Sind Sie überfordert? Beherrschen Sie die Kunst der Aufgabenplanung, um zu triumphieren!

Bei der Arbeit ist die Aufgabenplanung von entscheidender Bedeutung. Sie verschafft Ihnen einen Überblick darüber, was Sie in welcher Reihenfolge und ohne Auslassungen zu tun haben!
Vor allem im Projektmanagement ist es sehr wichtig, dass Sie bei der Erfüllung Ihrer verschiedenen Aufgaben organisiert sind.

So wissen Sie, wo Sie selbst stehen, fördern die Teamarbeit und sind in der Lage, Ihre Fortschritte gegenüber Ihrer Geschäftsleitung, Ihren Partnern und Ihren Kunden zu kommunizieren.

Wir führen Sie durch diesen entscheidenden Schritt, der Organisation, Zusammenarbeit und Produktivität miteinander verbindet.

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Die Planung von Aufgaben: Definition und Herausforderungen

Ziel der Planung ist es, die Aufgaben eines Projekts zu bestimmen und zu terminieren, ihre Dauer und die für ihre Erledigung erforderlichen Ressourcen abzuschätzen.
Es gibt verschiedene Techniken, um ein Projekt in Aufgaben zu unterteilen und diese auf einem Zeitplan zu verteilen.

Die Verwaltung von Aufgaben umfasst eine Reihe von Aktionen:

1. die Identifizierung der Aufgaben durch die Aufteilung des Projekts,
2. die Priorisierung der Aufgaben: die Anordnung der Aufgaben in Bezug zueinander,
3. die Planung der Aufgaben: ihre zeitliche Verteilung,
4. die Aufgabenverteilung: die Zuweisung von Ressourcen.

Da diese Aktionen miteinander verknüpft sind, müssen sie manchmal erst zum nächsten Schritt übergehen und dann neu angepasst werden. Beispielsweise können Einschränkungen bei der Zuweisung von Personalressourcen dazu führen, dass die Planung überarbeitet werden muss.

Die Planung ist natürlich eng mit dem Faktor Zeit (wann?) verbunden, aber auch :

• den Zielen (was?),
• den Beteiligten (wer?),
• den Methoden und Werkzeugen (wie?),
• den Beschränkungen:
  • die Ressourcen sind oft begrenzt (Arbeitskraft, Material) ;
  • Die Dauer des Projekts sollte so kurz wie möglich sein ;
  • die Kosten müssen so gering wie möglich sein und in das ursprünglich zugewiesene Budget passen ;
  • die Qualität muss optimal sein und den Erwartungen entsprechen.

Somit sind 5 wesentliche Parameter zu berücksichtigen:

• Qualität,
• die Kosten,
• die Frist,
• die Leistung,
• die Risiken.

Die Bedeutung der Planung

Die Planung der Aufgaben ist von entscheidender Bedeutung, denn sie ermöglicht :

• die logische Abfolge der Aufgaben untereinander und in der Zeit zu definieren,
• einen Bedarf an Ressourcen oder Mitteln auszudrücken,
• die Arbeitsbelastung zu analysieren,
• Risikofaktoren (Zwänge außerhalb des Projekts) zu berücksichtigen,
• den tatsächlichen Fortschritt mit den Prognosen zu vergleichen,
• die Folgen einer Abweichung zwischen dem, was geplant war, und dem, was tatsächlich passiert ist, zu analysieren,
• die "spätesten" Starttermine der Aufgaben und die "frühesten" Endtermine zu identifizieren,
• optimistische, pessimistische oder wahrscheinliche Annahmen zu simulieren,
• Aufgaben zu priorisieren.

Die Verwaltung von Aufgaben

Aufgaben aufteilen und terminieren

Um eine unmögliche Aufgabe zu bewältigen, wird sie in kleine Stücke von einfach sehr schwierigen Aufgaben zerlegt, die dann in schrecklich schwere Aufgaben aufgeteilt werden, die wiederum in heikle Arbeiten segmentiert werden und so weiter.

Terry Pratchett, auteur anglais

Das ist das Geheimnis! Um die Durchführbarkeit des Projekts zu verbessern, müssen die Aufgaben erschwinglicher und weniger beängstigend gestaltet werden, um die Mitarbeiter zu mobilisieren und zu motivieren. Jede erledigte Aufgabe wird dann zu einem herzerwärmenden Erfolg.

Die Aufteilung von Aufgaben erleichtert auch die Schätzung von Dauer und Kosten und schließt viele Risikofaktoren aus, die durch zu weit in die Zukunft reichende Projektionen entstehen. Dies ist der sogenannte Tunneleffekt: Anders lässt sich die Arbeitsbelastung nicht abschätzen.

Idealerweise ist die aufgeteilte Aufgabe schnell (z. B. ein Tag) und "atomar": Sie ist eine Einheit des Projekts und kann allein durchgeführt werden.
Wenn sie von anderen abhängt und ihre Konturen zu unscharf sind, müssen Sie die Aufteilung überdenken. Dabei können Ihnen verschiedene Methoden helfen.

Mind Mapping (geistige Karte)

Diese Mind-Map-Methode, mit der man seinen Geist organisieren und durchdachte Entscheidungen treffen kann, indem man ein Problem umkreist, kann sowohl einzeln als auch in der Gruppe angewendet werden.
Das Hauptziel wird in die Mitte geschrieben, wodurch nach und nach Zweige aus Schlüsselwörtern entstehen, von denen weitere Ideen, Aufgaben und Einschränkungen ausgehen. Das Schema verläuft vom Allgemeinen (in der Mitte) zum Spezifischen.

Projektleiter, Projektteam, Ihre Arbeit endet hier nicht: Da die verschiedenen Aufgaben nun gut identifiziert sind, müssen Sie ihre Verbindung (oder Interdependenz) herstellen.

Die Aufgaben können :

• aufeinanderfolgend,
• gleichzeitig sein,
• konvergierend sein.

Aber welche Aufgaben müssen zuerst erledigt werden, um eine logische und flüssige Abfolge zu gewährleisten?

Zwei Kriterien spielen hier eine Rolle:

• Die Bedeutung der Aufgabe innerhalb des gesamten Projekts,
• ihr Grad der Dringlichkeit.

Die Work Breakdown Structure (WBS)

Organigramm der Projektaufgaben (WBS) auf Deutsch. Es ist eine der bekanntesten operativen Methoden, um ein Projekt in überschaubare Einheiten aufzuteilen.
Es handelt sich um eine hierarchische Abbildung, die von den wichtigsten zu erledigenden Aktivitäten ausgeht, d. h.-Das heißt, von den Haupt- und Unterlieferanten (im Folgenden Mutterprojekt und untergeordnete Aufgaben) zu den zu ihrer Erledigung notwendigen Aufgaben und Unteraufgaben.

Dazu muss man natürlich :

• eine umfassende Bestandsaufnahme aller dieser Lieferobjekte und Aufgaben im Vorfeld durchgeführt haben,
• voneinander abhängige Aufgaben identifizieren, die mit genau definierten Deliverables und Sub-Deliverables zusammenhängen (oben in Spalten organisiert).

Die MoSCoW-Methode

Im agilen Projektmanagement konzentriert sich diese Priorisierungsmethode gerade auf die Bedeutung der Aufgabe und ihre Auswirkungen auf die Projektrealisierung.

Es gibt die Aufgaben:

• Must have: unerlässlich,
• Should have: wichtig,
• Could have: wenig einflussreich,
• Won't have but would like: optional.

Die Eisenhower-Matrix

Sie priorisiert die Wichtigkeit über die Dringlichkeit.

Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig.

Dwight David Eisenhower

NB: Die gleiche Art von Matrix kann mit den Kriterien "Gewinn" und "Aufwand" verwendet werden :

Für die Wissenschaftlicheren unter Ihnen gibt es eine weitere Methode: die Monte-Carlo-Simulation.

Das ist eine computergestützte mathematische Technik, die mehrere mögliche Schemata und ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten je nach getroffenen Entscheidungen vorschlägt. Alle Folgen der Zwischenentscheidungen sind in der Berechnung enthalten.

Die Multiplikation von Kriterien ( Scoring).

1. Listen Sie die zu erledigenden Aufgaben in beliebiger Reihenfolge auf;
2. Wenn Sie 5 Aufgaben haben, geben Sie jeder Aufgabe eine Dringlichkeits- und eine Wichtigkeitsnote von 1 (Minimum) bis 5 (Maximum) ;
3. Multiplizieren Sie die beiden Noten;
4. In der Spalte Priorität ist die dringlichste Aufgabe diejenige mit der höchsten Note usw.

Dies funktioniert auch mit den Kriterien "Gewinn"/"Aufwand".

Das PERT-Diagramm

Es stellt die Verbindung zwischen den Aufgaben schematisch dar.

Die geschätzte Dauer ermöglicht es, den kürzesten Weg zu ermitteln, führt aber auch zur Methode des kritischen Pfades, die den kritischsten, längsten Weg zum Ziel identifiziert.

Diese Methode, die 1957 von Morgan Walker und James Kelley entwickelt wurde, um Projekte mit einer großen Anzahl von Aufgaben zu verwalten, wird in Frage gestellt, da sie die für eine realistische Projektion wichtigen personellen, budgetären, materiellen und technologischen Ressourcen nicht berücksichtigt.

Planung und Verteilung von Aufgaben

Wie bei der Aufteilung und den Methoden der Aufgabenplanung werden diese beiden Phasen unter einem Punkt zusammengefasst, da sie Hand in Hand gehen.
Es gibt zahlreiche Tools zur Planung von Aufgaben. Hier ist eine Auswahl davon.

Die Methode der kritischen Kette

Um die Unzulänglichkeiten der Methode des kritischen Pfades auszugleichen, empfehlen viele Projektmanager stattdessen die Methode der kritischen Kette, denn sie berücksichtigt :

• die verfügbaren Ressourcen und ihre Nivellierung,
• der Risikofaktoren (versteckte Kosten, Verzögerungen, Ausfälle),
• Prioritätskonflikte aufgrund des Multitasking der Mitarbeiter, da diese sich nicht gleichzeitig mehreren Aufgaben voll widmen können,
• einer Zusammenlegung von Sicherheitspuffern für kritische Aufgaben ( Projektpuffer oder Puffer).

In diesem Artikel finden Sie schnelle und konkrete Auszüge aus Schulungen zu PERT und der Methode der kritischen Kette.

Das Gantt-Diagramm

Es stellt den Fortschritt der Aufgaben und ihre Fälligkeitstermine grafisch dar, mit der Liste der Aktivitäten (auf der Ordinate) und den Zeiteinheiten (auf der Abszisse).
Mit jeder der Aufgaben können verbunden werden :

• Ressourcen (menschliche oder materielle Mittel),
• Verbindungen (mit anderen Aufgaben),
• Daten (Start- und Enddatum).

Das Gantt-Diagramm (benannt nach seinem Schöpfer Henry Gantt) wird häufig verwendet, weil es :

• einfach zu verwenden,
• praktisch zu aktualisieren ist,
• sowohl für Experten als auch für Neulinge leicht verständlich ist,
• sehr visuell ist,
• strukturierend,
• kollaborativ,
• dynamisch.

Beispiel 2 :

Parallel dazu kann eine Tabelle zur Aufgabenverteilung erstellt werden, die manchmal auch als Kifékoi? bezeichnet wird.
Sie ist synthetisch und gibt dem Projektleiter ein Steuerungsinstrument an die Hand, das die Aufgaben aller Beteiligten und die zu ihrer Erfüllung einzusetzenden Mittel zusammenfasst.

Softwarelösungen für die Aufgabenplanung

Schluss mit Wandpaneelen mit Rinnen oder T-Steckern!

Was Excel angeht, dessen Funktionen man ausreizen kann, sofern man sie beherrscht, warum nicht. Aber für Anfänger und Projektmanager, die keine Zeit zu verlieren haben, gilt: Finger weg!

Excel ist :

• zeitraubend,
• nicht für kollaboratives Arbeiten geeignet,
• nicht mobil,
• unübersichtlich, wenn viele Aufgaben geplant werden.

Kleiner Einblick in den Aufgabenplaner von Excel mit der Erstellung eines Gantt-Diagramms :

Und nun willkommen im Zeitalter der Digitalisierung, Zusammenarbeit und Mobilität!

Einige kostenlose Tools zur Aufgabenplanung

Ihr elektronischer Kalender in Outlook oder Google Mail.

Erstellen Sie Aufgaben, mit dedizierten Farben, wiederkehrenden Ereignissen, Anfangs- und Endpunkten. Sie werden dann in Ihrem Online-Kalender angezeigt, der von Ihrem Computer oder Smartphone aus durchsucht werden kann, und senden Ihnen Erinnerungen.
Sie können auch Personen einladen und Anhänge hinzufügen.
Für die Zusammenarbeit ist es besser als Excel, aber es ermöglicht z. B. keine Diagramme, keine Gesamtansicht, keine benutzerdefinierten Berichte usw.

Apps auf Android oder iPhone

Es gibt viele Apps vom Typ To Do List, z. B. Wunderlist und Todoist. Ihre Funktionen sind jedoch eher grundlegend. Um mehr zu bekommen, müssen Sie oft auf eine Premiumversion umsteigen.

Ein Beispiel ist Todoist, das automatisch bestimmte Schlüsselinformationen in Ihrer Sprache erkennt ("Meeting jeden Montag") und die wiederkehrende Aufgabe automatisiert.

Weitere Vorteile sind:

• Checkliste,
• ortsbezogene Benachrichtigungen,
• Synchronisation mit iCal, Google Kalender usw,
• kostenlos für 80 aktive Projekte.

Die führende Open-Source-Software zur Aufgabenverwaltung: redmine.

Redmine ist vollständig konfigurierbar und lässt sich leicht an die Besonderheiten Ihrer Projekte anpassen. Sie können beliebig viele Felder in Form von Tickets (Handlungsaufforderungen) erstellen, um sie schnell zu gruppieren und zu filtern.
Wie bei jeder Open-Source-Software müssen Sie mit Konfigurationszeit und internen IT-Kenntnissen rechnen, aber das Tool lohnt sich, da es sich an Ihre Bedürfnisse und Einschränkungen anpasst.

Redmine bietet unter anderem :

• eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern,
• eine sichere Verbindung mit Login und Passwort,
• eine Übersicht über alle laufenden Projekte,
• einen Fahrplan (roadmap),
• eine Visualisierung in Form eines Kalenders oder einer Liste,
• die Erstellung von benutzerdefinierten Listen,
• die Freigabe für Ihre Teammitglieder,
• die Erstellung von Tickets mit Titel, Beschreibung, Nummer und anpassbaren Feldern,
• Erstellung von Berichten (Gantt-Diagramme, Burndown-Charts).

Kostenpflichtige und pro Aufgabenplaner

Asana, die Zusammenarbeit im Mittelpunkt

Dies ist eine Aufgaben- und Projektmanagementsoftware, die für die Zusammenarbeit und Planung von mittelgroßen Projekten entwickelt wurde.

Sie bietet eine angenehme Benutzer- und Mitarbeitererfahrung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und durchdachten Funktionen.
Insbesondere ermöglicht sie die Integration zahlreicher Tools wie Redmine, Gmail, Outlook, Slack, Zapier usw.

Asana bietet eine kostenlose Version für bis zu 15 Benutzer und eine Premiumversion ab 5,75 €/Monat/Benutzer für kleine Unternehmen.

Beesbusy, Leistung ganz einfach!

Beesbusy ist eine französische Projektmanagementsoftware, die ideal für Unternehmen mit 20 bis 300 Benutzern geeignet ist. Ihr Versprechen: Sie sollen bei der täglichen Planung und Verwaltung Ihrer Aufgaben und Projekte effizienter werden.

Beesbusy bietet ein kostenloses Angebot mit unbegrenzten Projekten, Listen und Aufgaben für eine vereinfachte Organisation, ohne Kosten. Zu beachten ist, dass der Herausgeber bei seinen kostenpflichtigen Angeboten die Tatsache berücksichtigt, dass "nicht alle Nutzer aktiv sind": Er berücksichtigt gelegentliche Nutzer für eine gerechtere degressive Preisgestaltung.

Zu den Stärken von Beesbusy bei der Aufgabenplanung gehören:

• die Visualisierung von Aufgaben in einer Liste, um sie in Gruppen im Kanban-Modus zu verwalten,
• die visuell erleichterte Priorisierung von Aufgaben (sie bleiben oben auf der Liste sichtbar),
• ein Gantt-Diagramm pro Projekt mit einer Ansicht, die es ermöglicht, über kurze oder lange Zeiträume zu planen, auch in der Multiprojektansicht verfügbar,
• die Möglichkeit, die Arbeitsbelastung leicht nach Ressourcen aufzuschlüsseln, getrennt nach der Dauer der Aufgabe, um sich konkret vorzustellen, ob das Projekt in der erhofften Zeit durchführbar ist,
• eine von seinen Nutzern anerkannte Benutzerfreundlichkeit, die es Trello vorziehen, dank der besonderen Sorgfalt, die auf die Ergonomie verwendet wurde.

MeisterTask, agil und visuell

Es ist ein sehr intuitives Aufgabenmanagement-Tool für Teams, die im Projektmodus arbeiten. Es passt sich an alle agilen Projekte und Arbeitsprozesse an. Seine Oberfläche ist ansprechend und anpassbar.
In Kombination mit MindMeister ermöglicht es das Erstellen und die Zusammenarbeit an Mind Maps (Mind Mapping).

MeisterTask bietet auch eine kostenlose Version an. Klicken Sie auf den Link, um zu sehen, was diese beinhaltet.

Er bietet :

• die Erstellung und Verwaltung von anpassbaren Dashboards,
• von Kanban-Tabellen,
• von Redaktionskalendern,
• die Automatisierung bestimmter Aufgaben,
• einfache Integrationen mit den von Ihrem Team verwendeten Tools (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier usw.),
• das Hinzufügen von Dokumenten,
• Verbindung und Abhängigkeit zwischen Aufgaben,
• anpassbare Felder in jeder Aufgabe, etc,
• eine kostenlose mobile App für iPhone und iPad.

Der Aufgabenplaner auf Windows 10.

Microsoft Planner ist Teil der Office 365-Suite.
Er wird oft mit Trello verglichen, wenn es um die Aufgabenplanung geht:

• anpassbare Spalten,
• Karten, die die Aufgaben symbolisieren, von Spalte zu Spalte verschiebbar.

Es ermöglicht auch :

• das Teilen von Dateien,
• Diskussionen über die aktuelle Arbeit,
• Aktualisierungen über den Fortschritt.

Es ist kostenlos für alle Abonnenten von Office 365 Privatpersonen und Unternehmen, ansonsten finden Sie alle Preise für KMUs hier.

Trello, das Werkzeug für Kreative

Trello ist eine Anwendung, mit der Sie auf einfache Weise visuelle Räume erstellen können, die in Schritte unterteilt sind, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu organisieren und flüssig zu verfolgen.

Es ist bei kreativen Teams sehr beliebt und bietet eine schnelle Visualisierung des Projektfortschritts mit Hilfe von Tabellen, die von der Kanban-Methode inspiriert sind (Post-it auf einem Whiteboard).
Wie Microsoft Planner eignet es sich nicht für komplexe Projekte, ist aber eine gute Lösung für eine einfache Aufgabenverwaltung.

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Bringen Sie sich nicht mehr selbst um!

Es gibt viele Lösungen, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Aufgaben erleichtern und Ihre Arbeitsplanung optimieren.
Es ist sehr interessant, eine Lösung zu wählen, die die Integration von Tools ermöglicht, die Ihre Teams bereits täglich nutzen, wie z. B. Asana oder MeisterTask, was zu einer exponentiellen Zeitersparnis und einer sehr intuitiven Steuerung führt.
Testen Sie die kostenlosen Versionen und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns!