Fahren Sie mit der Erstattung Ihrer Uber-Spesenabrechnungen wie mit Gold.
5,2 Milliarden. Das ist die Anzahl der Fahrten, die Uber 2018 in 63 Ländern durchgeführt hat. Das Unternehmen, das zu einer echten globalen Organisation geworden ist, hat sich heute im Alltag vieler Menschen etabliert.
Eine neue Gewohnheit, die Unternehmen, die ihre Verwaltung für die Erstattung von Geschäftsausgaben optimieren möchten, berücksichtigen sollten. Bei Flug- oder Bahnreisen sind Spesenabrechnungen relativ einfach zu verwalten, da die Rechnung und/oder das Ticket automatisch eingezogenwerden.
Bei Fahrten mit dem Taxi oder Uber ist dies etwas weniger der Fall. Bei Fahrten mit Uber werden die Rechnungen zwar nicht automatisch eingezogen , sind aber für die Erstattung von Spesen dennoch unerlässlich.
Befolgen Sie unsere Schritte und Tipps, um Ihre Uber-Rechnung effektiv als Spesenbeleg zu bearbeiten !
Was ist eine Uber-Spesenabrechnung?
Spesenbeleg Geschäftsreise: Definition
Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, ob papierlos oder nicht, mit dem Arbeitnehmer die Erstattung ihrer berufsbedingten Ausgaben beantragen können. Wenn sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Ausgaben tätigen müssen, werden diese vom Unternehmen erstattet.
So beziehen sich Reisekostenabrechnungen auf Ausgaben für Reisen, Fahrten, Reisen und Ähnliches. Dies kann Folgendes betreffen:
- Fahrten mit dem Fahrrad,
- Fahrten mit dem Flugzeug,
- Fahrten mit dem Zug,
- Fahrten mit dem Auto usw.
Eine Uber-Spesenabrechnung entspricht also dem Antrag auf Erstattung der Ausgaben für die Uber-Geschäftsreisen von Mitarbeitern
Der Unterschied zwischen einer Taxi- und einer Uber-Rechnung
Die Verwaltung einer Spesenabrechnung für ein Taxi ist komplexer als bei anderen Fortbewegungsmitteln. Denn anders als bei Flug- oder Zugtickets ist der Betrag für eine Taxifahrt weder klar definiert noch überprüfbar.
Die Fahrt mit Uber ist in dieser Hinsicht einfacher. Die Dauer und die Strecke der Fahrt werden zuvor berechnet und von der App festgelegt. Der Fahrer muss nur noch seinem GPS-Gerät folgen. Außerdem werden die Fahrten überwiegend per Kreditkarte bezahlt, was einen Überblick über den berechneten Betrag hinterlässt.
💡 Seit dem Erlass vom 10. September 2010 ist es jedoch für Taxifahrer verpflichtend, für jede Fahrt mit einem Betrag von mindestens 25 € eine Rechnung auszustellen. Bei Fahrten mit einem geringeren Betrag muss der Fahrer selbst eine Rechnung vom Fahrer verlangen.
👉 Denken Sie also daran, Ihren Mitarbeitern in Ihrer Spesenabrechnungsrichtlinie mitzuteilen, dass sie den Fahrer am Ende von Fahrten unter 25 € um eine Rechnung bitten sollen. Denn wir können es nicht oft genug betonen: Eine Erstattung von Spesen ist ohne einen gültigen Beleg nicht möglich!
Wie erhalte ich eine Uber-Rechnung?
Erhalten Sie die Uber-Rechnung per E-Mail.
Am Ende einer Uber-Fahrt sendet der Fahrdienstvermittler Uber automatisch eine Rechnung im PDF-Format an die E-Mail-Adresse, die mit dem Uber-Konto des Fahrgasts verknüpft ist. In dieser E-Mail finden Sie mehrere wichtige Informationen:
- Vor- und Nachname des Fahrers,
- zurückgelegte Strecke,
- Betrag der Fahrt,
- Landkarte mit Track, Dauer, Abfahrts- und Ankunftszeit
Erhalten Sie die uber-Rechnung über die App oder Website.
Wenn die Rechnung nicht an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet wurde, gibt es eine sehr einfache Möglichkeit, an die Rechnung zu gelangen. Hier sind die Schritte, um eine uber-Rechnung herunterzuladen:
- Wählen Sie "Ihre Fahrten" aus dem Menü der App.
- Wählen Sie die betreffende Fahrt aus.
- Klicken Sie auf "Details anzeigen".
- Klicken Sie auf "Rechnung herunterladen", um die Rechnung im PDF-Format zu erhalten.
☝️Pour Weitere Informationen finden Sie auf der Seite riders.uber.com.
Wie bearbeite ich eine uber Spesenabrechnung?
Im Fall einer einfachen Fahrt
Bevor Sie eine Uber-Spesenabrechnung bearbeiten, müssen Sie definieren, was unter einer "einfachen Fahrt" zu verstehen ist. Eine einfache Fahrt ist eine direkte Reise, z. B. von A nach B zu gelangen, ohne mehrere Transportarten zu nutzen.
Wenn es sich um eine einfache Fahrt handelt, verwenden Sie das Konto 6251 "Reisen und Fahrten".
Im Fall einer langen Reise
Eine lange Reise umfasst die Nutzung anderer Verkehrsmittel wie Zug oder Flugzeug, aber auch andere Arten von Werbungskosten:
- Verpflegungskosten,
- Übernachtungskosten,
- Kosten für Dienstreisen usw.
Wenn es sich um eine lange Fahrt handelt, verwenden Sie das Konto 6256 "Dienstreisen".
Uber-Angebote und -Mitgliedschaften für Geschäftsleute
Business-Angebot für Geschäftsreisen
Um die Verwaltung der Spesenabrechnungen zu vereinfachen, bietet Uber ein "Business"-Angebot an, das Unternehmen gewidmet ist, deren Mitarbeiter die Dienste von Uber regelmäßig in Anspruch nehmen.
Das Angebot bietet sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter viele Vorteile, von denen drei die wichtigsten sind:
- Zugänglichkeit der Plattform überall auf der Welt, so dass die Mitarbeiter beruhigt ihre Geschäftsreisen unternehmen können ;
- Kostensenkung durch individuelle Programme, die auf ihr Budget zugeschnitten sind ;
- Datenvernetzung für Unternehmen, die über eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verfügen.
Angebot "Uber eats Pro" für Mahlzeitendienste.
Uber bietet seinen Kunden zwei Dienstleistungen an: Fahrten und Essenslieferungen. Auch bei der Erstattung von Spesenabrechnungen können berufsbedingte Essenskosten verarbeitet werden.
Uber bietet daher ein "Pro"-Angebot für Kunden und Unternehmen an, die ihre Essensdienste nutzen.
Software für die Verwaltung von Geschäftsausgaben und uber-Spesenabrechnungen
Die Anschaffung einer Software für die Spesenabrechnung stellt für Unternehmen einen echten Leistungshebel dar. Mit einer Verwaltungslösung können Sie von mehreren Vorteilen profitieren:
- alle Ihre Spesenabrechnungen werden digitalisiert,
- alle Daten zu den Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter werden zentralisiert,
- die Buchhaltung wird verbessert,
- Sie können Ihre Spesenabrechnungssoftware mit der Uber-App verbinden, um alle Ihre Uber-Fahrten automatisch und schnell zu verwalten.
Artikel übersetzt aus dem Französischen