Definition und Vorteile von EDI, dem elektronischen Datenaustausch

Im Zeitalter der Papierlosigkeit ist EDI eine Initiative zur Standardisierung, Automatisierung und Vereinfachung des digitalen Austauschs im B2B-Bereich.

Zu den Herausforderungen, die sich aus der Digitalisierung des Datenaustauschs ergeben, gehören die Schnelligkeit der Informationsverarbeitung, Rückverfolgbarkeit, Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Kostensenkung.

Die standardisierten elektronischen Nachrichten, die von Computer zu Computer übertragen werden, sind besonders vorteilhaft für die Industrie, die Logistik und den Handel und ermöglichen eine einfache Bearbeitung der verschiedenen Geschäftsdokumente.

Aber was genau ist EDI? Welche Vorteile bietet die Nutzung einer EDI-Plattform in der Logistik oder im Handel? Und wie funktioniert der EDI-Fluss?

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Was ist EDI?

EDI: Definition

EDI, oder auf Englisch Electronic Data Interchange , ist ein automatischer Informationsaustausch zwischen zwei Maschinen mittels standardisierter Nachrichten.

EDI: Wie funktioniert es?

EDI ist also eine digitale Lösung, die es ermöglicht, Dokumente in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Partnern (Kunden, Lieferanten, Wirtschaftsprüfern, Behörden, Banken) auszutauschen und so den Versand per Post, E-Mail oder Fax zu vermeiden.

Diese Dokumente können sein :

• Geschäftlich (Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Versandanzeigen, Kostenvoranschläge, Darlehensanträge usw.),
• Verwaltungs- und Buchhaltungsunterlagen (Steuererklärung, DAS2 usw.).

Die gesammelten Informationen werden interpretiert und direkt in die Informationssysteme integriert, für eine sofortige Verarbeitung ohne menschliches Eingreifen.

Manutan fasst in diesem kurzen Video gut zusammen, was EDI ist:

Was ist eine standardisierte oder normalisierte Nachricht?

Standardisierte Nachrichten sind in Bezug auf Syntax und Vokabular kodifiziert.

Ein Datum wird z. B. immer in der Form TTMMJJJJ geschrieben, um Fehler und Auslassungen zu vermeiden und damit Computer sie mithilfe einer gemeinsamen Sprache lesen und interpretieren können.

Die Informationen werden gesammelt und in Datenelemente übersetzt, wie z. B. :

• die ID des Senders (Identität),
• die ID des Empfängers,
• die Adresse,
• die Art des Dokuments (Rechnung, Angebot usw.),
• die Nummer des Dokuments,
• das Datum,
• die Artikelnummer des Produkts,
• die Menge,
• den Preis pro Einheit,
• das Land (ein eigener Code),
• die Art des Geschäftspartners (Lieferant oder Kunde, ein weiterer Code),
• den Kontrollschlüssel (wie bei Barcodes) usw.

Hier die Übersetzung eines Bestellscheins im EDI-Format nach dem EDIFACT-Standard:

Jede Branche hat ihre eigene Standardisierungs- und Normierungsorganisation, z. B. ODETTE für die europäische Automobilbranche und GS1 für den Einzelhandel, um nur einige zu nennen.

Welche EDI-Standards gibt es?

Die Daten werden nach technischen Standards strukturiert.

Zu den bekanntesten Standards gehört EDIFACT, ein Standard der Vereinten Nationen.

Sie beschreibt die technischen Modalitäten für den elektronischen Datenaustausch in den Bereichen Verwaltung, Handel und Transport, aber auch in der Pharmaindustrie.

Weitere Beispiele sind RailML, das auf XML (Extensible Markup Language) basiert und den Datenaustausch im Eisenbahnsektor ermöglicht, sowie der ODETTE EDI-Standard, der für die deutsche Automobilindustrie entwickelt wurde, aber auch an andere europäische Hersteller weitergegeben wird.

Welche Protokolle werden bei EDI verwendet?

Zunächst einmal gibt es mehrere Voraussetzungen für die Nutzung von EDI. So müssen sowohl der Sender als auch der Empfänger :

• die gleiche Standardsprache (oder den EDI-Standard),
• eine EDI-Software zum Lesen,
• ein sicheres und an die EDI-Spezifika angepasstes Kommunikationssystem.

So sind die Computer entweder verbunden :

• über spezialisierte Verbindungen: Zwei Computer oder Systeme verbinden sich über gesicherte Protokolle ohne Vermittler über das Internet;
• über ein privates Mehrwertnetzwerk (VAN) oder Value Added Network( VAN ): Das Drittanbieternetzwerk verwaltet die Datenübertragung und gewährleistet u. a. die Authentifizierung des Senders und die Gültigkeit der Nachricht.

Es gibt mehrere Protokolle für die EDI-Übertragung im Internet, darunter :

• das SFTP-Protokoll (Secure File Transfer Protocol),
• das SOAP-Protokoll (Simple Object Access Protocol),
• das auf HTTPS basierende Protokoll Applicability Statement 2 (AS2) usw.

EDI: Vorteile und Ziele

EDI bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die den Zielen der Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität und Rentabilität von Unternehmen entsprechen :

• Finanzielle Einsparungen: Der papierlose Datenaustausch reduziert die Kosten für Druck, Versand und Archivierung von Dokumenten, aber auch die für deren Bearbeitung erforderlichen Humanressourcen ;

Laut GS1 spart der Einzelhandel durch EDI jedes Jahr 775 Millionen Euro.

• die Zeitersparnis, insbesondere im Prozess der Auftragsbearbeitung;
• die Automatisierung und die schnelle, sofortige Bearbeitung von Handelsgeschäften;
• die Zuverlässigkeit der Daten, die durch eine strenge Standardisierung und Formatierung, sichere Protokolle, die Automatisierung der Informationssammlung und die Vermeidung einer erneuten Dateneingabe gewährleistet wird ;
• weniger Streitfälle: weniger Fehler, weniger Auslassungen und weniger Verzögerungen bei der Bearbeitung und Lieferung ;
• Echtzeit-Transaktionstransparenz von der Bestellung bis zum Zahlungseingang und Verbesserung des Cashflows (order-to-cash).

Von EDI profitieren kleine und große Unternehmen gleichermaßen, da sie in ihrer Geschäftsverwaltung gleichberechtigt sind.

Warum sollte man EDI-Software verwenden?

Laut IBM werden die Unternehmen eine exponentiell wachsende Zahl von Dokumenten verwalten müssen:

• Dokumentenformate,
• von Übertragungsoptionen.

Heute würde ein internationaler Hersteller regelmäßig mehr als fünfzig verschiedene Dokumententypen mit fast 2.000 Partnern austauschen.

Eine EDI-Software erleichtert all diese Austauschvorgänge und ermöglicht :

• die Verwaltung aller Formatarten, d. h. aller Varianten des EDI-Standards, aber auch proprietärer Dateien wie XML, CSV, etc,
• die Unterstützung der gängigen Kommunikationsprotokolle,
• das zentrale und sichere Routing von Nachrichten usw.

Verbunden mit Ihrem ERP-System verbessert die EDI-Plattform Ihre Handels- und Logistikverwaltung erheblich.

Wählen Sie also entweder :

• ein ERP-System, das ein eigenes EDI-Modul bietet, wie z. B. Helios, das der Luftfahrtindustrie gewidmet ist,
• ein ERP, das eine Schnittstelle zu einem EDI-Modul eines Drittanbieters herstellen kann.

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Entmaterialisieren Sie Ihren Datenaustausch, um Ihr Geschäft zu beschleunigen.

EDI ist ein unumgängliches Instrument für den Austausch von Dokumenten im Rahmen von B2B-Transaktionen.

Und es hat eine große Zukunft vor sich! Mit den Technologien des Internets der Dinge (Sensoren), der Blockchain und der künstlichen Intelligenz sagt IBM voraus, dass sich EDI an die neuen Bedürfnisse anpassen wird, um eine immer effizientere Rückverfolgbarkeit, Echtzeitkommunikation und Risikoprävention zu ermöglichen.