Alles über die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten
Die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des digitalen Wandels von Unternehmen und öffentlichen Organisationen. Die Entwicklung der französischen und europäischen Gesetze sowie die Vielzahl der auf dem Markt verfügbaren Tools machen diese Übung nicht gerade einfach.
Das bislang am stärksten entmaterialisierte Verwaltungsdokument ist die Rechnung. Was wäre, wenn Sie Ihre Dokumente nicht mehr erstellen, ausdrucken, (unter)zeichnen, versenden und dann digitalisieren müssten? Die elektronische Signatur ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Entmaterialisierung von Dokumenten: Sie vereinfacht den Lebenszyklus von Dokumenten und sichert gleichzeitig deren Rechtsgültigkeit. Dies ist eine Herausforderung für Unternehmen, aber auch für öffentliche Einrichtungen, deren Dokumentenvolumen beträchtlich ist.
Die Digitalisierung senkt die Kosten für die Bearbeitung von Dokumenten um 91 %.
Oodrive/Informatique news
Sie möchten besser verstehen, was die Entmaterialisierung von Dokumenten und die elektronische Signatur sind? appvizer sagt Ihnen alles.
Definition: Was ist die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten?
Die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten besteht darin, materielle Dokumente und Informationsträger durch digitale Dateien zu ersetzen. Dies geschieht durch :
- das Scannen von Papierdokumenten, um digitale Dokumente für bereits vorhandene Verwaltungsdokumente zu erhalten ;
- die Verwendung dedizierter Tools zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern, Teilen und Signieren von Dokumenten.
Welche Werkzeuge sollten Sie verwenden?
- Software für die Büroautomatisierung,
- Software für die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM),
- Software für die gemeinsame Nutzung von Dateien,
- Software für elektronische Signaturen,
Die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten ist eine der wichtigsten Herausforderungen bei der digitalen Transformation von Unternehmen.
Welche Dokumente werden entmaterialisiert?
Die Entmaterialisierung der Buchhaltung und die Entmaterialisierung von Rechnungen sind die beiden wichtigsten Herausforderungen für Kleinst- und Mittelbetriebe sowie für öffentliche Organisationen. Andere Arten von Dokumenten sind ebenfalls betroffen:
- Geschäftsdokumente: Angebote, Bestellscheine, Verträge ;
- HR-Dokumente: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen ;
- Mandate : Verkaufs-, Verwaltungs-, SEPA-Mandate usw.
Ziel papierlos: Die Herausforderungen der Entmaterialisierung.
Warum sollte man entmaterialisieren? Die Vorteile der Entmaterialisierung von Dokumenten [Infografik].
- bringt eine Zeitersparnis;
- teilt Informationen einfacher innerhalb des Unternehmens oder zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, Partnern usw. ;
- fördert die Zusammenarbeit durch den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente ;
- zentralisiert die Archivierung von Dokumenten ;
- erfasst ggf. die Historie von Dokumenten und verbessert die Rückverfolgbarkeit ;
- beseitigt die Kosten für Papier, Druck und sogar das Porto von Dokumenten ;
- schafft Platz in Ihren Büros ;
- sichert Ihre Daten von der elektronischen Signatur von Dokumenten bis hin zur Archivierung.
StarXpert
Welchen rechtlichen Wert hat ein entmaterialisiertes Dokument?
Was sagt das Gesetz über die Entmaterialisierung von Verwaltungsdokumenten? Nach Artikel 1316-1 des Zivilgesetzbuches :
Schriftstücke in elektronischer Form sind als Beweismittel in gleicher Weise zugelassen wie Schriftstücke auf Papier, vorausgesetzt, dass die Person, von der sie stammen, ordnungsgemäß identifiziert werden kann und dass sie unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt werden, die ihre Integrität gewährleisten.
Die Rechtsgültigkeit unterscheidet sich, je nachdem, ob ein Dokument ursprünglich auf einem digitalen Medium erstellt wurde oder ob es sich um ein gescanntes Papierdokument handelt.
Digital erzeugtes Dokument
Im ersten Fall wird das Dokument direkt von einer Software erzeugt: Es ist einzigartig und wird als Original betrachtet.
Digitalisiertes Dokument
Das digitalisierte Dokument gilt nicht als Originaldokument, sondern als Kopie des Papierdokuments: Seine Echtheit kann nicht nachgewiesen werden, daher hat es keinen rechtlichen Wert. Nur das Papierdokument gilt als Beweismittel ; in diesem Fall müssen Sie das Papierdokument aufbewahren.
👉 Damit ein elektronisches Dokument rechtsgültig ist, müssen Sie in der Lage sein :
- Den Aussteller des Dokuments zu identifizieren,
- das Dokument in seinem Ausstellungszustand zu erhalten (dann stellt sich die Frage der Archivierung),
- seine Unveränderbarkeit zu gewährleisten.
Um die Vorteile der Entmaterialisierung zu nutzen, ist es leicht zu verstehen, warum Software zur Erstellung, Archivierung, Weitergabe und Unterzeichnung von Dokumenten von Interesse ist.
Wie können Sie Ihre papierlosen Dokumente einfach und sicher verwalten?
Sie haben diesen Schritt des digitalen Wandels vollzogen, Sie bearbeiten, teilen und archivieren Ihre Verwaltungsdokumente. Schön und gut, aber ist es sicher, sich für Online-Software oder SaaS zu entscheiden? Sind Ihre Daten sicher?
Die elektronische Signatur von Dokumenten
Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Schritt im papierlosen Prozess, bevor die Dokumente aufbewahrt und archiviert werden. Dieser Schritt erfordert noch mehr als die anderen, dass Sie Ihre alten Reflexe über Bord werfen. Alles wird online erledigt: Denken Sie nicht daran, ein Dokument auszudrucken, es zu unterschreiben und dann zu scannen! Dadurch würde es seinen rechtlichen Wert verlieren.
Der eIDAS-Standard definiert mehrere Ebenen der elektronischen Signatur. Dieser Standard ist seit dem 1. Juli 2014 anwendbar, seit dem 1. Juli 2017 jedoch verpflichtend. Ihr Ziel ist es, das Vertrauen zu erhöhen, um elektronische Transaktionen zu steigern; sie betrifft Unternehmen ebenso wie öffentliche Organisationen und Bürger.
Die Garantiestufen der elektronischen Signatur sind wie folgt:
- Die "einfache" elektronische Signatur: Die Daten sind in einem elektronischen Format und werden an andere elektronische Daten angehängt oder mit ihnen verknüpft. Sie ermöglicht :
- über die zuverlässig überprüfte Identität des Unterzeichners zu verfügen ;
- die Zustimmung des Unterzeichners zur Unterzeichnung des Dokuments anzuzeigen.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur:
- ist eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden ;
- ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners ;
- ermöglicht es, mögliche Änderungen des Dokuments nach der Unterzeichnung zu erkennen ;
- wird von einem Tool erstellt, das die eindeutige Verwendung des Unterzeichners gewährleistet.
- Die qualifizierte elektronische Signatur wird von einem Tool erstellt, das die eindeutige Verwendung durch den Unterzeichner gewährleistet, und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen.
Weitere Informationen über den eIDAS-Standard.
Die Vorteile der elektronischen Signatur
Die elektronische Signatur :
- ist fälschungssicher, unveränderbar und nicht wiederverwendbar;
- verkürzt die Bearbeitungszeiten von Dokumenten um 30 %, da sie eine Online-Unterschrift ermöglicht ;
- erleichtert den internationalen Handel: alles wird online abgewickelt ;
- verleiht Dokumenten Rechtsgültigkeit ;
- beschleunigt die Erstellung und Verwaltung jeder Akte und senkt so die damit verbundenen Kosten.
Die Archivierung von papierlosen Dokumenten
Die Archivierung von Dokumenten erfolgt, sobald diese elektronisch signiert wurden. Der gesetzliche Rahmen schreibt vor, dass bestimmte Verwaltungsdokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.
Die Archivierung ist mehr als die bloße Aufbewahrung von Dokumenten:
- Sie gewährleistet die obligatorische und gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen ;
- sie garantiert die Integrität des entmaterialisierten Dokuments während seiner gesamten Aufbewahrungsdauer ;
- es ermöglicht die Verknüpfung von Beweismitteln wie Zeitstempel oder den Namen der Person, die das Dokument geändert hat ;
- er sichert das Dokument: Ein Verlust, eine unbeabsichtigte (oder versehentliche) Löschung oder ein Hardwareproblem auf Ihrer Festplatte bedeutet nicht mehr, dass das Dokument verschwindet.
Der digitale Tresor oder E-Tresor ist eine in jeder Hinsicht sichere Lösung, um die Aufbewahrung und Unveränderbarkeit papierloser Dokumente durch eine dritte Instanz, die als vertrauenswürdiger Dritter bezeichnet wird, zu gewährleisten.
Die besten Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu signieren und zu archivieren.
oodrive_sign, sichert den Beweiswert Ihrer Dokumente.
Für wen? Alle Unternehmen
oodrive_sign beschleunigt den Lebenszyklus Ihrer Dokumente durch E-Signatur, indem es die manuellen Unterschriften überflüssig macht. Unterzeichnen Sie Ihre Dokumente online und lassen Sie sie unterschreiben, während Sie ihre Rechtskonformität garantieren. oodrive_sign stützt sich auf den vertrauenswürdigen Dritten CertEurope, um Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Signaturniveau anzubieten.
Die Stärken von oodrive_sign :
- sicherer digitaler Austausch,
- ein vereinfachtes Verfahren zur Bearbeitung von Dokumenten,
- eine französische Lösung.
Docusign beschleunigt Ihr Wachstum
Für wen? Alle Unternehmen
Docusign richtet sich an Unternehmen jeder Größe, um ihre Verwaltungsdokumente elektronisch zu signieren. Die Verwaltung von Signaturen wird vereinfacht: Das elektronische Unterzeichnen eines Dokuments ist auf jedem Touch-Medium (Smartphone, Tablet, Computer) möglich.
Die Stärken von Docusign :
- ein Dashboard, um den Status der Dokumente (signiert, anstehend) zu verfolgen,
- die Zentralisierung der signierten Dokumente in einer einzigen sicheren Umgebung,
- ein Benachrichtigungssystem, das den Benutzern mitteilt, dass ein Dokument signiert werden muss.
Green GED, EDM mal anders gedacht
Für wen? Kleinstunternehmen, KMU, ETI, Großkonzerne und Gebietskörperschaften.
Als unkonventionelle Lösung für das Dokumentenmanagement passt sich Green GED den Arbeitsgewohnheiten seiner Benutzer an (statt umgekehrt!). Die Vorbehalte Ihrer Mitarbeiter gegenüber einem neuen, als zu komplex empfundenen Tool gehören der Vergangenheit an. Green GED fügt sich ganz einfach in Ihre Windows-Struktur ein und lässt sich in Rekordzeit implementieren.
Die Stärken von Green GED :
- ein effizientes DMS durch den Einsatz leistungsstarker Technologien: Suchmaschine, OCR, LAD RAD, Videocodierung, Verarbeitung und Konvertierung von PDF-Dateien, Workflow, automatischer Ablageplan usw. ;
- Respekt für Ihre Daten: Diese bleiben auf Ihrer Infrastruktur und die Benutzerrechte werden automatisch in Green GED übernommen ;
- eine unbegrenzte Lizenz für die Anzahl der Benutzer und das Volumen der verarbeiteten Daten, um die Kosten zu optimieren.
Universign, die an Einfachheit und Konformität orientierte elektronische Signatur.
Für wen? Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen.
Universign ist eine umfassende SaaS-Plattform für elektronische Signatur-, elektronische Stempel- und Zeitstempeldienste für Unternehmen, die ihren digitalen Wandel vollziehen.
Als qualifizierter Trusted Service Provider gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung unterstützt Universign Sie bei der Digitalisierung und Vereinfachung Ihrer Prozesse (wie Rechnungsstellung oder Vertragsabschluss). Sie haben die rechtlichen Risiken unter Kontrolle und reduzieren die mit Ihren digitalen Transaktionen verbundenen Kosten und Fristen.
Die elektronische Signatur von Universign, die über ihr Webportal verfügbar ist oder über ihre API direkt in eine Geschäftsanwendung oder einen Online-Zeichnungsweg integriert ist, bietet Sicherheit und ist gleichzeitig ergonomisch und einfach zu verwenden .
Die Highlights von Universign :
- 3 Signaturstufen: einfache, fortgeschrittene und fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat,
- ein unverbindliches Angebot ohne Benutzerbegrenzung, mit einer Preisgestaltung pro Paket oder pro Nutzung,
- Universign ist Mitglied der Adobe Approved Trust List, deren Signaturen automatisch in Adobe® Acrobat® oder Reader® genehmigt werden.
Youdoc, eine modulare und agile Lösung.
Für wen? KMU mit +100 Mitarbeitern, ETI und große Konzerne.
Youdoc ist eine intuitive, zuverlässige und vielseitige Lösung, die entwickelt wurde, um die Verwaltung Ihrer Dokumente zu optimieren. Sie bietet 3 Module, die auf Anfrage aktiviert werden können:
- das erste ist der intelligenten Erfassung gewidmet: Scannen von Dateiservern, Schneiden von Spools, Scannen mit RAD- und LAD-Technologien, Qualitätskontrolle usw. ;
- der zweite der dynamischen Dokumentenverwaltung : Speicherung, Klassifizierung, Suche, Indexierung, Versionierungsmanagement, Aufbewahrungskalender usw. ;
- der dritte auf den Umlauf: Veröffentlichung in Extranets, elektronische Signatur und Weitergabe Ihrer Dokumente, etc.
Die Lösungen von Youdoc garantieren Ihnen die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und sind in Ihr gesamtes Informationssystem integriert.
Die Stärken von Youdoc :
- Lösungen, die auf Ihre Branche und Ihren funktionalen Bedarf zugeschnitten sind,
- eine Zugänglichkeit im in Ihr ERP integrierten Modus oder im eigenständigen Modus von einem Webportal aus,
- eine solide Begleitung: ein Team von Spezialisten, technische Unterstützung und eine qualitativ hochwertige Methode, um Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte zu unterstützen.
Yousign, die französische Referenz für elektronische Signaturen.
Für wen? Kleinstunternehmen, KMU, ETI, große Konzerne und öffentliche Organisationen.
Sichere, einfache und legale Lösungen für elektronische Signaturen: Das ist das einfache, aber dennoch wirksame Versprechen von Yousign. Integrieren Sie mit Yousign die elektronische Signatur in Ihren Prozess der Bearbeitung von Verwaltungsdokumenten und gewährleisten Sie die Konformität und den rechtlichen Wert Ihrer Dokumente.
Yousign übernimmt auch die beweiskräftige Archivierung, kann als elektronischer Tresor verwendet werden und ist außerdem vertrauenswürdiger Dritter. Die Yousign-API lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Tools integrieren, um die Effizienz zu steigern.
Die Stärken von Yousign :
- eine einfache, klare und angenehme Benutzeroberfläche,
- die Zertifizierungen eIDAS, ETSI und LSTI,
- die Sicherung Ihrer Daten durch das Hosting der Daten in Frankreich.
Zeendoc, das intelligente EDM für kleine und mittelständische Unternehmen.
Für wen? Kleinstunternehmen, KMU und Gebietskörperschaften.
Zeendoc ist eine intelligente DMS-Lösung, die Ihre Dokumente entmaterialisiert und ein Maximum an Aufgaben und Verwaltungsprozessen automatisiert. Sie ist in der Lage, die Art eines Dokuments zu erkennen und es ohne Eingreifen zu klassifizieren, und sie kann auch bestimmte Daten wie ein Datum oder einen Betrag wiedergeben. Ob Immobilien, Gesundheitswesen, Buchhaltung oder Bauwesen - in jeder Branche sparen Sie Zeit und steigern Ihre Effizienz.
Die Stärken von Zeendoc :
- Digitalisierung von Dokumenten über einen Scanner, ein Smartphone oder ein Tablet,
- sichere und vorschriftsmäßige Digitalisierung von Rechnungen dank der beweiskräftigen Archivierung und der RGS**-zertifizierten elektronischen Signatur,
- Aufwertung von Informationen, mit der Möglichkeit, sie mit wenigen Klicks über Schlüsselwörter oder die Multikriteriensuche zu finden.
Die Digitalisierung von Dokumenten als Wettbewerbsvorteil
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, haben Unternehmen ein Interesse daran, ihre digitale Transformation erfolgreich durchzuführen, und die Entmaterialisierung ist ein grundlegender Schritt in einem umfassenderen Projekt der digitalen Transformation.
Nach einem Überblick über die Herausforderungen und Vorteile der Entmaterialisierung haben wir gesehen, wie ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem oder eine elektronische Signatur Sie bei diesem Prozess am besten unterstützen kann: Es erleichtert insbesondere die Organisation und Verwaltung von Dokumenten innerhalb Ihres Informationssystems und optimiert den Lebenszyklus Ihrer digitalisierten und digitalen Dokumente.
Und Sie, haben Sie darüber nachgedacht, Ihre Organisation mit einer solchen Software auszustatten? Was könnten die Hindernisse bei der Einführung sein?
Artikel aktualisiert, ursprünglich erschienen im Dezember 2018.
Artikel übersetzt aus dem Französischen