Wie kann man die interne Kommunikation verbessern? 6 Tipps und 7 Werkzeuge
Wie kann man die interne Kommunikation eines Unternehmens, eines Vereins oder eines Startups verbessern? Wie können Sie den internen Informationsfluss fördern, um ein gutes Arbeitsumfeld zu unterstützen und Ihren Mitarbeitern zu helfen, ihre Ziele zu erreichen?
In diesem Artikel hat appvizer sechs Tipps für Sie zusammengestellt: Ideen für eine bessere Kommunikation im Unternehmen - und um die interne Kommunikation zu einem echten HR-Instrument zu machen - sowie eine Liste von Tools für die interne Kommunikation (soziale Netzwerke im Unternehmen), die Sie zur Optimierung Ihres Informationsmanagements einsetzen können.
Sind Sie entschlossen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern und gleichzeitig eine echte Unternehmenskultur zu festigen? Dann kann es losgehen!
Die Rolle der Kommunikation im Unternehmen
Welchen Stellenwert hat die interne Kommunikation im Unternehmen? Welche Risiken birgt ein Mangel an Kommunikation?
In Wirklichkeit praktizieren alle Unternehmen bereits interne Kommunikation, ohne sich dessen unbedingt bewusst zu sein. Beispielsweise ist der Austausch von Informationen, die für den reibungslosen Ablauf von Projekten wichtig sind oder mit der Organisation des Unternehmens zusammenhängen, eine Form der internen Kommunikation.
Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die interne Kommunikation aufrechtzuerhalten und zu optimieren.
Was sind die Ziele der internen Kommunikation?
Die interne Kommunikation dient dazu, :
- Entwicklung und Steigerung einer Unternehmenskultur,
- das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zu stärken,
- die Kompetenzen aufzuwerten,
- strategische Informationen über die Entwicklung des Unternehmens zu vermitteln,
- das Unternehmen zu öffnen,
- die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den einzelnen Teams verbessern.
Interne Kommunikation im Dienste der Personalabteilung.
Es ist sogar möglich, noch einen Schritt weiter zu gehen: Eine wirksame interne Kommunikation ist ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Bindung von Talenten.
Denn ein Mitarbeiter, der sich in einer Organisation nicht gehört oder einbezogen fühlt, möchte nicht dort bleiben. Eine gute interne Kommunikation kann daher indirekt die Personalkosten senken, indem sie die Fluktuation verringert.
➡️ Wir geben Ihnen nun sechs Tipps, wie Sie Ihre interne Kommunikation verbessern können.
Tipp 1: Erkennen Sie Kommunikationsprobleme.
Wie kann sich ein Mangel an interner Kommunikation äußern? Wie kann man ihn erkennen?
Die Anzeichen für einen Kommunikationsmangel
Es gibt mehrere Anzeichen, die auf einen Kommunikationsmangel in Ihrer Organisation hindeuten können:
- die Nichtverfügbarkeit von Personen,
- Informationsverluste,
- eine mangelnde Anpassungsfähigkeit angesichts unterschiedlicher Kommunikationskulturen,
- ein Widerstand gegen Veränderungen,
- ein Arbeitsumfeld, das sich sehr schnell verändert oder von Instabilität geprägt ist.
So ist z. B. das starke und schnelle Wachstum eines Startups oder KMU und die rasche Vergrößerung ihrer Teams ein Signal, das nicht übersehen werden sollte. Verpassen Sie nicht die Kurve zur internen Kommunikation, um das allgemeine Arbeitsklima nicht zu beeinträchtigen und Spannungen zu erzeugen.
Was sind die Ziele der internen Kommunikation?
- Die Produktivität zu verbessern,
- Informationen zentralisieren,
- eine Unternehmenskultur entwickeln und Werte teilen,
- Teams zusammenbringen und zusammenschweißen,
- Konflikte vermeiden.
Hindernisse für die interne Kommunikation
Was stellt in einem Unternehmen ein Hindernis für die interne Kommunikation dar? Mehrere Dinge:
- die zu starke Hierarchisierung und Hermetik zwischen den verschiedenen Ebenen des Unternehmens: Die Informationen kommen nicht durch, jeder bewegt sich in seiner eigenen Welt und man versteht sich nicht ;
- das Filtern von Informationen: das Zuhören ist selektiv, man behält nur die Informationen, die für einen selbst zu einem bestimmten Zeitpunkt relevant sind, und ist nicht in der Lage, andere erhaltene Informationen an andere Personen weiterzugeben ;
- mangelnde Harmonie in der Terminologie: Nicht jeder verwendet die gleichen Wörter für die gleichen Konzepte, die Botschaft kommt nicht an und man versteht sich nicht.
💡 Das Unternehmensglossar ist eine gute Lösung, um das letzte Problem zu beheben. In einem einheitlichen Dokument wird das für Ihr Unternehmen oder Ihre Tätigkeiten spezifische Vokabular, Ihr "Jargon", aufgelistet, das Sie beim Austausch im Unternehmen verwenden sollten.
Tipp 2: Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, die auf Kommunikation beruht.
Hier geht es darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen , das das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Teams fördert - diese beiden Begriffe sind eng miteinander verbunden. Vertrauen, Wohlwollen und Zeit sind die drei wichtigsten Zutaten, damit sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausdrücken können.
Was ist der Schlüssel dazu? Ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen und eine Form der Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber.
Wenn Ihre Unternehmenskultur hingegen auf der Zurückhaltung von Informationen und der Abschottung von Abteilungen und Kompetenzen beruht, fehlt es mit Sicherheit an interner Kommunikation. Infolgedessen kommen Ihre Projekte weniger gut voran und Ihre Teams sind weniger engagiert.
💡 Feiern Sie wichtige Ereignisse für Ihre Mitarbeiter: Geburtstag, Jahrestag der Aufnahme in das Unternehmen, Hochzeit, Geburt, erfolgreicher Abschluss eines wichtigen Projekts, Ankunft oder Ausscheiden eines Mitarbeiters usw.
Tipp 3: Legen Sie eine Strategie für die interne Kommunikation fest.
Die Fragen, die Sie sich stellen sollten
Um die beste interne Kommunikationsstrategie für Ihre Organisation festzulegen, sollten Sie folgende Schritte beachten:
- die verschiedenen Zielgruppen identifizieren,
- Inhalte an die Zielgruppen anpassen, die man informieren möchte,
- die Arten von Inhalten und Kommunikationsmedien variieren: Website, interner Newsletter, Blog, Newsletter/Aushang, Intranet, soziales Unternehmensnetzwerk, Video, Veranstaltung, etc,
- sich an einer flexibleren und wohlwollenderen Art des Managements orientieren.
Verbessern Sie die bereichsübergreifende Kommunikation.
Die Kommunikation zu verbessern läuft oft auf eine Aufhebung der Schranken hinaus: Mit anderen Worten, man möchte, dass die Kommunikation bereichsübergreifend wird, dass die Informationen vertikal und nicht mehr nur horizontal weitergegeben werden. Dies ist ein wiederkehrendes Problem in KMU.
👉 Die Geschäftsleitung ist über die betrieblichen Entwicklungen informiert, und die Mitarbeiter verfolgen die Entscheidungsfindung im Vorfeld.
Tipp 4: Setzen Sie auf Transparenz, um Ihre Mitarbeiter zu engagieren.
Achtung! Fehler, den Sie nicht begehen sollten: nur gute Nachrichten ankündigen oder nur sachliche Informationen über ein Projekt oder einen Kunden weitergeben.
Transparenz fordert dazu auf, über alle laufenden oder bevorstehenden Veränderungen zu informieren: Nicht zu wissen, was los ist, ist schlimmer und kann für manche Mitarbeiter eine echte Stressquelle sein. Ein Führungswechsel, eine Übernahme, eine Neuorganisation, neue Prozesse... Jede Information ist gut, um sie weiterzugeben.
Erklären Sie deutlich, was vor sich geht und warum es zu einer Veränderung kommt.
Schaffen Sie regelmäßige Treffen.
Afterwork, Frühstück, Kaffeepause, Mittagessen, Abendveranstaltung, jährliches Seminar... Es gibt viele Gelegenheiten, um sich mit Kollegen auszutauschen.
Regelmäßige Treffen zu schaffen , stärkt die Bindung Ihrer Mitarbeiter, ganz zu schweigen von der Menge an Informationen, die informell ausgetauscht werden!
Häufig Feedback geben
Die in der Unternehmenswelt beliebten " Feedbacks"haben mehrere Ziele:
- Wertschätzung der geleisteten Arbeit,
- die Mitarbeiter ermutigen,
- ihnen Einblick in ihre Arbeit geben, damit sie wissen, wo sie sich positionieren müssen, ob sie ihre Anstrengungen verdoppeln müssen oder ob ihre Arbeit angemessen gewürdigt wird usw.
Um Ihren Mitarbeitern Feedback zu geben, müssen Sie keinen sehr formellen Termin im Rahmen einer eigentlichen Besprechung einrichten, wie man es bei einem Mitarbeitergespräch tun würde. Dies kann wöchentlich über die in der Woche geleistete Arbeit geschehen, sogar auf informelle Weise oder sogar mündlich.
Wenn Sie diese Methode in Ihrer Organisation bereits anwenden, ist der erste Schritt bereits getan. Herzlichen Glückwunsch!
👉 Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen und die Richtung des Feedbacks umkehren: Das Feedback erfolgt nicht mehr nur von Managern an Mitarbeiter, sondern auch von Mitarbeitern an Manager oder sogar an die Geschäftsleitung.
So führen Sie eine bereichsübergreifende und bidirektionale interne Kommunikation ein, die gekennzeichnet ist durch :
- Feedback,
- Zuhören und Berücksichtigung der Anmerkungen von Mitarbeitern,
- die Äußerung von Bedürfnissen,
- das Aufkommen neuer Probleme und Vorschläge zu deren Lösung.
Schulungen können ein gutes Mittel sein, um dieses Ziel zu erreichen.
Tipp 5: Eine kollaborative Kommunikation anwenden
Kollaborative Kommunikation mag wie ein Pleonasmus erscheinen: Man kommuniziert selten allein (wir verurteilen Sie nicht, wenn Sie es tun 😉).
Im Ernst: Diese Form der Kommunikation ist auch eine Form des Engagements für Ihre Teams. Ihre Mitarbeiter beteiligen sich aktiv an der internen Kommunikation Ihres Unternehmens; sie sind Träger von Informationen und erhalten nicht nur Nachrichten.
Zunehmend wird auch die kollaborative Kommunikation von den Mitarbeitern erwartet. Die Mitarbeiter wollen stärker eingebunden werden, und das geschieht meist durch gemeinsame Werkzeuge für das gesamte Unternehmen.
Das Ziel hierbei ist es, die Mitarbeiter zu ermutigen, miteinander, innerhalb eines Teams und zwischen Teams zu kommunizieren. Damit kommen wir wieder auf die Idee der bereichsübergreifenden Kommunikation zurück.
Wie erreicht man eine effektive kollaborative Kommunikation im Unternehmen? Zunächst einmal ist es wichtig, allen Mitarbeitern Zugang zu denselben Werkzeugen zu gewähren.
Tipp 6: Ein spezielles Tool zur Erstellung von Sofortnachrichten verwenden [Vergleich].
Wie kann man im Unternehmen einfach kommunizieren, ohne Zeit mit dem Sortieren von E-Mails oder dem Durchsuchen von Dokumenten nach der neuesten Version zu verschwenden? Es gibt viele digitale Werkzeuge, um Informationen zu verbreiten und die Zusammenarbeit zu fördern: Soziale Netzwerke für Unternehmen (Social Enterprise Networks, ESN).
Chat, Newsfeed, Planung, Austausch und elektronische Verwaltung von Dokumenten, Versionierung von Dokumenten, Diskussionsgruppen mit Verwaltung der Zugriffsrechte... Alles ist vorgesehen, damit jeder über ein personalisiertes Werkzeug verfügt, um seine tägliche Arbeit zu verbessern, im Büro oder mobil über eine mobile Anwendung.
Appvizer vergleicht mehrere CSR-Softwarepakete, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.
Azendoo
- Betroffene Unternehmen: alle Unternehmen
- Stärken von Azendoo :
- Arbeitsbereiche für Teams und Themen,
- Integrationen mit Ihren Tools, insbesondere für das Dokumentenmanagement,
- eine bessere Verfolgung der Aufgaben,
- eine mobile Anwendung.
- Preis: Starter-Angebot, Business-Angebot (15 €/Benutzer/Monat) oder Enterprise-Angebot (29 €/Benutzer/Monat).
Jamespot
- Betroffene Unternehmen: TPE, KMU, ETI und Großunternehmen.
- Stärken von Jamespot :
- eine französische Lösung, die in Frankreich gehostet wird,
- ein Gewinn an Reaktionsfähigkeit,
- ein Partner für Ihre digitale Transformation, der sich an Ihr Unternehmen anpasst,
- Zusammenarbeit und Agilität, die in einem Tool konzentriert sind.
- Preis: Kollaborationsplattform ab 9 €/Monat/Benutzer
Netframe
- Betroffene Unternehmen: TPE und KMU
- Stärken von Netframe :
- individuell gestaltbares und anpassbares Tool,
- Diskussionsfäden, die den Austausch vereinfachen (ähnlich wie WhatsApp),
- schnelle Einarbeitung und einfache Nutzung.
- Preis: ab 3 €/Monat/Benutzer
Slack
- Beteiligte Unternehmen: Alle Unternehmen
- Stärken von Slack :
- das fortschrittlichste Unified-Communications-Tool der Welt,
- themenbezogene Chat-Kanäle, um die richtigen Ansprechpartner anzusprechen,
- eine leistungsstarke Suchfunktion,
- angesehene Kunden wie Deezer, Zapier, IBM, Trivago oder die BBC.
- Preis: Kostenlos für die wichtigsten Funktionen, danach ab 6,25 €/Monat/Benutzer
talkSpirit
- Beteiligte Unternehmen: alle Unternehmen
- Stärken von talkSpirit :
- eine französische Lösung, die in Frankreich gehostet wird,
- ein Kundensupport, der zuhört und reagiert,
- eine einfach zu erlernende und angenehme Benutzeroberfläche,
- Integration mit anderen Tools wie Ihren sozialen Netzwerken (Facebook, LinkedIn, Twitter), Pipedrive oder Zendesk.
- Preis: ab 3 €/Monat/Benutzer
Workplace by Facebook
- Betroffene Unternehmen: TPE, KMU, ETI und Großunternehmen.
- Stärken von Workplace by Facebook :
- eine Oberfläche, die allen privaten Facebook-Nutzern vertraut ist,
- eine intuitive Verwaltung der Plattform,
- ein von den Nutzern leicht akzeptiertes Werkzeug.
- Preis: 3 $/Nutzer/Monat
Yammer
- Beteiligte Unternehmen: alle Unternehmen
- Stärken von Yammer :
- die Integration mit Office 365,
- eine offene und dynamische Kommunikation,
- ein Wissensmanagement (knowledge management) in einem kollaborativen Werkzeug.
- Preis: ab 2,30 €/Monat/Benutzer
Lösungen für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz
Kommunikation und Teamgeist sind eng miteinander verbunden: Investitionen in ersteres stärken letzteres. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Raum zur Verfügung stellen, der der internen Kommunikation gewidmet ist, fördert dies ihr tägliches Engagement und letztlich auch ihre Produktivität.
Sie haben Angst, dass Ihre Teams die Nutzung eines CSR für nicht-berufliche Belange missbrauchen? Vertrauen Sie ihnen! Auch das ist eine Herausforderung für die interne Kommunikation: Ihre Unternehmenskultur zu stärken und gemeinsame Werte zu teilen. Und außerdem: Ist es ein so großes Risiko im Vergleich zu der Zeit, die Sie mit der Suche nach Informationen oder der Behebung eines Kommunikationsmangels verlieren?
Und Sie, haben Sie innovative Ideen zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation?
Artikel übersetzt aus dem Französischen