Warum Sie auf papierlose Buchhaltung umsteigen sollten: 5 Vorteile + die besten Tools!
Sind Sie bereits zur papierlosen Buchhaltung übergegangen?
Wenn nicht, wird Sie dieser Artikel überzeugen.
Die papierlose Buchhaltung bietet nämlich zahlreiche Vorteile, insbesondere bei der Bearbeitung von Lieferanten- und Kundenrechnungen: Kostensenkung, Produktivitätsgewinn, bessere Nachvollziehbarkeit der Vorgänge usw.
Diese Vorteile stellen wir Ihnen in diesem Artikel im Detail vor.
Und da die Entmaterialisierung der Buchhaltung mit dem Einsatz geeigneter Software einhergeht, entdecken Sie eine Auswahl an Tools, mit denen Sie effizient zur Tat schreiten können.
Definition und Ziele der Entmaterialisierung der Buchhaltung
Die Entmaterialisierung der Buchhaltung ist ein Verfahren, das darin besteht, die Verwendung von Papierdokumenten (Rechnungen, Bestellscheine usw.) im Rahmen der Bearbeitung seiner Buchhaltung und seiner Vorbuchhaltung dank der Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, auf ein Minimum zu reduzieren.
Zu diesem Zweck werden hauptsächlich zwei Technologien eingesetzt:
- die ADL (automatische Dokumentenlesung): Sie ermöglicht das Lesen und dann das automatische Abrufen der Daten beim Scannen ;
- die OCR (optische Zeichenerkennung) oder Videocodierung: Aus dem Scan eines Papierdokuments oder aus einem digitalen Bild wird eine Textdatei erstellt.
Parallel dazu bedeutet die papierlose Buchhaltung, dass der Informationsfluss (z. B. von Ihren Kunden oder Lieferanten) und die Aktivitäten dank bestimmter Aktionen, die von den Lösungen für die papierlose Buchhaltung ermöglicht werden, flüssiger und automatisierter werden.
Zum Beispiel:
- das Scannen und Übertragen von Papierdokumenten,
- die Archivierung der Dokumente auf einer Plattform,
- die erleichterte Suche nach diesen Dokumenten auf derselben Plattform,
- das automatische Abrufen von Daten über die oben erwähnten LAD- und OCR-Technologien usw.
Die 5 Vorteile der papierlosen Buchhaltung
Vorteil Nr. 1: Kostensenkung
Laut der Europäischen Kommission könnten die Unternehmen in Europa jährlich 64,5 Milliarden Euro einsparen, wenn sie sich für eine papierlose Buchführung entscheiden würden.
Gestimum
Kosten für Papier und Ausdrucke, Anmietung von Räumlichkeiten, die groß genug sind, um Archivierungsvorrichtungen unterzubringen, längere Bearbeitungszeit pro Rechnung... Die manuelle Bearbeitung der Buchhaltung ist mit Kosten verbunden, die dank der Digitalisierung stark sinken.
Vorteil Nr. 2: Zeitersparnis
Laut Spendesk würden die papierlose Buchhaltung und die damit verbundenen Technologien die Zeit, die für eine Rechnung aufgewendet wird, um das Fünffache reduzieren. In der Tat vermeiden oder erleichtern sie zumindest zahlreiche Manipulationen. Wir denken dabei insbesondere an die zeitraubende manuelle Erfassung (Rechnungen, Spesenabrechnungen usw.)!
Außerdem wird dank der Entmaterialisierung auch die Suche nach einem Dokument in Ihrem Archivierungssystem einfacher und schneller.
☝️ Diese Zeitersparnis ist für die Buchhaltungsteams von unschätzbarem Wert. Da sie von manuellen Aufgaben befreit sind, haben sie mehr Zeit für Aktivitäten mit höherem Mehrwert, wie z. B. die Strategie für Buchhaltung und Finanzen.
Vorteil Nr. 3: Weniger Fehler und Verluste.
Manuelle Buchhaltung bedeutet, dass sich auf Ihrem Schreibtisch oder dem Ihres Buchhalters Papierstapel ansammeln. Sie müssen also gut organisiert sein, um den Überblick zu behalten und nichts zu verlieren. Außerdem können Ihre Buchhaltungsunterlagen auch durch Zwischenfälle und Katastrophen (Brand, Wasserschaden usw.) beschädigt werden oder sogar verschwinden.
Außerdem: Fehler sind menschlich! Und die manuelle Verarbeitung vieler Daten führt manchmal zu Eingabefehlern.
Bei der Digitalisierung der Buchhaltung werden die Daten automatisch mithilfe von LAD- und OCR-Technologien verarbeitet und die Dokumente sicher in einem digitalen Tresor archiviert.
Vorteil Nr. 4: Die Verbesserung der Kundenbeziehung.
Durch die Umstellung auf die papierlose Buchhaltung profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden!
Durch die oben erwähnte Zeitersparnis widmen Sie sich regelmäßiger strategischen Aufgaben; Sie positionieren sich als Berater und nicht mehr nur als operativer Ausführender.
Darüber hinaus verleiht die papierlose Buchhaltung Ihren Dienstleistungen ein modernes Image und stellt einen echten Mehrwert für Ihre Kunden dar.
Tatsächlich werden auch die Transaktionen Ihrer Kunden vereinfacht, da sie nicht mehr zu Ihrer Kanzlei, Ihrem Unternehmen oder zur Post gehen müssen, um Ihnen ihre Belege zukommen zu lassen.
In manchen Fällen wird sogar ein Scanner überflüssig: Die meisten papierlosen Lösungen ermöglichen die Übertragung von Dokumenten mithilfe eines einzigen Fotos, das mit einem Smartphone aufgenommen wurde.
Vorteil Nr. 5: Umweltvorteile
Dematerialisierung = weniger Papierverbrauch und weniger Reisen, um Dokumente in Umlauf zu bringen.
Daher fügt sich die papierlose Buchhaltung nahtlos in die CSR-Politik (Corporate Social Responsibility) Ihres Unternehmens ein. Durch die Verringerung Ihrer Umweltbelastung tragen Sie dazu bei, bei Ihren Kunden, Partnern und zukünftigen Mitarbeitern ein positives Image zu vermitteln.
Sind Sie von den Vorteilen der papierlosen Buchhaltung überzeugt? Dann ist es an der Zeit, sich anzusehen, mit welcher Software Sie die Vorteile der elektronischen Buchführung voll ausschöpfen können.
Welche Software für die papierlose Buchhaltung?
Welche Verpflichtungen bestehen bei der papierlosen Buchhaltung?
Es ist wichtig zu beachten, dass der Übergang zur Entmaterialisierung Ihrer Buchhaltung jedoch bedeutet, dass Sie bestimmte gesetzliche Verpflichtungen einhalten müssen.
Dematerialisierte Dokumente müssen nämlich einen Beweiswert haben, d. h. einen zulässigen Beweis darstellen, insbesondere gegenüber der Steuerbehörde.
Beachten Sie beispielsweise, dass eine elektronische Rechnung eine Reihe von Kriterien erfüllen muss, darunter :
- Gültigkeit und Integrität des Dokuments,
- die Lesbarkeit des Dokuments,
- die Authentizität der Identität der Unterzeichner,
- die zertifizierte Zeitstempelung der Dokumente.
Daher sollten Sie kompatible Lösungen für die elektronische Datenverarbeitung auswählen.
💡 Seit dem 1. Januar 2020 ist jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Waren für den öffentlichen Dienst erbringt, verpflichtet, die elektronische Rechnungsstellung über das Portal Chorus pro vorzunehmen.
IRISPowerscan: Digitalisierung von Rechnungen für KMU.
Durch das Scannen und Erfassen von Daten unterstützt IRISPowerscan kleine und mittlere Unternehmen aller Art bei der Bearbeitung ihrer Vorbuchhaltung.
Die Software richtet sich zwar an zahlreiche Branchen und ermöglicht die Digitalisierung verschiedener Dokumententypen, bietet aber ein Rechnungsmodul, das sich perfekt für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen eignet.
Denn IRISPowerscan bietet zunächst die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedenen Tools (Scanner, E-Mails usw.) zu scannen und zu importieren.
Dann werden diese Dokumente automatisch klassifiziert, wodurch die manuelle Kodierung der Rechnungen entfällt. Schließlich werden die Daten direkt in Ihre Buchhaltungsanwendung übertragen und gespeichert.
Receipt Bank: Digitalisierung und Automatisierung für Buchhalter, Kleinunternehmen und KMUs.
Mit der Receipt Bank können Buchhalter, Kleinunternehmen und KMU die Erfassung, Datenextraktion und Veröffentlichung von Einkaufsrechnungen und Spesenabrechnungen automatisieren.
Mit dieser Saas-Lösung ist es möglich, die Datenerfassung von Einkaufsrechnungen und Spesenabrechnungen erheblich zu vereinfachen. Der Kunde sendet seine Belege einfach als Foto (über eine mobile App), per E-Mail oder über Konnektoren.
Auf Seiten der Buchhaltung erfolgt die Extraktion der Daten automatisch mithilfe von Technologien, die eine Erkennungsrate von 98 % bieten. Die Daten müssen dann nur noch mit wenigen Klicks in eine Verwaltungssoftware (z. B. Quickbooks oder Ibiza) integriert und weiterverarbeitet werden.
Eine Win-Win-Lösung für die Buchhaltungsabteilung und für den Kunden.
Spendesk: Von der Digitalisierung der Ausgaben bis zur Automatisierung der Buchhaltung.
Spendesk ist eine Lösung, die es ermöglicht, alle Ausgaben eines Unternehmens in einer einzigen Schnittstelle zu visualisieren und zu kontrollieren.
Die Lösung ermöglicht es, die Anzahl der manuellen Eingaben zu begrenzen, indem sie ein Maximum an Aufgaben automatisiert. So wird die doppelte Eingabe von Informationen (und die damit verbundenen Fehler) vermieden, es wird sichergestellt, dass alle Belege im Zusammenhang mit Einkäufen und Spesenabrechnungen vorhanden sind, die Bankabstimmung und die Erfassung der Konten werden automatisiert. Wenn alles gut ist, importieren Sie die Daten mit einem Klick direkt in Ihre Buchhaltungssoftware!
Sie sparen Zeit, die Sie für wertschöpfende Aufgaben verwenden können, und können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten zuverlässig sind.
Streamline for Invoices: Die Entmaterialisierung der Lieferantenprozesse.
Das Versprechen von Streamline for Invoices von ITESOFT? Die Digitalisierung der procure-to-pay-Prozesse, d. h. des Lieferantenzyklus.
Dank einer gemeinsam genutzten und ständig erweiterten Lieferantendatenbank wird die Technologie zur Erfassung und Extraktion von Rechnungsdaten zuverlässig durchgeführt, mit einer Erkennungsrate von 85 %.
Anschließend wird die buchhalterische Verarbeitung (z. B. Abstimmung von Bestellungen) direkt in der Anwendung automatisiert.
Und schließlich ist Streamline for Invoices dank seiner BPM-Architektur (Business Process Management) flexibel, um sich bestmöglich an Ihre Organisation und Ihr Arbeitsumfeld anzupassen.
Haben Sie sich bereits für die papierlose Abwicklung eines Teils oder aller Ihrer Buchhaltungsprozesse entschieden? Welche Tools verwenden Sie? Zögern Sie nicht, uns Ihre Erfahrungen als Kommentar mitzuteilen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen