Urssaf und Spesenabrechnung: Wie kann man eine Berichtigung vermeiden?
Urssaf und Spesenabrechnungen... das ist ein Thema, das Unternehmen beunruhigt. Und das aus gutem Grund, denn eine Abmahnung kann schnell erfolgen, oft aufgrund eines einfachen Fehlers und nicht aufgrund einer echten Betrugsabsicht.
Die Urssaf ist eine öffentliche Einrichtung, die die Einhaltung der Vorschriften überwacht. Zu ihren Aufgaben gehört die Bekämpfung von Betrug und versteckten geldwerten Vorteilen... und dazu gehört auch die Kontrolle von Spesenabrechnungen.
Ob Sie nun ein Unternehmen, ein Selbstständiger oder ein Verein sind, Sie müssen also mit äußerster Strenge vorgehen.
Welche bewährten Praktiken sollten Sie beachten, um im Falle einer Kontrolle keine Klippen zu umschiffen? In diesem Artikel, den wir gemeinsam mit Charlène Serayet, der Geschäftsführerin des auf die Verwaltung von Unternehmen spezialisierten Unternehmens Dasmind, verfasst haben, erfahren Sie alles darüber.
Welche Berufsauslagen gibt es?
Es gibt viele verschiedene Berufsauslagen. Hier erfahren Sie, welche häufig mit der Erstellung von Spesenabrechnungen verbunden sind:
Reisekosten
Hierbei handelt es sich nicht um die Kosten für den täglichen Weg zum Arbeitsplatz, sondern um Geschäftsreisen (Kundentermine, Teilnahme an Kongressen oder Seminaren, Lieferantenbesuch usw.).
In diesem Rahmen trägt der Arbeitnehmer eine Reihe von Ausgaben, insbesondere für Unterkunft und Transport. Die Kosten für Geschäftsreisen sind jedoch nur dann gerechtfertigt, wenn die Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Ort der Dienstreise :
- 50 km oder mehr beträgt,
- mehr als 1,5 Stunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln (für eine Hinfahrt) erfordert.
Außerdem werden, wenn der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug benutzt, Entschädigungen nach einer von der Urssaf festgelegten Kilometertabelle angewendet.
Schließlich müssen auch die Miete eines Autos durch den Arbeitnehmer sowie die Kosten für Benzin und Mautgebühren vom Unternehmen übernommen werden.
Wie sind diese Kosten zu behandeln? Besuchen Sie diesen Artikel, der der Erstattung von Reisekosten gewidmet ist.
Kosten für Mahlzeiten
Ebenfalls im Rahmen von Geschäftsreisen können unter bestimmten Bedingungen auch die persönlichen Mahlzeiten der Mitarbeiter vergütet werden.
Aber auch bei Geschäftsessen, z. B. mit einem Kunden oder Interessenten, fallen Mahlzeiten an.
Andere Berufsauslagen
Beachten Sie schließlich, dass es noch weitere Berufskosten gibt, z. B. für Telearbeit oder für den Kauf von Material, das für die ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrags erforderlich ist.
Wie werden Berufsauslagen erstattet?
Für die Erstattung von Berufsauslagen können mehrere Modalitäten angewendet werden:
Die Erstattung der tatsächlichen Kosten.
Sie stützt sich auf Belege und ermöglicht die Erstattung des genauen Betrags, den der Arbeitnehmer ausgegeben hat. Die Einschränkung: Dieser streckt das Geld vor, bevor er vom Unternehmen entschädigt wird.
Pauschale Erstattung
Sie bedeutet, dass dem Arbeitnehmer immer derselbe Betrag gemäß den von der Urssaf festgelegten und aktualisierten Tarifen erstattet wird. Diese Art der Erstattung betrifft :
- die Unterkunft,
- die Mahlzeiten,
- die Nutzung eines Privatfahrzeugs im beruflichen Umfeld,
- berufliche Mobilität innerhalb des Landes.
In diesem Fall muss der Arbeitnehmer keine Belege vorlegen, gibt aber trotzdem die Gründe für die entstandenen Kosten an.
Urssaf-Kontrolle und Spesenabrechnung: 6 gute Praktiken, die Sie 2024 beachten sollten.
⚠️ Die Urssaf bleibt besonders wachsam, wenn es um die Frage der Berufsauslagen geht, da einige Unternehmen nicht mitspielen. Dies geschieht aus verschiedenen Gründen:
- Berufsauslagen sind von Sozialversicherungsbeiträgen befreit ;
- die Mehrwertsteuer ist von bestimmten Ausgaben abzugsfähig, z. B. :
- Mautgebühren,
- Kosten für Dieselkraftstoff (aber nicht für Benzin),
- die Kosten für Mahlzeiten,
- Frühstück oder Getränke bei Hotelunterbringung usw. ;
- die Erstattung von Berufsauslagen wird bei der Berechnung der Einkommensteuer nicht berücksichtigt.
Um ihren Gewinn zu steigern oder auch um ihren Mitarbeitern Vorteile zu bieten, sind einige Organisationen daher versucht, zu betrügen.
Tipp: Seien Sie bei der Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen besonders gründlich!
Tipp 1: Bewahren Sie die Belege auf.
Das Fehlen von Belegen im Rahmen von tatsächlichen Spesenabrechnungen ist der erste Grund für eine Berichtigung durch die Urssaf, die die betreffenden Ausgaben dann als Sachleistungen betrachtet.
Aus diesem Grund müssen Sie immer über zulässige Belege verfügen.
Rechnungen, Notizen... Achten Sie darauf, dass diese verschiedenen Dokumente alle vorgeschriebenen Angaben enthalten:
- Den Firmennamen der betreffenden Einrichtung (Hotel, Restaurant usw.),
- seine Adresse,
- das Datum der Transaktion,
- den Betrag.
Da es in bestimmten Fällen möglich ist, die Mehrwertsteuer abzuziehen, sollten Sie darauf achten, dass alle Belege auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt sind.
☝️ Anlässlich eines Geschäftsessens muss der Beleg auch Folgendes enthalten:
- den Grund für das Essen,
- sowie Name, Position und Kontaktperson der Gäste.
Das Wort der Expertin
Spesenabrechnungen sind in fast allen Unternehmen üblich und ermöglichen die Erstattung von Kosten, die den Mitarbeitern für das Unternehmen entstanden sind. Doch auch wenn dieses System sehr praktisch ist, ist es dennoch reglementiert.
Eine Spesenabrechnung muss die oben genannten obligatorischen Elemente enthalten.
Wenn die Spesenabrechnungen nicht den Anforderungen entsprechen oder fehlen, riskiert das Unternehmen eine Umqualifizierung der Spesen, die zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge nach sich ziehen kann.
Um dies zu vermeiden, achten Sie darauf, dass Sie auf die Einhaltung der Vorschriften und das Vorhandensein von Spesenbelegen achten. Sie können eine Software verwenden oder einfach ein Einreichungsformular erstellen, in dem die Pflichtfelder aufgeführt sind (für kleine Teams weniger kostspielig).
Tipp 2: Beachten Sie den Schwellenwert für die Steuerbefreiung.
Entscheiden Sie sich für die pauschale Erstattung? Dann sollten Sie die von der Urssaf vorgegebenen Höchstgrenzen nicht überschreiten. Andernfalls muss das Unternehmen die zusätzlichen Beträge den Sozialabgaben unterwerfen.
💡 Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, eine Ausgabenpolitik festzulegen, um den Arbeitnehmern klar zu vermitteln, welche Grenzen nicht überschritten werden dürfen.
Tipp 3: Wählen Sie die richtige Erstattungsart.
Achten Sie darauf, immer die richtige Erstattungsart zu wählen.
Wenn Sie zum Beispiel keinen Beleg haben, ziehen Sie die Pauschale vor.
Andererseits sollten Sie wissen, dass Sie nicht von den Kilometerkosten auf die tatsächlichen Kosten umsteigen können.
Beachten Sie schließlich, dass die Pauschalerstattung nicht für Unternehmer gilt. Sie müssen sich für die Erstattung der tatsächlichen Kosten (ohne Kilometergeld) entscheiden und entsprechende Belege vorlegen.
Tipp 4: Bleiben Sie wachsam in Bezug auf Spesenbetrug.
Ohne böswillig zu sein, kann ein Unternehmen die von den Arbeitnehmern eingereichten Spesenabrechnungen nicht sorgfältig genug prüfen und sich dadurch Risiken aussetzen. Bleiben Sie also wachsam und prüfen Sie die Belege Ihrer Angestellten - bevor die Urssaf dies für Sie tut!
Außerdem gibt es auch vorsätzlichen Betrug bei Spesenabrechnungen. Sie lassen sich in ein Restaurant einladen, holen aber die Rechnung ab, um eine Rückerstattung zu erhalten, bitten den Taxifahrer, die Rechnung aufzublähen usw. - all dies sind Betrügereien, die von einigen Arbeitnehmern praktiziert werden. Was ist die Lösung? Setzen Sie eine echte Politik zur Verwaltung und Kontrolle von Spesen um.
Tipp 5: Vermeiden Sie zu hohe oder inkohärente Ausgaben.
Die Urssaf ist durchaus in der Lage zu beurteilen, ob sich Ausgaben als zu hoch oder inkohärent im Hinblick auf die vorgebrachten Gründe erweisen. In diesem Fall betrachtet die Organisation sie als (verdeckte) Sachleistungen und damit als sozialversicherungspflichtig.
Beispielsweise ist es zulässig, mit einem Kunden im Restaurant zu Mittag zu essen. Wenn jedoch Ihre Familie an dem Essen teilnimmt, erscheint dies fragwürdig.
Stellen Sie daher sicher, dass es sich bei den Spesenabrechnungen um nützliche und angemessene Ausgaben im Interesse des Unternehmens und seiner Geschäftstätigkeit handelt.
☝️ Sie sollten wissen, dass die Urssaf bei mehr als fünf Geschäftsessen pro Monat für denselben Arbeitnehmer auch abziehen kann, dass es sich um einen geldwerten Vorteil handelt. Daher müssen Sie in der Lage sein, die Notwendigkeit all dieser Mittagessen für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens zu begründen.
Tipp 6: Vermeiden Sie Fehler, indem Sie sich begleiten lassen.
Fehler vermeiden... dieser Ratschlag scheint offensichtlich, aber dennoch haben viele Unternehmen aufgrund von Schlupflöchern, die nicht auf unehrliches Verhalten zurückzuführen waren, sondern nur auf einfache Ungeschicklichkeiten, Nachbesserungen hinnehmen müssen. Die manuelle Verwaltung einer großen Anzahl von Spesenabrechnungen führt zum Beispiel dazu, dass eine Ausgabe zweimal geltend gemacht wird, was als betrügerisch gilt.
Daher ist es sinnvoll, diesen Vorgängen größte Aufmerksamkeit zu schenken und sich gegebenenfalls von einer Software unterstützen zu lassen:
- durch eine Software. Es gibt Software, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen erleichtert. Eurécia Spesenabrechnung, ein Modul der HR-Software Eurécia, ermöglicht es dem reisenden Mitarbeiter, seine Geschäftsausgaben zu erfassen und die Belege von seinem Handy aus zu übertragen. Das Ganze wird automatisch an den Vorgesetzten zur Validierung und anschließenden Bearbeitung weitergeleitet. Die Erstattungsmodalitäten und Validierungsregeln werden im Vorfeld festgelegt. So werden Fehlerrisiken und vor allem der Verlust von Belegen vermieden.
- von einer Fachkraft bearbeitet werden. Zur Veranschaulichung sei darauf hingewiesen, dass die Urssaf Ihnen Berater zur Verfügung stellt, die Sie bei Ihren Schritten unterstützen. Sie können sogar freiwillig eine Kontrolle beantragen, um sicherzustellen, dass Ihre Spesenabrechnungen korrekt bearbeitet werden.