Ein Dokument paraphieren: Mit der elektronischen Signatur noch sinnvoll?
Wer hat nicht schon einmal ein Dokument so abzeichnen müssen, dass seine Hand verkrampft war?
Oft fragt man sich auch, ob diese Praxis wirklich sinnvoll ist, um einen Vertrag rechtsgültig zu machen. Ist eine Unterschrift nicht ausreichend?
Wir möchten Ihnen die Grundsätze der Paraphe, ihren rechtlichen Wert und die Frage, ob die elektronische Signatur sie ersetzen kann, in Erinnerung rufen. Wir geben Ihnen einen Überblick!
Was ist eine Paraphe?
Eine Paraphe ist das Anbringen seiner Initialen auf jeder Seite zusätzlich zur endgültigen Unterschrift, um zu bestätigen, dass das gesamte Dokument gelesen und genehmigt wurde.
Es ist eine verkürzte Version der Unterschrift, die sicherstellt, dass :
- die Unterzeichner alle Seiten eines (manchmal umfangreichen) Dokuments durchgesehen haben,
- das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde (Seiten hinzugefügt, geändert, gefälscht usw.), dass es also wahrheitsgemäß ist.
Die Paraphierung eines Dokuments ist ein wirksames Mittel, um sich vor Rechtsstreitigkeiten zu schützen, insbesondere wenn viel auf dem Spiel steht.
➡️ Was ist der Unterschied zwischen Paraphieren und Unterschreiben?
- Die Unterschrift findet am Ende eines Vertrags statt und ist obligatorisch, um ein Dokument zu bestätigen. Das gewählte Kürzel muss den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners darstellen.
- Die Paraphe hingegen ist nur in bestimmten Fällen vorgeschrieben (siehe Fortsetzung des Artikels), besteht nur aus den Initialen des Unterzeichners und wird auf jeder Seite angebracht.
➡️ Muss man links oder rechts paraphieren? Es gibt keine Konvention zu diesem Thema. Es ist jedoch üblich, dass man aus praktischen Gründen der Ausführung und Überprüfung unten rechts paraphiert.
Hat die Paraphe eine rechtliche Bedeutung?
Nein im Fall einer privaten Urkunde
Eine private Urkunde, auch privatschriftliche Urkunde genannt, ist ein Rechtsdokument, dessen Unterzeichnung nicht unter der Autorität einer Amtsperson (Notar, Gerichtsschreiber,) erfolgt.
Es handelt sich zum Beispiel um :
- eines Mietvertrags,
- eines Verkaufs eines Fahrzeugs,
- eines Bestellscheins,
- eines Bankdarlehens,
- einen Kompromiss bei einem Immobilienverkauf,
- eines Protokolls über einen Wasserschaden,
- eines Arbeitsvertrags,
- eines Versicherungsvertrags,
- eines Telefonvertrags usw.
Nach dem Urteil des Kassationsgerichtshofs vom 27. Januar 1993, 91-12.115 :
Aus diesem Text geht hervor, dass eine privatschriftliche Urkunde, abgesehen von den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen, keiner weiteren Formvorschrift unterliegt, außer der Unterschrift derjenigen, die sich verpflichten.
Das bedeutet, dass die Paraphe keinen wirklichen Rechtswert hat und dass nur die handschriftliche oder elektronische Unterschrift rechtlich bindend ist. Es kann jedoch aus Gründen der Vorsicht verwendet werden.
Ja zu öffentlichen Urkunden
Öffentliche Urkunden sind eine andere Bezeichnung für notarielle Urkunden und stehen im Gegensatz zu privatschriftlichen Urkunden, da die Paraphierung durch die Unterzeichner und die Amtsperson als rechtsgültig gilt.Dies ist in Artikel 14 des Dekrets Nr. 2005-973 vom 10. August 2005 festgelegt:
Jedes Blatt wird vom Notar und den Unterzeichnern der Urkunde paraphiert, andernfalls sind die nicht paraphierten Blätter ungültig. Wenn die Blätter der Urkunde und gegebenenfalls ihrer Anlagen bei der Unterzeichnung durch die Parteien jedoch durch ein Verfahren zusammengefügt werden, das jede Ersetzung oder Hinzufügung verhindert, müssen sie nicht paraphiert werden.
Die elektronische Signatur zur Paraphierung eines Online-Dokuments
Wie bereits erwähnt, ist die Paraphe zwar vorgeschrieben, um die Integrität notarieller Urkunden zu gewährleisten und die Einigung zu formalisieren, doch durch die Verwendung eines alternativen Verfahrens kann auf die Paraphe verzichtet werden.
💡Die elektronische Signatur wird übrigens häufig als Ersatz für die Paraphe bei PDF-Dokumenten verwendet.
Einen Vertrag elektronisch zu unterzeichnen, ermöglicht es also rechtlich, auf die Paraphe zu verzichten, was bei regelmäßigen Unterschriften unter Verträge mit mehreren Dutzend Seiten eine ziemlich gute Nachricht ist, oder?
Seit dem 23. Juli 2014 ermöglicht es die vom Europäischen Parlament und dem Rat der Europäischen Union verabschiedete eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And trust Services) , die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur durch eine Reihe festgelegter Kriterien zu gewährleisten, die eingehalten werden müssen.
Um sicherzustellen, dass eine elektronische Signatur rechtmäßig ist, müssen Sie sich an einen Vertrauensdiensteanbieter wenden, der in der Lage ist, ein elektronisches Zertifikat auszustellen, mit dem Sie :
- eine juristische oder natürliche Person zu authentifizieren,
- den Datenaustausch zu verschlüsseln,
- ein Online-Dokument sicher zu unterzeichnen.
Wie garantiert die elektronische Signatur die Integrität der Urkunde? Bei der Unterzeichnung eines Vertrags kann mithilfe eines qualifizierten Zeitstempels der genaue Zeitpunkt der Unterzeichnung belegt und das Dokument verschlüsselt werden, sodass es nicht mehr verändert werden kann.
Zu diesem Zweck können Sie sich vertrauensvoll an Universign wenden, mit der Sie alle Ihre Dokumente elektronisch unterzeichnen können - mit nur wenigen Klicks, aber vor allem sicher, da sie eIDAS-konform ist.
Die Paraphe: zum Aussterben verurteilt?
Wie wir gesehen haben, ist das Paraphieren eines Dokuments bei sogenannten öffentlichen Urkunden obligatorisch. Gleichzeitig kann durch die Verwendung der elektronischen Signatur rechtlich darauf verzichtet werden.
Wird die Paraphe also in dem Maße verschwinden, wie die elektronische Signatur ihren Siegeszug fortsetzt? Dazu muss man wissen, dass 39 % der Organisationen bereits über eine Lösung für die elektronische Signatur verfügen und 25 % der Organisationen, die noch nicht über eine solche Lösung verfügen, planen, diese im Laufe des Jahres 2021 einzuführen (Quelle: Archimag). Es muss gesagt werden, dass die Pandemie dabei geholfen hat, den Übergang von der Unterschrift im handschriftlichen Format zum digitalen Format zu beschleunigen.
Die elektronische Signatur ist also auf dem Vormarsch, aber wir sind noch weit von ihrer allgemeinen Verbreitung entfernt. Übrigens ist das Paraphieren eine so tief verwurzelte Praxis, dass manche Software für elektronische Signaturen anbietet, Dokumente elektronisch zu paraphieren. Ein gutes Mittel, um die Nostalgiker zu beruhigen, die sich nach den hübschen Initialen am Seitenende sehnen.
Und was denken Sie darüber? Sind wir auf dem besten Weg, die Paraphe abzuschaffen?
Artikel übersetzt aus dem Französischen