Effizienter und intelligenter arbeiten? Das ist mit KI-Automatisierung möglich!

Mit der Explosion von ChatGPT oder KI-Assistenten waren die letzten Jahre geprägt von der Integration künstlicher Intelligenz in unsere Routinen, insbesondere in unseren Arbeitsalltag.

Dank dieser Technologie ist der Mensch nun in der Lage, effizienter und schneller zu arbeiten und dabei die wachsenden Anforderungen der Verbraucher zu berücksichtigen. Mit anderen Worten, er kann sich auf Geräte verlassen, die bestimmte Aufgaben automatisieren und ihm dabei helfen, sich mehr auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren. Eine gewinnbringende Kombination!

Was ist KI in der Automatisierung? Welche konkreten Vorteile bietet sie? Auf welche Tools können Sie sich verlassen?

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Was ist KI in der Automatisierung?

Definition von intelligenter Automatisierung

Wenn wir von KI-Automatisierung oder intelligenter Automatisierung (AI) sprechen, meinen wir den Prozess, bei dem die Leistungsfähigkeit der künstlichen Intelligenz in Verbindung mit anderen Technologien genutzt wird, um Arbeitsabläufe ohne direkte menschliche Eingriffe zu rationalisieren.

Die KI-Automatisierung kommt bei verschiedenen Arten von Aufgaben zum Einsatz, z. B. :

• die Bearbeitung von Rechnungen ;
• das Sortieren und Auswählen von Bewerbern im Rahmen einer Stellenbesetzung ;
• die Vorhersage von Verkaufszahlen ;
• Support-Service über Chatbot ;
• vorausschauende Wartung von Geräten usw.

Dazu kombinieren die verwendeten Geräte, in der Regel Software, verschiedene Innovationen wie Machine Learning, die Verarbeitung natürlicher Sprache oder Computer Vision.

💡 Wissenswert: Intelligente Automatisierung ist eng mit RPA (Robotic Process Automation) verbunden, der Technologie zur Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben durch Software oder "Roboter", die mit Computersystemen interagieren. Hier bereichert die KI den Prozess einfach um Analyse- und Lernfähigkeiten und damit um eine intelligente Entscheidungsfindung.

Wie hat sich die KI-Automatisierung im Laufe der Zeit entwickelt?

In den letzten Jahren haben uns die Fortschritte der KI immer wieder überrascht. Auf der geschäftlichen Seite haben sich große Veränderungen ergeben, die die intelligente Automatisierung zu einem unverzichtbaren Pfeiler des digitalen Wandels von Unternehmen machen - und damit auch ihrer Leistungsfähigkeit!

Ursprünglich beschränkten sich die ersten Automatisierungstools durch die bereits erwähnte RPA auf die Ausführung grundlegender und sich wiederholender Aufgaben (z. B. die Dateneingabe). Sie konzentrierten sich vor allem auf manuelle Vorgänge.

Mit Fortschritten in der künstlichen Intelligenz, wie z. B. Machine Learning, ist es unseren Tools nun jedoch möglich, komplexe Vorgänge zu bewältigen, die kognitive Fähigkeiten erfordern und unstrukturierte Daten beinhalten. Kurz gesagt, sie sind heute in der Lage, sich an die dynamischen Umgebungen der Arbeitswelt anzupassen.

Wir befinden uns nun im Zeitalter der Hyperautomatisierung! Nicht nur einzelne Prozesse werden rationalisiert, sondern auch die Automatisierung an sich, da die Systeme diese Prozesse in Echtzeit anpassen können.

Die 7 Vorteile einer intelligenten Automatisierung

#1 Die Produktivität steigern

Wenn man sich die berufliche Nutzung von künstlicher Intelligenz vorstellt, denkt man in erster Linie daran, dass Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern wollen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Und das ist auch richtig so, denn durch die Automatisierung zeitraubender Aufgaben schafft die KI mehr Zeit für die Mitarbeiter. Diese können sich dann auf Tätigkeiten konzentrieren, die mehr Einfluss haben und wertschöpfender sind.

#2 Reduzieren Sie menschliche Fehler.

Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist die Minimierung des Risikos menschlicher Fehler, vor allem bei abschreckenden Aufgaben.

Und ja, so mächtig der Computer auch sein mag, wir dürfen nicht vergessen, dass unser Gehirn eine fehlbare Maschine bleibt. Der Computer hingegen wird nicht durch Müdigkeit oder Ärger geschwächt...

#3 Die Entscheidungsfindung begleiten

Dank der Technologien der künstlichen Intelligenz sind unsere Maschinen in der Lage, große Datenmengen schnell und gründlich zu sammeln und dann zu analysieren.

Mit diesen so gewonnenen relevanten Einsichten sind die Entscheidungsträger in der Lage, fundiertere Abwägungen zu treffen.

👉 Beispielsweise nehmen Algorithmen der vorausschauenden Analyse Markttrends vorweg oder empfehlen Maßnahmen, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung eingeleitet werden sollten.

#4 Optimieren Sie Ihre Kosten.

Zwischen :

• der Steigerung der Produktivität (und damit der Optimierung des Ressourceneinsatzes) ;
• der Reduzierung von Fehlern, die sich oft als kostspielig erweisen ;
• der Verkürzung der Fristen für die Erledigung von Aufgaben ;
• Umsetzung relevanter Strategien ;

Organisationen steuern ihre Aktivitäten kosteneffizienter und verfügen über wertvolle Daten, um ihren Umsatz zu steigern.

#5 Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Während KI viele Vorteile für Unternehmen verspricht, trägt sie auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei.

Dazu gehören Chatbots oder virtuelle Assistenten, die einen sofortigen, rund um die Uhr verfügbaren Service bieten. Diese Tools können einfache Anfragen beantworten, sodass sich die Mitarbeiter um komplexere Fälle kümmern können, was der Kundenerfahrung zugutekommt.

#6 Personalisierung in großem Maßstab

Wenn wir über Kundenerfahrung sprechen, wissen Marken, dass es jetzt wichtig ist, ihre Aktionen und Botschaften so weit wie möglich zu personalisieren, wenn sie hoffen, sich in den Augen der Verbraucher von der Masse abzuheben.

Dank der Fähigkeiten des maschinellen Lernens kann sich die KI problemlos an die Vorlieben und das Verhalten der Nutzer anpassen.

👉 Dieses Phänomen findet sich vielfach im Marketingbereich, wo Künstliche Intelligenz dazu dient, jedem Kunden die am besten geeigneten Produkte oder Dienstleistungen zu empfehlen und so die Chancen auf eine Konversion zu erhöhen.

#7 Gewinnen Sie an Flexibilität und Skalierbarkeit.

Ein Unternehmen steht nie still. Sie müssen oft mit einem wachsenden Datenvolumen und immer komplexeren Prozessen zurechtkommen.

Die gute Nachricht ist, dass Automatisierungssysteme damit umgehen können, was praktisch ist, um sich schnell anzupassen:

• an Veränderungen der Nachfrage, der Trends oder auch Ihrer Umgebung;
• an Änderungen der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften.

3 Anwendungsfälle für KI-Automatisierung.

Heutzutage ist künstliche Intelligenz überall zu finden. Und selbst wenn man sich auf das Thema Automatisierung konzentriert, gibt es zahlreiche Vorgänge, die von dieser Technologie profitieren.

Um ein wenig mehr ins Konkrete zu gehen, hier drei Anwendungsfälle 👉.

Anwendungsfall 1 - Rationalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Dies ist der erste Anwendungsfall, an den man denkt, wenn man über KI-Automatisierung spricht. Es gibt eine Vielzahl von Beispielen:

• Die Finanzabteilung rationalisiert die Bearbeitung von Rechnungen, von der automatischen Datenerkennung über die Validierung bis hin zur Zahlung.
  
  
• Die Personalabteilung wird bei der Personalbeschaffung effizienter, z. B. durch Plattformen, die Lebensläufe intelligent sortieren können.
  
  
• Der Vertrieb nutzt CRM-Tools (Customer Relationship Management) und integriert KI zunehmend in seinen Alltag, um das Verhalten potenzieller Kunden zu analysieren, die relevantesten Aktionen auszulösen oder administrative Aufgaben zu erledigen.
  
  
• Die Logistikabteilung setzt künstliche Intelligenz für verschiedene Zwecke ein, z. B. um die Nachfrage vorherzusagen, die Lagerverwaltung zu automatisieren und Lieferrouten zu optimieren.

Anwendungsfall 2 - Erfüllung der Kundenanforderungen.

Die Verbesserung der Kundenerfahrung und -zufriedenheit erhebt sich zu den großen Herausforderungen der intelligenten Automatisierung.

Natürlich hilft die Datenanalyse dabei, zu verstehen, wer die Verbraucher wirklich sind, mit dem Ziel, Interaktionen und Inhalte zu personalisieren.

Vor allem aber lässt man dank KI den Kunden nie b̶b̶e̶ in der Ecke stehen! Zwischen:

• Chatbots und anderen virtuellen Assistenten, die 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche verfügbar sind ;
• und der Verbesserung der Dienstleistungen, die Ihre Support-Teams anbieten ;

werden Sie Ihre Kunden mit Sicherheit begeistern. Und ein zufriedener Kunde ist ein Kunde, der wiederkommt 😀.

Anwendungsfall 3 - Kontinuierliche Innovation

Da die Automatisierung Ressourcen freisetzt, investieren Unternehmen schließlich mehr Zeit und Budget in die Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle.

Ganz abgesehen davon, dass die richtige Integration von KI in Ihr Angebot (auf der Website oder in der Software, die Sie Ihren Kunden zur Verfügung stellen) bereits ein guter Weg ist, um in die Riege der innovativen Unternehmen aufzusteigen.

Konkreter sind hier einige Beispiele für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Kultivierung von Innovationen:

• Generatives Design (Unternehmen wie Airbus oder General Motors setzen KI ein, um völlig neue Designs zu entwickeln!
• die Simulation von Szenarien, um die Leistung neuer Produkte oder Dienstleistungen zu testen ;
• die Optimierung von Fertigungsprozessen in Echtzeit ;
• künstlerische Gestaltung von Bildern, Audios und Textinhalten.

💡 Wissenswertes: Laut einer im Jahr 2024 veröffentlichten IBM-Studie haben Unternehmen beim Einsatz von künstlicher Intelligenz folgende Prioritäten:

• Automatisierung von IT-Prozessen (33 %) ;
• Sicherheit und Erkennung von Bedrohungen (26 %) ;
• Überwachung oder Steuerung von KI (25 %) ;
• Wirtschaftsanalyse und Dokumentenmanagement (24 %) ;
• Automatisierung von Antworten an Kunden oder Mitarbeiter (23 %) ;
• Automatisierung von Geschäfts- und Netzwerkprozessen, Marketing und Vertrieb (22 %).

Wie funktioniert die KI-Automatisierung?

Die einzelnen Schritte ...

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, vereint AI die Kraft der künstlichen Intelligenz mit der Stärke der Automatisierung, um Geschäftsprozesse zu revolutionieren und sich dabei kontinuierlich anzupassen.

Um dies zu erreichen, umfasst dieses Verfahren den gesamten Automatisierungszyklus:

• das Sammeln und Analysieren von Daten aus verschiedenen Quellen ;
• die Entscheidungsfindung mithilfe von prädiktiven Algorithmen und vorprogrammierten Entscheidungsregeln ;
• Auslösen von Folgeaktionen ohne menschliches Eingreifen;
• das Durchlaufen von Lernschleifen (durch Machine Learning) und damit die Optimierung von Prozessen über einen längeren Zeitraum hinweg ;
• ggf. die Interaktion mit Systemen (anderer Software) und Menschen (Chatbots, virtuelle Assistenten usw.).

... und die Technologien

Um eine vollständige Automatisierung zu gewährleisten, stützt sich die KI auf RPA, das die notwendigen Aktionen in den verschiedenen Phasen der Verfahren ausführt.

Dennoch kommen auch andere Technologien ins Spiel, insbesondere :

• Machine Learning: Es ermöglicht der KI, aus historischen Daten zu lernen und so ihre Entscheidungen im Laufe der Zeit zu verbessern.
  
  
• Natural Language Processing : Mit NLP kann Künstliche Intelligenz menschliche Sprache verstehen, interpretieren und generieren. Hier denken wir an unsere berühmten Chatbots, aber auch die Analyse von Gefühlen und die automatische Klassifizierung von E-Mails sind hier zu nennen.
  
  
• Computergestützte visuelle Unterstützung: Sie dient der Analyse und Interpretation von Bildern oder Videos. Unternehmen profitieren davon bei der Überwachung von Produktionslinien oder auch bei der Qualitätsprüfung.
  
  
• Optische Zeichenerkennung: OCR hilft, das Lesen und Umwandeln von gedrucktem oder handgeschriebenem Text in digitale Daten zu automatisieren. Diese Technologie findet sich in Software für die elektronische Dokumentenverwaltung, die Verwaltung von Spesenabrechnungen, die Rechnungsstellung usw. wieder.

Wie wählt man eine KI-Automatisierungslösung aus?

Die zu berücksichtigenden Kriterien

Tatsächlich ist die KI-Automatisierung überall zu finden, bedient alle Bereiche, alle Aktivitäten. Daher müssen Sie eine Lösung wählen, die Ihren eigenen Bedürfnissen entspricht.

Um diese genau zu identifizieren, empfiehlt es sich, Engpässe aufzuspüren, die den reibungslosen Ablauf Ihrer Operationen beeinträchtigen. Auf diese Weise erkennen Sie Ihre Prioritäten im Bereich der künstlichen Intelligenz.

☝️ Andere Punkte, die Sie ebenfalls beachten sollten:

• Die harmonische Integration Ihrer Lösung in Ihr technologisches Ökosystem, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
  
  
• Ihre Skalierbarkeit, die sicherstellt, dass sie mit Ihrem Wachstum Schritt halten kann. Aus diesem Grund bevorzugen viele Unternehmen ein SaaS-Modell, das die Skalierung vereinfacht und gleichzeitig die Kosten für die IT-Infrastruktur senkt.
  
  
• Die Intuitivität der Benutzeroberfläche, auch für nicht technisch versierte Nutzer. In diesem Sinne sind Low-Code und No-Code interessante Optionen für Geschäftsteams, die Automatisierungen einrichten und einsetzen können, ohne ausschließlich auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
  
  
• Die Frage der Sicherheit ist von zentraler Bedeutung, um Datenkompromittierung zu verhindern und die verschiedenen Vorschriften wie die DSGVO einzuhalten. Dies gilt umso mehr, wenn Sie sensible Informationen wie Kunden- oder Finanzdaten verarbeiten!

Beispiel für ein Tool zur KI-Automatisierung.

Da künstliche Intelligenz überall zu finden ist, gibt es viele relevante KI-Automatisierungstools. Die Dokumentenverwaltung ist jedoch ein Schlüsselprozess, den es zu optimieren gilt, da Fachleute täglich mit einer großen Menge an Dokumenten zu tun haben. Mit anderen Worten: Es hat einen erheblichen Einfluss auf Ihre Produktivität.

🛠️ Die DMS/ECM-Software-Suite DocuWare beispielsweise unterstützt alle Abteilungen eines Unternehmens bei der Digitalisierung ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Durch die kürzliche Übernahme des Startups natif.ai stärkt DocuWare seine Lösung, indem es die notwendige Schicht künstlicher Intelligenz hinzufügt, um Vorgänge weiter zu automatisieren: Datenextraktion, Feinklassifizierung von Dokumenten, Einrichtung von Workflows, etc.

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KI-Automatisierung in Kürze

Produktivität, Kundenbeziehungen, Einhaltung von Vorschriften, Innovation... Ausnahmslos alle Unternehmensbereiche profitieren davon, das Potenzial der KI-Automatisierung zu nutzen. Auf dem Programm steht künstliche Intelligenz, die mit anderen Technologien (wie RPA, OCR oder computergestützter visueller Unterstützung) kombiniert und in verschiedene Business-Tools integriert wird. Diese gehen dann über die reine Betriebsunterstützung hinaus und werden zu mächtigen Werttreibern!

Es gibt jedoch eine Vielzahl von Softwareprodukten, die KI-Automatisierung nutzen. Es liegt an Ihnen, Ihre Bedürfnisse zu priorisieren, um sich für diejenigen zu entscheiden, die Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen 🚀.