Wie kann man in Unternehmen besser teilen und zusammenarbeiten?
Arbeiten, wo man will, wann man will? Ist das wirklich möglich, wenn man zu mehreren in einem Unternehmen arbeitet? Kann man wirklich davon ausgehen, dass man "zusammen" arbeitet, wenn jeder allein Tabellenkalkulationen, Berichte oder Präsentationen erstellt, die ein ganzes Team betreffen? Die interne Kommunikation zu befreien ist dann in Ihrem Unternehmen von größter Bedeutung. Im Folgenden erläutern wir die Herausforderungen der Zusammenarbeit und der sozialen Netzwerke in Unternehmen (ESN) sowie einige wirksame Mittel, die Sie einsetzen können, um die gemeinsame Arbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern.
Das CSR, ein modernes Intranet
Unternehmen wie Ihres entscheiden sich für die Einrichtung eines Social Enterprise Network, alias CSN. Das ist nicht mit Corporate Social Responsibility zu verwechseln und hat auch nichts mit Facebook oder Twitter, wie Sie sie kennen, zu tun... CSR ist eine kollaborative Plattform, die ein Kommunikationssystem für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens intern sowie für sein externes Ökosystem (Kunden, Lieferanten, Händler, Partner...) bietet.
In kleinen, mittleren und großen Unternehmen wird dieses ultimative Instrument der Zusammenarbeit laut L'Observatoire de l'Intranet et de la Stratégie Numérique vor allem von den Abteilungen für Kommunikation und Personalwesen genutzt. Dies wurde auch bei der Einführung des Intranets festgestellt. Heute geht es jedoch nicht mehr nur darum, Informationen "nach unten" zu transportieren.
Das heutige Ziel des Enterprise Social Networks ist viel zentraler, da es die Mitarbeiter in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens stellt. Der Austausch erfolgt dann sowohl vertikal zur Weitergabe von Informationen als auch horizontal, um den Austausch zwischen den Abteilungen zu erleichtern. Heute holt man sich die Informationen dort, wo sie sich befinden. So wie man im Privatleben ein Forum aufsuchen würde, um zu erfahren, wie man seinen neuen Parkettboden richtig verlegt, nimmt man mit CSR die gleichen neuen Gewohnheiten am Arbeitsplatz an.
Sie bauen Ihre Gemeinschaft mit internen oder externen Personen auf. Beispielsweise bringen Sie Ihr Netzwerk aus Partnern, Kunden und potenziellen Kunden zusammen, alles verbunden mit Ihrer Software für Kundenbeziehungen (CRM). Genauso gut können Sie eine Gemeinschaft gründen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeitet. Dann verbinden Sie alle Teilnehmer miteinander und die Informationen fließen problemlos.
Mit diesen neuen Kommunikationsformen in Ihrem Unternehmen wird alles einfacher. Und die Anbieter solcher Lösungen wie Jamespot haben das verstanden. Es ist nicht mehr nötig, einen Entwickler aus der IT-Abteilung zu monopolisieren, um das Intranet Ihres Unternehmens zu verwalten. Alles lässt sich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie müssen sie nur je nach Kontext aktivieren.
Das Social Enterprise Network ist heute so zentral, dass es mit anderen Tools für die Zusammenarbeit wie Dokumentenmanagement (DMS) und File Sharing verbunden werden kann. Die SaaS-Plattform von Jalios bietet zahlreiche Funktionen rund um ihr CSR, um die organisatorische Effizienz zu steigern. Alles ist an einem Ort, um gemeinsam arbeiten zu können.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten
Wenn man von einem gemeinsamen Raum zum Teilen spricht, denkt man an zwei Werkzeuge: die Dokumentenverwaltung und die Dateifreigabe. Sie werden oft verwechselt, haben jedoch jeweils ihre eigenen Besonderheiten :
- Dokumentenmanagement: Das Tool übernimmt die Speicherung, Freigabe und Rückgabe von elektronischen Dokumenten. Sie verwalten den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Suche, Version, Kommentar, Chat... Zum Beispiel: Google Drive in der Google WorkSpace Suite, Ftopia oder Jalios.
Das Versenden von E-Mails, um Ihren Mitarbeiter über Änderungen an einem Dokument zu informieren, gehört der Vergangenheit an. Eine kleine Änderung in den Arbeitsgewohnheiten, die echten Komfort und Zeitersparnis erzeugt. Das Dokumentenmanagement erfolgt sofort und sorgt für die automatische Synchronisierung aller Dokumente und vor allem der Versionen. Wenn Ihr Kollege aus Versehen die Präsentation für die Besprechung löscht, hat er leicht die Möglichkeit, sie wiederherzustellen. Auf der anderen Seite haben Sie bei der Dateifreigabe Ihre Präsentation immer auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone. Es gibt also keinen Grund, die Hände in den Schoß zu legen!
In der Regel vereinen Online-Lösungen diese beiden Werkzeuge: Dokumentenmanagement und Dateifreigabe. Das sieht man zum Beispiel bei iExtranet oder Google WorkSpace mit Drive. Diese Tools sind also zu 100 % kollaborativ. Der Austausch ist sowohl mit Mitarbeitern als auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens möglich. Dies gilt umso mehr, als die sehr regelmäßigen Backups den Fortbestand Ihrer Dateien garantieren. So werden alle dazu angeregt, frei und in aller Sicherheit zu teilen und zusammenzuarbeiten.
Übergreifende Projekte
Kollaborative Anwendungen helfen Ihnen, sich zu organisieren. Schluss mit den To-Do-Listen in einer Ecke des Schreibtisches für die Verwaltung Ihres Projekts! Das Ziel ist es, die Teamarbeit zu vereinfachen, damit jeder in die gleiche Richtung geht und bei den anstehenden Aufgaben autonom ist.
Ihre Daten werden zentral gespeichert und mit Ihrem Team, Ihren Kunden und Partnern geteilt. Egal, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt, die Verwaltung bleibt dank dieser Plattform dieselbe. Tauschen Sie sich in einer gemeinsamen, personalisierten Umgebung über Ihr Projekt aus, fassen Sie alle Dokumente und Wikis zusammen oder steuern Sie Ihren Aktionsplan durch die Überwachung von Indikatoren.
Die Nutzung dieser Tools im Projektmanagementmodus wird Ihre tägliche Zusammenarbeit stärken. Neue Gewohnheiten werden sich mit diesen Lösungen etablieren:
- Abonnieren Sie eine Online-Office-Suite mit Google WorkSpace oder Microsoft Office 365.
- Richten Sie mit Zimbra ein E-Mail-System ein, das Ihre Kontakte und Terminkalender zusammenfasst.
- richten Sie eine zentrale Verwaltung mit einer Lösung wie Slack ein
- Gewöhnen Sie sich an Videokonferenzen mit Ihrem Kollegen im Home Office mit Google Meet etc.
Schlussfolgerung
Diese neuen Modi sind in Start-up-Unternehmen bereits gängige Praxis. Übrigens wird mit dem allmählichen Eintritt der Generation Y in den Arbeitsmarkt die Zusammenarbeit immer mehr in der DNA der Unternehmen verankert sein. Und natürlich sind all diese Online-Lösungen, mit denen man besser zusammenarbeiten kann, alle medienübergreifend und somit auch mobil zugänglich. Hier sind also zahlreiche Lösungen, um teilen und arbeiten zu können, wo man will und fast wann man will...
Artikel übersetzt aus dem Französischen