Intranet für Unternehmen: Die 20 Vorteile der Umstellung auf CSR
Das Intranet eines Unternehmens hat sich weiterentwickelt: Die Personalabteilung, der oder die Kommunikationsverantwortliche entscheiden sich heute für das CSR. Diese moderne Version des kollaborativen Intranets bietet die Vorteile der Zentralisierung und Förderung des Informationsflusses zum Zwecke der Produktivität. Die Website der Organisation ist das Schaufenster, die CSR-Plattform, das benutzerfreundliche Instrument für die interne Kommunikation schlechthin.
Warum sollte man ein soziales Netzwerk für Unternehmen einrichten? Entdecken wir die 20 Vorteile des richtigen Umgangs mit einem CSR für alle Mitarbeiter.
Definition des Intranets: Wozu dient es?
Ein Intranet soll die Kommunikation in einem Unternehmen erleichtern. Es stellt den Datenfluss dar, der für alle Mitarbeiter eines Unternehmens über ein Computernetzwerk zugänglich ist.
Im Gegensatz zum Extranet, auf das auch von außerhalb des Unternehmens zugegriffen werden kann, ist das Intranet nur im lokalen Netzwerk abrufbar. Das Intranet zeichnet sich durch eine gute Anordnung der Ressourcen aus, um den Zugriff auf die Informationen je nach Benutzertyp zu erleichtern, und durch die Aufrechterhaltung der Benutzerverbindung während der gesamten Benutzeraktivität.
Andrew Rybalko
Ein Repository wird vorab festgelegt, um ein Unternehmensverzeichnis, die notwendigen Funktionen zur Erfüllung der Nutzungsanforderungen und die Verwaltung der Benutzerrechte einzurichten. Die IT-Infrastruktur eines Intranets muss also den Anforderungen an Sicherheit, Vertraulichkeit, Zugänglichkeit und Schnelligkeit entsprechen.
Die ersten erwarteten Vorteile eines CSR sind :
- Verbesserung des Informationsflusses und -austauschs für 80 % der Unternehmen,
- Verbesserung der Agilität und Reaktionsfähigkeit der Organisation für 54 % der Unternehmen.
Quelle: CSR - Intranet-Studie des Observatoriums für soziale Unternehmensnetzwerke, 2016.
Der Trend geht weg von komplexen Intranets und hin zu einem einfachen Unternehmensintranet, d. h. einem leistungsfähigeren Informationssystem, das der internen Kommunikation mehr Raum und Ausdrucksmöglichkeiten bietet: dem sozialen Unternehmensnetzwerk (ESN).
Vorteil Nr. 1: Eine leicht zu erlernende Benutzeroberfläche.
Wie wählt man ein CSR aus? Es ist eine Frage des Filters! Und der beste Filter ist der Ihrer Mitarbeiter, unabhängig von der Größe des Unternehmens: Wenn Ihre Mitarbeiter das Tool leicht und intuitiv annehmen, ist das ein sehr gutes Zeichen.
Wenn sie sich hingegen im kollaborativen Intranet verirren und nicht spontan die erwarteten Antworten finden, die ihren Verwendungszwecken entsprechen, werden Sie mit dem schlimmsten aller Nachteile konfrontiert: Desinteresse (oder sogar Demotivation)!
Vorteil Nr. 2: Ein personalisierter Newsfeed.
Der Vorteil bei einem sozialen Netzwerk für Unternehmen besteht darin, dass der Mitarbeiter wieder in den Mittelpunkt gestellt wird.
Konkret heißt das, dass man einen globalen Newsfeed über das Unternehmen hat, der mit Informationen aus den privaten oder öffentlichen Diskussionsgruppen angereichert ist, denen der Nutzer angehört.
Vorteil Nr. 3: Zugang zu Informationen in Echtzeit
Der Begriff Intranet-Website scheint heute im Vergleich zur Nutzung eines CSN wirklich veraltet zu sein: Das soziale Netzwerk für Unternehmen ist eine Art kollaborative Plattform, die alle Informationen und funktionalen Anwendungen zentralisiert, um die Kommunikation im Unternehmen innerhalb desselben Raums zu verflüssigen. Der Austausch erfolgt nicht mehr im Nachhinein über den Austausch von E-Mails, sondern live, direkt und in Echtzeit.
Vorteil Nr. 4: Kommunizieren wie nie zuvor.
Chat, private Nachrichten, einen Artikel schreiben, kommentieren, liken, teilen: Egal in welchem Raum, es mangelt nicht an Funktionen, die die interne Kommunikation fördern.
Die Bandbreite der zu nutzenden Reaktions- und Interaktionskanäle ist groß: Das Tool passt sich Ihren Wünschen und Ihrer Verfügbarkeit an.
Vorteil Nr. 5: Abteilungen auflockern.
Das Unternehmensintranet der neuen Generation zielt auf die Entwicklung der Teamarbeit ab: Eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ist der Grundstein für mehr Agilität und Reaktionsfähigkeit.
Um Silos und abgeschottete Arbeitsweisen aufzubrechen, braucht man eine kollaborative Denkweise und ein Werkzeug, das auf die Größe des Unternehmens abgestimmt ist. Genau darum geht es bei einem CSR: Es soll eine horizontale Kommunikation ermöglichen, die den Austausch und die Zusammenarbeit fördert, anstatt einer vertikalen Kommunikation, die durch unzählige hierarchische Schichten die Interaktion blockiert.
Vorteil Nr. 6: Wissen und Fähigkeiten teilen.
Das Team, das auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert ist, kann einen eigenen Bereich einrichten und dort Dokumente, Videos, Bilder und Präsentationen austauschen, um ihr Wissen zu bündeln und ihre Kompetenzen in Bezug auf ihre Fachkenntnisse zu erweitern.
In einem sozialen Netzwerk für Unternehmen kann jeder diese gemeinsame Wissensbasis erweitern, indem er in einer privaten Gruppe eigene Registerkarten einrichtet.
Vorteil Nr. 7: Die richtige Person oder die gesuchte Information finden.
Ein einfaches Firmenintranet bietet das Firmenverzeichnis, in dem alle Kontakte zusammengefasst sind. Ein internes soziales Netzwerk ermöglicht es, mithilfe einer intelligenten Suchmaschine noch weiter zu suchen: Die Suche wird erweitert, da sie kontextualisiert wird, um Ihnen zu helfen, die beste Information oder die gesuchte Person so schnell wie möglich zu finden.
Vorteil Nr. 8: Keine technischen Fähigkeiten erforderlich.
Die Software, die am sympathischsten zu benutzen ist, ist die, die für uns arbeitet: Sie zentralisiert die Tools, sodass wir uns einfach und wann immer wir sie brauchen mit ihnen verbinden können, z. B. mit Google Drive, der Office365-Suite, Sharepoint oder auch Dropbox.
Alles mithilfe von Konnektoren in einem Raum zu vereinen, ist doch viel benutzerfreundlicher, oder?
Vorteil Nr. 9: Nie mehr nach dem Passwort suchen.
Wenn man arbeitet, möchte man nicht die ganze Zeit damit verbringen, sich ständig neu in seinen Space einzuloggen. Das in eine interne soziale Netzwerklösung integrierte Single Sign On (SSO) ermöglicht eine kontextbezogene, sichere und permanente Anmeldung: Man kommuniziert weiter, ohne sich um das 45. vergessene Passwort kümmern zu müssen.
Vorteil Nr. 10: Tools zur Förderung von Interaktionen.
Eine Idee, die Sie einreichen möchten? Ein Konzept zur internen Sicherheit, das weitergegeben werden soll? Eine Kompetenzbewertung, die Sie einführen möchten?
Verbinden Sie das Angenehme mit dem Nützlichen, und zwar mit spielerischen und pädagogischen Tools , die Interaktion bieten, wie z. B. Quizzes oder Umfragen.
Vorteil Nr. 11: Nutzen Sie den integrierten Terminkalender.
Wenn der Terminkalender jedes Einzelnen nicht in Ihr Firmenintranet integriert ist, ist das ein Nachteil, oder besser gesagt, ein Unding für ein Werkzeug, das die Zusammenarbeit fördern soll.
Bei den meisten CSR sind die Terminkalender integriert und Sie können auch die E-Mail-Adressen der Personen abrufen, die sich nach einer Veranstaltung angemeldet haben (praktisch, um mit Kunden oder externen Mitgliedern, die man eingeladen hat, in Kontakt zu bleiben).
Vorteil Nr. 12: Schonen Sie Ihr E-Mail-Postfach
Sie haben durch die Anwendung der ersten Tipps in diesem Artikel bereits 543 E-Mails eingespart, und Ihr Motivationskapital bleibt intakt. Wo ein "Old School"-Firmenintranet Ihre Energie unnötig verbrauchen kann, verschafft Ihnen CSR diese.
Um noch einen drauf zu setzen, bieten einige Lösungen Zusatzmodule wie Videokonferenzen an. Ist das Leben nicht schön?
Vorteil Nr. 13: Die Organisation verflüssigen.
Warum sollte man acht Telefonate führen oder 15 E-Mails verschicken, um einen Raum zu reservieren? Ein CSR, das diesen Namen verdient, integriert diese Funktion direkt in den kollaborativen Kommunikationsbereich, insbesondere wenn die jeweiligen Terminkalender bereits damit verbunden sind: Mit wenigen Klicks ist der Raum reserviert und das Team per Einladung benachrichtigt. Hop.
Vorteil Nr. 14: Andere Mitarbeiter einbeziehen.
Keine effektive Kommunikation, wenn kein Dialog möglich ist - das ist das Geheimnis einer effektiven internen Kommunikation . Die kollaborativen Lösungen, die ein CSR mit sich bringt, sind der bereichsübergreifenden Kommunikation gewidmet.
Dies ermöglicht es dem Manager, in vollem Vertrauen zu delegieren und Projekte unter hierarchischen Zwängen zu steuern. Das ist die Herausforderung eines kollaborativen Unternehmens: die kollektive Intelligenz entwickeln zu können.
Vorteil Nr. 15: Informationen von anderen integrieren.
Ein CSR ermöglicht in der Regel das Abrufen von Informationen von außen. Die Interoperabilität eines Informationssystems ermöglicht es beispielsweise, einen Beitrag von Yammer abzurufen, um ihn direkt in den Newsfeed des internen sozialen Netzwerks zu integrieren und dem Leser eine komfortable Lektüre zu bieten.
Vorteil Nr. 16: Stärkung des Teamzusammenhalts.
Ein CSR ermöglicht es auch, informellere Räume zu schaffen, die sich besser für andere Formen des Austauschs rund um Freizeitkonzepte eignen: kulturelle Ausflüge, Veranstaltungen wie Abschiedstrinken, Sportgruppen für Joggingfans, Organisation interner Veranstaltungen usw.
Nachteil am Anfang: Niemand kennt Sie. Langfristiger Nachteil (gutmütiges Gelächter): Jeder erkennt Sie. Vorteile für alle: Lernen Sie sich auf andere Weise kennen, bauen Sie stärkere Vertrauensbindungen auf.
Vorteil Nr. 17: Reaktionsschnelligkeit hoch drei.
Ein Kleber kommt in den Informationsfluss, und dann kommt es zum Drama (so kann es zumindest sein): Jeder schiebt die heiße Kartoffel hin und her und weicht dem heißen Thema einer heiklen Frage aus, z. B. einer sehr technischen oder spezifischen Kundenanfrage.
In einem internen sozialen Netzwerk wird man sich nicht die Nacht um die Ohren schlagen: Jeder ist betroffen und die Frage wird ganz einfach über eine Veröffentlichung an die kompetentesten Experten weitergeleitet, damit diese schnellstmöglich reagieren können.
Vorteil Nr. 18: Die Produktivität steigern
Infobesessenheit ist die neue Krankheit des Jahrhunderts mit dem vorherrschenden Einzug der neuen Technologien. Die dynamische Startseite eines sozialen Netzwerks für Unternehmen und die verschiedenen dafür vorgesehenen Bereiche ermöglichen es, die Informationen zu sortieren, um zu verhindern, dass man in Daten ertrinkt.
Weniger Informationen, die verarbeitet werden müssen, und eine reibungslosere Zusammenarbeit erhöhen mathematisch gesehen die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter.
Vorteil Nr. 19: Legen Sie im Vorfeld Nutzungsregeln fest.
Bevor Sie loslegen, sollten Sie intern Nutzungsregeln festlegen: Sie können definieren, ob Sie alle Mitarbeiter zu Wort kommen lassen wollen oder eine hierarchische Pyramide mit autorisierten Beiträgern in speziellen Bereichen bevorzugen.
Das CSR-Tool muss sich an die Konfiguration Ihrer Organisation anpassen, unabhängig von ihrer Größe und ihren Zielen.
Vorteil Nr. 20: Ein CSR ohne Nachteile einrichten.
Wie richtet man ein Intranet in einem Unternehmen ein? Bei der Einrichtung Ihres Firmenintranets der nächsten Generation müssen Sie auch hier nicht die Qual, sondern die Wahl haben.
Und an Auswahl mangelt es auf dem Markt der sozialen Netzwerke für Unternehmen nicht. Wir stellen Ihnen exemplarisch drei davon vor.
Jamespot
Kommunikationsmanager und -direktionen empfehlen Jamespot wegen seiner Fähigkeit, Teams in einer benutzerfreundlichen Umgebung zusammenzuführen.
Diese kollaborative Plattform lässt sich leicht in Ihr Informationssystem integrieren und an Ihre Prozesse anpassen, indem sie z. B. spezifische Workflows erstellt.
Ein letzter Punkt, der aber gegebenenfalls den ganzen Unterschied ausmachen kann: Ihr Supportteam hört ihren Kunden besonders gut zu und ist aufmerksam.
Lively
Es ist empfehlenswert, sich an einen Anbieter zu wenden, der über eine seriöse Beratungsdimension und ein maßgeschneidertes Angebot verfügt. Die Software-Suite Lively des Anbieters Inspheris passt sich beispielsweise den Erwartungen von Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen an, um Ihr soziales Netzwerk für Unternehmen als SaaS (Software as a Service ) oder On Premise (vor Ort) einzurichten:
- Cloud, sicher mit Datenhosting in Frankreich,
- On Premise, auf Ihren Servern gehostet, Outsourcing zu Ihren Lasten.
Talkspirit
Als Medium für die Zusammenarbeit bietet talkspirit seinerseits eine sehr umfassende Lösung, die über die Erwartungen an ein CSR hinausgeht. Als echter Arbeitsbereich fördert talkspirit die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams durch Funktionen wie :
- Dokumentenverwaltung,
- die Verwaltung von Etiketten,
- die Verwaltung von Aufgabenzuweisungen nach dedizierten Gruppen.
Darüber hinaus bietet die talkspirit-Plattform eine Verbindung zu tausenden von Anwendungen (wie Twitter, LinkedIn, Trello oder Zendesk), zentralisiert Informationen und beschleunigt deren Austausch innerhalb der Organisation. Diese Software kann nach Ihren Bedürfnissen eingerichtet und angepasst werden und ermöglicht sogar eine Anmeldung per ID für Mitarbeiter, die keine E-Mail-Adresse haben. Schließlich garantiert Ihnen talkspirit Sicherheit und Vertraulichkeit mit dem Hosting Ihrer Daten in Frankreich.
Das Firmenintranet zur Förderung der Zusammenarbeit.
Sowohl Großunternehmen als auch kleine und mittlere Betriebe profitieren von der Nutzung eines CSR. Verbesserte Kommunikation, Zentralisierung und Zirkulation von Informationen, Datensicherheit... ein Firmenintranet fördert die Zusammenarbeit und lässt Ihre Projekte schneller vorankommen!
Haben Sie sich schon für Ihres entschieden?
Artikel aktualisiert, ursprünglich veröffentlicht im Juli 2017.
Artikel übersetzt aus dem Französischen