Elektronische Paraparaphierung: das unverzichtbare Werkzeug, um Ihre Dokumente mit einem Klick zu validieren
Die Gesundheitskrise hat viele Dinge in unserem Alltag verändert, insbesondere die Art und Weise, wie wir arbeiten. So hat die Fernarbeit zu Problemen in der Welt der Telearbeit geführt: Wie unterschreibt man Dokumente aus der Ferne und vor allem wie stellt man sicher, dass sie gültig sind?
Software für elektronische Signaturen und elektronische Paraphrasen waren die Lösung für dieses Problem. Mit diesen intelligenten und effizienten Tools können Sie Ihre Entscheidungsprozesse digitalisieren und beschleunigen. Und das, indem Sie die elektronische Signatur in alle Ihre Dokumente und Vertragsarten integrieren.
Die Entmaterialisierung hat also die Berufswelt regelrecht revolutioniert: Postsendungen entfallen und das Risiko von Verlusten oder Fehlern bei den Inhalten Ihrer Dokumente, insbesondere Ihrer Verträge, sinkt. Diese Plattformen sind für die Führungskräfte von heute unverzichtbar geworden.
Aber was ist dann ein elektronischer Paraphorator? In welchem Rahmen wird er eingesetzt und welche Vorteile hat er für das Unternehmen? Und schließlich: Welche Tools werden zu seiner Optimierung eingesetzt? Antworten in diesem Artikel.
Was ist eine elektronische Paraphe?
Definition
Ein elektronischer Parapher, auch E-Parapher oder digitaler Parapher genannt, ist eine Software, die es ermöglicht, ein elektronisches Dokument, das einem Kreislauf folgt, vor seiner elektronischen Signatur zu validieren.
Sie ermöglicht es Organisationen, ein Dokument vollständig papierlos zu validieren und zu signieren. Und das bei gleichzeitiger Gewährleistung der gleichen Rechtsgültigkeit wie ein Original auf Papier.
Unabhängig davon, in welcher Abteilung eines Unternehmens Sie arbeiten, ist der elektronische Parapheur eine Lösung, die sich an alle Arten von Dokumenten anpassen lässt:
- Elektronisch unterzeichnete Verträge,
- digitale Rechnungen,
- dematerialisierte Bestellscheine,
- Verwaltungsdokumente usw.
Wie funktioniert eine elektronische Paraphe?
Ein elektronischer Paraphorator funktioniert in acht ganz unterschiedlichen Schritten :
- Erstellung eines Objekts "Dokument", entweder durch manuellen Import oder als Ausgabe einer Software, die dieses Dokument erzeugt,
- Definition von Metadaten für das betreffende Objekt,
- Auswahl und Parametrisierung eines Kreislaufs für die Validierung und die elektronische(n) Signatur(en),
- Senden in diesem Kreislauf und Benachrichtigung der im Kreislauf befindlichen Beteiligten,
- Validierung oder Ablehnung,
- ständige Überwachung des Fortschritts und Zugriff auf die Bearbeitungshistorie,
- Elektronische Signatur, dank eines elektronischen Zertifikats,
- Speicherung des Objekts "Dokument" oder Export in eine andere Software
Warum sollte man einen elektronischen Parapheur verwenden?
Sicherstellung der Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit des Austauschs
Ein elektronischer Parapheur ermöglicht eine sichere Speicherung und Nutzung von Dokumenten, da er die digitalisierten Verträge in eine vollständig papierlose Validierungskette einbindet. Diese Kreisläufe sind gesichert, sodass nicht jedermann die Möglichkeit hat, auf sie zuzugreifen.
💡 Alle von den Nutzern am Dokument vorgenommenen Aktionen werden aufgezeichnet: ändern, senden, unterschreiben..., was die Nachvollziehbarkeit des Austauschs ermöglicht. Sie haben Zugriff auf die gesamte Historie des Freigabeprozesses, was Ihnen einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Lebenszyklus von Dokumenten verschafft.
👉 Diese Rückverfolgbarkeit kann auch als " Beweis " bei Verwaltungsproblemen oder Rechtsstreitigkeiten dienen.
Profitieren Sie von einem leistungsstarken Tool in Echtzeit.
Ein elektronischer Parapheur stellt Ihr Werkzeug für die Validierung und den Umlauf von digitalen Dokumenten dar. Er ist mit all Ihren Anwendungen verbunden und kann von allen Ihren Abteilungen genutzt werden.
👉 So kann jeder Nutzer in Echtzeit den Weg der Dokumente verfolgen, die für ihn entsprechend seiner Funktion und seinen Aufgaben relevant sind.
Ein elektronischer Absatz ist daher ein wahrer Segen für Unternehmen, die alle ihre Dokumente auf einer einzigen Plattform verfolgen, erstellen, ändern, validieren und unterzeichnen können.
💡 Ein elektronischer Paraphrasierer ermöglicht es Ihnen, Ihren Entscheidungsprozess langfristig zu optimieren. Er bringt Ihnen somit eine bessere Reaktionsfähigkeit und Effizienz während der Bearbeitung Ihrer Dokumentenprozesse.
Steigern Sie Ihre Produktivität und senken Sie Ihre Kosten.
Ein elektronischer Paraphorator ist online über eine einfache Internetverbindung zugänglich. Sie können Ihre Dokumente also überall und jederzeit validieren, verfolgen und unterschreiben. Darüber hinaus ist diese Zugänglichkeit vielfältig: Tablet, Computer, Smartphone... die Information wird maximal gefördert.
👉 Dieser Vorteil ist ein echter Leistungs- und Produktivitätshebel für Sie sowie Ihre Teams, die dadurch die Bearbeitungsprozesse beschleunigen können.
Darüber hinaus können Sie durch den Einsatz eines elektronischen Paraprophers Ihre Kosten senken, da alle Kosten für Papier, Postversand usw. reduziert werden.
Welche Tools sollten Sie übernehmen? Beispiele für Software
Um ein Dokument zu paraphieren, haben Sie die Wahl zwischen Software für elektronische Signaturen und elektronischen Paraphernalern.
Mit einer Software für die elektronische Signatur können Sie Ihre Dokumente und Belege in Sekundenschnelle elektronisch übermitteln, ohne dass ein Risiko in Bezug auf die Datensicherheit besteht.
Dank einer starken Authentifizierung und einer beweiskräftigen Archivierung stellt die Software für elektronische Signaturen nämlich eine echte Revolution in der Automatisierung und Entmaterialisierung von Dokumenten dar.
🛠 Der elektronische Parapaper von Lex Persona ist ein sehr gutes Beispiel dafür. Mit diesem benutzerfreundlichen und ultraschnell zu erlernenden Tool können Sie Ihre dokumentarischen Validierungs- und Signaturprozesse mit wenigen Klicks entmaterialisieren. Was ist der Vorteil? Sie profitieren von einem eIDAS-qualifizierten Zeitstempel , der die Integrität des Dokuments garantiert.
💡 Gut zu wissen: Eine Software für elektronische Signaturen kann die Verwendung einer elektronischen Paraphe ersetzen. Denn wenn eine elektronische Signatur an einer einzigen Stelle des Dokuments angebracht wird, garantiert sie die Integrität aller Seiten des Dokuments.
🛠 So können Sie sich vertrauensvoll an die 100 % Online-Plattform Universign wenden, um Ihre elektronischen Dokumente einfach zu signieren und ihre Integrität zu gewährleisten. Ihr nach der eIDAS-Verordnung qualifizierter Zeitstempeldienst ermöglicht es, den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung zu belegen und das Dokument zu verschlüsseln, sodass es nicht mehr verändert werden kann.
Wir fassen zusammen 📝.
Um Ihre Verträge und Dokumente im digitalen Format zu validieren, kann eine elektronische Parapheur vertrauensvoll durch eine Software für elektronische Signaturen ersetzt werden. Denn diese Tools stellen die Integrität aller Seiten des Dokuments sicher, indem sie es einfach elektronisch unterschreiben. Eine deutliche Zeitersparnis, wenn Sie regelmäßig Verträge mit Dutzenden von Seiten unterschreiben und paraphieren müssen, nicht wahr? 😉.
Um noch einmal zusammenzufassen, hier ein Überblick über alle Vorteile, die Ihnen die Einführung einer Software für elektronische Signaturen und elektronische Paraphrasen in Ihrem Unternehmen bietet:
- die schnelle Bearbeitung und Verbreitung Ihrer Dokumente in elektronischem Format,
- die steuerliche Entmaterialisierung in Übereinstimmung mit der EU-Richtlinie,
- eine garantierte elektronische Archivierung und elektronisch signierte Dokumente,
- die Absicherung Ihres elektronischen Datenaustauschs,
- vereinfachte Prozesse für den Datenaustausch,
- ein CSR-Ansatz, der für das Unternehmen und sein Markenimage von Vorteil ist, usw.
Wenn Sie noch weiter gehen möchten, können Sie sich gerne unseren Vergleich der besten Software für elektronische Signaturen ansehen.
Jetzt müssen Sie nur noch die verschiedenen Optionen bewerten, um Ihr zukünftiges Tool auszuwählen!
Artikel übersetzt aus dem Französischen