8 Schlüssel zum Informationsfluss im Unternehmen
Der Informationsfluss ist ein wichtiges Thema in Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Fehlende, falsche oder unvollständige Informationen können sich schnell auf Ihre Projekte auswirken. Es versteht sich von selbst, dass ein Mangel an interner Kommunikation auch für die Beziehungen zwischen Managern und Mitarbeitern schädlich ist. Das Vertrauen und das Engagement der Mitarbeiter in das Unternehmen können darunter leiden.
Damit die Kommunikation nicht oberflächlich bleibt und Ihre Aktivitäten nicht beeinträchtigt, finden Sie in diesem Artikel 8 Schlüssel für einen effektiven Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens. Erfahren Sie, wie Sie Ihre interne Kommunikation mithilfe eines sozialen Netzwerks für Unternehmen (ESN), einer Wissensmanagement-Plattform oder einer Software für das Dokumentenmanagement ankurbeln können.
Nr. 1: Unterscheiden Sie die Arten von Informationen in Ihrem Unternehmen.
Klassifizieren Sie die verschiedenen Informationen, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren, z. B. nach :
- ihrer Sensibilität
- ihrer Dringlichkeit
- ihre Vertraulichkeit
- ihre Zielgruppe: Betreffen sie das gesamte Unternehmen? Eine bestimmte Abteilung? Nur die Geschäftsleitung?
- ihre Verbreitung: intern oder extern?
Diese Klassifizierung ermöglicht es, die richtige Information an die richtige Zielgruppe zu verteilen. Vertrauliche Informationen sickern nicht durch, und umgekehrt haben die Mitarbeiter Zugang zu allen Daten, die sie im Alltag benötigen.
Nr. 2: Passen Sie Ihre Kommunikation an die Größe Ihres Unternehmens an.
Informationen, die an 10 Mitarbeiter eines Startups weitergegeben werden, sind nicht die gleichen wie Informationen, die an 150 Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens weitergegeben werden. Passen Sie auch die Kommunikationsmittel an, die Sie verwenden. Variieren Sie die Medien und die Häufigkeit des Versands, um die Chancen zu erhöhen, dass die Informationen Ihre Zielgruppen erreichen (Newsletter, Berichte über Aktivitäten, Organisation regelmäßiger Veranstaltungen usw.).
Nr. 3: Stellen Sie den Informationsfluss in den Dienst des Managements.
Auch aus Sicht der Personalabteilung sind Informationen von entscheidender Bedeutung. Um nur einige Fälle zu nennen, nehmen wir folgende Situationen als Beispiel:
- Integration neuer Mitarbeiter nach einer Einstellung. Die Integration wird leichter und schneller vonstatten gehen, wenn der neue Mitarbeiter alle Prozesse und die Unternehmenskultur problemlos kennt.
- die berufliche Beurteilung eines Mitarbeiters. Die Beurteilungsprotokolle sollten für Mitarbeiter, Manager und Personalverantwortliche zugänglich sein.
- Manager-Mitarbeiter-Beziehungen: Teams sind stärker zusammengeschweißt, wenn sie richtig kommunizieren - und die Mittel dazu haben!
Nr. 4: Boosten Sie Ihre interne Kommunikation!
Die interne Kommunikation ist für Unternehmen ein wichtiges Anliegen, sowohl für Personal- als auch für Kommunikationsverantwortliche. Interne Zeitungen, Newsletter, das Intranet oder E-Mails sind allesamt Kommunikationsinstrumente, die seit vielen Jahren in Unternehmen eingesetzt werden. Heute werden sie allmählich durch das soziale Netzwerk des Unternehmens ersetzt. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, Informationen in Echtzeit an die richtige Person zu verteilen, sondern auch einen Raum für Diskussionen zu schaffen.
Nr. 5: Fördern Sie den Austausch zwischen den Mitarbeitern.
Kollaborative Tools steigern nicht nur die Produktivität Ihrer Projekte. Sie ermöglichen es jedem, einen Beitrag zu leisten und sich auszudrücken. Nicht jeder ist geneigt, das Wort zu ergreifen, um eine Idee zu teilen, z. B. in einer Besprechung. Eine kollaborative Plattform ermöglicht es denjenigen, die normalerweise eher im Hintergrund bleiben, ihre Ideen und Meinungen zu äußern. Der Austausch wird gefördert, die Informationen fließen besser und die Beziehungen innerhalb der Teams werden gestärkt.
Nr. 6: Setzen Sie die Kreativität Ihrer Mitarbeiter frei.
Als unmittelbare Folge des vorherigen Punktes werden Kreativität und Wettbewerb gefördert, wenn die Informationen zwischen den Mitarbeitern richtig fließen. Eine geteilte Idee, auch wenn sie nicht aufgegriffen wird, lässt eine andere entstehen. Dies wird Ihre tägliche Arbeit bereichern und das Arbeitsumfeld Ihrer Teams umso angenehmer machen.
Nr. 7: Gehen Sie mit Informationen um
Sie haben eine ganze Reihe von Ideen auf einer Plattform gespeichert und wissen nicht, was Sie damit anfangen sollen? Ihre Mitarbeiter tauschen zu viele E-Mails aus und die Informationen gehen verloren? Lernen Sie, wie man Informationen verarbeitet. Tools, die Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen, sind eine große Hilfe. Sie bieten Ihnen verschiedene Lösungen, um Ihre Informationen zu organisieren und nicht zu verlieren.
Deshalb empfehlen wir Ihnen, die Informationen zu segmentieren:
- nach Projekt,
- nach Abteilung,
- nach Position,
- nach beruflichen Interessen (Austausch von Nachrichten, Einladung zu Messen oder Konferenzen usw.),
- um das Leben außerhalb des Unternehmens zu organisieren (eine Veranstaltung organisieren, eine Teambuilding-Aktivität, etc,)
- usw.
Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter genau, in welchem Bereich sie die benötigten Informationen holen müssen.
Nr. 8: Wählen Sie eine spezielle Software, um die Informationen in Ihrem Unternehmen zu verteilen.
Intranets, Filesharing-Lösungen, Office-Suiten, Task-Manager, Projektmanagement-Tools... Der Markt für SaaS-Software ist voll von Lösungen zur Zusammenarbeit.
Sie bieten sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter zahlreiche Vorteile, um die interne Kommunikation zu verbessern:
- es sich um einen kollaborativen Raum handelt, in dem alle Mitarbeiter das Wort ergreifen, problemlos Daten austauschen, sich gegenseitig helfen und ihr Wissen oder ihre Erfahrungen teilen können usw.
- indem es die Ressourcen des Unternehmens zentralisiert, spart das Tool Zeit bei der Suche nach Informationen oder der fachlichen Überwachung,
- Durch die Verbesserung der Zusammenarbeit fördert es den Austausch und die Entwicklung von Ideen,
- es trägt auch dazu bei, den Teamzusammenhalt und das Engagement zu entwickeln.
Entdecken Sie einige Beispiele für Software :
Software für Wissensmanagement
Elium hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre unstrukturierten Informationen in zentralisiertes und verwertbares Wissen umzuwandeln . Wie geht das? Jeder kann mit wenigen Klicks die wesentlichen Elemente eines Nachrichten- oder E-Mail-Austauschs als formalisierten Inhalt mithilfe von über 200 Templates (Tabelle, FAQ, Protokoll, Wachsamkeit usw.) speichern. Mithilfe der erweiterten Suche können Sie jede Information schnell finden und sie sogar über ein Benachrichtigungssystem oder einen internen Newsletter verbreiten.
Interne soziale Netzwerke
Die Jamespot-Lösung zeichnet sich durch ihre Fähigkeit aus, sich dank der zahlreichen (kostenlosen und kostenpflichtigen) Anwendungen, die direkt über den Store der Plattform verfügbar sind, an jeden geschäftlichen Bedarf anzupassen. Um die Produktivität und Leistung Ihrer Teams noch weiter zu steigern, haben Sie die Möglichkeit, Ihr CSR durch das Angebot Digital Workplace von Jamespot zu ergänzen. Dieser digitale Arbeitsplatz zentralisiert alle Tools und Geschäftsanwendungen, um den Austausch und den täglichen Zugriff darauf zu erleichtern.
Die Lively-Software-Suite ist eine "à la carte"-Lösung, die darauf ausgelegt ist, die Erstellung von Inhalten zu vereinfachen und die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person zu übermitteln. Erstellen Sie Ihre Inhalte mit einem Klick, heben Sie sie hervor und teilen Sie sie, um Ihre Unternehmenskommunikation zu beleben. Was die Interoperabilität betrifft, können Sie Lively mit Google Drive, Sharepoint, Dropbox, Office 365 usw. verbinden, um Ihr Fachwissen zu teilen und das Wissen innerhalb der Teams zu verwalten.
Software zur Dokumentenverwaltung
NEXIA ist eine bereichsübergreifende DMS-Lösung (elektronische Dokumentenverwaltung), d. h. sie richtet sich an alle Abteilungen eines Unternehmens. Die Verwendung dieses Tools erleichtert den Umlauf und die Verwaltung einer Reihe von entmaterialisierten Dokumenten (Rechnungen, Briefe, Personalakten usw.), von der Erfassung über die Validierung bis hin zur Archivierung. Das Plus von NEXIA? Eine sehr leistungsfähige Suchmaschine, die mit künstlicher Intelligenz ausgestattet ist, um Sie bei der Informationssuche zu unterstützen, selbst wenn es sich um große Mengen handelt.
Die kollaborativen Plattformen
Wenn Sie die Netframe.co-Kollaborationsplattform verwenden, haben Sie Zugang zu zahlreichen Funktionen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Dateifreigabe, um Informationen zu verbreiten und die Leistung Ihrer Teams zu steigern! Sie bearbeiten und speichern Ihre Dokumente und verfolgen alle ihre Aktivitäten auf sichere Weise. Sie tauschen sich in virtuellen Arbeitsgruppen, per Videokonferenz und Instant Messaging aus und finden mit der semantischen Suchmaschine jede beliebige Information selbstständig wieder.
Mit Whaller können Sie Ihre eigenen privaten sozialen Netzwerke erstellen und betreuen. Diese kollaborative Plattform, die auf die Vertraulichkeit und Sicherheit der geteilten Informationen setzt, arbeitet mit "Sphären". Diese privaten Konversationsräume ermöglichen es, den Austausch und die Gemeinschaften nach Teams, Projektgruppen, Abteilungen usw. zu unterscheiden. Erstellen Sie eine Sphäre und laden Sie Ihre Kontakte ein oder treten Sie einer bestehenden Sphäre bei.
Fließen Sie den Informationsfluss mit der richtigen Software.
Sie besitzen nun alle Schlüssel für einen reibungslosen Informationsfluss in Ihrem Unternehmen. Dank einer geeigneten Software haben Sie nun die Möglichkeit, die richtigen Ressourcen zu mobilisieren und leicht auf Informationen zuzugreifen, ohne Zeit damit zu verlieren, zu suchen, wo sich die Lösung für Ihr Problem befindet.
Außerdem lässt die kollektive Intelligenz, die auf einer kollaborativen Plattform entwickelt wird, sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Projekte und Ihr gesamtes Unternehmen wachsen!
Artikel aktualisiert, ursprünglich erschienen im Juli 2018.
Artikel übersetzt aus dem Französischen