Steigern Sie Ihre Produktivität mit einem Portal zur Zusammenarbeit
Ein Portal zur Zusammenarbeit: Was ist das? Was sind seine Vorteile und was kann es in einem Unternehmen bewirken? Optimiertes Projektmanagement, erleichterte Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Kunden, Zentralisierung von Daten im Internet... sind nur einige der positiven Effekte, die nach der Einrichtung einer Plattform für die Zusammenarbeit zu erwarten sind.
Wir beantworten Ihre Fragen und helfen Ihnen bei der Auswahl einer Cloud-Lösung und zeigen Ihnen, wie die Nutzung eines sozialen Netzwerks für Unternehmen (ESN) die Aktivität Ihres Unternehmens ankurbeln kann.
Was ist ein Portal für die Zusammenarbeit?
Definition
Ein Kollaborationsportal ist ein Online-Portal, das einen personalisierten und sicheren Arbeits- und Austauschbereich innerhalb einer Organisation darstellt. Es zentralisiert die Informationen und sogar die Tools, die von den Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden.
Vielleicht ist Ihnen auch schon der Begriff CSR begegnet : Soziales Netzwerk für Unternehmen.
Wozu dient ein Portal für die Zusammenarbeit?
Kurz gesagt: Ein Portal für die Zusammenarbeit erleichtert die Kommunikation innerhalb und zwischen den Teams und steigert so die Effizienz.
Darüber hinaus ermöglicht es die Segmentierung des Informationsaustauschs, sodass eine Nachricht gezielter und schneller an die richtigen Personen weitergeleitet werden kann. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Informationen von den gewünschten Empfängern aufgenommen und berücksichtigt werden.
Es ist auch ein Ort zum Teilen von Inhalten: Dokumente, Fotos, Videos, Links, Nachrichten... Alle Arten von Inhalten werden hier geteilt und sind je nach den festgelegten Zugriffsrechten zugänglich.
Eine solche Online-Plattform bietet auch Einblick in die Interessengruppen des Unternehmens: Welche Rollen haben die einzelnen Personen? Welche Aufgaben haben sie?
Eine mobile Anwendung schließlich ermöglicht dank der Cloud den Zugriff auf Smartphones und Tablets von überall aus. Dies ist zum Beispiel bei der Lösung TalkSpirit der Fall (siehe Screenshot unten). Der Zugriff auf Ihre Daten und Dateien ist auch unterwegs gewährleistet.
Warum sollte man ein kollaboratives Portal einrichten?
Die Vorteile eines kollaborativen Portals
Die Liste der Vorteile einer Online-Kollaborationslösung ist lang, aber wir können die wichtigsten nennen. Ein kollaboratives Portal :
- erleichtert die Kommunikation,
- verflüssigt den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens,
- ermöglicht einen leichteren Austausch nach außen (mit Kunden, Partnern, Subunternehmern usw.),
- zentralisiert die Informationen,
- segmentiert die Informationen nach Publikum: nach Abteilungen, Projektgruppen, nur für die Geschäftsleitung, etc,
- verwaltet die Zugriffsrechte, um die Vertraulichkeit bestimmter Informationen zu gewährleisten,
- vereint die Mitarbeiter um ein einziges Werkzeug, um zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren,
- vermeidet den Verlust von Daten,
- historisiert die Daten,
- vereinfacht die Suche nach Informationen,
- hilft bei der elektronischen Dokumentenverwaltung (EDM),
- verflüssigt die Prozesse.
Letztendlich bedeutet dies einen spürbaren Produktivitätsgewinn für Ihre Mitarbeiter.
Infografik: Die Vorteile eines Portals für die Zusammenarbeit in Zahlen
Quelle: U Pro
Die Funktionen eines Portals für die Zusammenarbeit in Unternehmen
Welche Funktionen sollte man von einem Portal für die Zusammenarbeit erwarten? Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Bedürfnisse oder Voraussetzungen, je nach Größe, Prozessen, bereits vorhandenen Tools usw.
Wir haben die wichtigsten Funktionen einer Kollaborationsplattform in fünf Kategorien zusammengefasst.
Zusammenarbeit
- System für die interne Kommunikation, z. B. Instant Messaging oder private Unterhaltungen,
- gemeinsam genutzte Terminkalender,
- Newsfeed,
- Extranet,
- Veröffentlichungen und Kommentare,
- Sammlung von Meinungen (Quiz, Umfrage, Abstimmung).
Lively Software ist ein sehr gutes Beispiel für CSR in diesem Sinne: Das Tool präsentiert eine kollaborative Plattform, die ein echter Gewinn für den Informationsfluss im Unternehmen ist.
Verwaltung
- Dashboard,
- Verwaltung von Zugriffsrechten,
- Nachvollziehbarkeit des Austauschs,
- Indikatoren für die Steuerung.
Gemeinsame Nutzung
- Teilen und Bereitstellen von Dateien (DMS),
- Berücksichtigung aller Dateitypen (Artikel, Fotos, Videos, Dokumente),
- Bildschirmfreigabe,
- Teilen von Ordnern.
Sie sind ein verantwortungsbewusster Akteur ? Interstis erleichtert den Austausch von Informationen, indem es eine intelligente Alternative zum herkömmlichen E-Mail-Versand findet. Ihre Mitarbeiter arbeiten dank des erleichterten Austauschs als Team zusammen, und das alles auf einer hochwertigen Kollaborationsplattform. Brauchen Sie eine Videokonferenz, um ein Dokument zu besprechen? Starten Sie eine Besprechung aus Ihrem kollaborativen Terminkalender heraus und teilen Sie Ihren Bildschirm live!
Elektronische Verwaltung von Dokumenten (EDM)
- Bearbeitung eines Dokuments in Echtzeit und durch mehrere Personen,
- Bibliothek von Dokumenten,
- Dokumentvorlagen, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden,
- Volltextsuche,
- Dokumentenbetrachter.
Jalios Workplace ist ein sehr gutes Beispiel für ein leistungsstarkes Tool für das elektronische Dokumentenmanagement. Ihre Teams können einfach auf alle Dokumente, die verschiedenen Versionen zugreifen und sogar Kommentare hinterlassen, was die Praxis der Telearbeit erheblich erleichtert. Diese Plattform kann sogar als echter Digital Workplace beschrieben werden, in dem Kommunikation und Zusammenarbeit vollkommen erleichtert werden.
Integration
Zentralisieren Sie alle Ihre Tools auf einem einzigen Portal: Ihren Kalender, Ihr E-Mail-Postfach, Ihre Aufgabenliste usw. Nehmen Sie zum Beispiel Jamespot Digital Workplace: Mehr als 100 Anwendungen, wie Sindup, Trustelem oder Zapier, sind in einem verfügbar, um sich optimal an Ihr Unternehmen anzupassen.
Wie wählt man ein Portal für die Zusammenarbeit aus?
Tipp 1: Ihre Bedürfnisse
Zuallererst sollten Sie sich einen Überblick über Ihre Erwartungen verschaffen und Ihre Bedürfnisse definieren.
- Wie viele Nutzer verwenden das Tool?
- Welche Funktionen sind obligatorisch, welche sind ein Bonus?
- Wie werden die Zugriffsrechte verwaltet?
Tipp 2: Das Audit Ihres Unternehmens.
Führen Sie ein Audit Ihres Unternehmens durch, um die beste Software für Sie zu finden: Welche Tools verwenden Sie und inwieweit sind sie mit einem Portal für die Zusammenarbeit kompatibel? Wie können Sie das Portal in Ihr Betriebssystem integrieren?
Tipp 3: Meinungen
Stützen Sie sich auf die Kundenmeinungen der Benutzer, um deren Feedback zu erfahren.
Tipp 4: Mobilität
Ist die Verfügbarkeit einer mobilen Anwendung ein entscheidendes Kriterium bei Ihrer Entscheidung? Wenn Ihre Mitarbeiter mobil sein oder aus der Ferne arbeiten müssen, wird die mobile Anwendung zu einem mehr als sinnvollen Auswahlkriterium.
Acollab zum Beispiel ist einehochsichere französische Kollaborationsplattform , die über eine intuitive Android- und IOS-Mobilanwendungverfügt, die Ihren Mitarbeitern von überall aus einen ständigen Zugriff ermöglicht. Als echte All-in-One-Lösung verfügen Sie über erweiterte und personalisierte Funktionen (Dateifreigabe, gemeinsamer Kalender, Chat, Zeit- und Ausgabenverfolgung, Umfragen ...).
Tipp 5: Die Testversion
Nutzen Sie die von den Anbietern fast immer angebotenen Testversionen, um ein Tool zu testen und sich zu vergewissern, dass die gewählte Lösung Ihren Bedürfnissen entspricht.
Arbeiten Sie zusammen, um besser zu arbeiten
Der Nutzen der Zusammenarbeit in Zahlen
86 % der Unternehmen sind der Ansicht, dass die Zusammenarbeit die Integration neuer Mitarbeiter erleichtert.
Quelle: Archimag-Umfrage, durchgeführt für Jalios.
Eine bessere Kommunikation, ein besseres Verständnis der Geschäftskultur und der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens: das sind Schlüsselvorteile bei der Integration neuer Mitarbeiter.
Die E-Mail bleibt für 51 % das bevorzugte Instrument für die Kommunikation und den Austausch von Informationen in Unternehmen, trotz des Zugangs zu Instant Messaging oder einem sozialen Netzwerk für Unternehmen.
Quelle: Studie Bureaux à partager und Fabernovel Institute auf Myhappyjob.com, 2018.
So wird deutlich, wie wichtig es ist, alle Tools für die Zusammenarbeit in einem einzigen Online-Portal zur Verfügung zu haben, einschließlich des eigenen E-Mail-Postfachs.
15 %: Dies ist der Anstieg des Engagements von Mitarbeitern auf internen Kooperationsportalen.
Quelle: Lecko
Die Zahl spricht für sich: Die Beschäftigten verlangen nach einer kollaborativen Lösung, um besser arbeiten zu können.
Bringen Sie Ihr Geschäft durch bessere Zusammenarbeit voran.
Wie können Sie sicherstellen, dass wertvolle Informationen, die informell zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht werden, nicht mehr verloren gehen? Auch dazu dient ein Portal für die Zusammenarbeit: Alle Informationen, auch die informellen und scheinbar unwichtigen, werden auf einer einzigen, für alle zugänglichen Plattform zentralisiert. Halten Sie sie in einer Online-Lösung fest, und Sie müssen nicht stundenlang versuchen, sich an ein Gespräch zu erinnern, das vor Wochen geführt wurde!
Ihre Mitarbeiter profitieren außerdem von einem gemeinsamen Überblick über Ihr Geschäft. Einfacher, reibungsloser und mit besseren Prozessen: Kurz gesagt, bessere Voraussetzungen für eine effektive Teamarbeit.
Bevor Sie sich für ein Portal zur Zusammenarbeit entscheiden...
Für 51 % der Arbeitnehmer läuft die Zusammenarbeit im Unternehmen vor allem über gemeinsame Werte und Methoden (Quelle: Studie La culture de la collaboration en progrès dans les entreprises, Ipsos, 2018). Kollaborationswerkzeuge kommen danach und sind nur die Mittel, um eine kollaborative Unternehmenskultur zu konkretisieren.
Bevor Sie also ein Portal für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auswählen und einrichten, sollten Sie Ihre Teams befragen, um ihre Meinungen und Bedürfnisse zu erfahren. So haben Sie die besten Chancen, die richtige Wahl zu treffen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen