Ertrinken Sie nicht mehr in Papier, steigen Sie auf elektronische Archivierung um!
Ihre Archivkartons quellen langsam über und Sie überlegen, ob Sie den winzigen Raum zwischen Kaffeemaschine und Kühlschrank nicht für mehr Lagerraum nutzen sollen? Jede Suche nach einem Dokument gleicht einer archäologischen Ausgrabung und zwingt Sie, ein einstündiges Zeitfenster in Ihrem Terminkalender zu blockieren?
Wie wäre es, wenn Sie auf elektronische Archivierung umsteigen würden?
Diese Methode löst zwar viele Probleme, aber sie bedeutet nicht, dass Sie Ihre Akten einfach einscannen und auf USB-Sticks speichern, die dann zwischen Ihren Büroartikeln verloren gehen. Es gibt viel bessere Systeme, die sicher sind und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Dieser Artikel erklärt Ihnen das Einmaleins der elektronischen Archivierung, von den Grundsätzen über die Vorteile bis hin zu einer Aufzählung der am besten geeigneten Software.
Schnelle Definition für den Anfang
Was ist elektronische Archivierung?
Elektronische Archivierung ist definiert als der Prozess, bei dem die Dokumente Ihres Unternehmens in einem digitalen Format archiviert werden. Aus diesem Grund sprechen wir auch von digitaler Archivierung.
Sie beinhaltet verschiedene Komponenten :
- die Prozesse, die zur Durchführung der Archivierung eingerichtet werden,
- die Werkzeuge, die verwendet werden, um die Vorgänge zu erleichtern und/oder die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Das Ziel der elektronischen Archivierung ist es, Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus jederzeit zugänglich zu machen, damit sie abgerufen werden können:
- zu Informationszwecken und im Rahmen der täglichen Arbeit,
- zu rechtlichen Zwecken.
Welche Arten von Archiven gibt es?
Sie beginnen es zu verstehen: Es gibt "Archive" und "Archive".
Es gibt zwar keine guten oder schlechten Archive, aber wenn man ihre Unterschiede kennt, versteht man auch die richtigen Vorkehrungen, die man treffen muss, um sie zu verwalten.
Hier sind also die verschiedenen Arten von Archiven:
- Lebende oder laufende Archive: Sie beziehen sich auf laufende Geschäfte und Aufgaben. Sie müssen daher leicht und schnell zugänglich sein.
- Halblebende Archive oder Zwischenarchive: Sie werden nicht im Tagesgeschäft verwendet, aber dennoch als Beweismittel aufbewahrt.
- Historische oder endgültige Archive: Die Dokumente werden aufgrund ihres historischen oder vermögensrechtlichen Werts langfristig archiviert. Werden in Unternehmen seltener verwendet ... es sei denn, Ihre Marke geht in die Geschichte ein!
Elektronische Archivierung und gesetzliche Verpflichtungen
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente
Eine kleine Erinnerung zu Beginn: Verschiedene Regeln regeln die gesetzliche Aufbewahrungsdauer von Dokumenten. Alle Informationen finden Sie in diesem Artikel.
☝️ Jedes Dokument wird also für eine bestimmte Anzahl von Jahren archiviert, die seinem Lebenszyklus entspricht. Während dieser Zeit ist das Unternehmen verpflichtet, es bei Problemen vorzulegen, z. B. dem Finanzamt bei einer Prüfung.
Die Anerkennung des elektronischen Formats
Parallel dazu wird seit dem Jahr 2000 das digitale Format gesetzlich anerkannt. Es verleiht dem elektronischen Dokument seitdem denselben Beweiswert wie dem Papierdokument.
Artikel 1316-1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs präzisiert jedoch :
Ein Schriftstück in elektronischer Form ist als Beweis in gleicher Weise zulässig wie ein Schriftstück auf Papier, vorausgesetzt, dass die Person, die es verfasst hat, identifiziert werden kann.Die Person, von der das Schriftstück stammt, muss identifizierbar sein, und das Schriftstück muss unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt werden, die seine Integrität gewährleisten.
Wie steht es um die E-Rechnung?
Kommen wir schließlich zur Frage der elektronischen Rechnung, die bis 2025 für alle Unternehmen verpflichtend sein wird.
Obligatorisch ja, aber folglich auch Anforderungen unterworfen :
- der Authentizität,
- der Lesbarkeit,
- der Integrität des Inhalts,
- der Aufbewahrung in elektronischem Format für mindestens drei Jahre.
Die elektronische Archivierung ist daher manchmal von rechtlicher Bedeutung und muss daher bestimmte Grundsätze erfüllen.
Die fünf Gebote der elektronischen Archivierung
Die Zwischenarchivierung, aus der sich der Beweiswert der Dokumente ergibt, entspricht 5 wichtigen Grundsätzen:
- ✅ Dauerhaftigkeit: Das verwendete System stellt sicher, dass die Dokumente zumindest für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben, ohne dass der Inhalt beschädigt wird. Aus diesem Grund sollten aktuelle Medien und Formate verwendet werden.
- ✅ Authentizität: Unter Authentizität versteht man die Tatsache, dass man weiß, wer das Dokument wann erstellt hat, z. B. mithilfe eines elektronischen Zertifikats.
- ✅ Integrität: Die Daten werden mithilfe einer Technologie archiviert, die ihre Integrität sicherstellt. Mit anderen Worten: Die Informationen auf dem Dokument sind stabil, Änderungen sind verboten oder können, falls erlaubt, zurückverfolgt werden.
- ✅ Vertraulichkeit: Nur befugte Personen haben die Möglichkeit, auf archivierte Dokumente zuzugreifen. Aus diesem Grund integrieren die eingesetzten Systeme die Verschlüsselung von Daten oder Funktionen zur Verwaltung von Zugriffsrechten.
- ✅ Zugänglichkeit. Dokumente sind bei Bedarf verfügbar und leicht zugänglich. Daher beinhalten die bevorzugten Geräte Werkzeuge zum einfachen Indexieren, Klassifizieren und Suchen von Daten.
Elektronische Archivierung: Vor- und Nachteile
Was sind die Vorteile der elektronischen Archivierung?
Die Kosten
Die physische Speicherung von Dokumenten ist teurer als die digitale Speicherung.
Schon das Papierarchiv nimmt Platz weg. Und durch die vielen Kartons wird es in manchen Unternehmen so eng, dass sie sogar einen Umzug in größere Räumlichkeiten in Erwägung ziehen.
Hinzu kommen noch die Ausgaben für :
- Fotokopien (z. B. für die Übermittlung des Dokuments),
- mit Arbeitskräften, insbesondere für das Dokumentenmanagement in großen Strukturen.
Der Zugriff auf die Dokumente
Wenn Dokumente digitalisiert werden, werden sie jederzeit und überall zugänglich. Außerdem erleichtern Werkzeuge wie das DMS den Mitarbeitern die Suche (z. B. Suchmaschinen). Eine wahnsinnige Zeitersparnis für Unternehmen!
💡 Verwandeln Sie die elektronische Archivierung auch in einen geschäftlichen Trumpf. Ein Kunde ruft Sie an, um eine Information zu erhalten? Sie finden sie mit wenigen Klicks und stellen damit Ihre Professionalität unter Beweis.
Die Sicherheit
Papier ist nicht das zuverlässigste Gerät. Ein Feuer (doch, das kann passieren!), und Ihr gesamtes Archiv geht in Rauch auf.
Ganz zu schweigen von den Risiken, die mit menschlichem Versagen verbunden sind: Verlust eines Dokuments, falsche Lagerung usw. Eine gute Dokumentenverwaltung lässt sich leichter mithilfe eines digitalen Geräts gewährleisten.
Die Analyse
Bei den meisten elektronischen Archivierungssystemen ordnen Sie Ihre Informationen sinnvoll an. Sie greifen einfach auf eine Gruppe von Dokumenten oder ganze Ordner zu, die Sie auf einen Blick überfliegen und vergleichen können.
So können Sie die Datenanalyse für einen Auftrag oder einen aktuellen Fall optimieren, ohne wichtige Elemente zu übersehen.
Die Vernetzung
Die digitale Archivierung ist in das Informationssystem des Unternehmens integriert und vernetzt die Informationen untereinander, sodass die Prozesse reibungsloser ablaufen.
Das Ergebnis: Sie arbeiten effizienter und verkürzen die Bearbeitungszeiten, um bei einem Kunden oder Lieferanten besser dazustehen.
Die Einhaltung von Rechtsvorschriften
Wie wir gesehen haben, begünstigt die Papierversion den Verlust oder die Beschädigung potenzieller Beweismittel. Dies kann enorme negative rechtliche Folgen haben, wenn Sie aufgefordert werden, ein Dokument vorzulegen, z. B. im Falle eines Konflikts.
Was ist dann mit den Nachteilen?
Die Sicherheit ... auch
Die elektronische Archivierung ist zwar sicherer. Aber achten Sie auf den Schutz Ihrer digitalen Daten, insbesondere vor dem Hintergrund der zunehmenden Zahl von Ransomware-Angriffen.
Da Daten in unserer heutigen Wirtschaft zu einem wichtigen Thema geworden sind, sollten Sie Ihre Informationen durch die Verwendung eines absolut sicheren Tools schützen.
Der menschliche Faktor
Der Übergang von einem klassischen Archivierungssystem zu einem elektronischen Archivierungssystem kann auf menschliche Verhaltensweisen stoßen, auf den Widerstand von Mitarbeitern, die ihre Gewohnheiten nicht ändern wollen.
Dieser Übergang erfordert daher eine ernsthafte Begleitung und ggf. Schulungsmaßnahmen.
Medien, Formate und Software: Welche soll man wählen?
Die Medien
Die Archivierung digitaler Dokumente kann auf verschiedenen Medien erfolgen:
- USB-Stick,
- interne oder externe Festplatte,
- CD oder DVD usw.
Wir raten Ihnen jedoch, diese Tools nicht zu bevorzugen, da sie leicht verloren gehen oder beschädigt werden können. Nicht gerade die beste Sicherheit.
Außerdem ist ihre Lebensdauer nicht optimal. Ein USB-Stick wird nicht mehr als ein paar Jahrzehnte überleben - und selbst dann nur ein paar Jahre.
Und schließlich bieten diese Medien nicht die optimale Flexibilität und Rechtskonformität.
Welche Lösung gibt es dann? Die Cloud, oder Online-Archivierung, wenn Sie so wollen. Dieses System bietet eine Reihe von Vorteilen:
- eine große Speicherkapazität, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst (je mehr Sie bezahlen, desto mehr Speicherplatz steht Ihnen zur Verfügung),
- eine nahezu unbegrenzte Lebensdauer,
- eine erhöhte Sicherheit,
- eine ständige Erreichbarkeit.
Die Formate
Es gibt mehrere Formate, die mit der elektronischen Archivierung kompatibel sind. Es kommt darauf an, welche Daten aufbewahrt werden sollen :
Zum Beispiel :
- für Bürodokumente und E-Mails: PDF oder XML,
- für Bilder: JPEG,
- für Datenbanken: XML oder TXT usw.
💡 Fragen Sie sich in Wirklichkeit eher nach den Zwängen der Dauerhaftigkeit und der Lesbarkeit. Um diese Grundsätze einzuhalten, sollten Sie ein dauerhaftes Format verwenden oder sich mit dem Gedanken anfreunden, Ihre Dateien regelmäßig zu konvertieren.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, Ihre Dokumente in einem reinen Textformat (z. B. TXT) statt in einem nativen Format zu archivieren, falls das zugehörige Programm im Laufe der Zeit nicht mehr verfügbar sein sollte.
Die Software
Software für die elektronische Dokumentenverwaltung, kurz EDM.
DMS dienen der Verwaltung von Archiven im Rahmen des Tagesgeschäfts von Unternehmen, was diese letztendlich oft am meisten benötigen. Diese Tools umfassen daher nützliche Funktionen wie :
- das Scannen von Dokumenten,
- ihre Indexierung,
- ihre Freigabe,
- ihre Suche,
- ihre Bearbeitung und Veränderung usw.
☝️ Im Gegensatz dazu berücksichtigt Dokumentenverwaltungssoftware nicht systematisch die Verpflichtungen zur Authentizität und Dauerhaftigkeit.
Elektronische Archivierungssysteme, kurz EAS.
Elektronische Archivierungssysteme( EAS) sind Lösungen, die so entwickelt wurden, dass sie feststehende Dokumente aufbewahren und Anforderungen erfüllen:
- der Dauerhaftigkeit,
- der Integrität,
- der Vertraulichkeit,
- und Zugänglichkeit.
☝️ Im Gegensatz zu einem DMS ermöglichen RAS jedoch nicht die tägliche Zusammenarbeit an den Dokumenten des Unternehmens.
Digitale Tresore
Mit einem digitalen Tresor bewahren Sie Ihre Dokumente auf und gewährleisten gleichzeitig deren Sicherheit und Integrität, insbesondere dank der Funktionen zur Rückverfolgbarkeit oder auch zur Verwaltung des Zugriffs. Er ist daher ein potenzieller Bestandteil des EAS.
☝️Un Der elektronische Tresor ist in Bezug auf die Dokumentenverwaltung nicht so leistungsfähig wie ein DMS.
Lösungen für elektronische Signaturen
Software für elektronische Signaturen ist nützlich, um die Integrität eines Dokuments zu belegen, d. h. die Tatsache, dass der Unterzeichner den Inhalt des Dokuments billigt.
Die elektronische Signatur gewährleistet auch den Zeitstempel der Daten, d. h. die Festlegung des Datums und der Uhrzeit, zu der sie ausgestellt wurden.
Die verschiedenen oben beschriebenen Softwareprogramme werden in der Regel ergänzend eingesetzt.
Elektronische Archivierung in Kürze
Die elektronische Archivierung bietet zahlreiche Vorteile, die für Unternehmen immer attraktiver werden:
- Kosten,
- die einfache Bearbeitung und die Zeitersparnis,
- Sicherheit und Dauerhaftigkeit der Dokumente.
Die Wahl des richtigen Geräts hängt jedoch von Ihren Bedürfnissen ab. Mit anderen Worten: Möchten Sie den Sprung wagen, um Ihre laufenden oder halb laufenden Archive zu verwalten oder beides?
Wie auch immer, die beliebtesten Tools sind die folgenden:
- DMS, die sich perfekt für die Bearbeitung von Tagesgeschäften eignen. Sie finden die richtige Datei mit nur wenigen Klicks, geben sie weiter, arbeiten daran mit anderen zusammen usw. ;
- RAS, die mit dem Ziel entwickelt wurden, die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an die Dauerhaftigkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten zu erfüllen.
Am besten ist es, wenn Sie sich für eine Archivierungslösung entscheiden, die alles in einem Paket enthält oder sich gegenseitig ergänzt.
Artikel übersetzt aus dem Französischen