Test: Sind Ihre Tools für kollaborative Online-Arbeit geeignet?

Wenn ein Unternehmen die Herausforderungen der Zusammenarbeit im Griff hat, sind seine Teams in der Online-Zusammenarbeit geübt. Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit hängen von der richtigen Wahl der Tools für die Zusammenarbeit ab, ebenso wie von einem agilen Projektmanagement. Sind Sie sicher, dass Sie die besten Entscheidungen treffen oder getroffen haben? Machen Sie den Usability-Test!

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Wozu dienen Online-Tools für kollaboratives Arbeiten? Welche Vorteile haben sie für die Zusammenarbeit?

Online-Tools zur Zusammenarbeit, die im beruflichen Bereich eingesetzt werden, ermöglichen es den Mitarbeitern eines Unternehmens, durch nützliche Funktionen mehrere Ziele zu erreichen :

• Den Zugriff auf Unternehmensdaten zu kontrollieren und zu sichern,
• Daten dank eines Speicherplatzes und Dateiaustauschs leichter austauschen,
• sich in Echtzeit über einen speziellen Online-Bereich austauschen, z. B. über Instant Messaging oder einen projektbezogenen Newsfeed,
• besser kommunizieren und dadurch die Anzahl der E-Mails reduzieren,
• Aufgaben organisieren und die Teamarbeit vereinfachen,
• die Zusammenarbeit fördern, indem Sie z. B. gemeinsam genutzte Terminkalender einsehen,
• die Entwicklung eines Projekts verfolgen, immer wissen, wie weit es fortgeschritten ist, sowohl was die mobilisierten Humanressourcen als auch was die benötigten Werkzeuge oder Techniken betrifft,
• jederzeit vorausschauend handeln, um den Ablauf anzupassen und an Reaktionsfähigkeit zu gewinnen,
• die Produktivität zu steigern, insbesondere durch den Einsatz von Arbeitsmitteln, die sich gegenseitig ergänzen und miteinander verbunden werden können.

Manche Unternehmen häufen die Werkzeuge eines nach dem anderen an, um einen Bedarf, eine Nutzung, im Laufe der Zeit zu befriedigen. Andere, die in dieser Frage reifer sind, suchen nach einer Projektmanagementsoftware oder einer kollaborativen Online-Arbeitsplattform, die alle ihre Erwartungen abdeckt.

Um Sie bei der Wahl der Tools für die Online-Zusammenarbeit zu leiten, beruht die beste Lösung "einfach" auf der Frage nach der Nutzung. Ihre Verwendungszwecke bestimmen, welche Tools für die Zusammenarbeit Ihr Team benötigt.

Sie haben bestimmte Bedürfnisse ermittelt und es werden bestimmte Nutzungsarten erwartet. Haben Sie jedoch alle Aspekte berücksichtigt? Haben Sie wirklich alle relevanten Nutzungen antizipiert, um die Teamarbeit flüssiger zu gestalten und die Produktivität zu steigern ?

Wir stellen Ihnen einen Usability-Test zur Verfügung: Nehmen Sie Ihre Tools unter die Lupe, um zu überprüfen, ob Ihre aktuellen Entscheidungen Ihren Bedürfnissen entsprechen!

Die spezifischen Tests für die Zusammenarbeit

Test 1: Kommunikation per Videokonferenz.

Bedürfnisse:
Sich nur per E-Mail auszutauschen wird schnell unpraktisch: Viele Mitarbeiter greifen auf andere Mittel wie Instant Messaging oder Videokonferenzen zurück, um ihre Mailbox zu entlasten, einfacher zu kommunizieren und Zeit zu sparen. Außerdem können komplexe Themen, die schriftlich schwer zu bewältigen sind, durch einen mündlichen Austausch, auch wenn er nur kurz ist, schneller vorangetrieben werden.
Die gewünschten Verwendungszwecke :

• Einfach, spontan mit einer oder mehreren anderen Personen kommunizieren und sich austauschen,
• einen Mitarbeiter ganz einfach einladen, indem man sich auf ein Nachrichtensystem stützt,
• seinen Bildschirm mit seinem Kunden oder seinem Team teilen.

Die Vorteile:

• man spart viel Zeit, wenn man sich mündlich per Videokonferenz austauscht,
• man reduziert seine Reisen und optimiert seine Terminplanung,
• Webkonferenzen sind auch geselliger und menschlicher,
• sie ist die ideale Lösung, um den sofortigen Austausch bei einem Brainstorming zu fördern.

Beispiele für kollaborative Online-Tools, die diesem Zweck gewidmet sind:

• Skype,
• Google Hang out.

Test 2: Dateien gemeinsam nutzen

Bedürfnisse:
Große Dateien oder Dateien, die zu groß sind, um sie per E-Mail zu versenden, sollen übertragen oder bereitgestellt werden.

Die angestrebte Nutzung :
Dateien über einen Dienst teilen, z. B. einen Online-Speicherplatz.

Die Vorteile:

• Sie fassen alle Daten in einem einzigen Online-Speicherplatz zusammen,
• Sie teilen Ihre Dateien mit den entsprechenden Personen.

Beispiele für Tools, die auf diese Nutzung spezialisiert sind :

• Dropbox,
• Box.

Test 3: Arbeiten Sie im Team an gemeinsam genutzten Dokumenten.

Bedürfnisse:
Die Verbesserung der Teamarbeit ist ein ständiges Anliegen: Man möchte seinen Mitarbeitern die neuesten Versionen von Dokumenten zur Verfügung stellen und diese so einfach wie möglich zugänglich machen.

Die gewünschten Verwendungszwecke:

• Eine Online-Bürosuite, ein Web-Office für alle intern,
• das Team an denselben Dokumenten arbeiten lassen,
• einen sicheren Zugriff auf Arbeitsdokumente von überall aus,
• die Möglichkeit, diese manchmal schweren Dokumente mit externen Beteiligten (Kunden, Lieferanten) zu teilen.

Vorteile:

• Alle Mitarbeiter nutzen die gleichen Bürokommunikationsmittel und den gleichen Raum,
• die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die gemeinsame Nutzung von Dateien wird vereinfacht,
• das Team greift "offline" auf Dokumente zu,
• Jeder verfügt über die neuesten Versionen der Dokumente, was sehr nützlich ist, um eine gemeinsame Wissensbasis aufzubauen,
• Sicherheit: Ein Administrator legt die Zugriffsrechte fest.

Beispiele für Tools, die auf diese Art der Nutzung spezialisiert sind:

• Office Online,
• Google Drive.

Tests, die ein Projektmanagement-Tool charakterisieren

Test 4: Die Arbeitsorganisation flüssiger gestalten.

Die Bedürfnisse:
Im Rahmen eines Projektmanagements ist es der ständige Gral, alles, was mit dem Projekt zu tun hat, zu optimieren. Um die Arbeitsorganisation des Teams und deren Überwachung zu optimieren, sind Managementtools unerlässlich.

Usancen im Zusammenhang mit der Aufgabenverwaltung :

• Aufgaben zuweisen,
• wiederkehrende Aufgaben erstellen,
• im Projektmodus arbeiten,
• den Fortschritt visualisieren,
• das Ganze koordinieren und steuern.

Die Vorteile :

• eine gerahmte Planung,
• den ordnungsgemäßen Ablauf eines Projekts verfolgen,
• in Echtzeit auf Vorfälle reagieren können,
• dank Warnungen und Benachrichtigungen vorausschauend handeln können,
• die Verwaltung der kontinuierlichen Arbeit optimieren.

Beispiele für Tools, die diesen Verwendungszwecken gewidmet sind:

• Trello,
• Asana.

Test 5: Einen synchronisierten Kalender teilen und darauf zugreifen.

Bedürfnisse:
Wie kann ich ein Meeting oder eine Videokonferenz ansetzen? Wer wird verfügbar sein? Ich werde unterwegs sein: Wie mache ich das?

Die gewünschten Verwendungszwecke:

• Gegenseitiges Teilen der Terminkalender des Teams,
• Besprechungen schnell organisieren,
• einen mobilen Zugang beibehalten.

Die Vorteile :

• mobil auf seinen (synchronisierten) Terminkalender zugreifen, also auf allen seinen Geräten (einschließlich Mobiltelefonen),
• Die Agenden gemeinsam nutzen können,
• sich besser organisieren können,
• in Echtzeit antizipieren,
• Fristen und Schlüsseldaten seiner Projekte einhalten.

Beispiele für Online-Tools zur Zusammenarbeit, die auf diese Nutzung spezialisiert sind :

• Google Kalender

Test 6: Erstellen Sie einen Bericht über Ihre Aktivitäten.

Bedürfnisse:
Wo genau befindet sich das Projekt? Wer ist in Verzug? Wer ist für diese Aufgabe mobilisiert? Wie viel Zeit verbringt diese Person mit dieser Aufgabe? Ist das Team zu spät dran? Wie kann man das alles messen?

Gesuchte Verwendungszwecke :

• Bedarf an einer Mindmap, einem Dashboard, das genaue Indikatoren bietet,
• ein verknüpftes Warnsystem, das Benachrichtigungen verschickt.

Die Vorteile:

• den Fortschritt meiner Projekte einfach visualisieren,
• die Aktivität seines Teams und jedes einzelnen Mitglieds messen,
• ein wachsames Auge auf die für das Projekt bereitgestellten Ressourcen haben,
• das Enddatum eines Projekts abschätzen, bei Bedarf vorausschauend handeln,
• einfache Erstellung von Berichten.

Projektmanagementsoftware ist auf diese Zwecke spezialisiert.

Wenn Ihre Zwecke Sie dazu veranlassen, mehrere Tools zu verwenden, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, eine Kollaborationsplattform wie Wimi einzuführen, da sie alle wichtigen Dienste unter einer einzigen Oberfläche integriert. Sehen wir uns an, warum und wie.

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Der ultimative Test: Alles auf einer einzigen Online-Arbeitsplattform erledigen.

Die Nachteile der Verwaltung mehrerer kollaborativer Tools

Wie wir gerade gesehen haben, gibt es Online-Tools, die sich perfekt für bestimmte Zwecke eignen, manche sogar speziell dafür. Während es einfach ist, einige wenige zu kumulieren, wird es kompliziert, wenn die Anzahl steigt: Einige Tools können sich nicht miteinander verbinden und Sie verlieren die ursprüngliche Suche nach Produktivität. Adieu Komplementarität, adieu Synergie.

Wenn Ihr Tool zum Beispiel nur ein oder zwei Funktionen bietet, riskieren Sie :

• Mehrere Tools ohne Komplementarität,
• Ihre Daten auf verschiedene Dienste verteilen,
• die verschiedenen Zugriffe kontrollieren müssen, indem sie mit der Anzahl der Tools multipliziert werden.

Ein weiterer Aspekt ist die Aneignung der Tools durch Ihre Teammitglieder: Je mehr Tools Sie haben, desto mehr Funktionsweisen müssen Ihre Mitarbeiter verstehen, die sich in ihrer Nutzungslogik nicht unbedingt ähneln. Wenn die Schnittstellen nicht intuitiv sind, wird das Lernen lange dauern - und erfolglos sein.

Was ist, wenn zwei Tools die gleiche Funktionalität anbieten, die doppelt vorhanden ist? Dann muss eine Nutzung durchgesetzt werden, auch auf die Gefahr hin, dass einige Mitarbeiter auf dem Weg dorthin frustriert werden.

Schließlich kann sich die Einführung einer großen Anzahl von Tools im Unternehmen als komplex und kostspielig erweisen, ganz zu schweigen von der Verwaltung der Zugriffsrechte.

Je mehr verschiedene Tools Sie einsetzen, desto mehr Abhängigkeiten von Tools oder Diensten schaffen Sie, die manchmal nicht miteinander kompatibel sind. Ist der Aufwand das Risiko wert?

Warum sollten Sie eine Kollaborationsplattform einführen?

Warum sollten Sie alle Ihre Web-Tools auf einer einzigen Plattform haben? Welche Vorteile hat das? Zunächst einmal vermeiden Sie natürlich alle oben genannten Nachteile. Um alle Vorteile zu erfassen, lassen Sie uns das Thema vertiefen...

Die wichtigsten Vorteile :

• Sie müssen nur eine einzige Abteilung verwalten,
• Sie erleichtern Ihren Mitarbeitern die Annahme der Plattform,
• Sie verteilen Ihre Daten nicht auf unzählige Tools oder Online-Dienste,
• Sie zentralisieren die Verwaltung Ihrer Rechte und den Zugriff auf Ihre Daten,
• Sie geben Ihren Tools je nach Rolle der Nutzer spezifische Privilegien,
• Sie reduzieren und kontrollieren Ihr digitales Budget besser.

Das richtige Werkzeug für jeden Zweck

In der Welt der kollaborativen Plattformen bietet Wimi ein umfassendes Angebot, das allen Nutzungsarten der Zusammenarbeit gerecht wird. Das Speichern, Sichern, Synchronisieren und Teilen Ihrer Daten in einem einzigen Raum vereinfacht die Teamarbeit erheblich. Der Projektmanager findet alle "seine Kleinen" wieder und kann mit Teams aus der Ferne zusammenarbeiten, wobei Sie zwischen acht Sprachen wählen können!

Mit Wimi können Sie echte Synergien zwischen Ihren Tools schaffen: Alles steht Ihnen innerhalb derselben Plattform zur Verfügung. Videodemonstration :

Wimi hebt sich deutlich von der Masse ab, da es alle Nutzungsgewohnheiten der Nutzer zusammenfasst. Die Lösung verfolgt einen Ansatz der vollständigen Komplementarität im Dienste der Zusammenarbeit. In einheitlichen Arbeitsbereichen vereint Wimi tatsächlich alle für die Teamarbeit und das Projektmanagement notwendigen Tools, wie z. B. :

• Channels für die Teamkommunikation (entspricht Slack), die mit jedem Arbeitsbereich verbunden sind,
• die Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit einem Wimi Drive (entspricht Box oder Dropbox),
• die Verwaltung von Aufgaben im agilen Modus (Trello-Äquivalent),
• geteilte Terminkalender & Wimi Outlook connector (entspricht Google Calendar),
• Chat, Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe (Skype-Äquivalent),
• zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten.

Ob Sie sich für mehrere Tools oder ein einziges Tool für die Online-Zusammenarbeit entscheiden, hängt von Ihren langfristigen Nutzungsgewohnheiten und Erwartungen ab. Es geht darum, das perfekte Gleichgewicht zwischen Produktivität und Zusammenarbeit zu finden und die beste Entscheidung zu treffen, um im Rennen um die Wettbewerbsfähigkeit zu bleiben.

Auf die Plätze, fertig, testen!