Digitalisierung von Daten: Definition, Schritte und Vorteile für das Unternehmen
Was ist die Digitalisierung von Daten? Es handelt sich um den ersten Prozess der digitalen Transformation eines Unternehmens. Ihr Unternehmen verwendet eine Scansoftware, um Daten zu extrahieren, zu erfassen und dann automatisiert an Ihre Geschäftsanwendungen zu senden, damit sie dort direkt genutzt werden können. Diese Daten werden auch klassifiziert, nach Ihren eigenen Regeln in einer EDM-Lösung (elektronisches Dokumentenmanagement) abgelegt, um Ihre Akten strukturiert zu archivieren.
Der Hauptvorteil: Die Verarbeitung von Informationen wird verbessert und der Zugang zu ihnen in Echtzeit ermöglicht. Die wichtigste Herausforderung: Auf einem zunehmend digitalen Markt, auf dem sich alles beschleunigt, im Rennen zu bleiben. Um die Qualität zu verbessern, führt der Staat selbst die Digitalisierung der öffentlichen Dienste in Frankreich durch.
appvizer liefert Ihnen die Grundbegriffe, um die elektronische Datenerfassung zu verstehen:
Digitalisierung von Daten verstehen
Was ist das Scannen von Dokumenten? Während Privatpersonen ein Dokument oder ein Bild scannen können, um es unverändert weiterzuverwenden, sollten Fachleute die Digitalisierung von Dokumenten am besten aus der Perspektive der Daten betrachten. Dies wird hier erläutert.
Scannen von Dokumenten: Definition
Die Digitalisierung eines Dokuments, die durch eine spezielle Software ermöglicht wird, bezeichnet :
- das Kopieren und Umwandeln des gesamten Dokuments vom Papierformat in ein digitalisiertes, digitales Dateiformat, das auf Computern und im Internet genutzt werden kann ;
- die Handlung, die Daten eines Dokuments, sei es im Papierformat oder im digitalen Format, zu erfassen, sie nach eigenen Regeln zu extrahieren, um sie an Drittanwendungen im Internet oder auf dem eigenen Computer zu senden, damit sie dort ausgewertet werden können ;
- die Handlung, die gescannten Dokumente zu erkennen und nach eigenen Ordnungskriterien in einer Online-Dokumentenbank zur Aufbewahrung und gesetzlichen Archivierung zu klassifizieren.
Anmerkung: In den meisten Fällen handelt es sich bei den digitalisierten Informationen um Texte und Bilder. In einigen Bereichen können die digitalisierten Daten auch Ton, Audio oder Video, bewegte Bilder mit einer Tonspur, sein.
Das folgende Schema erklärt Ihnen, wie das Scannen von Dokumenten funktioniert und wie die Daten genutzt werden :
Dematerialisierung: Definition
Dematerialisierung bezeichnet die Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsweisen innerhalb eines Unternehmens. Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter hantieren nicht mehr (oder immer weniger) mit Papier, sondern nutzen Software und das Internet, um Daten effizienter auszuwerten.
Hier sind einige konkrete Beispiele für eine erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen:
- Mitarbeiter nutzen digitale Dokumente, aus denen sie einen Teil der Daten extrahieren können, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ;
- ein Content-Management-System zentralisiert alle digitalen Dokumente des Unternehmens in geordneter Weise, so dass jeder Fachbereich die benötigten Dokumente leicht finden kann ;
- jeder Fachexperte wertet die Dokumente oder einen Teil der Daten aus, indem er die Informationen in eine Software importiert, um seine Aufgaben zu erledigen ;
- die Verarbeitung und Nutzung von Informationen und Dokumenten wird rationalisiert ;
- die Mitarbeiter verbessern ihre Arbeitsabläufe, sparen Zeit und sind effizienter ;
- die Produktivität des gesamten Unternehmens wird gesteigert ;
- das Unternehmen spart darüber hinaus physischen Speicherplatz, der früher für die Archivierung von Papierdokumenten verwendet wurde.
Datenerfassung und -extraktion als Kernstück der Digitalisierung.
Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht die Entmaterialisierung von Prozessen und die Beschleunigung der Informationsverarbeitung. Die Beziehung zu den Daten verändert die etablierte Ordnung völlig: Daten werden erfasst, extrahiert, an die Software der Wahl gesendet und in Echtzeit ausgewertet.
Das Scannen von Dokumenten und die Datenerfassung ermöglichen die Dematerialisierung, aber sie sind nicht die einzigen Komponenten.
Die Automatisierung des Scannens ermöglicht heute Folgendes:
- die Qualität der Daten identisch wiederzugeben und Fehler, die durch manuelle Eingabe entstehen, auszuschließen,
- die Daten wie nie zuvor zu nutzen und den internen oder externen Austausch zu verbessern.
Die 5 Schritte zum Scannen von Dokumenten
Um Ihnen die 5 Schritte zum Scannen von Dokumenten zu erläutern, nehmen wir die Scan- und Datenerfassungssoftware IRISPowerscanTM 10 im folgenden Video als Beispiel:
Lassen Sie uns die fünf Schritte zum Scannen von Dokumenten näher erläutern :
Schritt 1: Scannen der Dokumente und Importieren der Daten.
Die Software scannt und importiert Dokumente aus allen möglichen Quellen: Papierformat, Import aus in der Cloud gespeicherten Dokumenten, aus einer E-Mail, den verschiedenen Scannern oder auch aus Multifunktionsgeräten.
Die Lösung erkennt und verarbeitet alle Dateitypen (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP, ...) und alle Arten von Dokumenten (Rechnungen, Ausweise, Führerscheine, Bestellungen, Lieferscheine, Verträge, ...).
Schritt 2: Vorverarbeitung und Klassifizierung.
Die Lösung macht das Dokument mithilfe von über 20 Bildverschönerungstechniken (Entrauschen, Entfernen schwarzer Ränder, Autorotation usw.) besser lesbar.
Anschließend klassifiziert sie das Dokument automatisch nach Ihren eigenen Regeln und Kriterien dank integrierter Technologien wie Zeichen-, Barcode- und OCR-Zonenerkennung,.....
Die Software nutzt auch die automatische Erkennung von Musterdokumenten (RAD), um Lebensläufe, Pässe, Rechnungen, Lieferscheine, ... zu klassifizieren.
Schritt 3: Intelligente Indexierung der Daten.
Das Tool erkennt Suchfelder und -bereiche, den Datentyp und reguläre Ausdrücke wie einen Firmennamen, eine Rechnungsnummer, IBAN, SIRET, ein Logo.
Er erkennt, welche Daten indiziert und extrahiert werden müssen.
Schritt 4: Überprüfung und Umgang mit Mehrdeutigkeiten.
Die Software überprüft automatisch die Übereinstimmungen und erkennt Anomalien, indem sie deren Überprüfung verlangt.
Wenn ein Fehler entdeckt wird, kann der Verwalter vielleicht sofort per E-Mail benachrichtigt werden, um ihn später oder sofort zu korrigieren.
Schritt 5: Export in Geschäftsanwendungen.
Die Software zum Scannen und Extrahieren von Daten ermöglicht es, das Dokument im Format seiner Wahl (PDF, hyperkomprimiertes PDF, TIFF, JPG, DOCX, XLSX, ....) zu exportieren, um es an seine Archivierungs- oder Dokumentenmanagementlösung (Google Drive, Therefore, Dropbox, Dokmee, SharePoint, ... ) zu senden.
Die relevanten Daten einer Lieferantenrechnung zum Beispiel können auch automatisch an eine Buchhaltungs- oder ERP-Software gesendet werden, um Buchungen zu automatisieren oder vorzukontieren, oder in andere Branchensoftware, um dort ausgewertet zu werden.
Vorteil digitaler Daten: Vollständiges Bild
Die Verwendung einer Scansoftware wie IRISPowerscanTM 10, Kofax Capture oder CaptureOnTouch Pro zur Erfassung von Daten aus verschiedenen Dokumenten bietet Unternehmen aller Branchen zahlreiche Vorteile.
Der erste Vorteil digitaler Daten für ein Unternehmen zeigt sich in der Digitalisierung von Rechnungen:
- Sie müssen nicht mehr jede Rechnung manuell kodieren: Der Prozess ist automatisiert. Die Scansoftware erkennt und extrahiert die relevanten Informationen selbst.
- So verbuchen Sie jede Rechnung bereits bei der Datenerfassung in der Buchhaltung. Die Informationen werden ausgewertet und bereichern die Buchungen in der Buchhaltung nach den von Ihnen festgelegten Regeln.
- Anschließend exportieren Sie die Rechnung z. B. im PDF-Format zur Archivierung. Dieses Format ist mit Metadaten angereichert, die es Ihnen ermöglichen, das Dokument im Bedarfsfall wiederzufinden.
- Sie sparen 50 % der Bearbeitungskosten und gewinnen Zeit, die Sie für Ihre Verwaltung aufwenden können.
Hier ein Beispiel für das Scannen einer Rechnung in der Software Kofax Capture (mobile Version) im Bild unten: Die Daten werden automatisch erkannt und extrahiert.
In der folgenden Tabelle führen wir die verschiedenen Vorteile digitaler Daten für Ihre Branche im Einzelnen auf :
| Vorteile | Art der Tätigkeit und Branchen |
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Fazit: Die 5 Gründe für die Anschaffung von Scansoftware.
Unternehmen setzen Scansoftware aus fünf Hauptgründen ein:
- Sie automatisieren ihre Verwaltungsaufgaben und sparen Zeit.
- Sie vermeiden Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen.
- Sie können ihre Arbeit fortsetzen, während die Lösung im Hintergrund arbeitet (je nach Software).
- Sie nutzen die Daten in ihren Geschäftsanwendungen.
- Sie archivieren und finden ihre Dokumente leicht wieder.
Artikel übersetzt aus dem Französischen