Soziale Netzwerke für Unternehmen: Vorteile, Herausforderungen, Tipps und Lösungen

Für viele Unternehmen ist der Nutzen der Nutzung sozialer Unternehmensnetzwerke (CSR) noch unklar, manchmal wird er auch missverstanden.
Oft werden sie mit sozialen Netzwerken verwechselt, die als Schaufenster oder zur beruflichen Vernetzung (Facebook-Seite, Linkedin-Profil, Twitter-Account usw.) genutzt werden, um mit externen Zielgruppen zu kommunizieren. Dabei handelt es sich jedoch um wertvolle Instrumente für die Zusammenarbeit und die interne Kommunikation.
Was ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen und wozu genau dient es?

Wenn Sie hier sind, umfassen Ihre Aufgaben Management, Kommunikation und Zusammenarbeit.
Sie waren auf der Suche nach Informationen, um eine Strategie für soziale Netzwerke zu entwickeln. Warum lesen Sie diesen Artikel nicht zu Ende und erfahren, wie Sie ein CSR einrichten können, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu erleichtern?

Hier erfahren Sie, dass es möglich ist, die Produktivität und das Engagement Ihrer Mitarbeiter rund um eine solide Unternehmenskultur, die auf dem Austausch von Wissen beruht, zu steigern.

Los geht's mit einer Punkt-für-Punkt-Führung und einigen Softwarebeispielen als Bonus: Facebooks soziales Netzwerk für Unternehmen und seine Alternativen!

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Soziale Netzwerke für Unternehmen: Definition

Ein soziales Unternehmensnetzwerk (ESN), Enterprise Social Network (ESN) auf Englisch, ist eine Gemeinschaft von natürlichen und juristischen Personen, den sogenannten Mitgliedern, die über eine Plattform zu beruflichen Zwecken miteinander verbunden sind.
Diese Mitglieder können die Mitarbeiter eines Unternehmens sein, aber auch seine Kunden, Aktionäre und Partner.

Das Intranet 2.0 und das Wissensmanagement.

Das CSR ist die logische Weiterentwicklung des Unternehmens-Intranets, verbunden mit der Dimension einer kollaborativen Plattform.
Man spricht von einem digitalen Arbeitsplatz (digital workplace ), der auf dem Austausch und der Zusammenführung von Wissen basiert.

Achten Sie darauf, CSR (Corporate Social Responsibility) nicht mit CSR (Corporate Social Network) zu verwechseln!

Ein Werkzeug für die interne Kommunikation oder für die Zusammenarbeit?

Man könnte sagen, es ist ein Hybrid aus beidem.
Es ist keine interne Kommunikation im engeren Sinne, da der Austausch nicht nur von oben nach unten (von den Personalabteilungen, dem Marketing usw. zu den Mitarbeitern), sondern in mehrere Richtungen erfolgt, wobei jedes Mitglied eine Stimme hat.

Es ist auch kein Werkzeug der reinen Zusammenarbeit, bei der Gruppen zu einem bestimmten Zweck gebildet werden, z. B. um ein Projekt zu starten oder einen Ausschuss vorzubereiten.

Die beste Definition ist "Sozialisierungswerkzeug", in dem jeder Ideen und bewährte Verfahren austauschen oder eigene Initiativen starten kann. Es ist ein starker Hebel für die Weitergabe von Wissen.

Laut der Beratungsfirma Spectrum, einem Experten für Informationsmanagement, und ihrer jährlichen Studie Spectrum Benchmark ist der Hauptzweck von sozialen Netzwerken in Unternehmen der Informationsaustausch:

• Informationsfluss,
• Koproduktion von Inhalten,
• Kapitalisierung von Wissen,
• Zusammenarbeit durch Konversation.

Der CSR-Trend in einigen Zahlen.

2010 prognostizierten Gartner Inc (ein US-amerikanisches Beratungs- und Forschungsunternehmen im Bereich fortschrittlicher Technik) und IBM, dass bis 2014 soziale Netzwerke für mindestens 20 % der Nutzer in Unternehmen die E-Mail als Hauptmedium für die interne Kommunikation abgelöst haben würden.

Doch eine Studie vom November 2017, die vom Lehrstuhl für HR-Intelligence & CSR des Instituts für Sozialmanagement und Humanressourcen (IGS-RH) und der Unternehmensberatung BDO durchgeführt wurde, liefert uns diese Statistiken:

• 58 % der großen französischen Unternehmen haben ein soziales Unternehmensnetzwerk eingerichtet.
  (40 % der Organisationen aller Größen und 80 % der Unternehmen des CAC 40) ;
• nur 25 % der Manager und 17 % der Arbeitnehmer nutzen es täglich.

Bei den Beschäftigten unterscheidet die Studie zwischen :

• die Passiven (48 %),
• die Verweigerer (29 %),
• Adopters (17 %), die keine Angst davor haben, sich zu exponieren,
• die Taktiker (6 %), die sie nutzen, "um gut dazustehen".

Datenschutz und rechtliche Konformität

Ein soziales Unternehmensnetzwerk ist sicher und gewährleistet den Schutz und die Vertraulichkeit der Daten der Unternehmen und Fachleute, die es nutzen.
Die Sicherheit beruht auf :

• der Authentifizierung und Verifizierung der Mitglieder des Netzwerks,
• der Verschlüsselung der Kommunikation innerhalb des Netzwerks oder zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden.

Seit Juni 2009 hat die Institution G29 (Zusammenschluss der europäischen Datenschutzbehörden) auch Grundregeln für soziale Netzwerke von Unternehmen festgelegt, wie z. B. die Festlegung von Standardeinstellungen, die die Verbreitung von Daten einschränken, oder das Recht auf Löschung persönlicher Daten usw.

Die Nutzung von CSR wirft auch Fragen in Bezug auf die Rechte auf, die sich aus dem Arbeitsgesetzbuch und dem Gesetz über Informatik und Freiheiten ergeben. Zu den sensiblen Themen gehören:

• Risiken von Belästigung und Diskriminierung,
• das Recht auf Vergessenwerden, insbesondere nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters,
• die Konsultation und Nutzung von CSR :
  • durch die Personalvertreter,
  • als Instrument zur Kontrolle der Tätigkeit des Mitarbeiters,
  • im Rahmen von Beurteilungsgesprächen.
    NB: Das Arbeitsgesetzbuch besagt, dass "der Betriebsrat vor der Entscheidung über die Umsetzung im Unternehmen über die Mittel oder Techniken, die eine Kontrolle der Aktivitäten der Arbeitnehmer ermöglichen, informiert und konsultiert wird"; und dass "keine Informationen, die einen Arbeitnehmer persönlich betreffen, durch eine Vorrichtung gesammelt werden dürfen, die ihm nicht vorher zur Kenntnis gebracht wurde".

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, eine Ethik-Charta zu erstellen, die Nutzer zu beruhigen und sicherzustellen, dass die CSR-Plattform sicher ist.

Warum sollte man ein soziales Netzwerk für Unternehmen nutzen?

Wegen seiner Funktionalität

Das CSR beruht auf zwei grundlegenden Konzepten:

• das angereicherte Profil, das das Fachwissen der Mitarbeiter, ihre Interessensgebiete hervorhebt,
• die Pinnwand oder der Newsfeed, auf dem man die Aktivitäten und Schlüsselinformationen des Unternehmens, der Partner und Kunden, der Kollegen und den Austausch über ein Thema verfolgen kann.

Zu den grundlegenden Funktionen gehören :

• die Erstellung, Verwaltung von öffentlichen oder privaten Diskussionsbereichen mit Einladung von Teilnehmern,
• die Erwähnung von Mitgliedern durch die Verwendung des "@",
• die Definition von #hashtag , um nach Themen markierte Diskussionsstränge (Threads) zu erstellen,
• das Abonnieren von internen oder externen Feeds (Newsfeed),
• die Verwaltung eines Profils: Foto, Adresse, Beruf und Links zu Websites und sozialen Netzwerken,
• die Auswahl und Archivierung von Informationen über die Schaltflächen "Gefällt mir", "Ich empfehle" oder "Das interessiert mich",
• das Veröffentlichen von Nachrichten (Posts) auf der Pinnwand,
• die Verwaltung und Suche nach Dokumenten (Karten, gemeinsamer Kalender, gemeinsame Dokumente, Anhänge, Ereignisse, Notizen, Links usw.).

Quelle Lecko-Studie 2015

Zu seinen Vorteilen

• Eine leicht zu erlernende und spielerische Benutzeroberfläche,
• ein personalisierter Newsfeed,
• eine Verfolgung der ausgewählten Informationen in Echtzeit (Benachrichtigungen),
• die Förderung von Teamarbeit, z. B. die Mobilisierung von Kollegen für ein Problem,
• das Aufbrechen von Abteilungen und "Silos", die Schaffung von Querverbindungen,
• die Förderung der Beteiligung, des Engagements der Beschäftigten,
• Wissensaustausch, Social Learning (von der UNESCO definiert als "die Entwicklung von Wissen, Fähigkeiten und Einstellungen durch die Verbindung mit anderen über synchrone oder asynchrone elektronische Medien"),
• die Steigerung der Produktivität durch die Förderung dieses Austauschs,

20 % der Arbeitszeit wird für die Informationssuche aufgewendet, CSR hilft, diese Zeit zu verkürzen.

Quelle: Studie der Unternehmensberatung McKinsey & Company 2016.

• Aufwertung von Kompetenzen, komplementären Talenten und Kreativität,
• die Erleichterung der Entstehung einer kollektiven Intelligenz,
• die Durchführung einer Berufs- und/oder Branchenbeobachtung,
• die Förderung der Sozialisierung im Unternehmen, der Schaffung von Verbindungen, insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationalen Unternehmen,
• die Schaffung einer neuen Mitarbeitererfahrung,
• die Erleichterung der Integration von Neuankömmlingen,
• die Anpassung an neue technologische Gepflogenheiten,
• die Integration von Tools wie gemeinsamen Terminkalendern oder Veranstaltungsplanern,
• Employee Advocacy: Sie machen Ihre Mitarbeiter zu Ihren Botschaftern und bauen Ihr Employer Branding aus.

Quelle Lecko-Studie 2015

Achten Sie auf mögliche Nachteile oder Bremsen!

• Wenn das Tool die Anpassung an die neuen Generationen ermöglicht, muss es auch intuitiv sein, um die älteren Generationen nicht zu verunsichern: Die Nutzung und die geschaffenen Verbindungen sind generationsübergreifend und das Tool vereinend;
• Manche werden in CSR nur eine Zeitverschwendung und eine zusätzliche Arbeitsbelastung sehen;
• Die erwartete Entgrenzung bleibt aus, da einige Mitarbeiter Hemmungen haben (Tonfall und redaktionelles Geschick sind erforderlich) und Angst vor Kontrolle haben;
• Um unangemessenen Austausch zu vermeiden und auf einer gesunden und kontrollierten Basis zu beginnen, ist es ratsam, eine redaktionelle und ethische Charta einzuführen (Austausch unter den Mitarbeitern, Moderation durch das Unternehmen);
• Eine falsche Wahl der CSR-Software, die nicht an die Bedürfnisse des Unternehmens, die Unternehmenskultur oder das Profil der Mitarbeiter angepasst ist, kann zu Desinteresse und zur Aufgabe des Tools führen.

Laut einem Artikel in La Tribune vom November 2017 würden CSR die hierarchischen Beziehungen reproduzieren, die sie eigentlich auslöschen sollten, da sie von der Geschäftsleitung beschlossen und ausgewählt werden und die Gruppen oft auf Initiative der Manager ins Leben gerufen werden.
Laut der bereits zitierten gemeinsamen Studie (Institut IGS-RH und BDO) gehören 87 % der Teilnehmer an einer Gruppe zum Team des Managers, der sie ins Leben gerufen hat. Auf Zeit für den bereichsübergreifenden Austausch...

Es gibt auch Befürchtungen hinsichtlich des Umgangs mit persönlichen Daten, insbesondere seit den Skandalen um Lecks bei Facebook.

Der Artikel betont, dass zur Behebung dieser Hemmnisse zwei Begriffe integriert werden müssen, um eine ruhige Einführung Ihres CSR zu gewährleisten: Schulung und das Recht auf Fehler.

Wie richtet man ein soziales Netzwerk für Unternehmen ein?

• Reflexionsphase mit Definition :
  • der Ziele,
  • der Bedürfnisse,
  • der angestrebten Funktionalitäten,
  • der Regeln (redaktionelle und deontologische Charta),
  • der Person(en), die das Projekt trägt/tragen (Community-Manager),
• Phase der Auswahl des geeigneten Tools nach Untersuchung der vorhandenen Lösungen,
• Testphase durch einen eingeschränkten Lenkungsausschuss (Ausprobieren der Funktionen und Vorschläge für Verbesserungsmöglichkeiten),
• Einführungsphase (Begleitung aller Mitarbeiter, Schulungen, Integration in die im Unternehmen vorhandenen Tools, Kommunikation),
• Nutzungsphase und Analyse der Annahme, der geschätzten oder ignorierten Funktionen, zur Anpassung.

Bonus: Einige Tipps für die Veröffentlichung in CSR.

Wie bei klassischen sozialen Netzwerken :

• pflegen Sie Ihr Profil,
• veröffentlichen Sie relevante und zielgerichtete Informationen, um Ihre Mitarbeiter zu interessieren,
• variieren Sie die Formate (Fotos, Infografiken, Videos, Kuratieren von Inhalten usw.),
• binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, reagieren Sie schnell auf Kommentare,
• investieren Sie ein wenig Zeit, veröffentlichen Sie regelmäßig,
• analysieren Sie Ihre Statistiken, um Ihre Beiträge anzupassen.

Fokus auf 4 Lösungen

Je mehr soziale Netzwerke für Unternehmen demokratisiert werden, desto größer wird das Volumen der zirkulierenden Daten. Aus diesem Grund ist die Cloud zu dem Modell geworden, auf das man setzen sollte.

Achten Sie jedoch auf das Kriterium der Datenreversibilität (die Möglichkeit, bei einem Anbieterwechsel alle Ihre Daten wiederherstellen zu können) und den Ort, an dem die Daten gehostet werden. Nicht alle Länder gewährleisten das gleiche Datenschutzniveau, insbesondere die USA (siehe Patriot Act).

Ein weiteres Thema bei der Auswahl Ihrer Lösung sind die von ihr angebotenen APIs. Es handelt sich um Anwendungsprogrammierschnittstellen, die es ermöglichen :

• Ihre Lösung dank der verfügbaren Funktionsbausteine weiterentwickeln kann,
• eine bessere Anpassung an Ihre bestehenden Tools zu bieten,
• eine Interaktion mit Ihrer Anwendungsumgebung zu ermöglichen, indem Ihre Inhalte auf Ihre CSR-Plattform ausgerichtet werden (dies wird als Hub bezeichnet),
• auf diese Weise eine erleichterte und erfolgreiche Einführung des Tools innerhalb der Organisation zu fördern.

Der ursprüngliche Trend ging in Richtung von Tools, die alles können, und die Nachfrage verlagert sich nun auf Tools, die eine bessere Benutzererfahrung (UX-Qualität) bieten.
CSR-Tools entwickeln sich weiter und konzentrieren sich auf das Wesentliche, weshalb viele von ihnen zu kollaborativen und sozialen Plattformen werden.

Jamespot, der CSR-Pureplayer, der zur kollaborativen und sozialen Plattform wurde.

Jamespot zeichnet sich durch einen hohen Grad an Personalisierung aus. Mit über 80 integrierbaren, überwiegend kostenlosen Geschäftsanwendungen ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Geschäftswerkzeuge (CRM usw.) mit seiner Plattform zu verbinden und alle Aufgaben, die in Drittanwendungen ausgeführt werden, dort zusammenlaufen zu lassen.
Es sozialisiert Ihre bestehenden Anwendungen und fügt sich gleichzeitig in Ihr berufliches Ökosystem ein.

Das Tool bietet auch :

• Gruppen, die ein Wiki, eine Dokumentendatenbank, Aufgaben, einen Kalender und spezifische Workflows je nach Geschäftskontext integrieren können,
• eine Box für Ideen,
• die Verbreitung von Kurznachrichten, internen Umfragen,
• die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit und die Versionierung,
• Jbot, ein Bot, der auf Fragen der Nutzer antwortet, indem er sich von den bereits formulierten Fragen und Antworten der Nutzer inspirieren lässt.

Die Pluspunkte

• 13 Jahre Erfahrung,
• ein Cloud-Angebot à la carte dank zahlreicher APIs und Widgets,
• ein hohes Maß an Parametrisierung.

Netframe, die einfache Plattform für die Zusammenarbeit.

Netframe beruht auf drei sich ergänzenden Kompetenzen: einem Chat, einem CSR und einer Dokumentationsdatenbank (EDM), um die Unmittelbarkeit, den Informationsaustausch und die Struktur des Unternehmenswissens entsprechend der angepassten Zeitlichkeit zu vereinen.
Es bietet jedoch keine Interoperabilität mit anderen sozialen Netzwerken. Der Herausgeber bevorzugt eine Lösung, die keine überflüssigen Funktionen bietet, sondern gut entwickelte und einfach zu bedienende Module, wie Dokumenten- und Projektmanagement.

Das Tool bietet außerdem :

• die Geolokalisierung, Planung, Visualisierung und Verfolgung von Projekten,
• einen Manager für interne persönliche Fähigkeiten,
• eine leistungsfähige Video-API,
• Push-Benachrichtigungen,
• ein Dokumentenmanagement, das sich an Ihren Arbeitsbereich, an Gruppen und Diskussionsfäden anpasst.

Die +

• der gemeinsame Terminkalender für Gruppen oder Projekte,
• die Synchronisation mit dem persönlichen Kalender auf Wunsch,
• eine integrierte Fotogalerie.

talkspirit ist mehr als ein soziales Netzwerk, es ist eine Plattform für die Zusammenarbeit.

Dieses Tool, das CSR, DMS und Chat verbindet, profitiert von einer effektiven Annahme auf hohem Niveau in den Organisationen. Talkspirit ist ergonomisch und erleichtert die Verbreitung von Informationen durch strukturierte Konversationen sowie eine große Freiheit bei der Auswahl der Inhalte, die im Newsfeed aufsteigen.
Es ist eine umfassende Lösung, die sowohl den Erwartungen der Manager hinsichtlich der internen Kommunikation und des Zusammenhalts als auch den Bedürfnissen der Teams bei ihrer täglichen Arbeit gerecht wird.

Das Tool bietet außerdem :

• die Möglichkeit, eine Aufgabe über Veröffentlichungen einer oder mehreren Personen zuzuweisen,
• Etiketten, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu markieren,
• die Identifizierung des Berufs, der Expertise und des Standorts Ihrer Kollegen,
• die gleichzeitige Mitbearbeitung eines Dokuments, die Überprüfung und Versionierung,
• den Pipedrive-Bot, mit dem Sie von einem speziellen Chat-Kanal aus Folgendes durchführen können: das Erstellen von Verkaufschancen, das Hinzufügen von Kommentaren oder Informationsanfragen.

Die +

• der sofortige Empfang von Informationen aus Ihren Geschäftsanwendungen, um sie in Echtzeit mit den verschiedenen Teams zu teilen,
• das Fachwissen: Die Lösung gibt es seit 2008,
• die Weiterentwicklung: Sie hat sich 2015 für eine bessere Nutzererfahrung neu erfunden.

Workplace, das CSR des Giganten Facebook.

Workplace ist seit dem 10. Oktober 2016 für Unternehmen verfügbar; es hat den Vorteil, dass es eine vertraute Benutzererfahrung bietet und sich dank einer Facebook-ähnlichen Schnittstelle leicht einsetzen lässt (die Akzeptanzrate liegt bei rund 90 % innerhalb eines Unternehmens).
Doch die Marke Facebook ist nach den jüngsten Datenschutzproblemen sowohl ein Plus als auch ein Minus für die CSR-Plattform. Die Unternehmen sind besorgt über den Weiterverkauf von Daten, auch wenn der Herausgeber behauptet, dass es "keine Brücke zu öffentlichen Konten" gibt.

Unter anderem bietet das Tool :

• Diskussionsgruppen Teams (mehrere Vertraulichkeitsstufen) oder Projekte,
• die Integration von 50 Cloud-Anwendungen,
• die Arbeit mit anderen Unternehmen innerhalb von Gruppen,
• einen leistungsstarken Chat ähnlich wie bei Slack und die Übertragung von Live-Videos,
• Integration von benutzerdefinierten Chatbots in Gruppen oder den Nachrichtenfeed, um Aufgaben zu automatisieren.

Die +.

• eine Verfügbarkeit in 100 Sprachen,
• die Premiumversion ist für gemeinnützige Organisationen und Mitarbeiter von Bildungseinrichtungen kostenlos,
• die Personalisierung (White Label, Layout und Themen).

Vergleichstabelle für soziale Netzwerke für Unternehmen

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Die Sozialisierung der Arbeitswelt

Die Aufwertung der Kompetenzen und des Wissens aller zugunsten der kollektiven Intelligenz des Unternehmens ist mittlerweile fest verankert. Sie kann eine motivierende Mitarbeitererfahrung schaffen, die auch dem Image der Arbeitgebermarke zugute kommt.

Soziale Netzwerke für Unternehmen haben in dieser Hinsicht viel zu bieten, vorausgesetzt, Sie denken im Vorfeld über Ihre Bedürfnisse nach, kommunizieren intern gut über Ihre Strategie, setzen einen sicheren Rahmen und entscheiden sich für das Tool, das zu Ihnen passt.
Das Schlüsselwort lautet "Annahme" durch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit Sie alle Vorteile nutzen können.