigsten sind :
- Konto 6251 für Reise- und Fahrtkosten, einschließlich Treibstoff, Erstattung von Zug-, Flug- und U-Bahn-Fahrkarten, Taxifahrten, Kilometergeld und Mautgebühren;
- Konto 6256 für Dienstreisekosten wie Hotelkosten, Mahlzeiten und Unterbringungskosten,
- das Konto 6234 für Geschenke an Kunden,
- das Konto 6257, das als "Empfänge" bezeichnet wird, für die Erstattung von Einladungen in Restaurants, Cafés usw.
Außerdem gibt es:
- das Konto 626 "Post- und Telekommunikationskosten", darunter die Erstattung von Telefonrechnungen,
- das Konto 6063 "Wartungsprodukte und Kleinmaterial" für die Erstattung von Kleinmaterial,
- das Konto 6064 "Verwaltungsbedarf" für Büromaterial.
Wenn Sie die Kosten gewissenhaft in das richtige Konto eintragen, fällt es Ihnen leichter, Ihre größten Ausgaben nachzuvollziehen und Berichte zu erstellen.
⚠️ Wenn ein Teil der Kosten sozialversicherungspflichtig ist (im Falle einer Überschreitung der Entschädigungsgrenze), sollten Sie :
- die steuerfreien Werbungskosten in dem betreffenden Aufwandskonto,
- der beitragspflichtige Betrag im Konto 6441 "Verschiedene Vergütungen und Vorteile".
Die Gutschriftskonten
Um Spesenabrechnungen zu buchen, ist das Gegenkonto, das in der Haben-Seite zu verwenden ist, wahlweise :
- das Konto 421 "Personal - Fällige Vergütungen", wenn die Kosten von den Arbeitnehmern vorgestreckt werden ;
- das Konto 425 "Personal - Vorschüsse und Anzahlungen", wenn die vorgestreckten Kosten Gegenstand einer an den Mitarbeiter geleisteten Anzahlung sind ;
- oder das Konto 467 "Sonstige Debitoren- oder Kreditorenkonten".
☝️ Sorgen Sie für eine akribische Nachverfolgung pro Mitarbeiter, indem Sie Unterteilungen in diesen Konten anlegen.
Für die Verbuchung der Spesenabrechnung des Geschäftsführers sind folgende Konten zu verwenden:
- das Konto 108 "Konto des Geschäftsführers",
- oder das Konto 4551 "Gesellschafterkontokorrent".
Was ist mit den Konten bei Vorsteuerabzug?
Die Mehrwertsteuer kann von bestimmten Kosten abgezogen werden:
- Kosten für Mahlzeiten,
- die Hotelkosten,
- die Reisekosten,
- Firmengeschenke.
Wenn dies auf Sie zutrifft, können Sie die Spesenabrechnung verbuchen, indem Sie belasten :
- das Aufwandskonto für den Betrag ohne Mehrwertsteuer,
- und das Konto 4456 für die Vorsteuer, für den Betrag der Vorsteuer.
[Memo] 5 Schritte, um eine Spesenabrechnung zu buchen.
Hier eine Zusammenfassung der Schritte:
- Sammeln der Belege für die tatsächliche Kostenerstattung ;
- Erfassung der Spesenabrechnung im Einkaufsjournal ;
- Belastung der Aufwandskonten, die sich auf die Spesenarten beziehen ;
- Belastung des Vorsteuerkontos, falls zutreffend ;
- Gutschrift auf dem Konto 467, 421 oder 425.
Vereinfachen Sie den Spesenbeleg in der Buchhaltung.
Um Eingabefehler und Versäumnisse zu vermeiden, können Sie sich auch eine Lösung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen zulegen, die mit einer Buchhaltungssoftware verbunden ist.
Jeden Monat werden die Ausgaben automatisch kategorisiert, die Vorsteuer identifiziert und die Aufwands- und Gutschriftskonten vorausgefüllt.
Außerdem kann Ihnen die Anwendung die Arbeit erleichtern, indem sie Sie warnt, wenn ein Beleg fehlt. Und das Ganze ist papierlos - für eine einfachere Nachverfolgung und eine kostengünstigere Archivierung!