Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)? Definition von RPA und Vorteile

RPA, Robotic Process Automation, und die Integration von Robotern werden laut McKinsey bis 2025 stark an Bedeutung gewinnen. Im Zuge der digitalen Transformation haben Unternehmen heute die Möglichkeit, einige ihrer Geschäftsprozesse mithilfe von Technologie zu automatisieren. Zeitersparnis und Fehlerquote sind nur zwei von vielen offensichtlichen Vorteilen.

Was sind die Ziele von RPA, wie funktioniert es, was sind seine Stärken und Nachteile? Das wollen wir in diesem Artikel erforschen. 👇

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Was ist ein RPA?

RPA: Bedeutung

RPA, oder Robotic Process Automation, bedeutet auf Deutsch robotergestützte Prozessautomatisierung. Was genau ist damit gemeint?

Definition von RPA, Robotic Process Automation.

RPA ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Es geht darum, die Rechenleistung einer Maschine zu nutzen, um :

• zu beobachten,
• zu analysieren,
• zu sezieren,
• zu klassifizieren,
• zu kategorisieren,
• und menschliche Handlungen reproduzieren.

Natürlich könnte diese Arbeit und Analyse auch von einem anderen menschlichen Geist durchgeführt werden: zum Beispiel von einem Programmierer. Dies war viele Jahre lang die Norm.

RPA in einem Video erklärt :

Für CIOs ist die Nutzung von RPA nicht nur eine Frage der Produktivität oder Leistung, sondern auch der IT-Governance im weiteren Sinne.

Die Arten von RPA

Herkömmliche RPA lässt sich in zwei Zweige unterteilen: attended automation ( unterstützte RPA ) und unattended automation ( nicht unterstützte RPA ).

Die unterstützte RPA (attended automation).

Die unterstützte RPA oder attended automation stellt eine erste Stufe der Automatisierung dar. Software-Roboter fungieren als virtuelle Assistenten, die sich wiederholende und wenig wertschöpfende Aufgaben teilweise automatisieren. Von einem Menschen aktiviert, führen sie Aufgaben in Echtzeit auf einem Computer aus. Diese Art von RPA wird hauptsächlich für Front-Office-Prozesse eingesetzt.

Nicht unterstützte RPA (unattended automation).

Bei der nicht unterstützten RPA oder unattended automation wird eine Aufgabe vollständig automatisiert, ohne dass ein Mensch eingreift. Dadurch werden Mitarbeiter für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung freigesetzt. Roboter führen Anweisungen nach vordefinierten Regeln aus, ohne dass sie überwacht werden. Wenn ein Roboter auf eine unbekannte Anweisung stößt, unterbricht er seine Tätigkeit, bis ein Mitarbeiter eingreift. Diese Art von RPA wird hauptsächlich für Aufgaben im Backoffice eingesetzt.

Low-Code RPA

Bei Low-Code-RPA-Lösungen wird nur sehr wenig Computercodierung verwendet. Low-Code-Plattformen bieten eine grafische Benutzeroberfläche, erleichtern die Erstellung zuverlässiger Datenbanken und verringern das Fehlerrisiko, das mit manueller Codierung verbunden ist.

Low Code ermöglicht es den Nutzern, ihre eigenen Anwendungen ohne die Hilfe erfahrener Entwickler zu entwickeln und so die Automatisierung von Prozessen zu demokratisieren. Er eignet sich besonders für die Verarbeitung unstrukturierter Daten und lässt sich leicht in bestehende Systeme integrieren, sodass keine komplizierten Aktualisierungen oder die Schaffung neuer Strukturen erforderlich sind.

RPA in Verbindung mit Low Code bietet eine umfassendere Automatisierungslösung mit autonomeren Softwarerobotern. Sie erfordert jedoch eine angemessene Governance für eine effektive Umsetzung innerhalb der Organisation.

Die kognitive RPA

Die kognitive RPA kombiniert die traditionelle RPA mit Technologien der künstlichen Intelligenz (KI ) und des Machine Learning. Sie ermöglicht die Verarbeitung strukturierter Daten, die Erkennung von Bildern (OCR), das Verständnis von Spracherkennung und die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP).

Mithilfe künstlicher Intelligenz ermöglicht kognitive RPA eine intelligente Prozessautomatisierung, die mit dem Akronym IPA (Intelligent Process Automation) bezeichnet wird. Diese Technologie stellt die fortschrittlichste Stufe der Prozessautomatisierung dar.

Anwendungsfälle von RPA

6 Branchen, die von RPA profitieren können.

• Personalwesen: z. B. für die Aktualisierung von Mitarbeiterdatenbanken oder die automatisierte Kommunikation bei der Einstellung von Mitarbeitern,
• Gesundheitswesen: z. B. für die Verwaltung von Patientenakten oder die Rechnungsstellung,
• Einzelhandel und Logistik: z. B. mit der Lieferkette und der Auftragsabwicklung,
• Buchhaltung: für eine automatisierte Finanzberichterstattung, z. B,
• Kundenservice: z. B. für automatische Antworten, die an den Kunden gesendet werden, oder für die Überprüfung von Dokumenten.
• Finanz- und Rechnungswesen sind auch typischerweise Bereiche, in denen RPA aufgrund des normierten, sich wiederholenden und standardisierten Charakters einiger Aufgaben eine hohe Effizienz bieten kann.

Auch der Kundenservice wird davon profitieren, ebenso wie bis zu einem gewissen Grad das Marketing, um Antworten oder E-Mail-Kampagnen zu automatisieren (Marketing Automation).

Ein konkretes Beispiel

Noch bevor es zu einer programmierten Automatisierung wie RPA kam, die Codierung und Programmierarbeit im eigentlichen Sinne des Wortes erfordert, gab es andere, einfachere, aber effektive Möglichkeiten.

Wahrscheinlich erinnern sich nur wenige daran, aber einige leistungsstarke und komplexe Softwareprogramme, wie z. B. Bildbearbeitungstools wie Photoshop, ermöglichten es praktisch von Anfang an, bestimmte Kombinationen von Aufgaben, selbst komplexe, zu automatisieren. Man musste nur einen "Aufzeichnungsmodus" aktivieren, um diese Kombination ein erstes Mal auszuführen, und dann wurde es möglich, dieses Skript so oft wie gewünscht zu reproduzieren.

RPA ist das Ergebnis dieses Ansatzes. Anstatt den menschlichen Geist für das Sortieren und Aufzeichnen einzusetzen, wird nun Künstliche Intelligenz verwendet. Mit erheblichen Vorteilen.

Die sechs wichtigsten Vorteile von RPA für das Unternehmen.

Robotic Process Automation bleibt grundsätzlich mit der Idee verbunden, mit weniger Mitteln mehr und besser zu produzieren. Man sollte nicht blauäugig sein und diesen Aspekt im Hinterkopf behalten.

In diesem Sinne ist sie sehr effizient, und der erste Nutzen, den ein Unternehmen oder eine Organisation daraus ziehen kann, liegt in der Kapitalrendite und der Produktivität.

Allerdings ergeben sich auch verwandte Vorteile aus dem Einsatz dieser Technologie:

• RPA kann zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen oder der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter führen, indem bestimmte lästige oder sich wiederholende Aufgaben der Technologie übertragen werden;
• direkte Folge: Sie trägt zum Wohlbefinden der Beschäftigten und des Unternehmens bei ;
• sie kann auch die Fehlerquote senken, also die Zuverlässigkeit erhöhen und damit die Kundenzufriedenheit fördern ;
• Die Kundenzufriedenheit wird wiederum dadurch erhöht, dass die Antworten relevanter sind und schneller erfolgen;
• RPA ermöglicht eine bessere Einhaltung von Normen und Vorschriften, wenn man davon ausgeht, dass künstliche Intelligenz zuverlässiger ist als menschliche Intelligenz;
• RPA ist auch ohne den Einsatz von KI denkbar und damit eine Technologie, die für viele Unternehmen sehr konkret erreichbar ist.

Wie funktioniert RPA?

Wo eine vorherige menschliche Programmierung oder eine skriptähnliche Aufzeichnung es ermöglichte, eine unveränderliche, genau festgelegte Aufgabe identisch zu reproduzieren, bringt RPA eine zusätzliche Dimension mit sich.

Zunächst einmal kann die Künstliche Intelligenz die Analyse menschlicher Handlungen übernehmen, indem sie die Ausführenden dieser Aufgaben direkt beobachtet. Die Mitarbeiter werden einfach ihren gewohnten Tätigkeiten nachgehen, indem sie herkömmliche Werkzeuge und Schnittstellen nutzen. Aber die Daten über diese Handlungen werden gespeichert und analysiert, um sie möglicherweise zu reproduzieren.

Dann wird es möglich, die Optimierung noch einen Schritt weiter zu treiben. Wenn man in diesem Stadium Künstliche Intelligenz einsetzt und sich während der gesamten RPA-Nutzung auf diese Technologie stützt, wird es möglich, die resultierenden Aktionen kontextabhängig zu optimieren.

Man bietet nicht mehr eine präzise Antwort an, die nativ mit einer bestimmten Nachfrage oder Handlung verbunden ist. Stattdessen wird eine adaptive Antwort angeboten, die mit der Anfrage oder der Handlung übereinstimmt.

Software im Dienste Ihrer IT-Automatisierung

Tools und Systeme für die IT-Automatisierung ermöglichen es heute, Teams zu entlasten und mithilfe von RPA Zeit zu sparen.

Die derzeitigen Marktführer bei RPA-Lösungen sind nicht sehr zahlreich und heißen UiPath, BluePrism und AutomationAnywhere.

Im Hinblick auf die Prozessautomatisierung erweist sich auch BPM-Software als wertvolle Unterstützung für mittelständische und große Unternehmen.

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RPA in der Realität

Die Grenzen von RPA sind im Wesentlichen die der Künstlichen Intelligenz. Es bleibt eine Illusion und vielleicht sogar riskant, bestimmte Prozesse zu 100 % ohne menschliche Eingriffe automatisieren zu wollen.

Im Falle eines Kundenservice, der an einen Chatbot angelehnt ist, ist es beispielsweise möglich, bis zu 80 % der Anfragen mithilfe der RPA-Technologie zu bearbeiten. Für die restlichen 20 %, also die komplizierteren oder selteneren Fälle, muss jedoch ein zu 100 % menschlicher Interaktionskanal aufrechterhalten werden.

Wenn man an einem RPA-Prozess im engeren Sinne festhält, d. h. ohne jeglichen Einsatz von künstlicher Intelligenz, ist diese Technologie als Unterstützung, als Erweiterung der Fähigkeiten eines Beteiligten zu betrachten. Es muss jedoch vorgesehen werden, dass die Hand wieder an den Menschen zurückgegeben wird, um Aufgaben abzuschließen und/oder zu bestätigen.

Die Automaten der RPA-Anbieter können heute die tatsächliche Aktivität des Nutzers analysieren. Man spricht von " Process Mining", bei dem die Arbeit eines Mitarbeiters optimiert wird, indem gemessen wird, wie viel Zeit er mit bestimmten Anwendungen verbringt, wie oft er darauf klickt und die passende Antwort liefert.

Jetzt liegt es an dir, zu robotisieren! 😉.