Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften mit einem Beispiel für ein ausgefülltes DSGVO-Register ganz einfach sicher!
Das Führen eines DSGVO-Registers ist eine der Grundvoraussetzungen für die Einhaltung der festgelegten Regeln... vorausgesetzt, man weiß, wo man anfangen und wie man vorgehen muss. 😉.
Hier sind also einige grundlegende Informationen sowie ein Beispiel für ein ausgefülltes DSGVO-Register , das Ihnen als Leitfaden dienen soll!
Denken Sie daran: Die Pflicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann sich zu einer echten Gewinnstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln!
Beispiel für ein ausgefülltes DSGVO-Register: eine konkrete Veranschaulichung
Ein Beispiel für ein ordnungsgemäß ausgefülltes DSGVO-Register erweist sich als sehr hilfreich und unterstützt Sie bei der Erstellung eines vollständigen und verständlichen Dokuments, das alle Informationen über die Datenverarbeitung enthält.
💡 Sind Sie auf der Suche nach einer Vorlage? Die CNIL stellt hier eine zur Verfügung.
Dieses kostenlos zur Verfügung gestellte Dokument bietet einen klaren Rahmen, der den von der Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés festgelegten Kriterien entspricht. Es stellt eine nicht zu unterschätzende pädagogische Ressource für Unternehmensleiter, Compliance-Beauftragte und Verantwortliche für personenbezogene Daten dar.
☝️ Zur Erinnerung: Das DSGVO-Register:
- ermöglicht es, die verschiedenen durchgeführten Datenverarbeitungen umfassend zu protokollieren ;
- ist dazu bestimmt, von den Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften oder den Verantwortlichen für personenbezogene Daten eingesehen zu werden.
Was muss ein ausgefülltes DSGVO-Register enthalten?
Gemäß den Richtlinien der CNIL (2023) muss ein ausgefülltes DSGVO-Register systematisch die folgenden Schlüsselinformationen enthalten:
- Kontaktdaten der für die Verarbeitung Verantwortlichen: Hier geht es darum, die Person oder Einrichtung, die die Autorität über die Datenverarbeitung hat, eindeutig zu identifizieren ;
- die Zwecke der Verarbeitung: Die genauen Gründe für die Verarbeitung der Daten müssen erläutert werden, wobei jede Zweideutigkeit zu vermeiden ist ;
- Kategorien personenbezogener Daten und Empfänger: Diese Kategorien fassen die Arten der gesammelten Daten und die Stellen, die Zugang zu ihnen haben werden, zusammen und begründen die Notwendigkeit dieser Teilungen ;
- die Fristen, die für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien vorgesehen sind: Jede Datenkategorie muss eine Aufbewahrungsfrist haben, die durch die Einhaltung von Rechtsvorschriften oder die betrieblichen Erfordernisse des Unternehmens festgelegt ist ;
- eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen: Hier sollen die zur Sicherung der Daten eingesetzten Vorrichtungen gemeldet werden, wie Verschlüsselung, Firewalls, Mitarbeiterschulungen und andere Zugangskontrollen.
☝️ Um die Wirksamkeit des Registers der Datenverarbeitungstätigkeiten zu gewährleisten, muss jedes Datenverarbeitungsblatt alle Informationen enthalten, die zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen erforderlich sind, und klar und verständlich genug sein, um die Analyse und Interpretation der Informationen zu erleichtern.
Wie füllt man ein ordnungsgemäßes DSGVO-Register aus?
Die Erstellung eines DSGVO-Registers beginnt mit einer detaillierten Analyse der Prozesse zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Unternehmens.
Hier einige Schritte, die Sie befolgen sollten und die vom Regierungsportal France Num empfohlen werden:
- Ermittlung der Verarbeitung personenbezogener Daten: Die Verarbeitungstätigkeiten müssen erfasst und detailliert aufgeführt werden. Dies reicht vom Sammeln von Kundeninformationen bis hin zu deren Archivierung oder Löschung.
- Jede Verarbeitung dokumentieren: Für jede identifizierte Aktivität muss ein Verarbeitungsblatt im Register angelegt werden. Dieses Blatt wird die von der CNIL geforderten Informationen berichten (Zweck der Verarbeitung, Kategorien der verarbeiteten Daten, Aufbewahrungsfristen usw.).
- Sicherheitsmaßnahmen festlegen: Sie müssen die Sicherheitsverfahren und -instrumente, die zum Schutz der Daten eingesetzt werden, analysieren und eintragen. Zu diesem Zweck bietet die CNIL einen Leitfaden zu den zu integrierenden Sicherheitsmaßnahmen an.
- Planen Sie Aktu alisierungen: Da sich die Vorschriften und die Aktivitäten des Unternehmens weiterentwickeln, muss das Register regelmäßig aktualisiert werden, um seine Relevanz und Genauigkeit zu erhalten, wie die CNIL auf ihrer Website erklärt.
- Organisieren Sie regelmäßige Audits: Diese sind entscheidend, um die Richtigkeit des Verzeichnisses zu gewährleisten und die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen.
💡 Tipp: Um Ihnen bei diesen Aufgaben zu helfen, können Sie sich auf spezielle Software verlassen, die sehr praktisch ist, um Zeit zu sparen und teure Fehler zu vermeiden.
Witik, eine umfassende Plattform zur Einhaltung der DSGVO, bietet beispielsweise eine solche Software an. Sie enthält eine Funktion zur automatischen Erstellung von Aufzeichnungen, die die Anforderungen der DSGVO erfüllen, da sie auf einer von einer Anwaltskanzlei entwickelten Vorlage basieren. Diese Verzeichnisse können an die Besonderheiten Ihres Unternehmens angepasst werden, und eine Technologie der künstlichen Intelligenz hilft Ihnen dabei, Ihre Verarbeitungsblätter schneller zu erstellen.
DSGVO-Register: Fokus auf die Schulung von Mitarbeitern und die Verwaltung von Benutzerrechten.
Nachdem Sie gemäß den Verpflichtungen der DSGVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt haben, sollten Sie einen oft unterschätzten, aber grundlegenden Aspekt beleuchten: die kontinuierliche Schulung der Teams in Bezug auf die DSGVO.
Die CNIL bietet verschiedene Ressourcen an, um das Verständnis und die Fähigkeiten zu entwickeln, die angesichts der Herausforderungen des Datenschutzes erforderlich sind, darunter :
- Online-Schulungen und praktische Leitfäden;
- die neuesten regulatorischen Nachrichten, die auf verschiedene sektorale Aspekte zugeschnitten sind.
Ein ordnungsgemäß ausgefülltes DSGVO-Register sollte auch die Art und Weise widerspiegeln, wie ein Unternehmen die Verwaltung der Rechte der betroffenen Personen sieht.
Jedes Register sollte die Prozesse detailliert aufführen, die eingerichtet wurden, um effektiv - und transparent - auf Anfragen von Einzelpersonen zu reagieren, die ihre Rechte gemäß der DSGVO ausüben, wie z. B. das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten.
Dies zeugt nicht nur von technischer Konformität, sondern auch von einem nutzerzentrierten Ansatz. Letztendlich basiert das DSGVO-Register auf der Achtung der individuellen Rechte und dem Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung zu Ihren Kunden.
Was Sie über das ausgefüllte Beispiel eines DSGVO-Registers wissen sollten.
Das DSGVO-Register ist ein Dreh- und Angelpunkt für die Einhaltung der Vorschriften in jedem Unternehmen. Es dokumentiert genau, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sein Wert liegt in der Genauigkeit seines Inhalts und dem umfassenden Wissen derjenigen, die es verwalten, über seinen Nutzen.
Ein gut geführtes Register spiegelt die Strenge des Unternehmens im Umgang mit Daten wider und zeigt, dass es sich um Sicherheit und Transparenz bemüht. Wenn Sie es regelmäßig aktualisieren, beweisen Sie nicht nur, dass Sie die geltenden Regeln einhalten, sondern auch, dass Sie sich für den Schutz der persönlichen Daten der Nutzer einsetzen.
Die Verwaltung eines DSGVO-Registers kann komplex sein. Daher gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die Ihnen helfen, diesen Prozess zu vereinfachen, von der Automatisierung der Registerführung bis hin zur Aktualisierung von Informationen in Echtzeit.
Artikel übersetzt aus dem Französischen