Zwischen gesetzlichen Verpflichtungen und geschäftlichen Anforderungen: Welche Weinkellersoftware ist die richtige?

Eine Software für Weinhändler: nützlich oder nicht?

Der Beruf des Weinhändlers ist seit einigen Jahren mit tiefgreifenden Veränderungen konfrontiert. Innerhalb von 30 Jahren ist die von den Franzosen konsumierte Weinmenge nämlich um die Hälfte zurückgegangen (Quelle: cavistesprofessionnels.fr). Gleichzeitig sehen sich die Weinhandlungen einer großen Konkurrenz gegenüber: den großen Einzelhandelsketten, die heute den größten Teil der Produktion vermarkten.

Doch trotz dieser Schwierigkeiten steigt die Zahl der Weinhandlungen in Frankreich. Warum ist das so?

Weil dieser Beruf dem neuen Wunsch der Verbraucher entspricht: weniger trinken, aber besser trinken.

Angesichts dieses Strebens nach einem verbesserten Erlebnis muss der Kellermeister Leidenschaft und hochspezialisierte Fachkenntnisse an den Tag legen, um die Liebe zu seinem Produkt und der französischen Weinbautradition zu vermitteln.

Aber das reicht nicht aus.

Einen Weinkeller zu gründen und zu bewirtschaften bedeutet, gut zusammenzuarbeiten und sich mit Werkzeugen auszustatten, die den heutigen Herausforderungen gewachsen sind, und gleichzeitig die zahlreichen gesetzlichen Auflagen zu berücksichtigen, die den Beruf umgeben.

Was sind diese Werkzeuge? Welche Vorteile werden Sie aus der Verwendung einer Software für den Weinverkauf ziehen? Ist eine Kassensoftware für Weinhandlungen obligatorisch?

Mithilfe unserer Tipps können Sie Ihre Anforderungen an die Software und Anwendungen für Weinhändler ermitteln und einige Beispiele für Lösungen kennenlernen.

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Weinladensoftware: Welche Bedürfnisse bestehen auf der regulatorischen Seite?

Eine normgerechte Kassensoftware

Die Problematik

Das Haushaltsgesetz 2018 wurde mit dem Ziel geschaffen, Betrug zu bekämpfen.

In diesem Sinne schreibt es vor, dass jeder Gewerbetreibende, der Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen tätigt und diese mithilfe einer Kassensoftware oder eines Kassensystems erfasst, eine Lösung verwenden muss, die folgende Bedingungen erfüllt:

• der Unveränderbarkeit,
• der Sicherung,
• der Aufbewahrung,
• der Archivierung der Daten.

Um in den Rahmen des Gesetzes zu fallen, müssen Sie also eine Registrierkassensoftware oder ein zertifiziertes Kassensystem verwenden. Gemäß Artikel 286 des CGI (Allgemeines Steuergesetzbuch) erhält man dieses Zertifikat :

• durch eine akkreditierte Stelle unter den Bedingungen des Artikels L. 433-4 des Verbraucherschutzgesetzes,
• durch eine individuelle Bescheinigung des Verlegers, die einem von der Verwaltung festgelegten Muster entspricht.

☝️ Achtung, der Erhalt dieses Zertifikats ist unerlässlich: Bei einer Kontrolle kann ein Weinhändler, der das Zertifikat nicht innerhalb von 60 Tagen vorlegen kann, mit einer Geldstrafe von 7.500 € belegt werden.

Die Lösung

Wenn Sie bereits eine Registrierkasse besitzen oder demnächst eine anschaffen wollen, sollten Sie sich gut informieren, wie Sie das Zertifikat erhalten können.

Glücklicherweise gibt es viele gesetzeskonforme Kassenprogramme wie Tiller, XL Soft oder Orchestra (eine spezielle Lösung für Bars oder den Einzelhandel). Wenn Sie sich die Kosten für eine Kassensoftware sparen möchten, sollten Sie jedoch wissen, dass einige Tools wie Hiboutik kostenlos sind, wenn Sie die Grundfunktionen nutzen.

• Hiboutik ist leicht zu erlernen und begleitet Sie bei der Verwaltung Ihrer Zahlungseingänge, Ihrer Verkäufe, Ihrer Kunden und Ihrer Lagerbestände auf jedem Gerät (PC, Mac, Tablet oder Smartphone), das über eine Internetverbindung verfügt.
  
• Vor allem aber stellt es Ihnen eine individuelle Bescheinigung über die Konformität mit dem Finanzgesetz 2018 zur Verfügung, die Sie direkt von Ihrem Hiboutik-Konto herunterladen können.

Eine Software, die den besonderen Verwaltungsanforderungen von Weinhändlern gerecht wird.

Die Problematik

Wie jedes Geschäft erfordert auch eine Weinkellerei die Berücksichtigung zahlreicher Aufgaben (Lagerverwaltung, Rechnungsstellung, Buchhaltungserklärung usw.), die untrennbar mit den Verkaufsaktivitäten verbunden sind.

Das Besondere an Ihrem Beruf ist jedoch, dass Sie sich mit den besonderen Vorschriften auseinandersetzen müssen, die mit dem Verkauf von Alkohol verbunden sind.

Insbesondere die Lagerverwaltung erfordert besondere Aufmerksamkeit:

• Zunächst einmal müssen Sie als Weinlagerhalter Ihre DRM (Déclaration Ropitulative Mensuelle) ausstellen, aus der der Zoll ersehen kann, wie viel Wein in Ihren Keller ein- und ausgegangen ist. Diese Bestandsbuchhaltung (die sich auf die regelmäßige Verfolgung der Aus- und Eingänge sowie der Mengen der gelagerten Artikel bezieht) erweist sich jedoch aufgrund berufsspezifischer Variablen wie dem Verkauf von Wein im Glas oder auch Weinproben schnell als kompliziert.
  
• Andererseits ist die genaue Verwaltung der Lagerbestände auch eine wirtschaftliche Herausforderung, da diese immer eine finanzielle Anlage darstellen.

Die Lösung

In der großen Familie der professionellen Software begegnen wir den ERP (Enterprise Resource Planning), die auch als PGI (Progiciel de Gestion Intégré) bezeichnet werden. Diese Tools, die in Unternehmen sehr nützlich sind, bieten eine Reihe von Funktionen, die unter anderem Folgendes umfassen:

• Buchhaltung,
• die kaufmännische Verwaltung,
• die Personalverwaltung,
• Lagerverwaltung usw.

Eine ERP-Lösung sollte daher für die Verwaltung Ihres Weinkellers in Betracht gezogen werden. Es gibt zwar allgemeinere Programme wie EBP, aber auch solche, die sich stärker an die oben beschriebenen Besonderheiten des Berufs anpassen. Vitisoft ist ein sehr gutes Beispiel dafür, was ein ERP-System für Weinkellereien und Weinfachleute im Allgemeinen bieten kann.

Funktionen von Vitisoft :

Zu den zahlreichen Funktionen, die die Lösung bietet, gehören u. a.:

• eine genaue Verwaltung der Bestände, die aufgrund der Bewegungen sofort aktualisiert werden,
• eine genaue Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt, um die Erstellung Ihrer Meldungen (DRM, DSA usw.) so weit wie möglich zu automatisieren,
• ein Kassensystem, das die Betrugsbekämpfungsgesetze einhält, usw.

Folglich steigert eine Software wie Vitisoft Ihre tägliche Produktivität, indem sie Ihnen ermöglicht, sich stärker auf Aufgaben mit hohem Wert zu konzentrieren, und Sie gleichzeitig bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt.

Software für Weinhändler: Welche Bedürfnisse auf der Seite der Geschäftsentwicklung?

Eine Software, die die Kundenbeziehung stärkt

Die Problematik

Die Pflege der Kundenbeziehungen erweist sich als eine der Voraussetzungen für den Erfolg Ihres Geschäfts.

Der Beruf des Weinhändlers erfordert, dass Sie sich von anderen Akteuren, vor allem von den großen Einzelhandelsketten, unterscheiden.

Ihr Wertversprechen wird natürlich über die Art Ihres Angebots vermittelt (Wein zu wettbewerbsfähigen Preisen, Originalität der Gewächse, Hervorhebung eines bestimmten Terroirs, Bioweine, unabhängige Winzer usw.).

Aber auch die Art und Weise, wie Sie an Ihren Kundenbeziehungen und der Kundenbindung arbeiten, hat einen hohen Stellenwert. Wenn Sie den Geschmack Ihrer Kunden und ihre Erwartungen verstehen und in der Lage sind, ihnen eine personalisierte Auswahl oder eine Treuekarte anzubieten, ist dies ein wertvoller Vorteil.

Die Lösung

Viele Softwareprodukte werden rund um das Thema Kundenbeziehungsmanagement entwickelt. Sie werden als CRM bezeichnet, für Customer Relationship Management. Andere sind ERP (wie oben erwähnt), wenn sie Module zur Verwaltung Ihrer Kunden anbieten. Und schließlich gibt es Tools, die speziell auf die Bedürfnisse von Weinhändlern zugeschnitten sind.

Ein Beispiel hierfür ist Cavilog, eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Weinkellern.

• Im Hinblick auf die Kundenbindung bietet Cavilog unter anderem die Möglichkeit, dem Kunden eine mobile Anwendung für Weinkellereien anzubieten, mit der er seine Einkäufe und Treuepunkte verfolgen kann.
  
• Ihrerseits kommunizieren Sie flüssiger mit ihm über Ihre Neuheiten, Sonderangebote, Veranstaltungen usw.

Erstellung von Werbeaktionen mit Cavilog :

Eine Software, mit der Sie Ihre Flaschen online verkaufen können.

Die Problematik

Um dem Konkurrenzdruck der großen Supermärkte standzuhalten und den neuen Konsummustern zu begegnen, die dem Online-Handel immer mehr Platz einräumen, müssen die Herausforderungen des Weinverkaufs im Internet bedacht werden.

Denn durch die Vervielfachung der Kanäle vervielfachen Sie auch die Chancen. Im Übrigen wurden 2017 32 % dieses Verkaufs von Händlern getätigt, die auch ein physisches Geschäft besitzen (Quelle: cavistesprofessionnels.fr).

Wenn Sie sich an den Verkauf über das Internet wagen, sollten Sie jedoch folgende Fakten im Hinterkopf behalten:

• Ein Teil Ihrer Kundschaft besteht aus unerfahrenen Personen, für die eine gute Beratung umso wertvoller ist - auch beim Online-Verkauf. Daher sollten Sie eine übersichtliche Website mit detaillierten Produktbeschreibungen anbieten, die Neulinge anleitet und ihnen alle Informationen liefert, die sie benötigen, um ihre Wahl zu bestätigen.
  
• Auch wenn es möglich ist, Wein über Marketplace-Plattformen zu verkaufen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Website zu betreiben. Denken Sie daran, wie wichtig die Kundenbeziehung ist! Mit Ihrer Website können Sie leichter mit Ihren Kunden kommunizieren und eine Umgebung aufbauen, die Ihnen ähnlich ist und Ihr Wertangebot und Ihre Welt wiedergibt.
  
• Schließlich sollten Sie auch die Verpflichtungen nicht aus den Augen verlieren, die jedem Online-Verkauf eigen sind, wie z. B. die Einhaltung des E-Contracts, der u. a. eine klare Präsentation Ihres Marktangebots beinhaltet, oder das Widerrufsrecht.

Aus diesem Grund sollten Sie die Software, die Ihnen den Verkauf im Internet ermöglicht, sorgfältig auswählen.

Die Lösung

Heutzutage ist es durchaus möglich, eine Online-Website zu eröffnen, ohne dass Sie über Entwicklungskompetenzen verfügen müssen.

Prestashop Ready gehört zu den Plattformen, die dies anbieten.

• Mit dieser ergonomischen SaaS-Software können Sie mit wenigen Klicks einen Online-Shop nach Ihren Vorstellungen erstellen, ohne dass Sie dafür technische Kenntnisse benötigen.
  
• Außerdem hostet Prestashop Ihre Website und stellt Ihnen einen Domainnamen zur Verfügung.
  
• Und schließlich enthält die Lösung über 600 Funktionen (Lagerverwaltung, verschiedene Zahlungsarten, Kundenbeziehungen usw.), damit Sie Ihre Verkäufe sichern und sich gleichzeitig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Eine Software, die auch in mobilen Situationen wirksam ist.

Abschließend sei daran erinnert, dass die Verbraucher gerne Neues probieren und neue Weine und Terroirs entdecken möchten. Ein Weinhändler zu sein, setzt daher eine große Neugier für die Welt des Weins voraus, sowie die Fähigkeit, sich zu erneuern, und das alles im Einklang mit den Werten von Qualität und Tradition.

Was ist die Konsequenz daraus?

Ein guter Weinhändler ist ein Weinhändler, der sich bewegt, der auf Fachmessen oder direkt in den Weinbergen auf Entdeckungsreise geht, um seine zukünftigen Schätze zu finden (und sich auch selbst Verkaufsmöglichkeiten zu schaffen).

Aber man muss auch über effiziente Arbeitsmittel für den mobilen Einsatz verfügen!

Die Lösung

Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass die Software, die Sie möglicherweise benötigen, auch unterwegs funktioniert.

Beachten Sie unter den zuvor genannten Lösungen, dass die kaufmännische Weinbau-Software Vitisoft ein Modul MultiSalons bietet. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu stellen und neue Kunden zu registrieren, z. B. mithilfe eines Tablets an einem entfernten Verkaufspunkt wie einer Fachmesse.

Cavilog ist auf Smartphones und Tablets in einer responsiven Form verfügbar. So können Sie Ihre Geschäfte auch dann weiterführen, wenn Sie nicht im Geschäft sind.

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Tradition und Modernisierung

Nach diesem Überblick über die Anforderungen an den Beruf des Weinhändlers steht fest: Der Beruf ist einem ständigen Wandel unterworfen. Infolgedessen entwickeln sich auch die Arbeitsweisen weiter und es scheint kompliziert zu sein, sein Geschäft auf handwerkliche Art und Weise zu führen, mit Hilfe von Bürokommunikationsmitteln wie Excel.

Weinhändler müssen heute mit leistungsstarken IT-Lösungen ausgestattet sein, die zwei Hauptziele erfüllen.

Zum einen müssen die Geschäftsprozesse vereinfacht werden, damit Sie mehr Zeit für Aktivitäten haben, die für Ihr Geschäft viel wichtiger sind, wie Marketing oder die Organisation von Veranstaltungen.

Andererseits müssen Sie eine immer anspruchsvollere und vernetzte Kundschaft zufriedenstellen.

Erhalten Sie also Ihr Geschäft und steigern Sie den Umsatz, indem Sie Ihre digitale Transformation einleiten oder konsolidieren.