Was ist über die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in Unternehmen zu beachten?
Jedes Dokument, das von einem Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit ausgestellt oder empfangen wird, muss über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsdauer für Unternehmensdokumente variiert je nach Art der Dokumente: Gesellschafts-, Buchhaltungs-, Steuerdokumente usw. Wie soll man zwischen Rechnungen, Arbeitsverträgen, Satzungen und Belegen den Überblick behalten?
Dieser Artikel hilft Ihnen, die komplexen Regeln für die Aufbewahrung von Unternehmensarchiven zu entwirren, indem er eine Übersicht für jede Hauptdokumentenart bietet.
Außerdem gibt es spezielle Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihr Dokumentenarchiv elektronisch zu führen und dabei die Vorschriften einzuhalten - und das ganz ohne Zwang!
Hier finden Sie praktische Informationen zu den Pflichten von Unternehmen - ein Merkzettel, den Sie gut aufbewahren sollten!
Wie lange müssen Dokumente in Unternehmen aufbewahrt werden?
Gesellschaftsdokumente (Handelsgesellschaften)
| Dokumente | Gesetzliche Aufbewahrungsdauer |
| Register der Namenspapiere und der Bewegungen von Wertpapieren. Register der Protokolle von Versammlungen und Verwaltungsratssitzungen. | 5 Jahre ab dem Ende ihrer Nutzung. |
| Satzung (falls erforderlich, Änderungsdokument der Satzung). | 5 Jahre ab dem Verlust der Rechtspersönlichkeit oder der Löschung des Unternehmens aus dem Handels- und Gesellschaftsregister. |
| Jahresabschluss: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang usw. | 10 Jahre ab dem Abschluss des Geschäftsjahres |
| Fusionsvertrag / alle Urkunden im Zusammenhang mit dem Betrieb des Unternehmens | 5 Jahre |
| Anwesenheitsliste und Vollmachten. Bericht des Geschäftsführers oder des Vorstands. Bericht der Rechnungsprüfer. | Letzte 3 Geschäftsjahre |
Dokumente und Belege aus der Buchhaltung
| Dokumente | Gesetzliche Aufbewahrungsdauer |
| Bücher und Register der Buchhaltung: Tagebuch, Hauptbuch, Inventarbuch usw. | 10 Jahre ab Schließung des Buches oder Registers. |
| Belege: Bestellscheine, Liefer- oder Empfangsscheine, Rechnungen usw. | 10 Jahre ab dem Abschluss des Geschäftsjahres |
Der Punkt mit der Rechnung
Rechnungen, egal ob sie ausgestellt (Verkauf) oder empfangen (Kauf) werden, können auf Papier oder auf einem elektronischen Datenträger aufbewahrt werden, um sie in papierloser Form zu archivieren.
Unternehmen, die Rechnungen in Papierform empfangen oder ausstellen, können diese unter bestimmten Bedingungen digitalisieren und innerhalb der im ersten Absatz von Artikel L.102 B des Livre des procédures fiscales (LPF) vorgesehenen Frist in elektronischer Form aufbewahren.
Die Modalitäten für die Digitalisierung von Papierrechnungen entsprechen den in Artikel A. 102 B-2 des LPF verzeichneten Bedingungen.
☝Der zu beachtende Schlüsselgrundsatz lautet: Die gescannte Kopie muss in Bild und Inhalt eine mit dem Original übereinstimmende Kopie sein.
Bankdokumente
| Dokumente | Gesetzliche Aufbewahrungsdauer |
| Scheck, der eingereicht werden soll | 1 Jahr und 8 Tage, beginnend mit dem auf dem Scheck vermerkten Datum. |
| Kontoauszüge | 10 Jahre (30 Jahre empfohlen) |
| Schecktalons | 10 Jahre |
Zivil- und Handelsdokumente
| Dokumente | Gesetzliche Aufbewahrungsdauer |
| Kopien von gesendeten und empfangenen Briefen (Geschäftskorrespondenz: Bestellscheine, Lieferscheine usw.). | 10 Jahre ab dem Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres. |
| Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen | 10 Jahre ab dem Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres |
| Verträge über den Erwerb oder die Veräußerung von Immobilien oder Grundstücken | 30 Jahre |
| Elektronisch geschlossene Verträge (ab 120 €) | 10 Jahre ab Beendigung des Vertrags |
| Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung geschlossene Verträge oder Vereinbarungen | 5 Jahre |
| Garantie für Waren oder Dienstleistungen, die dem Verbraucher geliefert wurden. | 2 Jahre |
| Dokumente, die für den Transport von Waren ausgestellt wurden | 5 Jahre |
| Zollerklärungen | 3 Jahre |
Steuerdokumente
| Dokumente | Gesetzliche Aufbewahrungsdauer |
| Einkommen- und Körperschaftsteuer | 6 Jahre |
| Körperschaftsteuer für EIRL, Gesellschaften mit beschränkter Haftung | 6 Jahre |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) und CVAE (Mehrwertsteuer) | 6 Jahre |
| Steuern auf den Umsatz | 6 Jahre |
💡Beachte: Die Sechsjahresfrist beginnt mit dem letzten in den Büchern oder Aufzeichnungen erwähnten Vorgang; oder mit dem Datum der Erstellung des Dokuments.
Dokumente zur Personalverwaltung
| Dokumente | Gesetzliche Aufbewahrungsdauer |
| Gehaltszettel (auf Papier oder elektronisch) | 5 Jahre ab ihrer Erstellung |
| Arbeitsverträge | 30 Jahre ab Beendigung des Vertrags |
| Unterlagen zur Erfassung der Arbeitszeiten | 1 Jahr |
| Dokumente im Zusammenhang mit den Sozialabgaben | 3 Jahre |
| Kündigungsschreiben, Entlassungsschreiben, Schreiben über Disziplinarmaßnahmen | 30 Jahre ab dem Ende des Vertrags |
| Meldung eines Arbeitsunfalls bei der Krankenkasse (Caisse primaire d'assurance maladie) | 5 Jahre |
| Quittungen über den Saldo aller Konten | 5 Jahre ab dem Zeitpunkt ihrer Ausstellung |
| Personalregister | 5 Jahre ab Schließung des Registers |
💡 Diese Tabellen stützen sich auf die Informationen des Portals von Service public-pro.fr. Um mehr über die nach Themenbereichen geltenden Fristen zu erfahren und die Referenztexte zu kennen, können Sie die entsprechende Seite auf deren Website besuchen.
Die papierlose Dokumentenverwaltung in voller Übereinstimmung mit den Vorschriften.
Warum sollte man sich für ein Online-Verwaltungstool entscheiden?
Die elektronische Dokumentenverwaltung (DMS) bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen und stellt sicher, dass Sie Ihre Dokumente gemäß Ihren gesetzlichen Verpflichtungen in elektronischem Format bearbeiten und aufbewahren können. Eine dedizierte Software bietet Ihnen insbesondere :
- einen strukturierten Archivraum: Die Daten werden klassifiziert und hierarchisch geordnet, um alle Dokumente besser zu verwalten, seine Prozesse zu standardisieren und Audits zu erleichtern,
- einen digitalen Tresor: für die sichere Speicherung und Archivierung papierloser Dokumente,
- die Verringerung des Fehlerrisikos: Die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Dokumente ist gewährleistet,
- Compliance: eine rechtsverbindliche Archivierung von sensiblen Dokumenten wie Verträgen, Gehaltsabrechnungen und Rechnungen.
Unsere Tool-Auswahl: Software für DMS und Buchhaltung.
Dokmee: DMS und Integration in andere SaaS-Branchentools.
Dokmee ist eine Dokumentenverwaltungslösung, die sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet und ihnen den Übergang zur Digitalisierung erleichtert. Zwischen der Verwaltung Ihrer Rechnungen, Personalakten, Archive usw. hilft sie Ihnen, die Kontrolle über Ihre Dokumentenbasis zu behalten und Ihre Prozesse zu rationalisieren. Organisieren, sichern und verwalten Sie Ihre Dateien effizient mit dieser DMS-Software, die die gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung Ihrer Dokumente erfüllt.
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- die Replikation Ihrer Ordnerstruktur aus Windows in Dokmee,
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- Validierungs-Workflows und Audit-Protokolle.
Youdoc: Agiles und modulares Dokumentenmanagement.
Youdoc ist eine umfassende Dokumentenverwaltungslösung, die genau auf die Bedürfnisse von Unternehmen, hauptsächlich mit mehr als 100 Mitarbeitern, zugeschnitten ist und sich an die Anforderungen aller Branchen anpasst. Ihre drei Module decken eine Vielzahl von Funktionen ab: intelligente Erfassung, mit dem Scannen von Dokumenten, Verwaltung, um Inhalte zu zentralisieren und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten, sowie Veröffentlichung und Weitergabe von Dokumenten - alles unter Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen.
Die Software bietet Ihnen :
- eine vielseitige und ergonomische Lösung,
- einen elektronischen Tresor: für die Speicherung und Archivierung Ihrer beweiskräftigen Dokumente,
- die schnelle und automatische Klassifizierung von Dokumenten dank der automatischen Erkennung des Inhalts,
- die Gewährleistung einer sehr hohen Zugriffssicherheit auf Ihre Informationen.
Wity: Die Automatisierung Ihrer Buchhaltung und die Sicherheit Ihrer Daten.
Wity ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die die gesamte Verwaltung Ihrer Buchhaltungsunterlagen erleichtert, und zwar in einem personalisierten Online-Bereich. Mit einem einfachen Drag-and-Drop übermitteln Sie Ihre Dokumente und sie werden direkt in Ihrer Buchhaltung berücksichtigt. Das Tool ist als Betrugsbekämpfungsmaßnahme zertifiziert und ermöglicht es Ihnen, Ihre Angebote und Rechnungen online in voller Übereinstimmung zu erstellen. Es bietet auch ein Modul zur Verwaltung von Spesenabrechnungen und zur Verwaltung der Mehrwertsteuer. Ihr Wity-Bereich ist ein digitaler Tresor, der Ihre Daten in Frankreich sichert und hostet.
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- die Mitteilung der neuesten rechtlichen Entwicklungen direkt von der Benutzeroberfläche aus.
Reimen Sie sich auf Aufbewahrung und Entmaterialisierung ein!
Halten Sie sich über die geltenden Vorschriften auf dem Laufenden, um die Aufbewahrungsfristen für Unternehmensdokumente einzuhalten. Dafür gibt es nichts Besseres als ein rigoroses Dokumentenmanagement!
Warum gehen Sie nicht dazu über, Dateien zu entmaterialisieren? Denken Sie an DMS und rüsten Sie sich mit den richtigen Werkzeugen aus, um die Kontrolle über alle Ihre digitalen und digitalisierten Dokumente zu behalten und gleichzeitig ihren Lebenszyklus zu optimieren!
Artikel übersetzt aus dem Französischen