Die professionelle E-Mail-Signatur, ein echtes Zeichen der Glaubwürdigkeit

22,7 Millionen. Das ist die Anzahl der Franzosen, die sich 2019 jeden Tag in mindestens ein E-Mail-Konto eingeloggt haben (Médiamétrie). E-Mails sind also weiterhin die wichtigste Kommunikationsform in der Berufswelt und stellen für die Nutzer einen echten Beweis für Professionalität dar.

Da in Frankreich täglich fast 30 E-Mails verschickt werden (Radicati Group), ist die E-Mail-Signatur von entscheidender Bedeutung und stellt eine nicht zu unterschätzende Chance dar, bei Ihrem Gesprächspartner einen guten Eindruck zu hinterlassen. Sie verdient daher ganz besondere Aufmerksamkeit. Denn mit einer hochwertigen E-Mail-Signatur ziehen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger stärker auf sich und verbessern das Image Ihres Unternehmens erheblich.

Möchten Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder optimieren? Dann sind Sie hier an der richtigen Stelle. Entdecken Sie die vier unumgänglichen Schritte zur Erstellung Ihrer Signatur, unterstützt von wertvollen Tipps, Tools, Beispielen und Best Practices!

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6 Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signatur mit sozialen Netzwerken

Mail-Signatur mit CTA (Call to action)

Mail-Signatur mit Zertifizierungen

Vereinfachte E-Mail-Signatur ohne Logo

E-Mail-Signatur mit einer Aktualität

Mail-Signatur mit Banner

Wie erstellen Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur?

1 - Passen Sie Ihren Inhalt an.

Je kürzer Ihre E-Mail-Signatur ist, desto wirkungsvoller ist sie. Denn zu lange Signaturen ziehen in der Regel keine Aufmerksamkeit auf sich. Denken Sie daran, dass eine E-Mail-Signatur in erster Linie eine Unterschrift ist, sie muss also kurz und klar sein.

👉 Wir empfehlen Ihnen, nicht mehr als 3 oder 4 Zeilen Text zu verwenden.

Für einen optimalen und passenden Inhalt sollten Sie also folgende Elemente in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen:

• Name und Vorname,
• Funktion,
• Name des Unternehmens, Logo und Link zu seiner Website,
• Telefonnummer und/oder Postanschrift.

  (Das Einfügen eines Fotos bleibt optional, wird aber empfohlen).

Nun, da Sie die unverzichtbaren Elemente für eine optimale Signatur haben, bleiben Ihnen noch ein oder zwei Zeilen, um Ihren Inhalt bestmöglich anzupassen. Wir empfehlen Ihnen zum Beispiel:

• Ihre sozialen Netzwerke, in Form von Logos einzufügen, um Platz zu sparen. Dies kann ein echter Kommunikationshebel sein. Aus diesem Grund sollten Sie in Ihrem Inhalt nur die sozialen Netzwerke vorstellen, in denen Sie aktiv sind.

• Integrieren Sie einen "Call to action" (CTA). Er kann auf den letzten Artikel verweisen, den Sie online gestellt haben, auf die Plattform, auf der Sie Ihre Termine verwalten, auf den Link, über den Sie den Internetnutzern Kostenvoranschläge anbieten... Dies kann Ihre Inhaltsstrategie erheblich verbessern.

• Heben Sie relevante Zertifizierungen oder Errungenschaften hervor, z. B. eine SEO-Zertifizierung, eine Auszeichnung oder ein Ranking. Dies wird Ihren Expertenstatus und Ihre Glaubwürdigkeit als Fachmann fördern.

2 - Entscheiden Sie sich für ein HTML-Format.

Einen relevanten und attraktiven Inhalt anzubieten ist eine Sache, ein schlankes und optimales Layout einzurichten eine andere! Die Frage der Lesbarkeit muss ebenso vorrangig berücksichtigt werden wie die visuelle oder inhaltliche Gestaltung.

Nicht alle Ihre Empfänger haben denselben E-Mail-Account. Daher werden Bilder nicht immer auf die gleiche Weise angezeigt. Es ist daher empfehlenswert, Ihren Inhalt im Textformat und nicht zu 100 % als Bild darzustellen.

👉 Bevorzugen Sie das HTML-Format. Es garantiert eine optimale Darstellung für alle E-Mail-Postfächer und ist sehr anpassungsfähig. Sie können jederzeit Bilder hinzufügen oder Ihren Text anpassen.

Wenn Sie mit HTML nicht vertraut sind, machen Sie sich keine Sorgen! Es gibt viele Tools, mit denen Sie Ihre E-Mail-Signatur im HTML-Format einfach und optimal erstellen können!

Wir stellen sie Ihnen etwas weiter unten im Artikel vor.

3 - Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Signatur responsive ist.

Es ist auch wichtig, dass Sie Ihr Design und Ihren Inhalt an alle digitalen Formate anpassen . Denn eine E-Mail-Signatur, die auf Handys oder Tablets schlecht angezeigt wird, kann problematisch sein. Ihr Inhalt sollte daher " web-adaptiv" und " Responsive Design" sein. Mit anderen Worten: Ihre Inhalte müssen sich anpassen können und über jedes digitale Gerät attraktiv sein.

Die wichtigsten Punkte, auf die Sie besonders achten sollten, sind :

• Die Schriftgröße

  Mindestens 10px

• Die Größe der Bilder
  → Breite zwischen 320 und 600 px
  → Höhe zwischen 90 und 150 px.

• Die Gesamtgröße der Mail-Signatur
  600px Breite und 250px Höhe.

• Die Größe
  Maximal 120KB.

• Die Größe der anklickbaren Bereiche
  Sie müssen groß genug sein, damit der Mobinutzer leicht klicken kann.

• Der Abstand zwischen den anklickbaren Elementen
  Sie sollten weit genug voneinander entfernt sein, um Verwechslungen zu vermeiden.

4 - Passen Sie Ihre Signatur an Ihre Teams an.

Wir wissen mittlerweile, dass eine schöne, professionelle E-Mail-Signatur Sie bei Ihren Gesprächspartnern professioneller wirken lässt. Wenn der Kunde jedoch mit mehreren Teammitgliedern kommuniziert, werden Sie durch unterschiedliche Signaturen an Glaubwürdigkeit verlieren .

Daher sollte die professionelle E-Mail-Signatur corporate sein und sich an die Corporate Identity des Unternehmens halten. Sie müssen also die Signaturen Ihrer Mitarbeiter harmonisieren und vereinheitlichen.

Übrigens bedeutet die Harmonisierung Ihrer E-Mail-Signaturen nicht unbedingt, dass sie alle gleich aussehen müssen. Jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter kann seinen CTA und/oder die Elemente am Ende der Zeile individuell gestalten. Beispiel:

• Die Vertriebsabteilung kann einen CTA hinzufügen, um einen Termin zu vereinbaren oder das neueste Whitepaper zu lesen;
• die Marketingabteilung kann den Link zum letzten von ihr erstellten Inhalt (Artikel, Infografik ...) hinzufügen ;
• die Personalabteilung kann einen Link zu ihrer Personalbeschaffungsplattform hinzufügen.

Verwenden Sie die richtigen Tools, um eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen.

Es gibt verschiedene Tools, die Sie bei der Erstellung Ihrer professionellen E-Mail-Signatur unterstützen, sei es in Bezug auf den Inhalt, das Layout oder auch das Format. Die Software für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen ist ein sehr effizientes Werkzeug, das mehrere Vorteile bietet:

• eine umfassende Betreuung,
• attraktive und optimale Signaturvorlagen
• automatisch generierte Inhalte und Bilder im HTML-Format,
• die Vereinheitlichung der Mailsignaturen Ihrer Teams intuitiver und einfacher,
• eine optimalere Verwaltung Ihrer Signaturen,
• Analysefunktionen, mit denen Sie feststellen können, wie viele Personen auf die Links geklickt haben, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur präsentiert haben.

Boost My Mail

Boost My Mail ist ein ultra-intuitiver und einfach zu bedienender Editor zur Erstellung und Automatisierung von professionellen E-Mail-Signaturen , der es seinen Nutzern ermöglicht, mit wenigen Klicks eine ansprechende Design-Mail-Signatur einzurichten .

Zusätzlich zu den zahlreichen Vorlagen fürgebrauchsfertige und zu 100% anpassbareMail-Signaturen bietet Ihnen die Lösung eine fortschrittliche Verwaltung Ihrer Kommunikationskampagnen. Als Partner von Canva, Microsoft und Google wird die Erstellung und Rotation Ihrer automatischen Banner vereinfacht und an Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst. Messen Sie die Leistung Ihrer Kampagnen mit einem Dashboard mit Statistiken, die in Echtzeit aktualisiert werden , und stärken Sie Ihr Markenimage .

Letsignit

Die ultra-intuitive, anpassbare und benutzerfreundliche Letsignit-Plattform ist ein gutes Beispiel, um alle Vorteile zu veranschaulichen, die Ihnen ein leistungsstarkes Signaturerstellungstool bieten kann.

Zusätzlich zu seiner RGDP-Zertifizierung und seinem Drag & Drop-Editor für E-Mail-Signaturen ermöglicht es Ihnen die Lösung, alle Signaturen Ihrer Teams mit einem einzigen Klick zu zentralisieren und einzusetzen. Ihre interne und externe Kommunikation wird verstärkt und Ihre Verwaltung vereinfacht. Was ist das Besondere daran? Dank der Synchronisierung mit Ihrem Verzeichnis werden alle Informationen Ihrer Benutzer automatisch und sicher vorab ausgefüllt.

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Die professionelle E-Mail-Signatur ist ein echter Beweis für Professionalität.

Sie haben also richtig verstanden, dass eine professionelle E-Mail-Signatur nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte. Denn trotz einer E-Mail mit einem eloquenten Textkörper ist sie Ihre letzte Chance, beim Empfänger einen guten Eindruck zu hinterlassen. Wenn sie optimal ist und gut ausgeführt wird, kann sie die Schlagkraft Ihrer Marketingkampagnen erheblich steigern und Ihr Markenimage fördern.

Daher ist es sinnvoll, diesem oft ungenutzten Instrument besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Es ist jedoch nicht ratsam, alle Best Practices gleichzeitig einzuführen, sondern diejenigen auszuwählen, die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet sind.