Alles über elektronisches Dokumentenmanagement: Definition, Einführung und Auswahl der richtigen Software

Die elektronische Dokumentenverwaltung, kurz EDM genannt, ist eine Folge der Entmaterialisierung von Dokumenten, die derzeit in die neuen Praktiken der Unternehmen übernommen wird.

Es ist eine Tatsache, dass die Regale von schweren, vergessenen und verstaubten Archiven befreit werden, die es nicht erlauben, die darin enthaltenen Informationen richtig zu nutzen. Aber wie organisieren Sie Ihre Rechnungen, Angebote, Verträge usw.?

Hier ist eine neue Methode, die es Ihnen ermöglicht, die Dokumentationsressourcen Ihres Unternehmens optimal zu speichern, zu archivieren und zu nutzen.

Unternehmer/innen, Manager/innen, Appvizer vermittelt Ihnen alle grundlegenden Kenntnisse über die elektronische Dokumentenverwaltung und ihre Vorteile, insbesondere im SaaS-Modus.
Willkommen in der Ära des Dokumentenmanagements 2.0, des digitalen Übergangs zugunsten der Zusammenarbeit!

Alle Dokumentenmanagement Software ansehen

Was ist elektronisches Dokumentenmanagement? Definition und Herausforderungen

Definition von EDM

Das DMS gehört zur Familie des Enterprise Content Management. Im Englischen spricht man von Document Management System (DMS).
Es ist ein computergestütztes Verfahren, das darauf abzielt, Informationen und elektronische Dokumente innerhalb einer Organisation zu organisieren und zu verwalten.

Das DMS nimmt somit an den Prozessen der Zusammenarbeit, der Kapitalisierung und des Informationsaustauschs teil.
Sie verwaltet auch :

• Zugriffsrechte je nach Benutzer und Funktion,
• die Systeme :
  • der Erfassung (Massendigitalisierung von Papierdokumenten),
  • der Indexierung,
  • der Klassifizierung,
  • der Speicherung von Informationen,
  • der Verbreitung von Dokumenten,
• Workflows.

Workflow: Prozess, der den Fluss und die Klassifizierung von Informationsströmen automatisiert, hier Geschäftsregeln, Metadaten etc.
Metadaten: Daten, die dazu dienen, andere Daten zu definieren oder zu beschreiben, um sie sinnvoll zu klassifizieren.

Früher wurde ein Dokumentenmanagementsystem vor allem in Branchen mit einem hohen Dokumentationsaufkommen eingesetzt (z. B. Regierungsstellen, Finanz- und Versicherungswesen, Gesundheitswesen). Inzwischen ist es jedoch für alle Unternehmen, einschließlich Kleinst- und Mittelbetriebe, geeignet.

Die Herausforderungen des EDM

Das Gesetz zur Modernisierung der Wirtschaft (Loi de Modernisation de l'Économie, LME) aus dem Jahr 2008 fördert bewährte Verfahren wie die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems bis 2020 für private und öffentliche Einrichtungen jeder Größe.

Sie zielt darauf ab, die strukturellen und regulatorischen Blockaden der französischen Wirtschaft zu beseitigen.

Denn die Mengen an Informationen und Dokumenten innerhalb von Organisationen werden schnell unüberschaubar und können die Produktivität bremsen. Deshalb ist es wichtig, sie zu zentralisieren und zu vereinheitlichen, um :

• eine erleichterte interne Arbeit und Kommunikation,
• eine Kontrolle der Kosten und der Fristen für die Bereitstellung von Dokumenten,
• eine lückenlose Verwaltung der Kundenbeziehungen (kein Verlust von Vertrags- oder Finanzdokumenten),
• eine Valorisierung der Informationen, die nach und nach von mehreren Mitarbeitern oder dritten Akteuren angereichert werden,
• eine Konformität auf buchhalterischer und rechtlicher Ebene in Bezug auf die Archivierung.

Die Digitalisierung senkt die Kosten für die Bearbeitung von Dokumenten um 91 %.

Oodrive/Informatique news

Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung

Vorteil Nr. 1: Eine zukunftssichere Lösung

Papier wird beschädigt, geht verloren oder wird in einer Schublade vergessen. In digitaler Form ist es geschützt. Es gibt sogar ultra-sichere Backup-Systeme, die eine Duplizierung auf mehreren Servern garantieren.

Vorteil Nr. 2: Ein leistungsstarkes Suchinstrument.

Einem Dokument können mithilfe von Metadaten mehrere Merkmale zugewiesen werden, sodass die Suchmaschine es auf mehreren Wegen finden kann.

Beispiel: Eine Rechnung kann durch Eingabe des Kundennamens oder des Produktnamens gefunden werden.

Vorteil Nr. 3: Eine strukturierende Ablage

Die Dokumente werden in einer virtuellen Bibliothek abgelegt und sind dank der Baumstruktur für alle zugänglich. Diese führt die Nutzer durch die Art und Weise, wie Ordner, Unterordner und Dateien organisiert sind.

Vorteil Nr. 4: Kostensenkung, Zeitersparnis.

Sie müssen nicht mehr alles ausdrucken und in platzraubenden Pappkartons aufbewahren - die Verwaltung ist digital! Ganz zu schweigen davon, dass Sie Personal, Strom und die Wartung von Maschinen einsparen.

Zeit wird auf allen Ebenen gespart: bei der Suche nach Dokumenten, der Ablage, der Verteilung und der Automatisierung bestimmter Aufgaben (Indexierung usw.).

Vorteil Nr. 5: Kollaboratives Arbeiten und Nachvollziehbarkeit.

Bearbeitete Dateien werden in Echtzeit aktualisiert, alle arbeiten mit denselben Dokumenten, gleichzeitig und von mehreren Orten aus.

Frühere Versionen sind über eine Historie zugänglich, mit Datum und Namen des Mitarbeiters, der die Änderungen vorgenommen hat, dank Zeitstempel. Das nennt man Versionierung und vermeidet Doppelarbeit.

Vorteil Nr. 6: Sicherung des Informationskapitals.

Sie können Zugriffsrechte verwalten, um Ihre Informationen zu schützen.
Es gibt auch integrierte digitale Tresore, mit denen Sie sensible, beweiskräftige Dateien in einer hochsicheren Umgebung indizieren, wiederfinden und archivieren können.
Dieses Tool ergänzt sich gegenseitig, greift aber nicht zum gleichen Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Dokuments ein. Das DMS behandelt "lebende" Dateien, der Tresor Dokumente, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Die Nachteile der elektronischen Dokumentenverwaltung

Die Vielfalt der Daten

Heutzutage stammen Daten zunehmend aus einer Vielzahl von Quellen (Webanwendungen, E-Mail, elektronische Formulare, Wikis, Blogs oder Rich-Media-Werbung mit Bildern, Videos und Ton). Dies macht die mit dem DMS verbundenen Herausforderungen in Bezug auf Archivierung und Indexierung komplexer.

Aus diesem Grund entwickeln sich die Lösungen für die elektronische Dokumentenverwaltung nach und nach zu Web-Content-Management-Systemen (CMS).

Eine menschliche und finanzielle Investition

Zu Beginn muss ein Mindestmaß an Investitionen getätigt werden, und zwar in die interne Organisation, eventuell in Audits, Schulungen oder Coaching und in die vollständige Entmaterialisierung der vorhandenen Papierdokumente.

Die Einführung des DMS erfordert eine komplette Neugestaltung der Organisation der Struktur und ihrer Gewohnheiten, um wirklich effizient und möglichst schnell zu sein.

57 % der Entscheidungsträger identifizieren die starke Papierkultur und die Angst vor Veränderungen als Hemmnis für die Digitalisierung von Dokumentenprozessen.

Source Markess - juillet 2017

Wie gehen Sie bei der Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen vor?

Schritt 1: Sammeln Sie Ihre Dokumente.

Scannen Sie alle Ihre vorhandenen Papierdokumente.
Dies ist eine mühsame, aber sehr wichtige Aufgabe. Wenn Sie sie einmal durchgeführt haben, werden Sie sie nie wieder benötigen.

NB: Mithilfe einer ADR-Technologie (Automatic Document Reading) ist es möglich, Informationen aus gescannten Bildern zu extrahieren, insbesondere mithilfe von OCR (Optical Character Recognition), Barcode-Erkennung und ICR (Intelligent Character Recognition). Dies kann eine wertvolle Zeitersparnis bedeuten.

Was ist mit den Originaldokumenten?
Die Norm NF Z 42-026 (Mai 2017) der AFNOR (Association française de normalisation), die die Norm NF Z 42-013 (weiterentwickelt zu Archivierung zu mit Beweisfunktion, Erhaltung des Fortbestands und der Integrität von Kopien) auf die Zuverlässigkeit digitaler Kopien konzentriert.

Die Vernichtung von Papieroriginalen wird denkbar, wenn :

• die Digitalisierung die Zuverlässigkeit und Integrität der digitalen Kopien gewährleistet,
• ihre dauerhafte Aufbewahrung in einem elektronischen Archivierungssystem (EAS) gewährleistet ist.

Schritt 2: Bearbeiten Sie Ihre Dokumente.

Indexieren Sie Ihre gescannten Dokumente, um Suchmaschinen die Arbeit zu erleichtern:

• nach Typ (formale Beschreibung des Dokuments unter Verwendung seiner Metadaten wie Autor, Titel, Quelle, Datum etc,
• nach Konzepten oder Schlüsselwörtern.

Einige Softwareprogramme können dies automatisch für Sie erledigen.

Schritt 3: Archivieren Sie Ihre Dokumente.

Archivieren Sie sie auf dem Medium Ihrer Wahl und achten Sie dabei auf die Einhaltung der Grundsätze :

• Authentizität: Die Kopien sind konform und identisch mit den Originalen,
• der Nachhaltigkeit: Ihre Daten sind langfristig nutzbar,
• der Vertraulichkeit: Ihre sensiblen Daten sind geschützt.

Schritt 4: Organisieren Sie die Verbreitung von Dokumenten.

Mithilfe des DMS können Sie die Verbreitung von Dokumenten im Unternehmen nach vordefinierten Verfahren und Arbeitsmethoden (dem Workflow) festlegen.

Damit ihre Einführung sinnvoll ist und allen zugutekommt, verbreiten Sie diese Verfahren unter allen Ihren Mitarbeitern.

Schritt 5: Werten Sie die Dokumente auf.

Werten Sie Ihre Daten aus. Man spricht auch von Content Analytics: Es ist die Analyse und Nutzung der Big-Data-Inhalte des Unternehmens, um sie in Indikatoren, Trends, Situationen und dann in Entscheidungen umzuwandeln.

Die Wahl der richtigen DMS-Software

Kriterien für die Auswahl

1. Die Konformität

Sie sind der Garant für die Wahl Ihrer Software. Ihr Unternehmen muss bestimmte Modalitäten für die Aufbewahrung und Verbreitung einhalten. Achten Sie darauf, dass die gewählte Lösung der ISO-Norm 9001 und der DSGVO (Allgemeine Datenschutzverordnung) entspricht.

So geben Sie Ihren Partnern, Lieferanten und Kunden Sicherheit und können im Falle einer Kontrolle gelassen bleiben.

2. Mobilität und kollaborative Arbeit

Mit einem effizienten DMS-System können Sie jederzeit auf Ihre Dateien zugreifen, egal wo Sie sich befinden und welches Medium Sie gerade zur Hand haben (Smartphone, Tablet, Computer).

Eine Webanwendung entspricht den neuen Praktiken bei der Arbeit dank des Internets (mobiles Arbeiten, Telearbeit usw.) und ermöglicht eine höhere Reaktionsfähigkeit, da die Dokumentenbasis für alle Mitarbeiter zugänglich ist.

3. Die Kompatibilität

Sie haben keine Zeit und keine Produktivität zu verlieren. Die Entscheidung für ein DMS muss Ihnen das Leben erleichtern und seine Einrichtung muss einfach sein und zu Ihrer anderen Software passen.
Das Kriterium der APIs [Applications Programming Interface] sollte daher genau betrachtet werden.
Dabei handelt es sich um Anwendungsprogrammierschnittstellen, die es ermöglichen :

• Ihre DMS-Lösung dank verfügbarer Funktionsbausteine weiterzuentwickeln,
• eine bessere Anpassung und Synchronisierung mit Ihren bestehenden Tools zu bieten,
• auf diese Weise eine erleichterte und erfolgreiche Einführung des Tools innerhalb der Organisation zu fördern.

💡 Einige Tipps als Bonus:

• Führen Sie ein Audit und ein Lastenheft durch: Listen Sie Ihre Bedürfnisse nach den Besonderheiten Ihrer Tätigkeit, den gewünschten Funktionen, den Benutzern und den von Ihnen verwendeten fachspezifischen Tools auf. Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, muss sich in den Rest Ihrer IT-Umgebung einfügen.
• Die Speicherung auf einem E-Mail-Server, einem Server oder einer Festplatte ohne einheitliche Bezeichnung oder Baumstruktur ist genauso überholt wie die Papierarchivierung!
• Jeder kennt Dienste zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Dateien wie Google Drive oder DropBox, aber sie haben nicht die Aufgabe, Ihre Dateien optimal und sicher zu klassifizieren und zu archivieren.
• Entscheiden Sie sich für eine begleitende Dienstleistung. Das Werkzeug ist wichtig, aber die Methode und die Umsetzung sind noch wichtiger.
• Ihre DMS-Lösung kann in einem lokalen Netzwerk oder in der Cloud [im SaaS-Modus] bereitgestellt werden, um mehr Flexibilität zu bieten.

Auswahl an Software

• 🛠 Dokmee ist eine fortschrittliche DMS-, Archivierungs- und elektronische Datenerfassungslösung für alle Strukturen, insbesondere für KMUs und ETIs. Sie stellt ein Software Development Kit zur Verfügung, mit dem jedes Geschäftsprozessmanagementsystem integriert werden kann, und der Kundensupport reagiert sehr schnell auf spezifische Anfragen.

• 🛠 J-Doc ist eine ergonomische Lösung, die vor allem auf die gemeinsame Nutzung und den Transfer von Dateien ausgerichtet ist und interessante DMS-Funktionen bietet. Die Software garantiert höchste Vertraulichkeit mit einem Datenhosting in Frankreich sowie einem digitalen Tresor.

• 🛠 Netframe ist ein Tool zum "Aufbrechen von Silos" in Unternehmen. Seine Funktionen reichen von einem sozialen Netzwerk für Unternehmen (ESN), Aufgabenmanagement bis hin zu einem einfachen DMS, um den Informationsaustausch mit der Wissensstruktur des Unternehmens zu verbinden. Es bietet insbesondere den Zeitstempel von Dokumenten und eine Bibliothek.

• 🛠 Zeendoc ist ein französisches DMS im SaaS-Modus, das es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Verwaltungsdokumente zu zentralisieren und aufzuwerten. Die Lösung analysiert sie und archiviert sie dann automatisch am richtigen Ort, sodass Sie sie mithilfe von Schlüsselwörtern finden, teilen und auf sichere und nachvollziehbare Weise versenden können. Arbeiten Sie dank Chat-Kommentaren und Freigabekreisen im Team zusammen und behalten Sie dabei die Kontrolle über die Zugriffsrechte.

Alle Dokumentenmanagement Software ansehen

Blättern Sie die Papierseite um!

Noch einmal: Überlegen Sie sich gut, welches Werkzeug für Ihr Unternehmen und Ihre mittelfristige Strategie am besten geeignet ist.

Ein umfassendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem bereichert und konsolidiert Ihr Informationssystem. In Verbindung mit anderer Software oder Geschäftsanwendungen kann es umfassendere Anforderungen erfüllen, z. B. in den Bereichen Business Process Management (BPM), Kommunikation oder Projektmanagement.

Wenn Sie noch nicht in die Dynamik der Entmaterialisierung von Dokumenten eingestiegen sind, machen Sie sich das Leben leichter und werden Sie digital!

Früher oder später werden Sie damit beginnen müssen und Ihr Produktivitätsschub wird Sie in Ihrer Entscheidung bestärken.