Werden Sie leistungsfähiger dank der elektronischen Signatur
Wenn man ein Dokument unterschreibt, stimmt man seinem Inhalt zu. Die Unterschrift repräsentiert Sie, sie ist einzigartig. Dank der elektronischen Signatur können Sie jede Art von Dokument online unterschreiben und unterschreiben lassen, wobei es denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift erhält. Die Vorteile für ein Unternehmen sind klar: Zeitersparnis und Produktivität, ein modernes Image und Möglichkeiten für den internationalen Handel.
Um zulässig zu sein, muss Ihre elektronische Unterschrift oder digitale Signatur eine Reihe von Kriterien erfüllen:
- Strenge Fernauthentifizierung des Unterzeichners (natürliche oder juristische Person).
- Integrität des unterzeichneten Dokuments
- Unwiderruflichkeit des Dokuments
Der Digitalisierung vertrauen, um die Produktivität zu steigern
Das Ziel von Anbietern wie CertEurope, einem Unternehmen der Oodrive-Gruppe, besteht darin, Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien anzubieten, die den papierlosen Datenverkehr absichern. Diese lassen sich heute in Organisationen jeder Größe und jeder Art (Verwaltung, Großunternehmen und KMU/Kleinstunternehmen) integrieren, die sich mit vollem E-Vertrauen in Richtung einer digitalen Wirtschaft entwickeln möchten. Und diese Lösungen haben für Unternehmen, die auf der Suche nach Modernität und Weiterentwicklung sind, nicht zu unterschätzende Vorteile:
Finanzielle Gewinne. Durch die Online-Signatur kann ein Unternehmen seine Kosten für Druck, Porto und Papierverarbeitung senken. Die elektronische Archivierung senkt außerdem die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten.
Einsparungen von Zeit. Die Unterzeichnung eines Vertrags kann mehrere Stunden oder Tage Prozesszeit in Anspruch nehmen (Drucken, E-Mail-Verkehr usw.). Die digitale Version reduziert diese Schritte erheblich und sorgt für mehr Effizienz bei der Bearbeitung von Transaktionen. Außerdem wird der Abbruch von Verkaufsprozessen aufgrund von zu hohem Bearbeitungsaufwand reduziert.
Steigerung der Produktivität. Die Einführung der elektronischen Signatur oder E-Signatur bietet die Möglichkeit, Dokumente mit wenigen Klicks sicher zu erstellen, zu archivieren und zu unterschreiben. Sie müssen nicht mehr vor Ort sein, um eine Transaktion abzuschließen. Dieses Verfahren vereinfacht viele Vorgänge und macht sie effizienter. Das Unternehmen kann sich dann auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
Ein neues Image. Der Einsatz von Entmaterialisierungsinstrumenten vermittelt das Image eines Unternehmens, das Innovationen vorantreibt, neue Trends setzt und umweltfreundlich ist.
Chancen für den internationalen Handel. Die Einführung bestimmter Vorschriften ermöglicht den Handel in den Ländern der Europäischen Union durch die elektronische Signatur, die vor einem europäischen Gericht gültig ist. Das spart Zeit und ist in der EU und im öffentlichen Beschaffungswesen von unbestreitbarem rechtlichen Wert.
Eine Gesetzgebung, die den neuen Bedürfnissen der Unternehmen entspricht.
Das französische Recht erlaubt dieses Verfahren seit März 2000. Im Juli 2014 kündigte der Rat der Europäischen Union die Verabschiedung der neuen eIDAS-Verordnung (Electronic identification and trust services) über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt an.
Diese Verordnung wird ab dem 1. Juli 2016 angewendet. Dann wird die elektronische Signatur europaweit offiziell anerkannt sein. Dies stellt einen wichtigen Wendepunkt für den Übergang der Unternehmen zu 100% digital dar. Die Einführung der eIDAS-Verordnung bringt echte Vorteile für Unternehmen mit sich, da sie digitale Transaktionen, die von ihren Kunden ausgehen, schnell und sicher abwickeln können. Die Unternehmen werden ihren Alltag verbessern und sich einem umweltfreundlicheren und moderneren Geschäftsmodell zuwenden können.
Die richtige Wahl des vertrauenswürdigen Dritten
Wenn man sich mit Themen im Zusammenhang mit der Entmaterialisierung - also der elektronischen Signatur - befasst, muss man ein entscheidendes Element berücksichtigen: den Trusted Third Party. Um denselben rechtlichen Wert wie ein Papierdokument zu haben, muss ein elektronisch signiertes Dokument auf einem elektronischen Zertifikat beruhen, einem digitalen Personalausweis, der die Identität des Unterzeichners (Authentifizierung) und die Integrität des Dokuments garantiert. Die elektronischen Zertifikate werden von vertrauenswürdigen Drittanbietern wie CertEurope (Oodrive-Gruppe) ausgestellt, die jeden Schritt der Signatur gemäß den geltenden Rechtsnormen und Vorschriftentexten durchführen.
Dank Tools wie oodrive_sign können Sie elektronische Dokumente unterzeichnen und von Ihren Kunden und Interessenten unterzeichnen lassen, indem Sie ihnen einen Beweiswert verleihen. Das Modul für elektronische Signaturen, das als SaaS- oder Cloud-Modell angeboten wird, lässt sich leicht in Ihre Websites und Plattformen integrieren und ist sehr einfach zu bedienen. Es ist in verschiedenen Varianten erhältlich und erfüllt die Anforderungen jedes Marktes und jeder Art von Transaktion.
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie prüfen, ob alle Kriterien für eine erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts erfüllt sind:
- Umfassender Service : Begleitung während des gesamten Projekts, einfache und schnelle Einführung, reaktionsschneller technischer Support, relevante Rechtsberatung.
- Anpassungsfähigkeit : Eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Produktpalette, einfache Integration in Ihre Anwendungen, grafische und technische Anpassung.
- Zertifizierte Lösungen: Vertrauenswürdiger Dritter, RGS-Konformität (Allgemeines Sicherheitsreferenzsystem), jährliche Prüfung durch LSTI usw.
Artikel übersetzt aus dem Französischen