Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Digital Asset Management?
Alle Organisationen verfügen über Dokumente und Dateien, die verwaltet werden müssen. Ursprünglich handelte es sich dabei nur um statische Dateien, und auch Dokumente, die im Internet veröffentlicht wurden, benötigten Verwaltungslösungen. Tatsächlich erschienen Lösungen für das Dokumentenmanagement (DMS) als der offensichtliche Mechanismus oder Prozess, um diese Dokumente zu erstellen, zu verwalten, zu speichern und an die richtigen Abteilungen und Personen zu senden.
Digitale Vermögenswerte oder Digital Assets: Definition
Heutzutage sind elektronische Medien weit mehr als nur Online-Textdateien. Unternehmen nutzen Bilder, Videos, Audiodateien und andere digitale Formate, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Digitale Assets sind oft zeitaufwändig zu erstellen, aber sie sind wichtig für Organisationen, da sie die Aufmerksamkeit von Kunden innerhalb und außerhalb der Organisation auf sich ziehen.
Digitale Assets benötigen ein Format und einen Verwaltungsprozess, die ihre Wiederverwendung ermöglichen. Bei der Suche nach einer Lösung ist eine Frage, die Organisationen beantworten müssen , ob ein DMS-System ihre Anforderungen erfüllen kann oder ob eine Lösung für die Verwaltung digitaler Assets/Ressourcen (GAN oder DAM für Digital Asset Management) besser geeignet ist.
Um diese Antwort zu vervollständigen, muss eine Organisation den Unterschied zwischen DMS- und GAN-Tools verstehen- eine schwierige Aufgabe, da der Markt diese Lösungen verwechselt. In diesem Artikel werden wir sehen, inwiefern DAM-Software spezifisch ist und warum Organisationen eine DAM-Lösung benötigen, um andere Datentypen als einfache Textdokumente zu verwalten.
Was ist Dokumentenmanagement (DMS)?
Organisationen setzen DMS ein, um die Verwaltung, Erstellung, den Workflow und die Speicherung von Dokumenten in verschiedenen Abteilungen zu erleichtern. Eine DMS-Lösung nutzt Datenbanken für die Speicherung und Workflow-Engines für die Gestaltung und Unterstützung von Workflows, einschließlich Geschäftsregeln und Metadaten.
Dokumentenmanagementsysteme werden häufig in Branchen eingesetzt, in denen große Mengen an Dokumenten anfallen, z. B. im Versicherungswesen, im Gesundheitswesen und in der Regierung. DMS-Lösungen entwickeln sich zunehmend zu Web-Content-Management-Systemen (CMS).
Verwaltung digitaler Ressourcen und Assets (DAM)
Lösungen für das Digital Asset Management (DAM) werden auch als Multimedia Asset Management (MAM), Entertainment Media Asset Management (EMAM), Brand Asset Management (BRM), Marketing Content Management (MCM) und Asset Management (AM) bezeichnet. Die DAM-Lösung konzentriert sich auf Organisationen, die speziell mit digitalen Ressourcen verbunden sind, wie die Unterhaltungs- oder Werbebranche, und wird in Situationen eingesetzt, in denen die Reproduktion von Ressourcen wichtig ist. Organisationen kombinieren eine DAM-Lösung häufig mit einer Content-Management-Lösung, um ihre Websites zu pflegen. Daher erwerben die Hersteller von DAM- und CMS-Lösungen die eine oder andere Lösung, um ihr Angebot zu vervollständigen.
Unterschiedliche Betrachtungsweisen von DMS- und DAM-Lösungen.
Obwohl es viele verschiedene Arten von DAM-Lösungen gibt, finden sich leichte Unterschiede im Hinblick auf die Funktionalität der einzelnen Kategorien. Dieser Artikel wird sich hauptsächlich auf die reguläre Funktionalität der DAM-Lösung konzentrieren, einschließlich angereicherter Dateien und Medientypen.
Magan Arthur von der Arthur Consulting Group erklärt, dass Organisationen drei verschiedene Ansätze verfolgen können, wenn sie die DMS-Lösung mit der DAM-Lösung vergleichen:
- Tools und Prozesse
- Datei- und Inhaltstypen
- Verwendungszwecke
In diesem Artikel werden wir uns mit diesen Ansätzen beschäftigen, um den Unterschied zwischen DMS- und DAM-Tools zu erforschen.
Unterschied Nr. 1: Werkzeuge und Prozesse
DMS- und DAM-Lösungen basieren auf einer gemeinsamen Funktion, der Verwaltung von Inhalten. Zu diesen Funktionen gehören Repository, Metadatenindexierung, Suchfunktionen, benutzerdefinierte Zugänglichkeit sowie Funktionen und Workflows.
Das Repository speichert den Inhalt und kann entweder eine relationale Datenbank oder ein einfaches Dateisystem sein. Es umfasst Standardfunktionen wie Speichern und Kontrollieren, Versionierung von Dokumenten und Taxonomie. Es wird auch die Definition von Metadaten ermöglichen, sodass diese alle relevanten Beschreibungen der verschiedenen Dokumente und Dateien enthalten. Diese Metadaten können dann von der Suchmaschine für die Indexierung verwendet werden. Der Workflow unterstützt die verschiedenen Aufgaben und Rollen, die in den Prozess involviert sind, egal ob sie hintereinander oder parallel ablaufen.
Neben diesen Gemeinsamkeiten gibt es wesentliche Unterschiede in den jeweiligen Werkzeugen und Prozessen von DMS- und DAM-Lösungen.
Die DMS-Lösung konzentriert sich einerseits auf die Erfassung von Textinhalten mittels optischer Zeichenerkennung (OCR), ist in Textverarbeitungswerkzeuge integriert und ermöglicht es, verschiedene Elemente in einem Dokument als Inhalt zu definieren. Die DMS-Lösung ist in der Lage, diesen Inhalt entweder in Teilen oder im gesamten Dokument wiederzuverwenden. Im Repository kann die DMS-Lösung Elemente des Dokuments in Form verschiedener Formate speichern, z. B. in der Extensible Markup Language (XML).
Die DAM-Lösung auf der anderen Seite integriert sich in Anwendungen, die sich auf die kreative Gestaltung von Ressourcen konzentrieren, wie Quark, AutoCAD, Flash und dreidimensionale Animationen. DAM-Lösungen sind in der Lage, komplexe und kombinierte Ressourcen zu verknüpfen, zu zerlegen und wieder zusammenzusetzen. Die DAM-Lösung ist auch in der Lage, Bilder direkt zu bearbeiten, indem sie die Größe oder die Farben ändert, und kann große Dateien, insbesondere Videodateien, verwalten. Ihre Suchfunktionen gehen über die Standardsuche hinaus und ermöglichen dank der Bilderkennung auch visuelle Suchen. Neben der Textindizierung, die auch DMS-Lösungen beherrschen, kann die DAM-Lösung auch Videos mit Sprach-Text-Konvertierung, Videos mit Untertiteln und vieles mehr indizieren.
Unterschied Nr. 2: Datei- und Inhaltstypen.
Die Tools können, wie oben beschrieben, verschiedene Dateitypen speichern, was eine weitere Möglichkeit darstellt, die DMS-Lösung von der DAM-Lösung zu unterscheiden. DMS-Dateien sind hauptsächlich textbasiert, wie z. B. Dokumente aus Textverarbeitungsprogrammen, Dateien aus Office-Tools, PDF-Dateien, HTML-Dateien etc. DAM-Systeme erfassen Rich-Media-Dateien, bei denen es sich um Bilder, Logos, Audiomedien, Videos, CAD (Computer Aided Design), Animationen (einschließlich GIF und Flash) und Designdateien handeln kann.
DMS-Systeme können diese Dateitypen oft speichern, bieten aber etwas mehr als nur Speicherung, was für Organisationen, die große Mengen an digitalen Dateien verwenden, nicht ausreicht.
Unterschied Nr. 3: Geschäftliche Nutzungen.
Jede Lösung kann auch für verschiedene Arten von Geschäftsprozessen verwendet werden. Geschäftsprozesse werden von diesen Lösungen automatisiert, die dabei helfen, Inhalte in verschiedenen Abteilungen der Organisation zu erstellen, die Zusammenarbeit zu fördern, zu prüfen und zu genehmigen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Geschäftsprozesse, in denen DMS- und DAM-Lösungen eingesetzt werden können. Die DMS-Lösung wird häufig bei Vertragsverhandlungen, der Erstellung von Dokumentationen, Richtlinien und Verfahren, Artikeln, Berichten oder Meldeprozessen eingesetzt. DAM-Lösungen konzentrieren sich auf die Zusammenarbeit und Verwaltung von Werbe- oder Marketingmaterialien, Multimedia-Kits, Unternehmenspräsentationen oder On-Demand-Videos. Die vom System erstellten Bibliotheken umfassen Bildergalerien, Videos, verschiedene Schriftarten und Logos.
Schlussfolgerung
Man kann DAM-Lösungen von EDM-Lösungen unterscheiden , je nach den Werkzeugen, Dateitypen und Geschäftsansätzen, in denen die Lösungen eingesetzt werden. Organisationen ziehen häufig die gemeinsame Einführung von DAM- und DMS-Lösungen in Betracht, da die Integration von text- und medienbasierten Inhalten langfristig eine bessere Strategie darstellt.
Da sowohl Textdateien als auch digitale Ressourcen verwaltet werden, schauen sich Organisationen an, wie sie CMS-Lösungen integrieren können. Folglich beginnen die Herausgeber damit, DAM-Lösungen mit CMS-Lösungen zu integrieren. Um dies zu erreichen, müssen die Hersteller an der nahtlosen Integration zwischen den Produkten arbeiten und die unterschiedlichen technologischen Ansätze zwischen einer DAM-Lösung und einer DMS- oder CMS-Lösung ausgleichen.
Positiv zu vermerken ist, dass die Hersteller ihre Ziele ändern und allmählich anerkennen, dass der Markt einen modulareren Ansatz für diese Lösungen verlangt und dass sich die Branche derzeit wieder auf offene oder serviceorientierte Architekturen (SOA) konzentriert.
Insgesamt werden wir sehen, dass die Hersteller von DMS- und DAM-Lösungen ihre Lösungen weiter verbessern und sie miteinander integrieren werden, um einem immer anspruchsvolleren Markt eine robuste integrierte Lösung zu bieten.
Artikel übersetzt aus dem Französischen