Wissensmanagement: Wie man mit Wissensmanagement innoviert

Wie kann man in Organisationen ein effektives Wissensmanagement einführen?

Wenn man bedenkt, dass ein/e Mitarbeiter/in im Durchschnitt 7,5 Stunden pro Woche damit verbringt, eine Information zu suchen, ohne sie zu finden (Quelle: Association Information et Management), wird schnell klar, wie wichtig es für ein Unternehmen ist, einen Prozess des Wissensmanagements einzuführen, um sein Wissenskapital zu beherrschen.

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Wissensmanagement? Wie kann man es im Unternehmen einführen und mit welchen Werkzeugen? Alle Antworten in diesem Artikel!

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Was ist Wissensmanagement?

Knowledge Management: Definition

Knowledge Management (KM) oder Wissensmanagement ist ein Prozess, der darauf abzielt, Informationen in verwertbare Daten umzuwandeln, um eine nützliche und für alle Mitarbeiter/innen zugängliche Wissensbasis aufzubauen.

Diese Kapitalisierung des kollektiven und individuellen Wissens wird durch die Einführung einer Reihe von Verfahren und Werkzeugen erreicht, um dieses Wissen effektiv zu verwalten.

Die Herkunft dieses Wissens kann sein :

• Unternehmensintern. Dies ist der Fall bei fachspezifischem Wissen und Kompetenzen sowie bei allem, was geschaffen wurde (Forschung und Entwicklung, Werkzeuge, Patente usw.),
• außerhalb des Unternehmens. Sie wurden vom Unternehmen rechtmäßig erworben und verwertet, insbesondere durch die Beobachtung des wirtschaftlichen, technologischen, soziokulturellen und rechtlichen Umfelds.

Die Ziele des Wissensmanagements

Das Ziel des Wissensmanagements ist es, dieses immaterielle Kapital, das sein Wissen darstellt, zu nutzen, um :

• Kompetenzen zu verwalten,
• Erfahrungen zu kapitalisieren,
• den Zugang zu Wissen zu fördern,
• die interne und externe Kommunikation zu verbessern usw.

Management von explizitem und implizitem Wissen

Man unterscheidet zwei Arten von Wissen, aus denen ein Unternehmen Kapital schlagen kann:

• Explizites (oder greifbares) Wissen, das sich physisch auf Papier oder digital materialisiert. Es kann die Form von Patenten, Verfahren, Analysen, Plänen, Übersichten usw. annehmen und aktualisiert, gespeichert und kommuniziert werden.
• implizites (oder unantastbares) Wissen, das alle impliziten Kenntnisse, Fertigkeiten, bewährten Verfahren und angeborenen Fähigkeiten bezeichnet, die manchmal unbewusst sind und daher schwer darzustellen sind. Dieses intellektuelle Kapital des Unternehmens wird daher zufällig weitergegeben und unterliegt dem Risiko des Verlusts oder der Verschlechterung.

Die Herausforderungen des Wissensmanagements

Das Hauptziel von Organisationen, wenn sie ein gutes Wissensmanagement einführen wollen, besteht darin, das Wissen als Leistungsbeschleuniger nutzen zu können, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und wettbewerbsfähiger zu werden.

Wissensmanagement ist ein wirksames Mittel zur Bewältigung verschiedener Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

• Verbesserung der Entscheidungsfindung durch die Nutzung von Erkenntnissen aus vergangenen Projekten ;
• Mitarbeiter motivieren, indem ihr Wissen und ihre Erfahrung anerkannt und geschätzt werden, wodurch Motivation und ein Zugehörigkeitsgefühl zur Organisation entstehen können;
• die Produktivität steigern, indem die Zeit für die Informationssuche deutlich verkürzt wird, mehr Autonomie und Zugang zu neuem Wissen gewährt wird, was die Qualität der Arbeit verbessert ;
• das Wissen von Personen, die das Unternehmen verlassen, sichern, indem sie den Informationstransfer gewährleisten ;
• Beschleunigung und Optimierung des Lernprozesses von Neuankömmlingen ;
• den Mitarbeitern durch leichter zugängliche Informationen mehr Autonomie verleihen ;
• intellektuelles Kapital sichern, um seine Weitergabe zu gewährleisten, indem sein Verschwinden vermieden wird ;
• Innovationen durch eine reibungslosere Zusammenarbeit und den Austausch von Erfahrungen und Wissen fördern .

Eine Strategie für das Wissensmanagement einführen

Die Vorteile der Einführung eines Wissensmanagements sind beträchtlich und können die Leistung eines Unternehmens wirklich steigern.

Bevor Sie sich auf den Weg machen, sollten Sie sich über die Tragweite eines solchen Projekts im Klaren sein, das eine echte technologische und organisatorische Herausforderung darstellt. Es bedarf eines starken Impulses seitens der Geschäftsleitung und der Manager, um den potenziellen Widerstand gegen Veränderungen zu bekämpfen und das Engagement aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens zu gewinnen.

Es gibt keine einheitliche Methode, um ein Wissensmanagement einzuführen, aber hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie befolgen sollten, um sich auf dieses Abenteuer einzulassen.

Schritt 1: Identifizieren Sie das zu sichernde Wissen.

Es geht darum, aus der Masse an Wissen in Ihrer Organisation diejenigen auszuwählen, die Sie zumindest in erster Linie formalisieren möchten. Nicht, dass einige interessanter wären als andere, aber es ist wichtig, sie anhand Ihrer eigenen Kriterien (Kosten, Nutzen usw.) zu bewerten und diejenigen auszuwählen, die der Strategie des Unternehmens am besten dienen.

Eine solche Analyse erfordert einen guten Überblick über die Aktivitäten, Prozesse, Mitarbeiter und Stakeholder, damit Sie den Finger darauf legen können, welche :

• Zu sicherndes Wissen, d. h. die wichtigsten Kenntnisse und Fähigkeiten, die dafür sorgen, dass die Aktivitäten funktionieren und gut koordiniert sind, und auf denen aufgebaut werden muss,
• Wissen, das erworben werden muss, um die Produktivität zu steigern.

Schritt 2: Erfassen Sie das Wissen.

Um Wissen zu sichern, muss es zunächst erfasst werden. Diese Herausforderung ist umso schwieriger, wenn es sich um implizites Wissen handelt, das manchmal unbewusst ist.

Um dies zu erreichen, können Sie :

• die verschiedenen Abteilungen und dann die verschiedenen Abteilungen auflisten,
• die verschiedenen (durchgeführten, laufenden und künftigen) Projekte jeder dieser Abteilungen auflisten,
• die verschiedenen Fähigkeiten, Kenntnisse, Prozesse, Dokumente und anderes Wissen auflisten, die zur Durchführung dieser Projekte beigetragen haben,
• Führen Sie Interviews, um unbewusstes Wissen und Können herauszuarbeiten, um es dann konzeptuell zu erfassen,
• vervollständigen Sie, indem Sie Feedback durch Arbeitstreffen, Brainstormings, eine Ideenbox usw. nutzen.

💡Einige Kompetenzen, Kenntnisse und Fertigkeiten sind möglicherweise nicht sichtbar oder wurden von der Managementebene erfasst. Die Einbeziehung aller Mitarbeiter ist einer der Schlüssel zum Erfolg, um ein vollständiges Bild des Wissens zu erhalten.

Schritt 3: Formalisierung des Wissens

Um ein Wissen zu formalisieren, müssen Sie :

• Es in geeigneter Weise darstellen, z. B. in schriftlicher Form (Artikel, Leitfaden, Spezifikationsheft) oder zeichnerisch (Schema, Grafik, Illustration, Plan, Karte) ;
• sie durch Kategorisierung organisieren. Es kann sinnvoll sein, eine Information in verschiedene Kategorien einzuteilen, damit sie von denjenigen gefunden werden kann, die sie benötigen;
• sie zugänglich machen, denn darum geht es.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Wissensmanagement-Software, die sich als wertvoller Verbündeter erweist, wenn man sich auf diesen Weg begibt. Document360, eine Software für Wissensmanagement, bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Erstellung und Formalisierung von Inhalten zu erleichtern.

Es enthält einen Editor für Markdown-Code (eine leichte Auszeichnungssprache, die häufig für die Bearbeitung von Texten verwendet wird), mit dem Sie Ihre Dokumente hervorheben und anpassen können: Seitenlayout, Einfügen von Links, Tabellen oder Bildern. Anschließend können Sie sie in verschiedene Kategorien oder Projekte einordnen und auch über die Schnellsuchfunktion darauf zugreifen.

Schritt 4: Teilen Sie Ihr Wissen mit anderen.

Dieser Schritt ist entscheidend, denn es geht darum, dass diejenigen, die das Wissen benötigen, nahtlos darauf zugreifen können, damit sie es sich aneignen und zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen können.

Es ist auch entscheidend, dass jeder seinerseits sein Wissen weitergeben kann, sei es, indem er zu einer bestehenden Information beiträgt (Aktualisierung, Ergänzung, Anmerkung, Verknüpfung mit einer anderen Information usw.) oder eine neue Information weitergibt. Es ist diese kollaborative Dimension, die einer Wissensdatenbank mehr Kraft, Wert und Relevanz verleiht.

Wissensmanagement-Software hilft beim Teilen von Wissen, indem sie die Erstellung von Inhalten erleichtert und Kommunikationswerkzeuge zur Verbreitung dieser Inhalte integriert.

Dies ist der Fall bei Elium, einer kollaborativen Wissensmanagement-Plattform, auf der jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin Informationen aller Art erstellen, formalisieren, kontextualisieren, aufwerten und teilen kann:

• Bericht,
• Artikel im Internet,
• Video,
• E-Mail,
• Konversation im Firmenchat usw.

Ein internes Newsletter- und Benachrichtigungstool ermöglicht es, Inhalte gezielt zu verbreiten, direkt an die Personen, für die sie am nützlichsten sind, und die Interaktion wird durch die Möglichkeit, sie zu kommentieren, gefördert. Eine erweiterte Suchmaschine sorgt dafür, dass jeder schnell die Informationen findet, die er sucht, um im Alltag die besten Entscheidungen zu treffen.

Schritt 5: Sichern Sie Daten.

Das Wissen Ihrer Organisation ist Ihr wertvollstes Kapital, daher ist es wichtig, es zu sichern. Die EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) schreibt strenge Regeln für die Vertraulichkeit von Kundendaten vor, die ebenfalls von Beginn des Projekts an berücksichtigt werden müssen.

Sie müssen daher in der Lage sein, die Vertraulichkeit der einzelnen Daten zu verwalten und zu bestimmen, mit wem sie geteilt werden dürfen und mit wem nicht, und zwar auf folgenden Ebenen:

• Extern (Presse, Kunden, Partner, Dienstleister usw.),
• innerhalb des Unternehmens,
• einer bestimmten Abteilung,
• einer bestimmten Funktion,
• nur bestimmten Personen, usw.

💡Um Ihnen dabei zu helfen, sie in Ruhe zu verwalten, ermöglichen es einige Wissensmanagementprogramme, den Vertraulichkeitsgrad jedes Wissens in der Datenbank zu verwalten und einzustellen.

Schritt 6: Verwalten Sie die Aktualisierung des Wissens.

Damit das Wissen in einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung so relevant und nützlich wie möglich bleibt, muss darauf geachtet werden, dass es aktualisiert wird.

Denn entweder weil es Änderungen gegeben hat (Gesetzgebung, interne Prozesse usw.) oder weil neue Informationen oder Einsichten es verändern oder bereichern können. Außerdem ist es wichtig, dass der Informationsfluss in beide Richtungen reibungslos verl äuft. Ein Wissen kann durch Folgendes bereichert werden:

• Feedback aus der Nutzung der Informationen,
• die Vision, die Meinung neuer Mitarbeiter/innen,
• die Informationsbeobachtung,
• Schlussfolgerungen aus Gesprächen und Debatten,
• Kommentare usw.

Die Nutzung einer kollaborativen Plattform wie Netframe.co ist in diesem Sinne sehr zweckmäßig. Sie ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Unternehmensressourcen in einem einzigen Arbeitsbereich und bietet eine stets aktuelle Wissensdatenbank. Alle Mitarbeiter können die Aktivitäten im Zusammenhang mit ihren Projekten und Dokumenten leicht nachverfolgen.

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Wissensmanagement: vom Prozess zur Kultur

Ein effektives Wissensmanagement einzuführen, bringt einer Organisation oder einem Unternehmen viele Vorteile.

In Wirklichkeit geht es darum, eine echte Kultur des Wissensmanagements einzuführen, denn der Erfolg liegt letztlich darin, dass sich alle Mitarbeiter dieses Instrument zu eigen machen, und nicht nur darin, Daten zu zentralisieren. Das ist der Punkt, an dem die Magie wirkt und die Vorteile vervielfacht werden.

Denn der Wert einer Information steigt in dem Maße, in dem sie genutzt, kontextualisiert, verändert, verbessert, kommentiert und diskutiert wird. Gerade diese Wissensbasis soll als Grundlage dienen, um die Zusammenarbeit zu fördern und die kollektive Intelligenz zu stimulieren.

Und damit all dies sein volles Potenzial entfalten kann, muss das Wissensmanagement Teil der Unternehmenskultur sein, die jeden einzelnen Mitarbeiter einbezieht, egal ob Abteilungsleiter, Teammanager oder Arbeitnehmer. Jeder verfügt über interessantes und komplementäres Wissen, das zusammengenommen einen unschätzbaren Reichtum schafft.

Artikel aktualisiert, ursprünglich erschienen im Mai 2020.